تحياتي لأمناء المجلس:

نحن نستعد لاجتماعات مجلس الأمناء يوم الأربعاء المقبل 28 أكتوبر والخميس 29 أكتوبر ولا نستطيع الانتظار لرؤيتكم هناك... على Zoom! لدينا جدول أعمال مزدحم ونحن متحمسون للغاية لما لدينا في المتجر. قبل أن نبدأ، أرادت ديبوراه جوردي، المديرة التنفيذية لـ SCFD في دنفر، من قادة الفنون في كولورادو مشاركة مقال الرأي هذا في صحيفة واشنطن بوست مع مجالس إداراتهم وشبكاتهم حول الدور الذي يمكن أن يلعبه المحافظون في مساعدة الفنون المسرحية على البقاء على قيد الحياة في هذا الوباء. إنه ليس مقال رأي مثاليًا - فهو يركز على النخبة الحضرية / الساحلية أكثر من اللازم بالنسبة للجميع - لكنني أعتقد أن الزاوية المحافظة مهمة هنا لأنها تمثل نوعًا من المستوى الأساسي للتفكير في سبب كون الإغاثة الاقتصادية للفنون المسرحية ضرورية للغاية للاقتصاد الإبداعي.

الآن، دعونا نبدأ هذه النشرة الأسبوعية ببعض الأخبار الكبيرة حقًا في حال لم تسمع بها من قبل...
مؤسسة باكارد ترحب برئيسة WESTAF تامارا موزاواني ألفارادو (CG)
من موقع مؤسسة باكارد على الإنترنت: "يسر مؤسسة ديفيد ولوسيل باكارد أن تعلن أن تامارا موزاواني ألفارادو ستنضم إلى برنامج المنح المحلية كمسؤولة برنامج في 30 نوفمبر. ستتولى تامارا دورًا جديدًا في قيادة الاستثمارات الثقافية والمدنية في محفظة المجتمعات النابضة بالحياة التي تمتد عبر مقاطعات منطقة الخليج الخمس التي يخدمها البرنامج: سان ماتيو وسانتا كلارا وسانتا كروز ومونتيري وسان بينيتو. تستثمر المحفظة $4 مليون دولار سنويًا لتعزيز المنظمات الإبداعية والبيئية والمدنية التي تربط الناس بالفن والطبيعة ومجتمعاتهم، مما يخلق شعورًا فريدًا بالمكان للجميع. قالت إيرين وونغ، مديرة برنامج المنح المحلية، "إن خبرة تامارا كفنانة ومديرة فنية غير ربحية ومانحة ومناصرة للمجتمع تجعلها مثالية لهذا الدور. تجلب تامارا التزامًا مدى الحياة بالفنون والمساواة وبناء المجتمعات". حسنًا، إنها كذلك بالتأكيد، كما يعلم الجميع في WESTAF بالفعل! تهانينا من عائلة WESTAF، تامارا! هذه أخبار ضخمة ورائعة!
لجان صندوق المرونة الفنية الإقليمي في غرب أستراليا وتوصيات الجوائز (DH)
في يوم الثلاثاء 13 أكتوبر ويوم الأربعاء 14 أكتوبر، قامت مادالينا وديفيد، بدعم من كريسي كمتعاقدة، بتيسير اجتماعات اللجنة مع 20 عضوًا تم اختيارهم للتحكيم في 83 طلبًا تم تلقيها لصندوق المرونة الفنية الإقليمي WESTAF. اختارت اللجنة أ، التي راجعت 43 طلبًا، واللجنة ب، التي راجعت 40 طلبًا، ما مجموعه 26 طلبًا للمناقشة خلال هذه الاجتماعات. كما تمت دعوة المشاركين للتعبير عن وجهات نظرهم حول العملية. لقد شاركوا في حوارات صادقة ومتطورة حول تطور منح المنح العادلة، مع إيلاء اهتمام وثيق بشكل خاص لمكافحة التحيز؛ وتطوير القدرات في المجتمعات الريفية وجعل منح المنح عملية أكثر سهولة للمجتمعات غير الممثلة وذات الموارد المحدودة. تم منح المشاركين حتى يوم الخميس 15 أكتوبر لتعديل أي من درجاتهم بناءً على سياق المناقشة، وقامت كريسي بجمع الدرجات النهائية لإبلاغ اجتماع اختيار الجوائز حيث حددت مادالينا وديفيد توصيات الجوائز التي سيراجعها كريستيان ويوافق عليها اللجنة التنفيذية لـ WESTAF. بالإضافة