مرحباً بكم يا أمناء WESTAF!
هناك الكثير مما يحدث في WESTAF الآن، لذا أنا متحمس للغاية لرؤيتكم جميعًا في اجتماعنا الافتراضي يوم الخميس المقبل، 21 مايو. شكرًا جزيلاً لكم على مشاركتكم في كل ما يتعلق بـ WESTAF. نحن ندرك مدى تعقيد وإرباك التنقل في هذا العالم الجديد بالنسبة لنا جميعًا، لذا فإن تخصيصك هذا الوقت لتركيز انتباهك وخبرتك على WESTAF يعني الكثير وهو موضع تقدير كبير. دعنا ننتقل مباشرة:

اجتماعات مجلس أمناء WESTAF يومي الأربعاء والخميس (CG)
في يوم الجمعة، تلقى مجلس الأمناء بالكامل أيضًا جدول أعمال وحزمة لاجتماع مجلس الأمناء الافتراضي يوم الخميس 21 مايو من الساعة 2:00 مساءً حتى 4:30 مساءً بتوقيت منطقة جبال روكي. كما تلقت اللجان التنفيذية والتنموية جداول أعمالها وحزم مجلس الإدارة لاجتماعاتها يوم الأربعاء 20 مايو. أنا متأكد تمامًا من أن هذا هو أول اجتماع كامل ومجدول بانتظام لمجلس الأمناء يتم إجراؤه عبر مؤتمرات الفيديو. إذا لم تتلق الحزمة، أو إذا كانت لديك أي أسئلة في اللحظة الأخيرة حول الاجتماع، فيرجى الاتصال بي أو ناتالي شيرلونج وسنوفر لك كل ما تحتاجه.

خطة العودة إلى المكتب (CG) الخاصة بـ WESTAF
في الأسبوع الماضي، أصدرت WESTAF رسميًا خطتها للعودة إلى المكتب لفريق WESTAF بأكمله. لقد بدأنا هذه العملية قبل عدة أسابيع باستطلاع رأي الفريق الذي يقيس الرغبة والاستعداد - كمجموعة وبشكل فردي - لهذه العملية. باستخدام هذه البيانات، قمنا بصياغة خطة WESTAF للعودة إلى المكتب والتي تتضمن خمس مراحل مدتها أسبوعان. سنبقى أو نتقدم أو نتراجع في كل مرحلة، بالنظر إلى معدل الإصابة التراكمي لمدة أسبوعين ومنحنى الوباء الحالي الذي يتم تحديثه بشكل متكرر من قبل وزارة الصحة العامة والبيئة ومركز عمليات الطوارئ بالولاية في كولورادو. تم تصميم نهج المرحلتين الأسبوعيتين على غرار معايير بوابة إرشادات مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها. عند كل علامة أسبوعين، سنحدد ما إذا كنا بحاجة إلى البقاء في مرحلتنا الحالية، أو التقدم إلى المرحلة التالية، أو التراجع إلى مرحلة سابقة. بدءًا من يوم الاثنين 18 مايو، سنبدأ في مراقبة فترة الأسبوعين الأولى. سنظل في حالة العمل من المنزل الحالية خلال ذلك الوقت. إذا أشارت البيانات إلى تحسن مشجع، فسنطلق المرحلة الأولى يوم الاثنين 1 يونيو. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فلن نبدأ. ومن المرجح أن نشهد ارتفاعات في حالات الإصابة بفيروس كورونا الجديد كما رأينا بالفعل في دول وولايات ومقاطعات أخرى، بما في ذلك دنفر، لذلك أود أن أؤكد أننا لسنا في عجلة من أمرنا. سنتحلى بالصبر والتدبر في كل مرحلة. لا يوجد تسرع. الثقة مهمة للغاية، لذا فإن الأمر متروك لكل موظف لمعرفة مدى مشاركته في الخطة، إن كان ذلك ممكنًا على الإطلاق، أو ما إذا كانت الظروف الشخصية تسمح له بذلك، الآن أو لاحقًا. "لماذا نفعل كل هذا؟" هو سؤال تصارعنا معه. حسنًا، نحتاج إلى أن نكون قادرين على قياس وتتبع وتسجيل تقدمنا وانتكاساتنا. نحن بحاجة إلى وضع معايير على طول الطريق، ونحن بحاجة إلى إطار من اللغة المشتركة والتفاهم حول احتياطات الصحة والسلامة عندما نتحدث عن الشكل الذي قد تبدو عليه العودة إلى الحياة المكتبية العادية. الانتظار إلى أجل غير مسمى دون وجود خطة على الإطلاق يمكن أن يكون أيضًا مصدر قلق في حد ذاته. لقد شجعتنا أيضًا رسالة فيديو قصيرة وجهتها رئيسة مجلس الأمناء تامارا ألفارادو إلى جميع الموظفين، وكان ذلك رائعًا!

