السادة أعضاء مجلس أمناء WESTAF:
 
لقد كانت الأسابيع القليلة الماضية مثيرة للغاية! كان هناك الكثير من النشاط، ولكن إليكم بعض النقاط البارزة:
 
إطلاق الخطة الاستراتيجية!
في يوم الأربعاء 29/5 والخميس 30/5، أطلق فريق WESTAF رسميًا رؤيتهم وخطتهم الاستراتيجية لعشر سنوات! وقد تألف هذا من "معرض الخطة الاستراتيجية"، والذي تضمن تدريبًا حول هذه الأجندة، والتركيز على الأسئلة الشائعة حول مجموعة الخطة الاستراتيجية. انقسمت كل مجموعة فردية إلى مجموعتها معًا لأول مرة لتنظيم نفسها وكذلك لمراجعة وثيقة نطاق أولية (في هذه الحالة، وثيقة نطاق القيادة الفكرية والوصول/الاتصالات)، ولتطوير وثيقتهم الخاصة في النهاية. ومع ذلك، كان أبرز ما في الجلسة التي استمرت يومين هو التدريب القيم وتطوير المجموعة والوقت القيادي الذي قضاه مع فال أتكين، التي انغمست في بعض أعمال إينياجرام التي لاقت ترحيبًا حارًا ومفيدة للغاية بالإضافة إلى بعض المناقشات الأخرى وتمارين الفريق حول مفاهيم مثل "مسؤولية 100%" و"تكلفة الهدوء" و"تحسين الفريق" و"فوق/تحت الخط" العمل. وفي ختام جدول الأعمال وفي هذا الوقت الثمين لبناء الفريق، احتفلنا بإطلاق هذه الخطة التي تمتد لعشر سنوات بساعة سعيدة في أحد المطاعم المحلية ولحظة قص الشريط الرسمية الممتعة! (إذا نظرت إلى رابط واحد فقط، فانظر إلى هذا الرابط!)
اعتبارًا من 30 مايو 2019، تم إطلاق الخطة الاستراتيجية لـ WESTAF رسميًا (يا هلا!). سأقوم بشكل دوري بالتحقق من تقدمنا مع اللجنة التنفيذية وجميع الأمناء من خلال هذا التحديث نصف الأسبوعي. سيكون التحديث المهم التالي من كل مجموعة في اجتماع مجلس الأمناء في أكتوبر في دنفر!
 
تقدم بار كات
قام فريق القيادة بتجميع أوصاف وظيفية محدثة لفرقهم في نموذج BAR CAT الجديد وسيعملون مع فرقهم على هذه التغييرات بين الآن وأكتوبر عندما سيتم تنفيذ الهيكل الجديد. بدأت قيادة WESTAF ومديرو المشاريع عملية إعداد الميزانية للسنة المالية 2020. سيتم تجميع المسودة الأولية المبكرة بحلول 21 يونيو حتى تتمكن القيادة من العمل مع فرقهم للتعديل حسب الضرورة للوصول إلى مسودة لمشاركتها مع أمين الصندوق في أغسطس واللجنة التنفيذية في سبتمبر.
 
المبادئ التوجيهية
شكرًا لأمناء مجلس إدارة بوزيمان في اجتماع مايو على مساعدتكم القيمة وملاحظاتكم على المبادئ التوجيهية الجديدة التي صيغت حديثًا. كان هذا تمرينًا مفيدًا للغاية وأسفر عن الكثير من المدخلات القيمة التي سندمجها في النسخة التالية من المبادئ التوجيهية. يرجى البقاء على اتصال. خطتنا هي العمل ضمن مجموعة الاتصالات لتطوير قرار نهائي يمكن اعتماده من قبل المنظمة بأكملها من خلال قرار مجلس الإدارة في اجتماع مجلس إدارة أكتوبر.
 
تقدم تقييم الأداء
خلال معرض StratPlan Faire، قدمت إيمي عرضًا تقديميًا لجميع أعضاء الفريق حول عملية إدارة الأداء في WESTAF للمضي قدمًا. سيكون لدينا ميزانية تقريبية بحلول نهاية يونيو وسنكون قادرين على تحديد رواتب الموظفين في ذلك الوقت. لذلك، من المنطقي أكثر تأجيل عملية مراجعة "الانتقال" حتى أغسطس عندما تكون هذه المعلومات معروفة. سيخطط الموظفون لإجراء مراجعات انتقالية في منتصف إلى أواخر أغسطس. هذه الوثيقة هي أفضل مخطط لما سيتم تغطيته في هذه الاجتماعات (والتي تتضمن إخبارهم برواتبهم الجديدة ومكافأتهم ومناقشة التغييرات في وصف وظيفتهم)، هناك بعض التحديثات الأرجوانية منذ StratPlan Faire. سيتم إعداد مستند مخصص للتوقيع عليه أثناء هذه المراجعات، حيث يتم تحديد أساسيات عملية إدارة الأداء الجديدة جنبًا إلى جنب مع التعويض الفردي وقيمة جميع المزايا كصورة سنوية للتعويض الإجمالي.
 
