السادة الأمناء الكرام:
لقد حان ذلك الوقت مرة أخرى! أولاً، يسعدني أن أعلن عن انضمام رايدر إلى عائلة WESTAF! مزيد من التفاصيل أدناه في قسم التكنولوجيا والابتكار. وقد عدت بسلام من رحلة لا تُصدق إلى بوتان. إنها حقًا مكان لا يشبه أي مكان آخر. إذا كنت تريد رؤية بعض الصور فأخبرني! وفيما يتعلق بالصور، إليك بعض الصور الجيدة من اجتماعنا في أكتوبر في دنفر، بما في ذلك اجتماع الأمناء وجلسة المعرض ووقتنا مع MAC. 
فيما يلي بعض التحديثات التي حدثت خلال الأسبوعين الماضيين، والتي قدمها إلى حد كبير فريق الموارد القيادية المتميز (شكرًا للجميع). فلنبدأ على الفور.

التحالفات والدعوة والسياسة العامة
أطلق فريق التحالفات برنامج صناديق المناصرة للعام المالي 2020 بموعد نهائي في ديسمبر. يدير التحالفات حاليًا منتدى المدير التنفيذي القادم في رينو، نيفادا في يناير 2020. كما يعمل فريق التحالفات على وضع اللمسات الأخيرة على استراتيجية لدعم أنشطة المناصرة الفيدرالية في عام 2020، والتي سيتم الإعلان عنها قريبًا للشركاء في الولايات الغربية. حضر مدير السياسة العامة ديفيد هولاند قمة الفنون لمجلس الفنون في وايومنغ: المساواة في الفنون من 7 إلى 9 نوفمبر، حيث التقى بأعضاء تحالف فنون وايومنغ وقادة الفنون الآخرين في جميع أنحاء الولاية.

المالية والإدارة
يركز قسم المالية والإدارة على التحضير للتدقيق في نهاية العام بالإضافة إلى التغييرات الرئيسية في القسم. تدير لورين ويلسون الآن جميع أنشطة العملاء لشركة ZAPP وCaFE بالإضافة إلى جميع الحسابات الدائنة والمدينة، وهي مدعومة من قبل موظفتنا الجديدة بدوام جزئي، جيسيكا مارتينيز. تعاملت لورين مع الانتقال بشكل جيد، لكنه حجم كبير من العمل بينما تقوم أيضًا بتدريب جيسيكا. تولت بيكا دومينغيز جميع إدارة الموارد البشرية من بيكي براون وتركز الآن على عمليات التعلم وإدارة المكتب من سيان لوسيرو وجاناي دي لا فيرجن. تركز إيمي هولراه وبيكي بالكامل تقريبًا على إعداد التدقيق: يجب ترجمة البيانات المالية لشركة WESTAF وZAPP من النقد إلى المحاسبة الاستحقاقية لنهاية العام. يتطلب المدققون تحميل جميع المستندات إلى موقعهم بحلول منتصف نوفمبر. بمجرد التعامل مع الجزء الأكبر من عمل التدقيق، سيركز الفريق على التحسينات والابتكار للسنة المالية 2020.

المسؤولية والإدماج
تستعد كريسي ديل وفريقها (مادالينا سالازار، وقريبًا لاني موريس) لنهاية عام مزدحم وبداية عام 2020. تختتم كريسي تعاون WESTAF مع Zoo, Arts & Parks في مقاطعة سولت ليك، يوتا، وستراجع التقرير الموجز والتوصيات مع قيادتهم في وقت لاحق من هذا الشهر. ستعمل هي ومادالينا على الانتهاء من طلب منحة TourWest استعدادًا لإطلاقه في منتصف يناير 2020 والعمل مع سيان لوسيرو لتطوير جدول تدريب لإعداد لاني لدورها الجديد كمنسقة منح في يناير أيضًا. أخيرًا، تعمل كريسي على تعاون مثير مع South Arts، وهي منظمة الفنون الإقليمية التي تتعاون مع 9 وكالات فنية تابعة للدولة، لبدء برنامج القادة الملونين الناشئين لمسؤولي الفنون الملونين العاملين في المنطقة. تتطلع كريسي وأعضاء هيئة التدريس في البرنامج - سلفادور أسيفيدو وتامارا ألفارادو ومارجي جونسون ريس - إلى التواصل مع القادة الصاعدين خارج منطقة WESTAF ونتطلع إلى تعزيز علاقتنا مع South Arts في مثل هذا الجهد المهم.