استجابة WESTAF لـ COVID-19 (DH)
تم تلقي 783 ردًا على استطلاع تأثير الفنون COVID-19 التابع لـ WESTAF، ويحلل هذا التقرير المسودة النتائج النهائية للاستطلاع. تم إغلاق الاستطلاع في 1 مايو وسيتم إصدار النتائج الكاملة في وقت لاحق من هذا الشهر. تمت مشاركة النتائج الأولية مع وكالة الفنون الحكومية وقادة الدفاع عن الفنون الحكومية في جميع أنحاء المنطقة، وتم استخدامها في مساهمة WESTAF في تقديم RAO التعاوني الأولي إلى مؤسسة Mellon. تواصل WESTAF مراجعة صفحات الويب الخاصة بتحديث COVID-19 والموارد على موقعنا على الإنترنت، كما يتم مراجعة عرض تقديمي/إحاطة يقدم رؤى أعمق على أساس أسبوعي ويستمر في مشاركته مع منظمات الخدمات الفنية وممولي الفنون في الغرب وعلى المستوى الوطني بينما نناقش طرق تقديم الإغاثة للمجال. كانت كل من صفحات موارد COVID-19 وتحديث COVID-19 من أكثر الصفحات مشاهدة على موقع WESTAF على الويب في مارس وأبريل، وإجمالاً، حصلت صفحة التحديث على 822 مشاهدة للصفحة وحصلت صفحة الموارد على 3849 مشاهدة للصفحة.

صندوق إغاثة المنظمات WESTAF CARES (CD)
أغلقت طلبات صندوق الإغاثة WESTAF CARES للمنظمات رسميًا يوم الاثنين 11 مايو. مع وجود أكثر من 400 متقدم من جميع الولايات الـ 13، قرر الفريق أنه سيكون من المفيد تمديد الموعد النهائي لثلاث ولايات ذات عدد منخفض من الطلبات - ألاسكا ونيفادا ووايومنغ. في الأسبوع الذي يبدأ في 18 مايو، ستنهي كريسي ومادالينا الطلبات وتستعدان للانتقال إلى المرحلة التالية من العملية، والتي تتضمن توجيه وعقد 4 لجان منفصلة تضم 16 متطوعًا من ولايات منطقة WESTAF الـ 13 على مدار ثلاثة أيام - 15-17 يونيو. سيتم تقديم توصيات التمويل النهائية في الأسبوع الأخير من يونيو مع الموافقة والإعلان بحلول نهاية الشهر.