تقدم ميزانية السنة المالية 2020
بدأ فريق WESTAF الآن في عملية إعداد الميزانية للسنة المالية 2020. بمجرد حصولنا على الجولة الأولى من أرقام جميع الأقسام، سيتم تجميد المستند كإصدار 1. بعد ذلك، ننتقل إلى الإصدار التالي وسيقوم كل صاحب مصلحة في ميزانية الفريق بتتبع أي تغييرات أجروها بعناية من الإصدار السابق في وثائق الميزانية الخاصة بهم، ثم حفظ التغييرات كإصدار 2، وما إلى ذلك. إذا كانت أرقام الدخل أو المصروفات مختلفة بشكل كبير عن التوقعات أو ميزانية السنة المالية 2019، فهناك قسم في وثيقة تخطيط الميزانية لشرح السبب. هذه هي العناصر التي تريد القيادة مزيدًا من المعلومات عنها منذ البداية. نحن نستهدف ميزانية الإصدار 1 بحلول 21 يونيو. بعد ذلك، سيعمل فريق القيادة على إصدارات وتعديلات أخرى مع مديري المشاريع الفرديين.
 
انتقال الموظفين
لقد تلقيت للتو خبرًا يفيد بأن مات فيرلي، مدير حلول التكنولوجيا، قد قدم استقالته. كان مات أحد أفراد فريقنا الصغير (ثلاثة أفراد) في مجال التكنولوجيا وسوف نفتقده كثيرًا. آخر يوم له في العمل هو 16 يونيو.
 
قمة الجيل الريفي
انضم إلينا أنا وكريسي ديل هانتر أولد إلك (كودي، وايومنغ وELC17) وتي ماريانا نون (الوصي السابق وعضو MAC الحالي) في ميسيسيبي في الفترة من 22 إلى 24 مايو لحضور قمة الجيل الريفي. جمع المؤتمر قادة الثقافة والمجتمع من جميع أنحاء البلاد لاستكشاف الهويات والفرص والحقائق المختلفة لأمريكا الريفية. أتيحت لوفد WESTAF الفرصة للتواصل مع أشخاص من منظمات ومجتمعات مختلفة من جميع أنحاء البلاد، بما في ذلك NASAA، والعديد من زملائنا في RAOs، ووكالات الفنون الحكومية الأخرى والمنظمات الوطنية. يعني تنسيق "الجلسات العامة المتجولة" أن الحاضرين لديهم فرصة لرؤية الأماكن الريفية وتجربتها بشكل مباشر، بما في ذلك Sipp Culture و Hinds Community College Utica Campus، وهي كلية وجامعة سوداء تاريخية (HBCU) في يوتيكا، ميسيسيبي. لقد استمعنا، وشاركنا، وشعرنا بالرطوبة، وأكلنا! كان أحد الاعتبارات التي ركز عليها المؤتمر بالنسبة لمجموعة WESTAF هو الأبعاد المتنوعة للغرب الريفي. تتطلع Chrissy إلى متابعة جهات الاتصال الجديدة والتواصل مع Tey و Hunter للمساعدة في إعلام مشاركة WESTAF مع المجتمعات الريفية في المستقبل.
 
SAAPAD قيد التنفيذ.
اليوم (3 يونيو) وغدًا (4 يونيو)، تجتمع SAAPAD (جلسة التطوير المهني السنوية لوكالة الفنون الحكومية واتحادات الفنون المسرحية) هنا في دنفر. إليكم جدول الأعمال الكامل للاجتماع. سأتوجه إلى جلسات 4 يونيو لمقابلة المشاركين وتناول الغداء وشكرهم على مشاركتهم.
 
مكالمة إحاطة قادمة من قسم الطوارئ في SAA
من المقرر عقد مؤتمر إحاطة SAA ED القادم يوم الاثنين القادم الموافق 10 يونيو. تم تصميم هذا المؤتمر لتحديث المديرين التنفيذيين لوكالات الفنون في منطقة WESTAF بشأن المسائل المتعلقة بـ WESTAF، كتحديث عن أحدث اجتماع لمجلس إدارة WESTAF وعن تصرفات مجلس إدارة WESTAF الأخيرة التي قد تؤثر على عملهم. ستشمل الموضوعات أيضًا بناء توافق في الآراء حول متى/أين/لماذا يعقد منتدى SAA ED القادم.
 
