السادة أعضاء مجلس أمناء WESTAF:

مع اقتراب شهر يوليو من نهايته، لن يتبقى لدينا سوى شهرين في سنتنا المالية - تبدأ السنة المالية 2021 في الأول من أكتوبر 2020. هذا وقت مزدحم بشكل خاص بالنسبة لـ WESTAF - في أعمالنا على الإنترنت، وفي السياسة العامة والدعوة، وفي المسؤولية الاجتماعية وإعادة المنح، وفي التكنولوجيا والابتكار، وفي الاتصالات والتسويق وفي التمويل والإدارة - لذا دعونا نتعمق على الفور:
تحديث اجتماع مجلس الإدارة لشهر أكتوبر (CG، NS)
شكرًا لكم جميعًا على إكمال استطلاعنا الموجز بشأن اجتماع مجلس الإدارة في أكتوبر. ربما لم يكن الأمر غير متوقع، فقد أشار الاستطلاع إلى أن حوالي 80% من الأمناء يفضلون عدم السفر إلى دنفر في أكتوبر بسبب الوباء. مع وضع مستويات الراحة وسلامة كل من الأمناء والموظفين في الاعتبار، فقد قررنا استضافة اجتماعات مجلس الإدارة واللجنة التنفيذية في أكتوبر افتراضيًا، بالإضافة إلى توجيه الأمناء الجدد. نحن نبحث في طرق مختلفة لجعل هذه الاجتماعات ديناميكية ومنتجة وممتعة قدر الإمكان! مزيد من المعلومات ستتبع في الأسابيع المقبلة.
إعلان عن وظيفة شاغرة في مؤسسة بونفيلس-ستانتون (CG) في دنفر
مطلوب إجراء: تبحث مؤسسة بونفيلس-ستانتون عن منصب مدير برنامج زمالة ليفينجستون، منح الفنون والتغيير الاجتماعي. سيكون المرشح الناجح قائدًا واسع المعرفة ومدروسًا ومتعاونًا وقادرًا على إدارة البرامج التي تركز على المجتمع والمشاريع المعقدة متعددة السنوات. تبحث المؤسسة عن فرد ملتزم بتطوير عملنا في تعزيز التنمية المهنية لكبار المسؤولين التنفيذيين في المنظمات غير الربحية، ودمج التزام المؤسسة بالمساواة، ودعم الفنون والثقافة في دنفر. الوصف الوظيفي الكامل موجود هنا. شكرًا لك على توزيعه على شبكاتك وعلى أي شخص تعتقد أنه قد يكون مرشحًا مناسبًا.
أنظمة إدارة وتطوير الأداء (CG)
الإجراء المطلوب: شارك فريق القيادة مؤخرًا في عرض توضيحي لأداة إدارة الأداء/المراجعة/تحديد الأهداف/الملاحظات المستندة إلى الويب والتي تسمى Insights. كان العرض التوضيحي مفيدًا، لكنه ألهم الفريق للنظر في بعض الأدوات المماثلة الأخرى لأغراض المقارنة. هل تستخدم في عملك هذا النوع من أداة تطوير/إدارة الأداء عبر الإنترنت؟ إذا كان الأمر كذلك، فهل لديك أي توصيات يمكنك تقديمها، أو هل تعرف أي شخص قد يكون قادرًا على مساعدتنا في مقارنة بعض الأدوات التي من شأنها أن تساعدنا في فهم ما هو متاح؟ أي ملاحظات قد تكون لديك في هذا الصدد ستكون مفيدة للغاية. شكرًا!
ملخص النقدية لشهر يونيو وتوقعات يوليو (CG)
فيما يلي أحدث المستندات المالية لـ WESTAF التي تمت مشاركتها ومراجعتها في اجتماع اللجنة التنفيذية في يوليو. هذه المستندات سرية وللاستخدام الداخلي فقط. باختصار، يوضح تقرير ملخص النقد لشهر يونيو والمذكرة المالية المصاحبة أن الصورة المالية لـ WESTAF للسنة المالية 2020 قوية بسبب انخفاض النفقات والتمويل الجديد من Mellon وبرنامج حماية الرواتب ومنح NEA CARES. أخيرًا، تعد توقعات نهاية العام لشهر يوليو أفضل تقدير لمديري الميزانية للمكان الذي سنكون فيه في نهاية العام.