دعم WESTAF لميزانيات العمل الحكومي أو وكالات الفنون الحكومية (DH)
تتواصل WESTAF مع وكالات الفنون الحكومية في جميع أنحاء المنطقة التي تتوقع وتواجه تخفيضات الميزانية المقترحة. مؤخرًا، استجبنا لاستفسار من Colorado Creative Industries (CCI)، والذي دعانا إلى تقديم توصيات بشأن مسارات العمل للرد على توصية موظفي لجنة الميزانية المشتركة بوقف تحويل أموال الألعاب إلى الوكالة. كان من شأن هذا الإجراء، دون أي اقتراح آخر للتمويل المسبق، أن يؤدي إلى توقف CCI عن العمليات. من خلال العمل بشكل وثيق مع منظمة الدعوة الحكومية Arts for Colorado وجماعة الضغط المدعومة من WESTAF في كولورادو، أرسلت WESTAF نداءات إلى المشرعين في JBC ومشرعي Arts Caucus في الولاية تطلب منهم باحترام الاستمرار في تمويل الولاية لـ CCI. كما نظمت WESTAF تنبيهًا مناصريًا لشبكاتنا في كولورادو لتشجيعهم على الكتابة إلى المشرعين للتعبير عن دعمهم لـ CCI. (كان معدل فتح تنبيه المناصرة هذا 41.8% ومعدل النقر 19.5%، وتعمل MarComms بشكل وثيق مع التحالفات والمناصرة والسياسة لاستخدام هذه الحملة التي تم نشرها بسرعة لتطوير استراتيجية لأي حملات مستقبلية.) في يوم الاثنين 11 مايو، كشف مدير مكتب التخطيط والميزانية في ولاية كولورادو عن توصية بديلة جديدة من شأنها توفير تمويل CCI (على الرغم من تقليصه) من الأموال العامة والتي تم طرحها بناءً على سؤال من السناتور كولورادو زينزينجر، الذي أفاد بأنه تلقى عددًا كبيرًا من الرسائل من المدافعين عن الفنون. تواصل WESTAF مراقبة الموقف وهي مستعدة للرد بمزيد من الإجراءات. تجري WESTAF أيضًا محادثات مع مجموعات المناصرة للفنون في المنطقة حول الإجراءات المنسقة في ولاياتهم المتعلقة بالجلسات التشريعية الخاصة التي تنظر في مالية الولاية والتي قد تؤثر سلبًا على ميزانيات وكالات الفنون في الولاية.
سياسة المشاركة العامة والدعوة في WESTAF (DH)
مع العلم أن WESTAF تعمل على زيادة مشاركتها العامة وأنشطتها الدعائية، قام ديفيد بإعداد مسودة لسياسة المشاركة العامة والدعوة للحصول على موافقة مجلس الإدارة والتي توضح وتوحد وتنقل موقف WESTAF بشأن الإدلاء بتصريحات عامة وإدارة برامج تمويل الدعوة والمشاركة في الدعوة المباشرة.
صندوق المرونة الفنية الإقليمي للولايات المتحدة (CG)
كما ورد سابقًا، وبتمويل من منحة $10MM من مؤسسة أندرو دبليو ميلون، تطلق المنظمات الإقليمية الأمريكية صندوق المرونة الذي سيوفر منحًا غير متطابقة للمنظمات الفنية والثقافية في جميع أنحاء الولايات المتحدة التي تواجه صعوبات اقتصادية ناجمة عن جائحة كوفيد-19. سيستهدف الصندوق المنظمات الريفية والحضرية التي لها تأثير على مستوى الولاية أو الإقليم أو الوطني. ستتراوح المنح من $30-75K وستدعم المنظمات الفنية الصغيرة والمتوسطة الحجم من جميع التخصصات الفنية، وخاصة تلك التي تعاني من نقص الموارد تاريخيًا، وتلك التي تمثل السكان والمجتمعات وأشكال الفن التي تعاني من نقص الموارد. قد يدعم الصندوق النفقات المرتبطة بالعمليات العامة وأنشطة الاستجابة الفورية وتخطيط السيناريوهات المستقبلية ودعم احتياجات الوسائط الجديدة والمساعدة في تكاليف التعاون والتكاليف المرتبطة بمساعدة المنظمات على إعادة تصور عملها وزيادة مرونتها. سوف يعتمد على العمل الخيري القائم على الثقة، مما يوفر المرونة للمنظمات وقادتها حتى يتمكنوا من توجيه التمويل إلى احتياجاتهم وفرصهم الأكثر إلحاحًا. وسوف يعزز ذلك الجهود الجارية في مجالنا لإنشاء ودعم أنظمة تمويل جديدة وعادلة. وتخطط المنظمات الإقليمية للتمويل لمواصلة جمع الأموال حول الصندوق بهدف جمع ما لا يقل عن $2.5MM-$5MM من التمويل الإضافي على مدى العامين أو العامين المقبلين.
