Здравствуйте еще раз, Совет попечителей WESTAF:
За последние несколько недель в WESTAF произошли некоторые важные события, поэтому спасибо за то, что уделили этому двухнедельному выпуску особое внимание! Это обновление немного длинное (извините), но здесь есть кое-что интересное, обещаю!
Высококвалифицированные члены команды WESTAF продолжают эффективно управлять работой организации виртуально. Команда по лидерским ресурсам (LRT) продолжает ежедневную 30-минутную утреннюю проверку, чтобы рассказать о том, что происходит в каждом отделе WESTAF. Отдельные бизнес- и проектные команды встречаются часто и виртуально, как и отдельные лица, проводящие индивидуальные встречи. Такие инструменты, как Slack, Zoom и G Suite, продолжают заменять рабочие столы, личные встречи и конференц-залы. Несмотря на то, что мы физически разделены, мы смогли поддерживать тесную связь, а впечатляющая склонность к действию неустанно продвигает проекты, программы и предприятия. Подробнее о текущем статусе нашей программы работы из дома, а также о первом проблеске плана возвращения в офис, приведено ниже. Итак, начнем:

ПЛАН УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ И ВОЗВРАТА В ОФИС
Вы, возможно, помните, что наша текущая директива WESTAF о работе из дома (WFH) действовала до четверга, 30 апреля. По мере приближения этой даты мы решили, что здоровье и безопасность команды по-прежнему будут нашим главным приоритетом. Одним из важных источников информации для нас является штат Колорадо, и губернатор Полис недавно объявил о программе Safer-at-Home. Эта фаза уровня 2 направлена на постепенное повторное открытие Колорадо после того, как приказ Stay-at-Home уровня 1 был снят в воскресенье, 26 апреля. В WESTAF мы разрабатываем собственный план Back-to-the-Office с учетом этих директив. Мы разрабатываем этот план, исходя из того, что пребывание дома как можно дольше в эти первые дни Safer-at-Home сохраняет наше здоровье, а также способствует общему общественному благу. Нам также повезло, что мы являемся компанией, которая может работать из дома относительно эффективно. По этим причинам мы продлили все текущие протоколы WESTAF WFH еще на две недели, до пятницы, 17 мая. Мы начали работу над планом возвращения в офис и начнем еженедельно рассматривать возможность возвращения в наше физическое офисное помещение. Мы сделаем это, внимательно изучив все имеющиеся данные и только в том случае, если они будут указывать на многообещающее, устойчивое и последовательное снижение числа новых случаев с течением времени. Наша ситуация не требует от нас быть первопроходцами в этом начинании или возвращать колеблющихся сотрудников WESTAF в наше физическое офисное помещение. Наше планирование возвращения в офис началось с двух подробных опросов персонала (один для всех сотрудников и один для руководителей), которые были проведены на этой неделе, чтобы выработать более четкое представление о нашем коллективном аппетите к возвращению в офис. Наш план в стадии разработки может включать добровольное поэтапное присоединение членов команды, разработку графиков работы в офисе поочередно, поддержание социальной дистанции и требование ношения масок, мытья рук и других мер безопасности на нашем рабочем месте в течение длительного периода.

ОТВЕТ ВЕСТАФ НА COVID-19
WESTAF продолжает пересматривать веб-страницы COVID-19 Update and Resources на нашем веб-сайте, а также презентация/ресурс, которые предоставляют более глубокие знания, также пересматриваются еженедельно и продолжают предоставляться организациям, обслуживающим искусство, и спонсорам искусства на Западе и на национальном уровне, поскольку мы обсуждаем способы оказания помощи в этой области. Сотни ответов были получены для опроса WESTAF COVID-19 Arts Impact Survey, и в этом отчете анализируются первоначальные результаты опроса. Опрос был закрыт 1 мая, и полные результаты будут опубликованы позднее в том же месяце.
WESTAF CARES — ФОНД ПОМОЩИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ
Как сообщалось ранее, WESTAF тесно сотрудничает с Arts Endowment, а также с нашими родственными RAO по разработке и внедрению программы помощи в связи с COVID-19 для художественных организаций в западных штатах. Под руководством Крисси Дил и Дэвида Холланда и при участии ключевых заинтересованных сторон, включая Исполнительный комитет WESTAF, а также наши художественные агентства западных штатов, мы рады сообщить, что программа начнет принимать заявки в эту среду, 6 мая. Не то чтобы это был конкурс (конечно, нет), но стоит упомянуть, что мы будем первым RAO, который запустит нашу программу помощи CARES, благодаря самоотверженным и целеустремленным усилиям нашей команды по созданию этой программы. Процесс подачи заявки, рассмотрения членами комиссии, уведомления получателя гранта, заключения соглашения и выплаты средств будет происходить с настоящего момента до середины июля. Вот черновик пресс-релиза, который должен быть опубликован на этой неделе, для получения дополнительной информации.