المالية والإدارة (AH)
تعمل لورين وجيس على بعض التغييرات في العملية استجابة لطلبات فريق ZAPP للمساعدة في ضمان التواصل والتوقعات المتسقة. اجتمعت اللجنة التنفيذية الأسبوع الماضي للعمل على سياسة التعويضات ومواضيع الموارد البشرية ذات الصلة. سيجتمعون مرتين في أغسطس لمواصلة هذه المحادثات؛ ستدعم إيمي وبيكا هذا العمل بالبحث حسب الحاجة. تم الانتهاء من مسودة ميزانية WESTAF الثانية وسيتم مراجعتها من قبل فريق القيادة حتى نهاية يوليو. وفقًا للممارسة التاريخية، تكون جميع ميزانيات WESTAF بطريقة المحاسبة النقدية. كما يتم صياغة ميزانية بطريقة المحاسبة الاستحقاقية. الآن هو الوقت المناسب لفريق التمويل لبدء الاستعدادات للتدقيق، بما في ذلك التوفيق بين رموز الميزانية العمومية وتنظيف الحسابات المختلفة. كانت إيمي على اتصال بالمراجعين بشأن المعالجة المحاسبية لشراء أحد أسهم شركاء ZAPP. كما بدأت إيمي العمل مع كريستينا وكريستيان على أول خطة لإدارة التدفق النقدي لشركة ZAPP للسنة المالية 21.
تحديث الخطة الاستراتيجية
كانت المجموعات مشغولة منذ التقرير الأخير! فيما يلي تحديث سريع لما كانت تفعله كل مجموعة. أرسلت مجموعة الاتصالات ملخصها للربعين الثاني والثالث، والذي يتضمن الانتصارات والحلول والتحديات التي حددتها المجموعة خلال الربعين الماضيين، بالإضافة إلى العمل الذي تريد التركيز عليه بعد ذلك. المجموعة الآن في طور التخطيط لورشة عمل "انطلاق" مع مساعدي التدريس. ستجري مجموعة الأعمال اجتماع ترحيب مع مساعدي التدريس الأسبوع المقبل لتقديمهم إلى الفريق وعملهم. إلى جانب فريق SRI، قادت مجموعة المساواة ورشة عمل ناجحة حول المساواة والتنوع والإدماج مع المستشارة كارلا ميستاس والموظفين. أنشأت مجموعة السياسة مجموعات عمل صغيرة وتقوم هذه المجموعات بإنشاء وثائق نطاق لكل من مجالات الخطة الاستراتيجية. يعمل ديفيد هولاند بشكل وثيق مع الفريق على إشراك مساعدي التدريس. المجموعة حاليًا في طور جدولة اجتماع معهم. 