شاركت WESTAF في مناقشات حول برامج WPA على المستوى الإقليمي والوطني (DH)
بناءً على محادثات RAO مع مايكل أورلوف، مدير الشراكات الحكومية والإقليمية والمحلية والأنشطة الدولية في Arts Endowment، التقى كريستيان وديفيد مع راشيل تشانوف، مديرة The Office Performing Arts + Film وهي شركة إنتاج وقيّمة مستقلة مقرها في نيويورك ولندن، والتي طورت مفهومًا لبرنامج Artists at Work (AAW) الذي سيدعم الفنانين الأفراد العاملين في المراكز الثقافية، أولاً من خلال مشروع تجريبي في غرب ماساتشوستس. قام ديفيد بربط أولئك في شبكة WESTAF الذين يعملون على مبادرات مماثلة في ولايات في المنطقة بـ The Office، ويتحدث مع راندي إنجستروم، مدير مكتب الفنون والثقافة بمدينة سياتل، الذي اقترح برنامجًا على غرار إدارة تقدم الأعمال (WPA) هناك يشمل التعلم الفني والفنون والصحة العقلية والفن العام. تمت دعوة كريستيان وتوري ألين، المديرة التنفيذية لـ Arts Midwest، للانضمام إلى مجموعة عمل وطنية ستستكشف إمكانية تطوير مثل هذا البرنامج (البرامج) على المستوى الوطني. وقد قدمت WESTAF بعض التوصيات والمعلومات للشبكات المشاركة في هذا العمل، وسوف تستكشف هذا الاتجاه الجديد المحتمل في السياسة الثقافية التي تبني على سوابق مثل المشروع الفيدرالي الأول التابع لوكالة تقدم الأعمال وبرامج الفنون المجتمعية في الاتفاقية الاقتصادية والتجارية الشاملة، وكلاهما استخدم برامج الوظائف والأشغال العامة لتوظيف الفنانين ودعم الفنون المجتمعية والفن العام والممارسة الاجتماعية. 
شبكة مناصرة الفنون الغربية — WAAN (DH)
تم تحديد موعد لمكالمات WAAN الشهرية حتى شهر يونيو، وتمت مشاركة ملاحظات من مناقشة الاجتماع الأول مع الشبكة. وضم الاجتماع الأول في 24 أبريل قادة مؤسسة ألاسكا للفنون والثقافة، ومجلس ولاية ألاسكا للفنون، ومواطني أريزونا للفنون، والفنون من أجل كولورادو، وكاليفورنيون من أجل الفنون، ولجنة أيداهو للفنون، وInspire Washington، ومجلس فنون نيفادا، والتحالف الثقافي في يوتا، والتحالف الفني في وايومنغ. وقد تم التواصل مع قادة Montana Cultural Advocacy، وCultural Alliance Nevada، وCurrently New Mexico، وCultural Advocacy Coalition (Oregon)، الذين هم أيضًا أعضاء في الشبكة ولكن لم يتمكنوا من حضور المكالمة الأولى، عبر الهاتف والبريد الإلكتروني. 
ويستاف كيرز جزر ماريانا الشمالية (DH)
كما ورد سابقًا، طلبت مؤسسة الفنون من WESTAF إدارة تمويل الإغاثة CARES لجزر ماريانا الشمالية. بدأ التخطيط لبرنامج WESTAF CARES Northern Mariana Islands، وأجرى كريسي ومادالينا وديفيد مكالمة متابعة مع باركر يوبي، المدير التنفيذي لمجلس الكومنولث للفنون والثقافة، وبعد ذلك سيتم الانتهاء من التفاصيل المتعلقة بأهلية البرنامج ومعايير المراجعة والمبادئ التوجيهية والجدول الزمني.
تورويست (قرص مضغوط)
أجرى فريق TourWest (Lani Morris وChrissy Deal وMadalena Salazar) جلسة توجيهية ناجحة مع أعضاء اللجنة السبعة الذين سيراجعون أكثر من 250 طلبًا لـ TourWest هذا الشهر قبل اجتماع اللجنة في 18 يونيو. سيتيح هذا "الوقت الضائع" الطفيف للفريق تحويل بعض تركيزه إلى الحاصلين على المنح من عام 2019 الذين يعانون من آثار COVID-19 على أماكن الفنون المسرحية والمقدمين.