WESTAF CARES — СОДРУЖЕСТВО СЕВЕРНЫХ МАРИАНСКИХ ОСТРОВОВ
WESTAF получил запрос от Arts Endowment (и мы согласились!) также администрировать финансирование CARES Act для некоммерческих художественных организаций на Северных Марианских островах, поскольку их художественное агентство, Commonwealth Council of Arts and Culture (CCAC), не может адекватно служить этой цели из-за трудностей, вызванных COVID-19. Мы связались с Паркером Йобеем, исполнительным директором CCAC, по телефону на прошлой неделе и обрисовали процесс подачи заявки, который будет максимально соответствовать нашей основной программе WESTAF CARES, хотя сроки и процесс отбора участников могут отличаться. Мы ожидаем, что около восьми соответствующих требованиям организаций в CNMI подадут заявки.
РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФОНД ПОВЫШЕНИЯ УСТОЙЧИВОСТИ ИСКУССТВ МЕЛЛОНА (*КОНФИДЕНЦИАЛЬНО*)
В течение последнего месяца шесть исполнительных директоров региональных организаций искусств (RAO) контактировали с Mellon Foundation, который был заинтересован в разработке фонда помощи и восстановления для национальных организаций искусств, используя RAO в качестве национальной сети для этого процесса. Как вы, возможно, знаете, Mellon уже выделил значительные средства как в нью-йоркский, так и в национальный фонд помощи художникам. В прошлую пятницу у нас было последнее совещание по поводу этой возможности, и я очень рад сообщить, что Mellon Regional Arts Resilience Fund будет фондом $10MM, распределенным между шестью RAO по методу, аналогичному финансированию Arts Endowment, поэтому вполне вероятно, что WESTAF получит около $2MM для перераспределения среди организаций искусств в западных штатах. Вместо открытого призыва к финансированию, как WESTAF CARES, консенсус между Mellon и RAO, похоже, заключается в работе с отдельными SAA в каждом штате для выдвижения рекомендаций, основанных на критериях приемлемости, которые включали бы баланс городских и сельских организаций, справедливость и фокус на маргинализированных сообществах, выживаемость организаций и т. д. Они помнят, что у каждой RAO будет независимый административный процесс, основанный на возможностях, сроках выплаты CARES и некоторых других факторах, но что мы вместе находимся в философском единстве и концептуальном соответствии. Mellon изначально выразил заинтересованность в региональном соответствии 25%, но при дальнейших обсуждениях его интерес больше заключается в предоставлении RAO стимула для помощи в сборе большего количества долларов на региональном уровне с использованием одобрения Mellon, а не в качестве жесткого требования или обязательства. В течение следующей недели RAO будут работать вместе над созданием концептуального документа для представления Mellon, который будет представлен для окончательного утверждения на заседании совета попечителей Mellon Foundation 3 июня, а средства будут выплачены RAO вскоре после этого. Это будет первый раз, когда WESTAF когда-либо работал с Mellon Foundation. Средства предоставят дальнейшую долгожданную помощь и помощь в восстановлении художественным организациям в западных штатах, а также откроют возможность для дополнительного сбора средств для текущих региональных фондов восстановления. Поскольку мы все еще разрабатываем эту программу, я прошу вас, пожалуйста, сохраняйте новости об этой новой программе в тайне, пока вы не получите уведомление о том, что она стала публичной — спасибо!