إلى درجات المشاركين، أخذ الموظفون في الاعتبار التمثيل الجغرافي، والميزانية التنظيمية، والاحتياطي التشغيلي أو أموال الوقف، وحجم سكان الولاية، وتنوع المجتمعات غير الممثلة وأشكال الفن عند تقديم هذه التوصيات. تمت التوصية بتسعة وثلاثين منظمة في جميع ولايات منطقة WESTAF الثلاثة عشر لجوائز المنح التي تتراوح من $30,000 إلى $74,000. حوالي 44% من الحاصلين على المنح المحتملين لديهم ميزانيات أقل من $500,000 وحوالي الثلث مقرهم في المجتمعات الريفية و/أو يخدمونها بشكل أساسي. نقدر حاليًا أن 82% من الحاصلين على المنح المحتملين هم من الحاصلين على المنح لأول مرة. كتذكير، تم تلقي 464 ترشيحًا في المرحلة الأولى من العملية ودعت WESTAF 85 منظمة لتقديم الطلبات الكاملة. في المجموع، سيتم صرف مبلغ $1،773،000 دولار أمريكي من خلال هذا البرنامج الجديد الذي تم إنشاؤه بدعم من مؤسسة أندرو دبليو ميلون وبالشراكة مع منظمات فنية إقليمية أخرى في الولايات المتحدة.
برنامج القادة الملونين الناشئين في الفنون الجنوبية (DH)
يقوم سلفادور أسيفيدو ومارجي جونسون ريس ومادالينا وديفيد بوضع اللمسات الأخيرة على جدول الأعمال والمواد الخاصة ببرنامج South Arts ELC الذي سيقام في 3 و4 و9 ديسمبر. ويجري حاليًا تأكيد المشاركين من قبل South Arts. سيضم المنهج الدراسي، الذي أعاد سلفادور تصميمه ليكون افتراضيًا، محرضين ضيوفًا وميسّرين وقادة ورش عمل بالإضافة إلى محتوى وجلسات جديدة تمامًا، بما في ذلك جلسات جديدة يقودها مادالينا وديفيد. تنتج مارجي دليل موارد للمشاركين، وسيقوم الفريق أيضًا بإرسال حزم ترحيب إليهم تتضمن مستلزمات لاستخدامها في العديد من التمارين الإبداعية والاحتفالية أثناء الجلسة. كما تلقى برنامج South Arts ELC هذا المقال الرائع في نشرة NASAA Notes الأخيرة.
رعاية كومنولث جزر ماريانا الشمالية (CNMI) (DH)
تواصل مادالينا العمل مع مجلس الكومنولث للفنون والثقافة (CCAC) لزيادة المشاركة التنظيمية في CNMI CARES، في حين تقوم بمعالجة الطلبات المقدمة من المنظمات الفنية والتعليمية على أساس مستمر بدعم من ديفيد. كما تعمل مادالينا على تطوير برنامج منح المشاريع الفنية تحت راية CNMI CARES والذي سيتم إطلاقه في وقت لاحق من الخريف بعد الموافقة عليه من قبل CCAC وArts Endowment.
اجتماع SAAPAD (DH)
تستعد لاني ومادالينا للاجتماع الافتراضي لتنمية المهارات المهنية لوكالة الفنون الحكومية واتحادات الفنون المسرحية (SAAPAD) والذي سيعقد في 29 و30 أكتوبر ويضم كايشا جونسون من Women of Color in the Arts (WOCA)، وهي منظمة خدمة وطنية مكرسة لخلق المساواة العرقية والثقافية في مجال الفنون المسرحية. تجمع هذه الاجتماعات بين موظفي وكالة الفنون الحكومية المسؤولين عن الفنون المسرحية مع قادة اتحادات الفنون المسرحية في المنطقة.
انتقال SRI والتحديث ربع السنوي (DH)
سيعقد فريق SRI اجتماعًا ربع سنويًا (اجتماع مصغر) يوم الاثنين 19 أكتوبر للنظر في الأولويات لبقية الربع الأول والربع الثاني بناءً على خطة انتقال SRI وخطط العمل الفردية. أسس ديفيد إيقاعًا منتظمًا من الاجتماعات الفردية مع مادالينا ولاني خلال فترة الانتقال وبدأ في الانضمام إلى اجتماعات فريق SRI منذ عدة أسابيع. 