رحلات SAA القادمة
كما ذكرت سابقًا، سألتقي في الأشهر المقبلة بمديرة مجلس الفنون في كاليفورنيا آن بون كروفورد في مؤتمر Creative Placemaking Pacific Summit في لوس أنجلوس، ثم سأقدم عرضًا في الأسبوع التالي، 25 يونيو، في اجتماع لجنة مجلس الفنون في كاليفورنيا بالقرب من ساكرامنتو. في يوليو، سأتوجه إلى هونولولو لقضاء بعض الوقت مع أمين المجلس جوناثان جونسون ولتقديم عرض لمجلس إدارة SFCA في هاواي وحضور اجتماعات أخرى، بما في ذلك قيادة FESTPAC. في أغسطس، سأنضم إلى أمينة المجلس كارين هانان في ياكيما وتيتون، واشنطن لتقديم عرض في اجتماع مفوضي ArtsWA. بالإضافة إلى ذلك، هناك زيارة لأنكوريج قيد التطوير في أغسطس لتتزامن مع زيارة ماري آن كارتر من الوقف.
 
تحديث أريزونا
في الأسبوع الماضي، أقر المجلس التشريعي لولاية أريزونا ميزانية السنة المالية 2020 بقيمة $11.8 مليار دولار، ووقع عليها الحاكم دوج ديسي لتصبح قانونًا، والتي تضمنت $2.2 مليون دولار مخصصة للفنون في أريزونا. يشمل التخصيص تخصيصًا لمرة واحدة بقيمة $2 مليون دولار من الصندوق العام لدعم أنشطة منح لجنة أريزونا للفنون على مستوى الولاية. يكرر هذا التخصيص استثمارًا لمرة واحدة مماثلًا تم إجراؤه في العام السابق، مما يضمن تمويلًا متساويًا للسنة المالية 2020 للجنة الفنون. بالإضافة إلى ذلك، توفر ميزانية الولاية المعتمدة حديثًا تخصيصًا للصندوق العام بقيمة $200000 دولار لمسرح مهني غير ربحي في مقاطعة ماريكوبا. في حين أن هذا خبر جيد، فمن المستحيل تقريبًا أيضًا على لجنة الفنون التخطيط لأكثر من عام واحد، طالما تم إلغاء تمويل الفنون في بداية كل دورة تشريعية. وهذا يعرض جودة برامجهم الممتازة على مستوى الولاية للخطر.
 
زاب
تستمر ZAPP في العمل بنجاح ويظل حجم المعاملات التجارية مرتفعًا. حتى الآن في السنة المالية الحالية، اكتسبنا 34 عميلًا جديدًا، وعالجنا أكثر من 300 تجديد للعقد، وحصلنا على أكثر من 75 رسالة إلكترونية. وقد مر ما يقرب من $21 مليونًا عبر عملية الدفع من ZAPP (مبيعات التمرير)، وتم تقديم أكثر من $125000 طلب. كما شهدنا زيادة قدرها 10% منذ بداية السنة المالية 2019 في عدد ملفات تعريف الفنانين النشطين. نستمر في تقديم مدفوعات EFT لمجموعة مختارة من العملاء؛ بلغ إجمالي هذه المدفوعات ما يقرب من $1.5 مليون في هذه السنة المالية. إذا لم تكن قد قمت بالتسجيل بالفعل لتلقي مدفوعات EFT وترغب في ذلك، فيرجى إخباري وسأرتب ذلك لك. أخيرًا، يقوم الفريق بتقييم جدوى التكامل مع Jaspersoft، وهي منصة إعداد التقارير والتحليلات. قد يسمح لنا هذا البرنامج بإنشاء التقارير واسترجاعها وتقديمها بسهولة باستخدام البيانات الموجودة في ZAPP — وهي تقارير وأدوات استخبارات الأعمال التي يمكن استخدامها داخليًا وخارجيًا لعملائنا. إن التكامل مع منصة مثل هذه أكثر استحسانًا من بناء تقاريرنا الخاصة من الصفر نظرًا لندرة موارد المطورين والإطار الزمني الذي قد يستغرقه إكمال مثل هذا المشروع؛ ومع ذلك، ما زلنا نزن فوائد وتكاليف هذا التكامل.
 
كريستيان أوتو
كملاحظة ختامية، سأقضي إجازتي من الخميس 13 يونيو إلى الأربعاء 19 يونيو، ثم سأحضر مؤتمر CPL في لوس أنجلوس من 20 إلى 23 يونيو، ثم أتوجه إلى ساكرامنتو في الأسبوع التالي، قبل العودة إلى سان فرانسيسكو في عطلة نهاية الأسبوع التالية لحضور حفل زفاف. هذا المزيج من الإجازة ووقت العمل يعني أنني سأكون خارج المكتب من 13 يونيو إلى 1 يوليو، على الرغم من أنني سأظل دائمًا على اتصال وثيق بالمكتب وزملائي.
 
يرجى عدم التردد في التواصل معنا بشأن أي أسئلة أو تعليقات قد تكون لديكم بشأن هذه العناصر أو أي شيء آخر. شكرًا لكم على رعايتكم ودعمكم بصفتكم أمناء WESTAF!
 
كما هو الحال دائما،
 
مسيحي