СПИСОК ТВОРЧЕСКОЙ ЖИЗНИ
На этой неделе CVSuite опубликовал свой первый список Creative Vitality — 30 самых креативных малых городов Америки. Мы работали с маркетологами направлений в каждом городе из списка и предоставили им наборы для социальных сетей, чтобы придать списку некоторую популярность. Мы были очень довольны этим запуском. Вы можете прочитать полный пресс-релиз здесь. Я особенно взволнован этим проектом, потому что он приближает нас на большой шаг к стратегической цели WESTAF — рассказывать истории о проектах, людях и местах, которые проявляются каждый день через наши данные, политику, технологии и пропагандистскую работу. Проект Creative Vitality List также выглядит очень хорошо — хорошая информация, приятный дизайн, интересные фотографии и смелое завершение миниатюры в социальных сетях, которое устанавливает высокую планку для будущих коммуникационных усилий, подобных этому. В будущем раз в две недели мы предоставим вам некоторые надежные данные о том, как эта кампания прошла в социальных сетях, но мы сразу же увидели несколько отличных репостов из Боулдера, Миссулы, Санта-Фе, Айова-Сити и других городов из списка, а также очень высокие показатели открытия в кампании по электронной почте. Мы рассчитываем выпускать 3-4 новых списка, подобных этому, в год — каждый из которых будет давать голос и переносить нас в места, которые представляют наши данные CVSuite. Лиа Хорн, Келли Эрнст, Бен Касалино и Сэм Ортега среди прочих проделали здесь большую работу, и мы с нетерпением ждем будущего этой программы!
ТУРЗАПАД
С появлением COVID-19 Крисси Дил, Лани Моррис и Мадалена Салазар усердно работали над пересмотром и улучшением нашей существующей программы TourWest — продлив как крайний срок подачи заявок до 1 мая, так и период действия гранта до 31 декабря 2020 года. Сейан Лусеро, которая владела этим проектом в предыдущие годы, также поделилась своими ценными советами и опытом, чтобы убедиться, что все прошло как можно более гладко. В прошлую пятницу, 1 мая, был крайний срок подачи заявок на TourWest, и общее количество заявок на программу было на уровне предыдущих лет. Честь и хвала этой команде за то, что она изменила эту программу в свете COVID-19 и сохранила ее на рельсах, даже одновременно готовя программу WESTAF CARES!
ВСТРЕЧА СЕТИ ЗАЩИТЫ ЗАПАДНОГО ИСКУССТВА
WESTAF уже некоторое время инвестирует в государственные и федеральные усилия по защите искусств, и 24 апреля WESTAF созвал лидеров организаций по защите искусств со всего региона на встречу Western Arts Advocacy Network через Zoom. WESTAF уже некоторое время рассматривает возможность объединения защитников искусств со всего региона, поскольку эта сеть формально приносит пользу лидерам государственных защитников искусств, поскольку они реагируют на насущные потребности настоящего и смотрят в будущее. Более подробный отчет появится в ближайшие недели, но Дэвид Холланд отлично справился с организацией и модерированием группы, представляющей почти все наши западные штаты, и были хорошие комментарии, коллегиальность и широкий энтузиазм по поводу продолжения созыва этой группы для сосредоточения внимания на вопросах защиты, характерных для западных штатов.
ТРЕНЕРСКИЙ/КОМАНДНЫЙ СЧАСТЛИВЫЙ ЧАС
Я уже упоминал Вэл Аткин из Well Street Consulting в предыдущих двухнедельных выпусках, и она сыграла важную роль в запуске процесса стратегического планирования в мае 2019 года. Вэл смогла зайти во время WESTAF Zoom Happy Hour в прошлую пятницу, 24 апреля, и дать несколько хороших советов и указаний по физической, эмоциональной и умственной устойчивости во время коронавируса. LRT также будет проводить больше времени с Вэл с мая по сентябрь в пяти 90-минутных сессиях, на которых будут рассмотрены такие темы, как осведомленность, доверие, лидерство, доверие и продуктивный конфликт. Важно продолжать наши усилия по профессиональному развитию — возможно, важнее, чем когда-либо — в это непростое время. Также спасибо Тамаре за то, что она присоединилась к нам на звонке — для всей команды было действительно здорово, что председатель WESTAF стал частью этого катарсического happy hour!
ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ПОПЕЧИТЕЛЕЙ В МАЙ
Продолжается планирование повестки дня для нашего 2,5-часового заседания совета попечителей Zoom, запланированного на четверг, 21 мая с 14:00 до 16:30 по MDT. Наш план состоит в том, чтобы максимально эффективно продвигаться по повестке дня, а также оставлять достаточно времени для обсуждения некоторых ключевых вопросов. Например, май традиционно является временем в WESTAF для первого организационного бюджетного повествования, которое поможет информировать о построении бюджета на 2021 финансовый год, который затем официально принимается на нашем октябрьском заседании. Есть ли что-то, о чем, по вашему мнению, нам нужно поговорить, или что-то конкретное, что вы хотели бы добавить в повестку дня? Хотя председатель имеет окончательное право, попечители всегда могут потребовать внести пункты в повестку дня.
ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ПОПЕЧИТЕЛЕЙ В ОКТЯБРЕ
В настоящее время мы с осторожным и сдержанным оптимизмом движемся к планированию осеннего заседания совета попечителей в Денвере, запланированного на 28-29 октября 2020 года. Мы снова работаем с Brown Palace, чтобы предоставить помещения для попечителей, а также комнату для заседаний наших комитетов, включая первое заседание нового Комитета по равенству и инклюзивности (EIC), первоначально запланированное на май, а теперь отложенное до октября. Мы делаем все возможное, чтобы спланировать с возможностью перехода к виртуальному заседанию, если к тому времени уверенность в том, что вы сможете путешествовать, не будет достаточно развита. Не волнуйтесь — мы никогда не заставим вас делать то, что вам некомфортно!
СТАТЬЯ ПОПЕЧИТЕЛЯ ВИКИ БОРН В SALT LAKE TRIBUNE
Попечитель WESTAF Виктория Панелла Бурнс выступила с проникновенной статьей в издании The Salt Lake Tribune от 23 апреля о стойкости и важности искусства в эти беспрецедентные времена. Спасибо, Вики!
БРИФИНГ С СЕКРЕТАРЕМ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ КАРМЕН РОССИ
Председатель WESTAF Альварадо, секретарь Росси и я провели действительно продуктивную встречу о ролях и обязанностях секретаря совета попечителей WESTAF. Спасибо, Кармен, за то, что взяла на себя эти обязанности и сделала наши процессы правления еще более организованными и эффективными!
ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ СРЕДА ГОСУДАРСТВА ВО ВРЕМЯ COVID-19
В то время как наши исполнительные директора государственных художественных агентств в совете получают бюллетени NASAA и также погружены в эти вопросы, я хотел убедиться, что я поделился этим недавним обновлением от Келли Барсдейт из NASAA с государственными художественными агентствами страны о тенденциях COVID-19, с которыми сталкивается художественное сообщество, а также некоторыми указаниями о том, как подготовить убедительный ответ на экономические последствия. В частности, обостряется эта важная идея искусства как «актива восстановления». Искусство будет иметь решающее значение для восстановления после COVID-19. На нашей встрече в Zoom 24 апреля защитников прав государственных художественных агентств нашего региона, созванной Дэвидом Холландом (упомянутым выше), Джули Бейкер из Калифорнии назвала художников и художественные организации «вторыми ответчиками», и этот термин нашел во мне отклик. Это отличное напоминание о том, что для того, чтобы оставаться эффективной, пропаганда должна всегда адаптироваться к меняющейся среде, и она может столкнуться с самой большой проблемой на сегодняшний день.
ФИНАНСЫ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ
Заявка WESTAF на второй раунд финансирования Программы защиты зарплаты была подана в SBA в начале прошлой недели. В эту субботу мы получили уведомление от нашего банка о том, что наш кредит был подан и одобрен SBA, и получил номер кредита, который гарантирует финансирование при условии успешного закрытия, поэтому мы держим кулачки. Финансовая команда сосредоточена на процессах конца месяца, начиная с прошлой пятницы, включая проверки ZAPP и CaFE и банковские сверки. Возвраты за отмены ZAPP продолжают поступать, и команда помогает Джессике обрабатывать возвраты, когда это необходимо. Эми работает с Кристианом над графиком бюджета на 2021 финансовый год, а Бекка опрашивает персонал, чтобы понять, насколько им комфортно работать из дома и насколько они хотят вернуться в офис. WESTAF перейдет с Google Docs на онлайн-портал Paychex в качестве инструмента для табелей учета рабочего времени. Это тот же поставщик, который управляет нашей заработной платой, поэтому это будет полезным расширением их услуг по низкой цене.
СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
Натали обратилась к Дэвиду Холланду, чтобы почерпнуть идеи и другие возможные ресурсы стратегического планирования. Они встретятся на следующей неделе, чтобы обсудить наилучшие способы продвижения к стратегическим целям. Натали вызвалась работать с командой по маркетингу и коммуникациям над предстоящими проектами и встречается с Лией, чтобы определить и организовать следующие шаги. Вместе с Джессикой Гронич Натали также будет на палубе на следующей неделе, чтобы помочь команде Tour West в обработке заявок и других задачах до начала работы.