الخطة الاستراتيجية (NS)
في الأسبوع الماضي، عقدت ناتالي شيرلونج اجتماعات مثمرة مع كل من ليا وديفيد. ومنذ ذلك الحين، أجرت أبحاثها الاستراتيجية الخاصة، فضلاً عن معالجة الموارد التي تمت مشاركتها معها لتحديد الخطوات التالية لدفع عمل المجموعات إلى الأمام. وفي الوقت نفسه، قامت ناتالي بتوظيف أعضاء جدد بدوام كامل في المجموعات التي تتوافق بشكل وثيق مع مجالات اهتمامهم. ومع اقتراب موعد اجتماع مجلس الإدارة بسرعة، ركزت ناتالي بشكل كبير على هذه الاستعدادات، وتتطلع ناتالي إلى مشاركة أول تحديث للتخطيط الاستراتيجي مع مجلس الإدارة يوم الخميس المقبل. 
المالية والإدارة (AH)
حصلت WESTAF على قرض برنامج حماية الرواتب بقيمة إجمالية $377,000. سيعمل الفريق على ضمان تقديم السجلات المناسبة للإعفاء كما هو مطلوب من قبل إدارة الأعمال الصغيرة وUSBank. ومن المتوقع أن تستخدم WESTAF ما يقرب من $346,000 من هذا القرض في النفقات المسموح بها وستعيد الباقي ما لم يكن هناك تخفيف لشروط القرض. يستعد الفريق للترقية إلى خادم التمويل وإلى Great Plains، برنامج المحاسبة الخاص بنا. ستتم الترقية يومي الاثنين والثلاثاء، عندما يكون كلا النظامين معطلين. تواصل بيكا العمل مع كريستيان على خطة العودة إلى المكتب والخدمات اللوجستية المقابلة. تقوم إيمي ببناء مستندات ميزانية السنة المالية 21 التي سيستخدمها الموظفون لبناء ميزانياتهم بحلول نهاية يونيو. سيتم مراجعة الجدول الزمني للميزانية في اجتماع مجلس الإدارة في مايو. 
الأعمال العامة (SL، CV)
بدأت فرق العمل التخطيط الأولي لميزانية السنة المالية 2021. واستنادًا إلى الخطة الاستراتيجية لـ WESTAF، نفذت فرق العمل الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) كأداة لتحديد الأهداف لتعظيم التوافق والشفافية عند متابعة الأهداف الطموحة في السنة المالية 2020. بالنسبة لتخطيط الميزانية في السنة المالية 2021، ستراجع فرق العمل الأهداف والنتائج الرئيسية من السنة المالية 2020 لتقييم النجاحات والتحديات لإبلاغ الخطط للعام المقبل. بعد استخدام عملية الأهداف والنتائج الرئيسية لمواءمة مبادرات منتجات SaaS الفردية مع الخطة الاستراتيجية، ستراجع فرق العمل الأهداف والنتائج الرئيسية للسنة المالية 2021 للتأثيرات المالية وتأخذ تلك التأثيرات في الاعتبار عند تطوير ميزانية السنة المالية 2021. 
كافيه (السيرة الذاتية)
ستستضيف CaFE ندوة مجانية شهرية للمسؤولين حول كيفية بناء تطبيق أفضل. تشكل هذه الندوات جزءًا من جهود الاحتفاظ بالعملاء المستمرة. كان شهر أبريل بطيئًا بالنسبة للمبيعات الجديدة، حيث تمت إضافة عميل جديد واحد فقط. نأمل في التعافي من خلال حملة تسويقية تم إطلاقها مؤخرًا والتي ستستهدف عملاء CaFE السابقين. تركز الحملة، التي ستتضمن البريد المباشر لجمهور مستهدف وإعلانات فيديو، بشكل كبير على سبب اختيار CaFE يعني أيضًا اختيار دعم الفنون. لقد قمنا بتعيين كينيث تشو كمنسق مبيعات جديد لـ CaFE وZAPP. انتقل تشو مؤخرًا إلى دنفر من منطقة العاصمة ولديه سنوات عديدة من الخبرة في المبيعات الواردة والصادرة في صناعات الأغذية والسفر. 