تنفيذ الخطة الاستراتيجية لـ SFCA (DH)
بعد إجراء 11 ساعة من الجلسات الميسرة مع موظفي مؤسسة ولاية هاواي للثقافة والفنون (SFCA) على مدار أسبوع 28 سبتمبر مع كريسي، يقوم ديفيد الآن بصياغة تقرير وموارد أخرى لفريق SFCA بناءً على عملهم الجماعي في تحديد المقاييس والتدابير بشكل أكبر؛ وإعادة التركيز على الأولويات الإدارية والعابرة للوكالات بسبب الوباء؛ وتطوير خطة عمل عبر المنظمة لبقية السنة المالية 2020 وبداية السنة المالية 2021. بعد البدء بمراجعة أكثر من 100 مؤشر نجاح محتمل في ديسمبر الماضي، فإن أحد أهداف هذه المرحلة هو تحديد ما لا يقل عن 5 مؤشرات لتأطير عمل المنظمة عبر مجالات التخطيط الاستراتيجي. كان فريق SFCA مبدعًا بشكل لا يصدق في تحديد اتجاهات جديدة في قياس قيمة عملهم واستكشاف إمكانية التعاون بين الإدارات. اختارت SFCA مواصلة المجموعات التي أنشأتها لتسهيل هذه العملية بعد انتهاء عمل WESTAF للبناء على هذا الزخم. وسيتم تنظيم اجتماعات متابعة مع فرق SFCA في وقت لاحق من الشهر لمناقشة وتحسين نتائج WESTAF.
مرحلة البحث في مشروع الاقتصاد الإبداعي والتعافي (DH)
يقوم فريق CVSuite حاليًا بإجراء مرحلة البحث في مشروع الاقتصاد الإبداعي والتعافي مع NASAA وجامعة إنديانا. أكمل تريفور وديفيد التحليل الأولي للبيانات لدراسات الحالة الاثنتي عشرة التي تركز على قيم مؤشر الحيوية الإبداعية واتجاهات الصناعة الإبداعية والنمو المهني من 2011 إلى 2018. يقوم كيلي وديفيد حاليًا بترتيب المقابلات مع خبراء ومؤثرين إقليميين، بما في ذلك قادة وكالات الفنون الحكومية والمسؤولين المنتخبين وأمناء المتاحف والمبرمجين وموظفي مكتب الأفلام بالولاية والباحثين وغيرهم. تشمل المقابلات التي تم تنظيمها حتى الآن راشيل تشانوف من THE OFFICE للفنون المسرحية + الفيلم، وهي المهندسة المعمارية الرئيسية لبرنامج الفنانين في العمل المستوحى من WPA والذي يتم تجريبه في غرب ماساتشوستس؛ وعضوة مجلس الشيوخ في ولاية نبراسكا ميجان هانت، التي قدمت مؤخرًا تشريعًا لإنشاء برنامج المناطق الإبداعية على مستوى الولاية. تقوم سامانثا بمراجعة قالب دراسة الحالة، وستقوم سامانثا ولوريل بصياغة دراسات الحالة مع ديفيد.
تخطيط اجتماعات السنة المالية 2021 (DH)
اجتمعت ليا وسامانثا ولوريل وناتالي شيرلونج وديفيد كفريق تنظيمي لمناقشة البرامج القائمة على الأحداث المخطط لها للعام المالي 2021 مع التركيز على منتدى المدير التنفيذي الافتراضي المقرر مؤقتًا في منتصف يناير 2020 وندوة القيادة والدعوة الفنية الافتراضية المعاد تصورها والمخطط لها مؤقتًا في فبراير 2020. تعمل لوريل على تطوير خطط عمل أولية لهذه البرامج، وتجري ناتالي س. أبحاثًا على المنصات الافتراضية. 