القطاع الثقافي في ولاية أوريجون يتلقى $50 مليون دولار من أموال الولاية - أكثر من $60 مليون دولار من أموال الإغاثة الحكومية في منطقة غرب فلوريدا حتى الآن (DH)
وافقت هيئة الطوارئ في الهيئة التشريعية لولاية أوريغون مؤخرًا على حزمة إغاثة بقيمة $50 مليون دولار أمريكي لثقافة ولاية أوريغون والتي تتضمن $25,984,872 دولارًا أمريكيًا إلى Business Oregon للتوزيع على مستوى الولاية على المنظمات الثقافية من قبل Oregon Cultural Trust. تم تخصيص أكثر من $14 مليون دولار أمريكي في المخصصات الإضافية لمنظمات فنية وثقافية محددة وحوالي $10 مليون دولار أمريكي في مخصصات الدعم لائتلاف الأماكن المستقلة لـ 78 مكانًا مستقلًا في جميع أنحاء الولاية. تم توفير التمويل من خلال صندوق الإغاثة الفيدرالي لفيروس كورونا لمعالجة التأثير المدمر الذي تخلفه أزمة الصحة COVID-19 على مجتمع الفنون والثقافة في ولاية أوريغون. تهانينا لبريان روجرز، المدير التنفيذي لمفوضية فنون ولاية أوريغون وعضو Oregon Cultural Trust وWAAN، وسو هيلديك، المديرة التنفيذية لائتلاف الدعوة الثقافية، ومناصري الفنون في جميع أنحاء ولاية أوريغون. مع تخصيص $9 مليون دولار مؤخرًا من أموال الإغاثة الحكومية لقسم الفنون والمتاحف في ولاية يوتا وتخصيص $2 مليون دولار من أموال الإغاثة الحكومية للجنة أريزونا للفنون، ارتفع إجمالي أموال الإغاثة الموجهة من الدولة لدعم الفنون والثقافة بشكل مباشر إلى أكثر من $60 مليون دولار في جميع أنحاء المنطقة.
WESTAF تعقد مؤتمرا ربع سنوي للمدير التنفيذي (DH)
استضافت WESTAF مؤتمرًا ربع سنويًا للمديرين التنفيذيين في 23 يوليو مع المديرين التنفيذيين لوكالات الفنون الحكومية في جميع أنحاء المنطقة. شاركت المجموعة التحديات والنجاحات وناقشت تمويل الإغاثة والتعافي الحكومي للفنون في جميع أنحاء المنطقة، والتطورات الرئيسية في برامج وخدمات الوكالة، والتطورات الرئيسية/النقاط المضيئة من الميدان مثل إعادة فتح المرافق الفنية والثقافية، والتطورات في ميزانيات الدولة والوكالات. 
شبكة دعم الفنون الغربية (WAAN) تتوسع وتنتخب رؤساء مشاركين (DH)
انتخبت WAAN جولي بيكر، المديرة التنفيذية لـ Californians for the Arts وCalifornia Arts Advocates، وماني كاولينج، المدير التنفيذي لـ Inspire Washington، كرئيسين مشاركين وسيعملان بشكل وثيق مع WESTAF لصياغة الاتجاه المستقبلي للمجموعة في الأسابيع والأشهر المقبلة. توسعت مجموعة WAAN لتشمل مؤسسة ولاية هاواي للثقافة والفنون، والتحالف الثقافي في نيفادا، ونيو مكسيكو الإبداعية. ناقشت المجموعة برامج الإغاثة الحكومية للفنون والثقافة، والدورات التشريعية الخاصة والمقبلة، وحزم الإغاثة والتعافي الفيدرالية المستقبلية خلال مكالمتهم في 24 يوليو. 
WESTAF تعمل على تعزيز الدفاع عن الفنون في نيفادا (DH)
شاركت WESTAF مع مجلس الفنون في نيفادا والتحالف الثقافي في نيفادا في سلسلة من الاجتماعات لاستكشاف طرق تعزيز الدفاع عن الفنون في الولاية. تقدم WESTAF جائزة متواضعة لدعم بناء القدرات من خلال إعادة توجيه أموال الدفاع الفيدرالية وأجرت أبحاثًا وقدمت نصائح أخرى تهدف إلى تعزيز الاستراتيجية للدورة التشريعية القادمة. 
مؤسسة هيوليت تطلب المشورة من ويستاف بشأن الدفاع عن الفنون (DH)
على الرغم من أن موضوع هذه المحادثات سري، تواصل WESTAF تقديم المشورة رفيعة المستوى لمؤسسة هيوليت بشأن مسائل الدفاع عن الفنون في كاليفورنيا بينما نفكر في شراكة بين المنظمتين. التقى ديفيد مؤخرًا بموظفي مؤسسة هيوليت للمرة الثانية. يتم إطلاع القيادة التنفيذية ومجلس إدارة WESTAF على هذه المحادثات والتطورات. 
