مرحباً بكم في مجلس أمناء WESTAF:
لقد كان من الرائع تلقي العديد من الرسائل المدروسة منك منذ أن قضينا الوقت معًا في رينو الأسبوع الماضي! لقد أثار وقتنا أثناء الاجتماع وكذلك أثناء العشاء بعض المحادثات المفيدة حقًا حول العديد من الموضوعات مثل المساواة والمناصرة والاقتصاد الإبداعي، لذا شكرًا لك على ذلك! مع عودتنا إلى الحياة المكتبية، إليك بعض التحديثات التشغيلية من فريق موارد القيادة (LRC) جنبًا إلى جنب مع بعض تعليقاتي وملاحظاتي:

إدارة
يعد شهر يناير شهرًا مزدحمًا بالنسبة لقسم المالية والإدارة، حيث يتم تقديم مستندات الضريبة 990، وإعداد نماذج 1099 للبائعين، وتقديم ملفات المزايا الصحية، وعدد كبير من التغييرات والتحديثات المتعلقة بالموارد البشرية. بالإضافة إلى ذلك، يعد شهر يناير أول شهر نطلب فيه من جميع مديري الميزانية تقديم توقعات لبقية العام: لقد كان هناك الكثير من التعليم والتنسيق لتجميع هذه الأرقام لأول مرة.

التكنولوجيا - تغييرات في الموظفين
لقد حدث مؤخرًا تغييران مستقلان في فريق التكنولوجيا. قرر إليس جارودي، الذي التقى به العديد منكم في لقاء الترحيب، فجأة أنه سيواصل العمل مع شركة ناشئة خارج أسبن تعمل على تطبيق للمحاربين القدامى. كانت الأشهر الماضية صعبة على فريق التكنولوجيا وآدم سيستوكاس، وستظل الأشهر القادمة من التحول صعبة. في الوقت نفسه، أضاف الفريق مهندس برمجيات عن بُعد جديدًا يُدعى جون كانتويل. يتمتع جون بخبرة تقترب من عقد من الزمان في البرمجة وكان له علاقة عمل ناجحة سابقًا مع آدم. هذا توظيف مثير. في حين أن فريق التكنولوجيا المكون من 4 أفراد أكثر ملاءمة لحجم عمل القسم (وهذا ما تم التخطيط له للسنة المالية 2020)، فإننا سنقيم تأثير التوظيف الإضافي.

التكنولوجيا - أمور أخرى
لا يزال التركيز في القسم منصبًا على ضمان بقاء خدمات التكنولوجيا متاحة وموثوقة وآمنة: تم شراء 28 جهازًا في المكاتب منذ 7 سنوات، وبدأت في الفشل، لذا فقد تم إيقافها عن العمل واستبدالها الآن. تم تكوين المعدات الجديدة بالبرنامج ونشرها على الموظفين باستخدام تقنية إدارة الأجهزة المحمولة التي يتم اختبار كفاءتها في خدمة احتياجات الموظفين بشكل أفضل. كان برنامج الخادم المالي من عام 2013، وسيتم تحديثه بسبب الترخيص الجديد من Microsoft. تواصل Amazon Web Services الابتكار وتغيير خدماتها ومعاييرها وبينما يفعلون ذلك، يعمل الفريق على مواكبة بنيتنا التحتية مع تلك المعايير المحددة جيدًا. تستمر صيانة تطبيقات البرامج كخدمة لدينا مع التركيز على ضمان قابلية التوسع والسرعة وإمكانية الوصول وإمكانية تقديم الخدمات للفنانين ومديري الفنون ومديري المنح. هذا هو جزء من حيث ستكون خبرة جون مفيدة للغاية. دخلت قوانين خصوصية البيانات حيز التنفيذ في 10 ولايات على الأقل مع اقتراح المزيد من الولايات للتغييرات كل شهر. نحن نعمل دائمًا على ضمان الحفاظ على خصوصية البيانات قدر الإمكان، وفقًا لما يحدده القانون و/أو احتياجات عملائنا ومستخدمينا.

مقهى
أجرينا بعض التحليلات للبيانات حول نتائج استطلاع رأي الفنانين الذي أجرته مؤسسة CaFE في عام 2019، والذي تلقى 2300 رد. وإليكم ما توصل إليه:

كان متوسط التقييم لسهولة التقديم على المكالمة 3.98/5.
متوسط تقييم خدمة العملاء كان 3.79.
74% من عملاء CaFE يبلغون من العمر 45 عامًا أو أكثر، حيث أن 65 عامًا أو أكثر هي أكبر فئة عمرية بواقع 39.2%.
لقد كان معظم العملاء يستخدمون CaFE حيث أن 34.6% هم مستخدمون لمدة تتراوح من 4 إلى 7 سنوات. وقد استخدم 6% الأداة لأكثر من 10 سنوات.
متوسط احتمالية التوصية لصديق: 78.5%.
إن احتمالية التوصية بـ CaFE ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالتعليقات الإيجابية حول "الفرص المتاحة للعملاء" و"سهولة الاستخدام".
ترتبط المراجعات السيئة ارتباطًا وثيقًا بالمواعيد النهائية السريعة وعدم القدرة على التصفية والتنقل المخصصين.
أهم التحسينات المطلوبة: تحسين وظيفة البحث (ربما مشابهة للشكاوى المذكورة أعلاه) والقدرة على التصفية أثناء عمليات البحث.