الخطة الاستراتيجية (NS)
تستمر مجموعة الأعمال في إجراء مناقشات حول التحسينات المحتملة لسير العمل الإجمالي، فضلاً عن الخطط لمزيد من الأتمتة داخل عمل فريق العمل (توجيه العملاء المحتملين، وإدخال العقود تلقائيًا، وما إلى ذلك)، والتي تتعلق بالخطة الاستراتيجية من خلال المساعدة في الاستمرار في تقليل العمليات اليدوية الحساسة للوقت. تأمل المجموعة في تجميع تقرير بالتوصيات لتحسين سير العمل واتساقه في جميع أنحاء WESTAF. قامت لاني موريس بسخاء بإنشاء هذا التحديث الأسبوعي نيابة عن مجموعة الأسهم: أكملت مجموعة الأسهم للتو سلسلة من ثلاث ورش عمل داخلية للأسهم بالتعاون مع فريق المسؤولية الاجتماعية والإدماج. تم تيسير ورش العمل من قبل المؤسس الموهوب ورئيس CIRCLE & STAMP، كارلا ميستاس. بينما نتطلع إلى تطوير فرص التعلم الداخلية المستقبلية، قمنا بتحويل تركيزنا مرة أخرى إلى مستندات نطاقنا. يريد فريقنا الاستمرار في إعطاء الأولوية لعملنا الداخلي لتركيز أهدافنا ومبادراتنا حول الممارسة / الأشخاص - من هي WESTAF وكيف نفعل ما نفعله. انقسمت مجموعتنا إلى فرق للتعامل مع الخطوات التالية وتبادل الأفكار بشأنها! واحتفالاً بالنجاحات التي حققتها المجموعة، يتعين علينا أيضاً أن نهنئ راعية مجموعتنا، كريسي ديل، على مغامرتها الجديدة مع بونفيلز ستانتون. لقد تأثرنا جميعاً إلى الأبد بقيادتها والتزامها العميق بهذا العمل. ونأمل أن نستمر على نفس المسار الذي مهدته وأن نحافظ على العلاقات الدائمة العديدة والاستراتيجية والبرامج التي نفذتها في جهودنا المستمرة لتفعيل الخطة الاستراتيجية. ولذا فإننا نواصل عملنا، الذي يجب أن يبدأ دائماً من فحص عميق ومدروس لثقافتنا الداخلية. "بينما تسعى WESTAF إلى نمذجة التميز التشغيلي لوكالات ومجتمعات الفنون في القطاع العام، يتعين علينا أولاً تحديد شكل ذلك بالنسبة لمنظمتنا. إن إنشاء بيئة داخلية تتوافق مع الأهداف الخارجية لـ WESTAF سيسمح لنا بتحديد ومعالجة جميع جوانب منظور المساواة بسهولة أكبر." - كريسي ديل
المالية والإدارة (AH)
في الأسبوع المقبل، ستحضر إيمي وبكا مؤتمرًا افتراضيًا لمدة ثلاثة أيام يركز على ممارسات المساواة في مجال الموارد البشرية. نحن متحمسون لجمع أفكار عملية حول كيفية تطوير سياسات وممارسات WESTAF بشكل أكبر. بعد المؤتمر، ستعقد إيمي وبكا خلوة لمدة نصف يوم لتحديد الأولويات والجداول الزمنية لإدارة الموارد البشرية والمكتب للسنة المالية 2021. تعمل لورين على تحديث عملية تحديد هوية عملاء CaFE داخل النظام المالي: وهو مشروع من شأنه أن يحسن بشكل كبير الجانب المالي لعملية CaFE في المستقبل. هذا تغيير كان في أذهاننا لسنوات عديدة ونحن متحمسون للغاية لتنفيذه أخيرًا! لقد أكدنا أن العمل الميداني للتدقيق سيحدث في أول أسبوعين من شهر ديسمبر وسيتم تنفيذه افتراضيًا. الآن بعد أن قام فريق القيادة بملء ملفاتهم الشخصية بشكل كبير داخل أداة التعليقات الجديدة Insights، سيتم تعريف الموظفين بالكامل بالنظام في الأسبوعين المقبلين. يبدو أن الوضع النقدي في نهاية العام أكثر صحة لكل من WESTAF وZAPP مما كان متوقعًا في الأصل في أغسطس، وهو خبر رائع. تعمل إيمي وبيكي الآن على تجميع البيانات المالية النقدية لنهاية العام والتي سيتم مشاركتها قبل اجتماع مجلس الإدارة.
الأعمال العامة (السيرة الذاتية)
نحن نعمل على تحويل نظام الهاتف القديم لدينا إلى حل قائم على السحابة يمكنه تلبية احتياجات دعم العملاء في بيئة بعيدة. لقد قمنا بإعداد دليل على المفهوم باستخدام Zoom Phone وبدأنا تجربة مجانية لمدة ثلاثة أسابيع في 15 أكتوبر، مع Janae وأعضاء CaFE وZAPP وفرق تجربة العملاء. نحن أيضًا في مناقشات مع مزود آخر على الأقل لإعداد دليل ثانٍ على المفهوم لمقارنة النظامين. 