تستمر WESTAF في دعم مجلس الفنون في كاليفورنيا في مراجعة برنامج المنح (DH)
أكملت WESTAF مؤخرًا طلبًا إضافيًا للمساعدة الفنية السريعة للاستجابة لمجلس كاليفورنيا للفنون فيما يتعلق بمراجعة برنامج المنح الخاص بها. بحث ديفيد في برامج المنح الخاصة بوكالات الفنون الحكومية الثلاث عشرة في الغرب من حيث معايير الأهلية ومتطلبات المطابقة بالإضافة إلى جوائز وكالات الفنون الحكومية حسب نوع المؤسسة ولخص التفاصيل الرئيسية للإرشادات الفيدرالية المطابقة والتشريعات الحكومية لإعلام عملية اتخاذ القرار في CAC.
آخر موعد لتقديم ترشيحات صندوق المرونة الفنية الإقليمي في غرب أستراليا هو 31 يوليو 2020 (CD)
تم تصميم صندوق المرونة الفنية الإقليمي WESTAF للمساعدة في التخفيف من التهديد المالي للقطاع من خلال دعم المنظمات الفنية الصغيرة والمتوسطة الحجم من جميع التخصصات الفنية في المناطق الريفية والحضرية التي يعتبرها أقرانها ذات تأثير على مستوى الولاية أو الإقليم أو الوطني. ستدير WESTAF إعادة منح أكثر من $1.7 مليون دولار أمريكي في خريف عام 2020 من خلال ما يقرب من 30-40 منحة تتراوح من $30,000 إلى $75,000، مع بعض المنح الاستثنائية بقيمة $100,000 دولار أمريكي. يمكن العثور على تفاصيل إضافية هنا. إذا كنت ترغب في ترشيح منظمة، فيرجى القيام بذلك بحلول يوم الجمعة 31 يوليو 2020 الساعة 5:00 مساءً بتوقيت الجبل.
الفنون في جميع أنحاء أمريكا – تعاون RAOs مع مركز كينيدي (قرص مضغوط)
تماشياً مع مهمة ورؤية مركز كينيدي، فضلاً عن مُثُل الرئيس جون ف. كينيدي، أطلق مركز كينيدي Arts Across America، وهي حملة تقديرية تشجع وتحتفل بالمجتمعات التي تلتزم باستخدام الفنون لتعزيز التواصل والاقتصاد الإبداعي القوي والمواطنة الثقافية المتزايدة. تهدف Arts Across America إلى الاحتفال بالمجتمعات وربطها وتنشيطها، وبمرور الوقت، نسج قصة وطنية حول قوة الفنون في المجتمعات في جميع أنحاء بلدنا. تعمل WESTAF بشكل وثيق مع فريق مركز كينيدي لتحديد الفنانين والمنظمات الفنية من منطقة WESTAF للظهور كمؤدين في البرمجة المجانية عبر الإنترنت المتاحة على Facebook Live وInstagram وYouTube وموقع مركز كينيدي على الإنترنت على مدار الأسابيع العشرين القادمة. سنبقيك على اطلاع دائم بالجدول الزمني ونأمل أن تتابعنا.