كن ذكيا
إن شركة GO Smart في مرحلة التعاقد مع عميل جديد محتمل، وهو مكتب التراث العالمي في سان أنطونيو. وقد حضر فريقهم عرضًا ناجحًا إلى جانب رؤساء أقسام المكتب الآخرين الذين قد يستخدمون النظام للحصول على منح إضافية. ونحن نركز جهود التسويق على حملة Personas التي ستجمع بين المعرفة بأفضل المستخدمين وأكثرهم رغبة مع رسائل تسويقية محددة وطرق توصيل. كما أنشأنا حضورًا على LinkedIn مع خطط للاستفادة من هذه المساحة لمشاركة المحتوى وجذب انتباه السوق. 

أرشيف الفن العام
لقد أكمل فريق الأرشيف الفني العام (PAA) تقريبًا نقل بيانات الفن العام لمدينة سانتا مونيكا إلى نظام إدارة مجموعة PAA الجديد. وبمجرد اكتمال العملية، سينشر PAA النظام في مدينة سانتا مونيكا لإدارة مجموعتها ودفع البيانات مباشرة إلى الأرشيف الفني العام للنشر على الويب. تستمر جهود التسويق كجزء من حملة الخرائط الخاصة بالمجموعة وسيتم توجيه الاتصالات إلى المنظمات التي لديها حاليًا عينة على الأقل من مجموعات الفن العام الخاصة بها على موقعنا. بهذه الطريقة، يمكن لفريق PAA إعداد خريطة نموذجية بالبيانات الحالية للعميل المحتمل إذا رغب في ذلك.

زاب
انضم براندون جاي، منسق تجربة العملاء بدوام جزئي، إلى فريق ZAPP بدوام كامل ليحل محل جوستينا برازيوليت، التي غادرت WESTAF للعودة إلى منزلها في شيكاغو. سيتولى براندون إدارة مهام جوستينا وسيقدم أيضًا بعض دعم المبيعات لجوليا ألفاريز، حيث يتمتع بخبرة في المبيعات والمكالمات الباردة. كجزء من مراجعة العقد لنشرتنا الإخبارية ربع السنوية، حددنا أن ZAPP كان لديه 6771 موعدًا نهائيًا للتقديم، وعالج 1403307 طلبًا للفنانين، وشهد زيادة قدرها 55% في طلبات الفنانين من عام 2010 إلى عام 2019. 

استراتيجية الاقتصاد الإبداعي
لقد تلقيتم جميعًا عرضًا تقديميًا حول استراتيجية الاقتصاد الإبداعي لدينا من مدير مشروع CVSuite كيلي إيرنست. لمساعدتنا في تصور خطة الاتصالات حول مشروع CV List ومبادرات المبيعات والتسويق الأخرى، سندعو Common Notice لمساعدتنا. مبادئ الشركة أميليا غريتر وتود هيرينج هما زميلان سابقان لي من ArtPrize وهما موهوبان جدًا في توصيل القصة ووضع الاستراتيجية. أثق في عملهما، وخاصة في مجال التوجيه الإبداعي. هذه مشاركة تجريبية أولية منخفضة المخاطر ومنخفضة الرسوم ($2K) للقاء الفريق وإجراء محادثة حول ما نحاول القيام به وإلى أين نحاول الذهاب. ثم بمجرد أن يصبحوا على دراية بالأمر - وفقط إذا فازوا بالإجماع المتحمس لفريق WESTAF الذي يعمل على هذا - فإننا ندعوهم لتقديم نطاق لأعمال التنفيذ المستقبلية. شكرًا بشكل خاص لوصية آن هدنر لتركيز أفكارنا على التوجيه، وخاصة فيما يتعلق بمجتمع التصميم.

متابعة منتدى التعليم
من الجدير بالذكر أننا نستمر في الحصول على بعض التعليقات الرائعة من المديرين التنفيذيين لوكالة الفنون الحكومية. في الأسابيع المقبلة، سنقوم بإعداد تقرير موجز عن المنتدى، والذي سيتضمن عناصر متابعة ذات صلة بالإضافة إلى روابط للعروض التقديمية المختلفة، بما في ذلك ورشة عمل ريتشارد إيفانز الرائعة حول التغيير التكيفي. في غضون ذلك، أدرجت أدناه ملاحظة مدروسة حقًا من أنتوني مانفريدي، المدير التنفيذي لمجلس الفنون في نيفادا ومضيفنا لهذا الأسبوع. أردت مشاركتها معك لأنني أردت أن يكون لديك فكرة عن التأثير الذي أحدثه المنتدى على المديرين التنفيذيين لدينا. على وجه الخصوص، أردت أن أشكر ديفيد هولاند ورئيستنا تامارا ألفارادو، التي كان حضورها في المنتدى (ليس فقط تعليقات ترحيبية رائعة، بل ومشاركتها طوال الوقت) محسوسًا ومقدرًا حقًا!

