مرحباً مرة أخرى بأمناء WESTAF:
مثل العديد منكم في عملكم اليومي، نواجه ونقيم تأثير جائحة كوفيد-19 على أجزاء مختلفة من منظمة WESTAF. نحاول أن نبقى مرنين قدر الإمكان في التخطيط المسبق، على الرغم من أننا نشهد بالفعل بعض الاضطرابات في بعض برامجنا، ومعظمها بسبب قرارات السفر والقيود. ومع ذلك، فإننا نعمل بشكل جيد في مكتب WESTAF (حتى كتابة هذه السطور!)، ونبذل قصارى جهدنا لمواصلة عملنا! نأمل أن يكون الجميع بخير قدر الإمكان في ظل الظروف الحالية. إلى الأمام...

قادة اللون الناشئون: تم إطلاق إصدار الفنون الجنوبية الآن
الآن، بدأنا في الدعوة إلى تقديم طلبات للترشح. ونحن متحمسون للغاية لإطلاق هذا البرنامج الجديد في العالم! (من نشرة South Arts الإخبارية): "سيتم اختيار ما بين 11 و13 مشاركًا لهذا البرنامج المشترك بين South Arts وWESTAF. وهو برنامج رائد جنوبي لبرنامج القادة الملونين الناشئين (ELC) للعاملين في المجال الثقافي ومديري الفنون في سبع ولايات في المنطقة الجنوبية. وبناءً على نجاح برنامج ELC التابع لـ WESTAF والذي كان يجتذب ويدرب ويتواصل ويروج لجيل جديد من قادة الفنون المتنوعين منذ عام 2010، سيعمل برنامج South Arts على تعزيز حيوية الجنوب من خلال الفنون من خلال تنمية القيادة".

اجتماع اللجنة التنفيذية
في الأسبوع الماضي، عقدنا اجتماعًا مثمرًا للجنة التنفيذية. إلى جانب بعض المناقشات حول أعمال التكنولوجيا وبعض التحديثات البرمجية، قدم أمين الخزانة مايك لانج وموظفة WESTAF إيمي هولراه نظرة عامة شاملة على تقرير ملخص النقد خلال الثلث الأول من العام (33%). وجدنا أنفسنا عند 37% من هدف الإيرادات و32% من النفقات - وهو مكان جيد لنكون فيه عند ثلث الطريق خلال السنة المالية. كما كشفنا عن أول تكرار لوثيقة التوقعات. هذا يبدأ جهدًا شهريًا من قبل جميع مالكي الميزانية لتوقع (وإذا لزم الأمر، مراجعة) توقعات الإيرادات والنفقات حتى نهاية السنة المالية.