مقهى (RV)
في الثالث عشر من أكتوبر، أرسلت جوستين استبياننا السنوي الشامل إلى جميع المستخدمين. وقد بدأنا في تلقي الاستجابات ونأمل أن ننتهي من التحليل بحلول نهاية الربع الأول. وفي أكتوبر، سيبدأ الفريق أيضًا في تنفيذ أهدافنا الرئيسية والنتائج الرئيسية للسنة المالية 2021 مع التركيز على فحص قاعدة عملائنا وفلسفة الخدمة، وتحسين استراتيجية المبيعات الرقمية لدينا، وصقل كفاءتنا التشغيلية خاصة من خلال تحديد احتياجات الأتمتة.
سي في سويت (كينيا)
ركزت CVSuite على المحادثات المتعلقة بالعملاء الجدد وتجديد العملاء والشراكة مع العملاء. نحن نعمل على تجديد وصول CVSuite لمجلس Asheville Area Arts، بالإضافة إلى وصول جديد لوكالات الفنون الغربية في ولاية كارولينا الشمالية (WAANC). وجد جهة اتصالنا هناك شراكة في Dogwood Health Trust مهتمة بإجراء تدقيق للأسهم في الاقتصاد الإبداعي لمناطق WAANC، مما سيؤدي إلى إرسال تقارير CVSuite السنوية ومخططات البيانات الجديدة إلى هذه الوكالات. بالإضافة إلى ذلك، أجرينا محادثات مع مجلس ولاية ألاسكا للفنون بالإضافة إلى TDC Inc. حول كيفية تعزيز شراكتهم مع CVSuite وتضمين استراتيجية بيانات في مؤسساتهم بما يتجاوز مجرد أداة البيانات. استعاد الفريق كلا العقدين، اللذين اعتُبرا معرضين للخطر. 
كن ذكيا (JG)
أصدرت شركة GO Smart تذكرة الأسبوع الماضي أضافت فيها نوافذ منبثقة إلى عدة أقسام من بوابات المشرفين والمتقدمين. تساعد النوافذ المنبثقة في تشكيل التوقعات المحيطة بمعاينات HTML/PDF وتقدم رابطًا لشرح أكثر تفصيلاً لكل نوع من أنواع المستخدمين. يواصل فريق التكنولوجيا العمل على تحديثات تجربة المستخدم/واجهة المستخدم. سيبدأ فريق التسويق، جنبًا إلى جنب مع جيسيكا، في البحث وإنشاء قائمة جديدة ومستهدفة من العملاء المحتملين باستخدام قائمة Grant Station على أمل الوصول إلى 500 مسؤول عن المنح. 
أرشيف الفن العام (LG)
تجري PAA حاليًا مناقشات مع الشؤون الثقافية في سانتا مونيكا (SMCA) لتطوير صفحة هبوط لقائمة الفنانين العامة لعرض محافظ الفنانين والمعلومات المختارة. ستنشئ PAA سير عمل لبرنامج قائمة الفنانين في نظام إدارة المحتوى الخاص بـ SMCA وتساعد في نقل البيانات المجمعة عبر Call to Artists المستضاف على CaFE. أكمل فريق التكنولوجيا أربع ترقيات لإصدار العميل لنظام إدارة المحتوى PAA وسيواصل هذا العمل طوال شهري أكتوبر ونوفمبر.
زاب (السيرة الذاتية)
أكتوبر شهر مزدحم! بدأنا السنة المالية باجتماع OKR لاستعراض تقدمنا في السنة المالية 2020 والتخطيط للسنة المالية 2021. كما نقوم بوضع اللمسات الأخيرة على تفاصيل اجتماع لجنة الإشراف على ZAPP، الذي سيعقد في 21 أكتوبر، والذي ستوافق خلاله المجموعة على ميزانية ZAPP للسنة المالية 2021. تعمل جوليا على الاستعدادات لجلسة ZAPP Connections التالية، حيث سنعرض مناقشة مع مسؤولي الأحداث الذين نظموا أحداثًا متوافقة مع COVID-19 في الأشهر القليلة الماضية. أخيرًا، أطلقت ZAPP أيضًا استطلاع المستخدمين السنوي الخاص بنا، ونأمل هذا العام في زيادة المشاركة من خلال إقران الاستطلاع بفرصة الفوز بواحدة من 10 بطاقات هدايا Visa.  

مع خالص التقدير،

مسيحي