إعادة تصميم برنامج زعماء اللون (قرص مضغوط)
في وقت سابق من هذا الربيع، قرر فريق SRI أنهم سيستغنون عن الاجتماعات الشخصية خلال السنة المالية 2020 وحتى السنة المالية 2021 بسبب الوباء. سيمنع هذا توجيه الموارد إلى التخطيط اللوجستي الذي قد يتطلب تعديلًا كبيرًا أو إلغاءً. بالإضافة إلى ذلك، وربما الأهم من ذلك، لن يواجه الحاضرون معضلة الاضطرار إلى الاختيار بين فرصة التطوير المهني ورفاهيتهم الشخصية ورفاه أحبائهم الذين قد يكونون في خطر. هناك برنامجان متأثران بشكل مباشر بهذا التغيير وهما برنامج القادة الملونين الناشئين في كل من منطقتي WESTAF وSouth Arts، وكلاهما سيتم إعادة تكوينه وإقامته افتراضيًا. لمعالجة الحاجة إلى إعادة تصميم المشاركة عبر الإنترنت بالكامل، استعان فريق SRI بخبرة عضو هيئة التدريس في ELC منذ فترة طويلة، سلفادور أسيفيدو من Scansion، لقيادة هذا الجهد. خلال الصيف، سيقوم سلفادور وفريقه بما يلي: تصميم تجربة تطوير مهني كاملة عبر الإنترنت في ELC (تدريب على القيادة) لكل من WESTAF وSouthArts؛ تحديد التجارب الرئيسية التي يحققها المشاركون وتصميم طرق لاستحضارها عبر الإنترنت؛ واستكشاف طرق وإنشاء أساس يمكن من خلاله لـ WESTAF توسيع نطاق تدريبات القيادة هذه في المستقبل. كان تطوير بُعد افتراضي لتجربة قادة اللون هدفًا طويل الأمد لفريق SRI. وبينما لم نتوقع أن تتاح لنا الفرصة للاستثمار في هذا نتيجة لجائحة عالمية، فإننا نغتنم اللحظة ونحن متحمسون لتحركنا في هذا الاتجاه الجديد. 
التكنولوجيا
التقدم التكنولوجي: كلمتان تلخصان الأسبوعين الماضيين لفريق التكنولوجيا. الفريق في صدد الانتهاء من ثلاثة مشاريع كانت على خريطة الطريق لهذا العام. أولاً، بالعمل مع جامعة كاليفورنيا في بيركلي، قام الفريق بتحديث نظام إعداد التقارير لنظام إدارة المجموعة لإضافة خيارات التصفية الإضافية التي أصبحت متاحة في أحدث إصدار من هذا النظام مفتوح المصدر. وهذا يعني أن أحد الحواجز التي تحول دون تسويق هذا النظام وإدراجه في النظام للعملاء الجدد قد تمت إزالته. تعد التقارير المتقدمة ميزة يقدرها العديد من أمناء الأرشيف. داخل GO Smart، يعمل الفريق على اختبار تحسين يضيف خيارات إضافية لتسليم البريد إلى نظام GO Smart. التحول إلى شركة خارجية لتسليم البريد الإلكتروني من سان أنطونيو تسمى mailgun، قيد التنفيذ. عند العمل في إدارة المنح، فإن القدرة على الحصول على حلول تتبع متقدمة للبريد الإلكتروني من داخل GO Smart ستوفر لمسؤولي المنح معلومات التتبع التي يحتاجون إليها. بدءًا من التنفيذ الأولي، يسمح هذا لـ GO Smart بأن تكون أكثر ابتكارًا في المستقبل ويجب أن يزيد في النهاية من شفافية تسليم البريد للعملاء. كما أكمل الفريق أيضًا تغييرات وتحسينات إضافية عبر أنظمة WESTAF الأخرى. في الأسبوع المقبل، يبدأ مشروع مشترك لتجديد وتحديث بوابة إدارة Call for Entry. سيكون الانطباع الأول للعميل عن Call for Entry هو هذه الشاشات، وهدفنا هو معالجة مظهر وشكل الموقع مرة أخرى (تم آخر مرة في أوائل عام 2014) وتصور أساس تكنولوجي قادر على دعم التدويل وتحديث الشاشات فيما يتعلق بمخاوف خصوصية البيانات المحتملة وإلقاء نظرة فاحصة على الوظائف الأساسية للنظام. هذا مشروع مستمر للأشهر القادمة وسوف تستمر التحديثات في تضمينها في هذه المنشورات.