التسويق والاتصالات
قام فريق MarComm (الذي لديه العديد من الصور الرائعة من اجتماع مجلس الإدارة!) بإنشاء معرض صور على الإنترنت بالإضافة إلى صفحة Facebook لإضفاء بعض الشخصية على الموقع الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي. كما قاموا بصياغة وإرسال إصدار نوفمبر من ملاحظات التحديث الخاصة بـ WESTAF وبدأوا التخطيط لاجتماع منتدى ED المشترك ومجلس الأمناء الذي سيعقد في يناير في رينو. كما يجري التخطيط لحملة تسويق عبر البريد الإلكتروني لـ CaFE واستراتيجية محتوى للمدونة، بالإضافة إلى إنشاء خطة تسويق لعروض تقارير Emsi الخاصة بـ CVSuite. كما يعمل الفريق على إنشاء نظام لتتبع مقاييس التسويق لجميع المشاريع التقنية لقياس أداء الحملة للمبادرات المخطط لإطلاقها في الربع الثاني. 

التكنولوجيا والابتكار
كان هذا الأسبوع هو الأسبوع الأول مع عودة آدم سيستوكاس من إجازة الأبوة، وُلد رايدر بوزن 21.5 بوصة ووزن 8 أرطال و9 أونصات. يبلغ طوله حاليًا 23 بوصة ويتجاوز العشرة أرطال. الصورة أدناه! كثف فريق التكنولوجيا جهوده في الأسبوع الماضي من خلال إعادة التركيز على ما يجب الانتهاء منه وما هو أولوية للربع الأول. استمر التخطيط للميزات الخاصة بـ CaFE وZAPP مع إنشاء إطارات سلكية بالاشتراك مع فرقهم المعنية، بما في ذلك واجهة إدارية جديدة لـ CaFE ونماذج رسوم الحجز المبكر/المتأخر لـ ZAPP. نفذ الفريق بعض أجزاء هذه المواصفات لضمان عمليتها الفنية. في يوم الأربعاء، كان هناك انقطاع في الموقع واجهته CVSuite، وتم حله بحلول الساعة 5 مساءً من ذلك اليوم. تستعد CVSuite لاستخدام الأداة من قبل فئة جامعية، لذلك يتم العمل على بنيتها التحتية لاستيعاب مقدار الاستخدام الإضافي المتوقع. تم تعقب خطأ يتعلق بالمناطق الإحصائية الحضرية. لدى Public Art Archive عميلان جديدان لديهما مجموعات كبيرة، أحدهما يضم أكثر من 5000 عمل فني. يقوم الفريق الفني بمراجعة قيود الموارد لعملية الاستيراد والتحقق من الحد الأدنى من أعمال الاستيراد اليدوي التي سيتعين القيام بها. يعمل الفريق على اختبار إصدار إدارة المجموعة 5.2 مع جميع أدوات الدمج الخاصة به. كان GOSmart يعمل على حل المشكلات المتعلقة بعملية التجميع. يتابع الفريق مع Brownrice لضمان معالجة أي مشكلات تتعلق بالجودة ومراجعة الأجهزة وإصدارات الأجهزة التي يستخدمها المستخدمون للتجميع والتي ليست أجهزة كمبيوتر سطح المكتب. يزداد التطوير الداخلي والمعرفة بتطبيق GO Smart مع كل أسبوع، لكنه نظام تم العمل عليه لسنوات عديدة. يتم الانتهاء من التذاكر الأصغر بواسطة الفريق داخليًا ويتم توثيق قاعدة التعليمات البرمجية بواسطة الفريق الداخلي. 