ملخص مجموعة خطة الاتصالات الاستراتيجية للربع الأول
(حسب عضو المجموعة كيلي إيرنست) على غرار مجموعة الأسهم، لا تزال مجموعة الاتصالات في مرحلة ورشة العمل/المحادثة/البحث/الفهم من عملنا. كانت مجموعتنا تعالج وثيقة النطاق التي تم تقديمها لفريقنا في بداية السنة المالية. لقد قمنا بمراجعة الوثيقة كفريق ونحن في مرحلة فهم المحتوى بالإضافة إلى تصميم استراتيجيات البحث للبدء في فهم كيفية تنفيذ محتويات الوثيقة. تضمنت بعض مناقشاتنا الأولية: كيف يتم تقديم علاماتنا التجارية وأصولنا الحالية؟ كيف ينظر إليها أصحاب المصلحة المختلفون؟ استخدام البحث لفهم الأسهم الحالية في علامتك التجارية والبدء في تطوير استراتيجيات للبناء عليها من خلال التواصل مع ما يقدره أصحاب المصلحة والجمهور أكثر. تدقيق المواد والخبرات الحالية. أين نحن اليوم؟ تضمنت الخطوات الأولى لبحثنا إجراء تحليل للعلامة التجارية لجميع منتجاتنا، والذي انتهى به الأمر إلى أن يكون مفيدًا بشكل لا يصدق للفريق. نحن في منتصف تقييم خططنا التسويقية. اكتشفنا أن اتصالاتنا الداخلية وفهمنا للعلامات التجارية التي نعمل معها عن كثب متنوع. لقد فتح هذا المجال واسعًا لإجراء محادثات عضوية بشأن الاتصالات في WESTAF.
كما واجه الفريق العديد من التحديات التشغيلية. كانت عملية فهم وتفسير وثيقة تحديد النطاق وجعلها خاصة بنا بطيئة حيث قررنا كيفية المضي قدمًا في الجدول الزمني، بالإضافة إلى ضمان توافق فهمنا مع الأهداف. كانت العملية شاقة بسبب التحديات التشغيلية مثل دمج الأعضاء الجدد، والتواصل الواضح حول من سيغادر المجموعة ومن سينضم إليها، وإنشاء عملية قيادية تتناسب جيدًا مع العمل، وأوقات الاجتماعات المتقطعة (بسبب العطلات وأيام الثلوج بشكل أساسي).
إن المستقبل مثير لمجموعة الاتصالات. ففي الربع الثاني والربع الثالث، سنواصل معالجة ومعالجة العمل المتعلق بوثيقة تحديد النطاق ومواصلة مرحلة البحث الخاصة بأصول الاتصالات والتحديات ونقاط القوة في WESTAF ومشاريعها. لقد اقترحنا الانخراط في عملية تخطيط OKR مماثلة لتلك الخاصة ببرامج SAAS من أجل فهم أفضل لأهدافنا ومبادراتنا حول هذه الأهداف. بالإضافة إلى ذلك، ستشارك مجموعة الاتصالات في مشاريع سيكون لها تأثير محلي ومباشر على حالة اتصالات وثقافة WESTAF. ستركز المشاريع المقترحة على كيفية بناء الموظفين للمجتمع مع بعضهم البعض من خلال نقاط الاتصال مثل الاجتماعات والمشاركات الاجتماعية والتجمعات الأخرى.

التمويل والإدارة
وفقًا لاجتماع اللجنة التنفيذية الأسبوع الماضي، أضافت WESTAF اثنين من الموقعين الجدد إلى الحسابات المصرفية لمساعدة فريق التمويل في عملية الفحص الحساسة للوقت لكل من ZAPP وCaFE. شكرًا لديفيد وكريسي لمساعدتهما عندما أمكنهما! بدأ فريق الشؤون المالية والإدارية الجولة الأولى من مراجعات تطوير الأداء وسيختتم العملية بحلول 16 مارس. لقد كانت عملية مفيدة حيث يفكر الفريق في الأهداف والتحسينات التي يريد كل عضو التركيز عليها. لا تزال نماذج الضرائب 990 والتدقيق المالي 2019، التي أعدها Plante Moran، قيد التشطيب الآن وسيتم مشاركتها مع اللجنة التنفيذية والمجلس في الأشهر المقبلة.

مقهى
على الرغم من أن شهر فبراير كان شهرًا بطيئًا بالنسبة لعروض CaFE التوضيحية، فقد حصلنا على 14 عميلًا جديدًا في الأسبوع الماضي. كما رأينا ما يقرب من 50 عميلًا محتملًا جديدًا يكملون نموذج "جدولة عرض توضيحي" الخاص بنا في فبراير، والذي قد يكون نتيجة لحملة Google AdWords التي أطلقناها هذا العام. كما يعمل فريقنا على حل حوالي خمسة أخطاء بسيطة ظهرت خلال الأسبوعين الماضيين. ستبدأ منسقة العمليات الجديدة لدينا، إليزا ويذريل، العمل في WESTAF في 9 مارس، وستبدأ أسبوعًا كاملاً من الانغماس في CaFE.