مبادرة مولد الفن الأرضي (لاجي)
خلال عرض ميغان ميلر لمهرجان بيرنينج مان في اجتماع مجلس الأمناء، ذكرت مزرعة الذباب وعلى وجه الخصوص ما يسمى بمبادرة مولد الفن الأرضي (LAGI) مزرعة الذباب. هناك شيء لم تسنح لي الفرصة لذكره أثناء العرض وهو أنني (سعال سعال) تشرفت بدعوتي للعمل في لجنة تحكيم المسابقة (سعال سعال).

تطوير مجلس الإدارة
لقد كنا مشغولين بتنمية أعضاء مجلس الإدارة الجدد منذ اجتماع مجلس الأمناء الأسبوع الماضي. لقد تواصلنا مع اثنين من المرشحين الجدد المحتملين (يمثلان Burning Man وMeow Wolf) لقياس مدى اهتمامهما بالعمل كأمناء في WESTAF. لم يتم تأكيد أي شيء حتى الآن، ولكن التواصل مشجع حتى الآن. إذا ما قررنا المضي قدمًا في ترشيحهما، فسنحصل على خطاب اهتمام وتعريف منهما لمشاركته مع جميع الأمناء، ثم التصويت عليهما في اجتماع شهر مايو في بويسي، وسيكون اجتماعهما الأول في دنفر في أكتوبر. سنوافيكم بالجديد!

مؤتمرات صندوق الفنون
من الجدير بالذكر أن ممثلي WESTAF سيحضرون اجتماعين تنظمهما مؤسسة الفنون الوطنية. روبرت مارتينيز، خريج ELC من وايومنغ، هو جزء من قبيلة أراباهو الشمالية وسيحضر كممثل لـ WESTAF في اجتماع حول الفنون والثقافة الأصلية في 14 فبراير، إلى جانب بعض الممثلين الآخرين من منطقتنا الغربية. لضمان استعداد WESTAF قدر الإمكان في حالة إجراء تدقيق فيدرالي من مكتب المفتش العام، ستحضر إيمي هولراه ومنسقة المنح لاني موريس اجتماع تدقيق فيدرالي لمدة يوم واحد في واشنطن العاصمة لوكالات الفنون الحكومية والمنظمات الفنية الإقليمية. يستضيف الصندوق الوطني للفنون الاجتماع بالتنسيق مع الجمعية الوطنية لوكالات الفنون الحكومية وسيقام في 18 مارس. يتضمن هذا الاجتماع وقتًا وجهاً لوجه مع مكتب المفتش العام لصندوق الفنون لمناقشة خطة التدقيق السنوية والإجابة على أسئلة التدقيق، والأسئلة والأجوبة مع مكتب إدارة المنح التابع لصندوق الفنون، والنصائح والإرشادات، بما في ذلك الدروس المستفادة من وكالات الفنون الحكومية التي تم تدقيقها مؤخرًا والمنظمات الفنية الإقليمية، والمحادثة مع موظفي شراكة صندوق الفنون، بالإضافة إلى تحديثات البرنامج ومبادرات صندوق الفنون لعام 2020.

اجتماع RAO في فورت كولينز، كولورادو
من 24 إلى 26 مايو، سأحضر أنا ورئيسة المنظمة الإقليمية للفنون (RAO) الخلوة السنوية في فورت كولينز، كولورادو. ستستضيف منطقة WESTAF الاجتماع (لقد ساعدنا في بعض الخدمات اللوجستية للفندق - شكرًا، ليا هورن). أنا وتامارا أيضًا نخدم في اللجنة التي تضع جدول أعمال هذا الاجتماع، لكن النتيجة المرغوبة المهمة المشتركة بين جميع المنظمات الإقليمية للفنون هي زيادة التعاون والاستمرار فيه.

السفر القادم
لا يوجد الكثير بالنسبة لي في المستقبل القريب! يا هلا! أحب التعرف على منطقتنا الغربية الرائعة، ولكنني أحب أيضًا التعرف على المدينة المذهلة التي أعيش فيها! ومع ذلك، سأقوم بقضاء يومين شخصيين في 30 يناير و31 يناير للذهاب إلى تاوس وسانتا في لقضاء عطلة نهاية أسبوع مريحة بمناسبة عيد ميلادي. وكتحذير إضافي، سأذهب إلى اليابان في رحلة لمدة أسبوعين من 5 إلى 18 أبريل. سأزور جزيرة ناوشيما الفنية الشهيرة ثم أذهب في جولة سيرًا على الأقدام.
كما هو الحال دائمًا، يُرجى عدم التردد في التواصل معي أو مع أي شخص في فريق WESTAF إذا كانت لديك أي أفكار أو أسئلة أو أفكار. شكرًا لك على القراءة حتى الآن! 
كما هو الحال دائما،
مسيحي