تكنولوجيا المكاتب
يستمر العمل داخل المكتب، كما يتم إعادة تقييم غرف الاجتماعات للتأكد من مدى ملاءمتها للاستخدام العملي لعروض المبيعات، وسنعمل على اختيار المواقع التي تناسب احتياجات موظفينا. بدأ التخطيط مع فريق العمليات لاستبدال أجهزة الكمبيوتر التي خدمت الموظفين بشكل جيد على مدار السنوات السبع الماضية. يمثل نظام الهاتف الحالي بعض التحديات لعمليات القرن الحادي والعشرين، ويعمل الفريق على استبدال وترقيع أجهزة الهاتف القديمة حتى نتمكن من تبديل أنظمة الهاتف أيضًا.
الأعمال العامة
بعد اجتماع رائع مع مجلس الأمناء في أكتوبر، أصبح فريق العمل ومديرو المنتجات على استعداد للمضي قدمًا في تحقيق أهدافهم ونتائجهم الرئيسية، والتي سيتم تتبعها في Asana، وهو نظام إدارة المهام الذي نستخدمه في WESTAF. لقد كان Asana مفيدًا في التعاون بين الأقسام وتخصيص الموارد. سيركز قسم الأعمال بالكامل على التخطيط وجمع المقاييس في الربع الأول.  

مقهى
يعيد فريق CaFE النظر في عملية تنفيذ e-blast وتسعيرها لتلبية احتياجات ميزانيات العملاء وموارد الموظفين بشكل أفضل. حققت CaFE مبيعات e-blast بقيمة $19k في السنة المالية 2019 - ولكن ليس بدون الكثير من وقت الموظفين المخصص. نعتقد أنه يمكننا تحسين وإعادة إطلاق الخدمة بشكل أفضل وزيادة الإيرادات بما لا يقل عن 30%. 

سي في سويت
سيجتمع فريق CVSuite مع Emsi في 4 ديسمبر في دنفر للتدريب على البيانات والتعريف بمدير الشراكات الاستراتيجية الجديد. كما يواصل ديفيد هولاند تمثيل CVSuite من خلال مشاركته في المحادثات المستديرة التي عقدتها مجموعة الاستشارات الاقتصادية الإبداعية الجديدة التابعة لـ Americans for the Art. عقد الفريق اجتماع تسليم رسمي لتشغيل تنفيذ إطلاق المناهج الدراسية. تم تحديد موعد نهائي مؤقت للإطلاق في الفصول الدراسية في أغسطس 2020 مع تحديد معالم الاتصال في يناير 2020 للتوزيع والاختبار التجريبي. 

كن ذكيا
تسير شركة GO Smart على الطريق الصحيح لتحقيق أهداف الإيرادات في الربع الأول. ونحن نواصل المحادثات والعروض التوضيحية مع مؤسسة Black Belt Community Foundation، على الرغم من أن اتصالنا لم يعد مع هذه المؤسسة. ونحن ننتظر ردًا من Andrea Noble-Pelant في ألاسكا بعد إرسال مستندات التجديد الخاصة بها.
أرشيف الفن العام
يقوم فريق PAA بتوقيع عقدين مع عميلين جديدين لنظام إدارة المجموعة، بإجمالي $6,000 دولار أمريكي من الإيرادات الجديدة. العميلان هما Mural Arts Philadelphia ومكتب Santa Monica للشؤون الثقافية. كما سيشترك كلا العميلين في ميزة Collection Showcase. 

زاب
سجلت ZAPP زيادة قدرها 10% في طلبات التقديم لشهر أكتوبر، وهي علامة إيجابية لبدء السنة المالية الجديدة. كما حددنا موعدًا لاجتماع مع American Craft Council، وهو عميل سابق ترك الشركة وانتقل إلى منافس، لمناقشة تحديثات ZAPP وإمكانية إعادة عروضها ذات الشهرة الوطنية إلى ZAPP.