سي في سويت
لقد عقدنا اجتماعًا ناجحًا وجذابًا مع خبراء استراتيجيات الاتصال، وCommon Notice، وقضينا وقتًا في تبادل الأفكار والتفكير الإبداعي حول رسائل CVSuite وقصة العلامة التجارية والغرض منها. كما نعمل بجد على حملة Creative Vitality List، مع اقتراب الموعد النهائي في نهاية شهر مارس. لقد أرسلنا رسائل بريد إلكتروني إلى جهات الاتصال في تلك المدن التي أدرجت في القائمة مع طلب المعلومات لمساعدتنا في سرد قصصهم. كما أرسلنا حملة بريد إلكتروني لتسليط الضوء على تقارير التأثير المتخصصة لدينا وتابعنا الأشخاص الذين نقروا على الرابط الموجود في البريد الإلكتروني. نظرًا لأننا واجهنا بعض العقبات في الاحتفاظ بالعملاء، فإننا نحول التركيز للتركيز على التجديدات المفقودة من خلال تتبع العميل وقيمة عقده وسرد سبب اختياره عدم التجديد.

كن ذكيا
أخبرنا عميلنا، مجلس فنون داكوتا الشمالية ($10,900 سنويًا)، أنهم سيبحثون عن بديل لـ GO Smart لكنهم وجدوا أن هذا البحث شاق وغير مثمر. وبالتالي، فقد منحونا الفرصة للمساعدة في جعل GO Smart يعمل مع منتجات البيانات الأخرى الخاصة بهم. سنعمل معهم عن كثب في الأسابيع والأشهر المقبلة لمعرفة كيف يمكننا تلبية احتياجاتهم. أكمل الفريق الفني العمل الأولي لتذكرة تطوير لإعادة ترتيب وتبسيط علامات التبويب في لوحة تحكم المشرف. نحن نجري اختبارات متعمقة ونأمل في إصدارها على الموقع المباشر بحلول 12/3/20.

أرشيف الفن العام
تعمل لوري مع محلل بيانات CVSuite، تريفور، على كتابة أجزاء من تنظيف البيانات وتنسيقها لتبسيط عمليات إدخال العملاء واستيراد البيانات لـ PAA. تأمل PAA في إغلاق بيع ميزتين أخريين من CMS/Showcase لمدينة ساكرامنتو، كاليفورنيا ومقاطعة لوس ألاموس، نيو مكسيكو، على الرغم من أنه من غير المرجح أن يوقع أي من العميلين في مارس، بناءً على توقيت اجتماعات الميزانية. كانت لوري في مناقشات أولية مع جامعة ألاباما لاستضافة مجموعة الجداريات الخاصة بالولاية في أرشيف الفن العام بالإضافة إلى جولات مميزة للأعمال الفنية داخل مجموعة الولاية.

زاب
أكمل فريق التكنولوجيا الداخلي تحديثًا لجعل ZAPP Onsite، أداة التسجيل التي نستخدمها في المعارض والمهرجانات لتحديد الفائزين بالجوائز، متجاوبة مع الأجهزة المحمولة. سيبدأ فريقنا الاختبار هذا الأسبوع مع إطلاق مأمول بحلول أوائل أبريل. اعتبارًا من 29 فبراير، انخفض عدد الطلبات المقدمة للسنة المالية 2020 بنحو 1% مقارنة بنفس الفترة الزمنية في السنة المالية 2019. من المرجح أن يكون هذا نتيجة لفقدان أحد العملاء الرئيسيين الذي جمع سنويًا حوالي 800 طلب (تم إلغاء الحدث إلى أجل غير مسمى) وانخفاض طفيف في الطلبات المقدمة للعروض القياسية (العروض التي تجمع بانتظام أكثر من 500 طلب). سنضيف تسجيل الدخول إلى صفحات الخروج والتسجيل لدينا هذا العام حتى نتمكن من تحديد أي اتجاهات أو عوائق تمنع الأشخاص في النهاية من إنشاء حسابات ZAPP و/أو تقديم الطلبات.
هذا كل شئ في الوقت الراهن!
شكرًا لكم على كل ما فعلتموه باعتباركم أعضاء مجلس أمناء WESTAF!
كما هو الحال دائما،
مسيحي