КАФЕ
Наряду с ZAPP команда CaFE начала использовать PandaDoc, цифровое решение для отправки и подписания годовых клиентских контрактов. Кроме того, Ракель работала над процессом автоматизации напоминаний о продлении в нашей платформе CRM Zoho для наших клиентов, которые находятся в процессе перехода на годовые контракты. Джастин начала кампанию #artoftheday в Instagram CaFE, используя работы, представленные художниками с Запада в рамках призыва Way out West.
CVSUITE
Как сообщалось ранее, CVSuite запустил список 30 самых креативных малых городов WESTAF, первый из серии списков, которые будет разрабатывать команда CVSuite. Нашей целью было подчеркнуть работу, которую вы можете выполнить с помощью CVSuite, а также привлечь позитивное внимание к искусству в эти напряженные времена. Мы воодушевлены полученными отзывами. Была запущена маркетинговая кампания, чтобы соответствовать списку Top 30, предоставляя пресс-киты для этих удивительных городов, чтобы поделиться хорошими новостями.
ДЕЙСТВУЙТЕ УМНО
Дополнительные клиенты продолжают открывать и администрировать новые программы помощи COVID. WESTAF использует GO Smart для администрирования ежегодной программы TourWest и WESTAF Cares, новой программы помощи COVID. Крайний срок подачи заявок на TourWest — 1 мая 2020 года, и команда GO Smart будет на месте в течение следующей недели, чтобы помочь с вопросами заявителей и общими административными задачами до панели. Фонд CARES открывается 6 мая 2020 года, и Джессика тесно сотрудничает с командой социальной ответственности и инклюзивности для завершения сборки.
АРХИВ ПУБЛИЧНОГО ИСКУССТВА
PAA с радостью сообщает, что, несмотря на задержки, вызванные COVID-19, команда завершила процесс выставления счетов и заключения контрактов для округа Бартоломью, штат Индиана, нового клиента PAA CMS. Кроме того, Broward County Public Art & Design и Texas Tech University возобновят свои подписки PAA CMS, приблизив PAA к показателю продления 100%. PAA будет работать с маркетинговой командой в третьем квартале над созданием кампании Google Ad Words, чтобы повысить видимость сайта, поскольку он продолжает работать над увеличением вовлеченности в социальных сетях.
ЗАПП
Как было отмечено выше, ZAPP также перешел на PandaDoc для отправки новых и продления клиентских контрактов, задача, запланированная на финансовый год 2020, но перешедшая в приоритет из-за удаленной работы сотрудников и клиентов. Мы все еще работаем над отменами и переносами мероприятий 2020 года и ожидаем, что нашей команде потребуется значительно сосредоточиться на этом в течение третьего квартала. Мы посвятили наш ежемесячный административный вебинар обсуждению того, как ZAPP может помочь мероприятиям, которые были отменены или отложены и на которых присутствовало не менее 70 человек, что является нашей самой большой аудиторией на сегодняшний день. Мы также начали кампанию 50% off e-blast, чтобы помочь шоу сократить расходы на рекламу в свете COVID-19.
ИМТУР
В WESTAF наши программы и платформы всегда оцениваются. С 2012 года IMTour превратился из пилотной гастрольной программы в веб-платформу WESTAF, поддерживающую независимых музыкантов, предлагая гранты некоммерческим докладчикам. Учитывая приоритеты и возможности организации WESTAF и значительные инвестиции, необходимые для того, чтобы сделать IMTour игроком в конкурентной среде, как сообщалось ранее, IMTour вскоре прекратит свое существование. По состоянию на 1 апреля 2020 года все грантовые фонды были распределены, и теперь программа грантов закрыта. Сайт IMTour.org больше не принимает новые регистрации, а 15 мая сайт полностью закроется. Как вы знаете, это вторая бизнес-платформа (наряду с YouJudgeIt), которую WESTAF прекратила за последний год, чтобы сосредоточить, оптимизировать и обеспечить ресурсами свои наиболее жизнеспособные и соответствующие миссии веб-платформенные бизнесы.

На этом все на сегодня — спасибо вам, как всегда, за заботу о работе WESTAF и за представление наших западных региональных и национальных сетей агентств, альянсов и клиентов. Мы ценим вас!

Как всегда,

Кристиан