مقهى (CV, RV)
ستصدر CaFE تحسينات طال انتظارها لبطاقة النتائج في يوليو. قام الفريق بتحديث التصميم وتنظيم العناصر الموجودة لتسهيل التنقل وسير العمل للمستخدم. سنقوم أيضًا بمراجعة سياسة استرداد رسوم الدخول من مطالبة المنظمة بمعالجة استرداد الأموال إلى معالجة CaFE لاسترداد الأموال للمنظمة عند الطلب. سيتم تنسيق عرض الخدمة المنقح هذا مع ميزة معاملة الاسترداد في CaFE (من المتوقع إصدارها في أغسطس). من المتوقع أن تسجل معرض سميثسونيان الوطني للصور مرة أخرى هذا العام لإصدار مسابقة Outwin Boochever للصور. تتلقى هذه المسابقة الوطنية التي تقام كل ثلاث سنوات ما بين 2400 و 3000 مشاركة من الفنانين.
CVSUITE (SL، KE)
تلقت CVSuite مدفوعات من Mclean County وWyoming Arts Alliance لتجديد عقودها. وقد حدد ديفيد جلسة تدريبية على البيانات مع العميل سوزان دوبليسيس من لجنة فنون ساوث كارولينا لمساعدتهم على فهم أفضل السبل لاستخدام البيانات لتعزيز مشروعهم الفني الريفي. مع وضع التدريب القادم في الاعتبار بالإضافة إلى التدريب الثاني يوم الجمعة، أنشأ تريفور وكيلي استبيانًا جديدًا للمستخدمين (الجدد وأولئك الذين يحتاجون إلى تحديث) لتخصيص جلسات التدريب على البيانات بشكل أفضل وجمع بيانات إضافية عن مستخدمينا. CVS في مرحلة التحرير النهائية لتقرير COVID-19 الآلي الذي يستهدف المديرين التنفيذيين لمنظمات التنمية الاقتصادية. ومن المقرر إرسال الحملة الأسبوع المقبل.
كن ذكيا (SL، JG)
صرح مركز تشابمان الثقافي في سبارتانبورج، ساوث كارولينا، سابقًا أنه لن يتمكن من تجديد العقد بسبب نقص الأموال. أرسل لنا مديرهم بريدًا إلكترونيًا قبل الموعد النهائي مباشرةً ليقول إنهم حصلوا على الأموال وسيقومون بتجديد GO Smart بالسعر الكامل. تم تعزيز مبادرات التسويق للربع الرابع وتشمل تقويم مدونة طموحًا وإنشاء قائمة بريدية جديدة من عدة مصادر ومواصلة تجربة AdWords. 
أرشيف الفن العام (SL، LG)
بدأت PAA العمل على مشروع معرض فني عام افتراضي جديد للعدالة التصالحية لصالح الشؤون الثقافية في سانتا مونيكا. هذا المشروع هو الثالث في سلسلة تجريبية من التجارب الافتراضية المخصصة للغاية التي تقدمها PAA حاليًا لعملاء CMS وShowcase. تواصل PAA المضي قدمًا ببطء مع ثلاثة عملاء محتملين يأمل الفريق في تحويلهم بحلول نهاية الربع الرابع. بفضل العمل الجاد لآدم، أصبحت PAA قريبة جدًا من نشر تحسينات كبيرة على تقارير CMS والتي ستسمح للمستخدمين بتشغيل عمليات تصدير البيانات على مجموعة متنوعة من المعلمات. 
زاب (السيرة الذاتية)
لقد أبرمنا عقدًا مع متحف هيرد للمعرض والسوق الهندي لعام 2021. يجمع العميل بانتظام حوالي 900 طلب، ويجب أن يكون جميعهم أعضاء في قبيلة هندية معترف بها على المستوى الفيدرالي أو الرسمي. يضعنا هذا البيع 300% فوق هدف ميزانيتنا للعقود القياسية الجديدة (تلك التي تجمع 500 طلب أو أكثر). كجزء من مبادرة OKRs الخاصة بنا، أكملنا تقريبًا إصدارًا مُجددًا بالكامل من مركز المساعدة الخاص بنا للمسؤولين. الهدف هو جعل المعلومات متاحة وقابلة للبحث وموضحة بتنسيق أكثر قابلية للهضم. تستمر عمليات الإلغاء والتأجيل، حيث تأثر 62% من جميع العروض الآن بالتأجيل أو الإلغاء. 

مع الاحترام،

مسيحي