سي في سويت (كينيا)
أطلق فريق CVSuite مبادرة جديدة لتقرير تأثير COVID-19 ويضع استراتيجية لكيفية دمج هذه المبادرة كخدمة من CVSuite. لقد أنتجنا تقارير لولاية كولورادو وكاليفورنيا وواشنطن. سيتم مشاركة التقارير في البداية من خلال شبكات السياسات الخاصة بنا. اختار الفريق تنفيذ هذه المبادرة قبل المضي قدمًا في مشاريع التسويق المخطط لها في محاولة للاستجابة بشكل أكبر لـ COVID-19. في الأسبوع الماضي، اكتشفنا خطأ في تقارير التأثير المتخصصة بسبب تغيير غير معلن في معرفات رمز المقاطعة من مزود بيانات CVSuite Emsi. تسبب الاستجابة البطيئة من جانب Emsi في تأخير الحل لبضعة أيام، ومع ذلك، تم إصلاح المشكلة الآن. 
كن ذكيا (JG)
كان لدى GO Smart عرضان توضيحيان واعدان مع بلدية ماتانوسكا-سوسيتنا في ألاسكا، وهي عميلة محتملة يمكن أن تدر ما يصل إلى $5,250 دولارًا أمريكيًا في الإيرادات السنوية. تلقت البلدية حملتنا التسويقية التي تقدم خصمًا على COVID أو البرامج الجديدة واستمرت جيسيكا في متابعة العروض حتى تواصلت البلدية. تم إغلاق TourWest بنجاح في 5/1/20 دون أي مشاكل فنية، وسارت عملية توجيه المشاركين بشكل جيد. تم فتح منحة WESTAF CARES في 6 مايو وأغلقت في الساعة 5:00 مساءً في 11 مايو بسبب الاستجابة الساحقة. تلقت المنحة 415 طلبًا. عملت جيسيكا عن كثب مع فريق المسؤولية الاجتماعية والإدماج أثناء تعديل العملية لزيادة عدد الطلبات من المنظمات المؤهلة من الولايات التي لديها عدد قليل من المتقدمين في المجموعة.  
أرشيف الفن العام (LG)
بذلت PAA جهودًا متضافرة لتوثيق مشاريع الفن العام والتفاعلات مع مجموعات الفن العام الحالية استجابةً لـ COVID-19. ستكون هذه المجموعات متاحة على موقع Public Art Archive الإلكتروني ومجمعة في صفحة موارد محددة ومتنامية للمجال والمجالات المرتبطة به. لقد شهدنا استجابة رائعة من الميدان حتى الآن، ونخطط لتسليط الضوء بشكل كبير على أعمال Mural Arts Philadelphia؛ Carson City؛ Lancaster، PA؛ Forecast Public Art؛ وMuros ومقرها شيكاغو. PAA في صدد التوقيع مع عميل جديد، Lancaster Public Art، والذي سيشترك في ميزات CMS وCollection Showcase.
زاب (السيرة الذاتية)
مع استمرارنا في التعامل مع عمليات الإلغاء، فإننا نحدد أيضًا العمل الذي يتعين القيام به في السنة المالية 2021 لتلبية احتياجات المعارض الملغاة في عام 2020. ويشمل ذلك التغييرات التشغيلية للعقود وخيارات الدفع وتغييرات وظائف النظام التي ستساعد بشكل أفضل في الشفافية فيما يتعلق بتوافر مساحة الأكشاك الفعلية في الفعاليات. كما نعمل على وضع مواصفات لمعرض فني لكل عرض، والذي سيكون بمثابة عرض مرئي لجميع الفنانين الذين تم تحكيمهم في حدث ما. وفي حين أن هذا أمر شائع على مواقع الويب الخاصة بالمعارض، فقد أصبح أولوية أعلى بسبب الحاجة إلى تحويل الأحداث الشخصية إلى أحداث افتراضية. وكما ذكرنا أعلاه، فقد قمنا بتعيين كينيث تشو لقيادة جهود المبيعات الخاصة بنا لشركة ZAPP وCaFE. وسيبدأ عمله في WESTAF في الأول من يونيو.

نراكم يوم الخميس!

مع الامتنان،

مسيحي