Здравствуйте, попечители WESTAF!
В WESTAF сейчас происходит так много всего, поэтому я очень рад видеть вас всех на нашей виртуальной встрече в этот четверг, 21 мая. Большое спасибо за ваше участие во всем, что касается WESTAF. Мы понимаем, насколько сложным и запутанным стало для всех нас ориентирование в этом новом мире, поэтому то, что вы уделили это время, чтобы сосредоточить свое внимание и опыт на WESTAF, значит очень много и высоко ценится. Давайте сразу перейдем к делу:

ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ПОПЕЧИТЕЛЕЙ WESTAF В ЭТУ СРЕДУ И ЧЕТВЕРГ (CG)
В пятницу полный совет попечителей также получил повестку дня и пакет для виртуального заседания совета попечителей в четверг, 21 мая с 14:00 до 16:30 по московскому времени. Исполнительный комитет и комитет по развитию также получили свои повестки дня и пакеты для заседаний в среду, 20 мая. Я почти уверен, что это первое полное и регулярное заседание попечителей, которое когда-либо проводилось с помощью видеоконференции. Если вы не получили пакет или у вас возникли какие-либо вопросы о заседании в последнюю минуту, свяжитесь со мной или Натали Шерлонг, и мы предоставим вам все необходимое.

ПЛАН ВОЗВРАЩЕНИЯ В ОФИС WESTAF (CG)
На прошлой неделе WESTAF официально опубликовал свой план возвращения в офис для всей команды WESTAF. Мы запустили этот процесс несколько недель назад с опроса команды, который оценил аппетит и готовность — как группы, так и индивидуально — к этому процессу. С этими данными мы сформулировали план возвращения в офис WESTAF, включающий пять двухнедельных фаз. Мы останемся, продвинемся или отступим на каждой фазе, глядя на двухнедельный кумулятивный уровень заболеваемости и текущую эпидемическую кривую, которые часто обновляются Департаментом общественного здравоохранения и окружающей среды и Центром чрезвычайных операций штата Колорадо. Подход двухнедельных фаз смоделирован на основе критериев отбора CDC Guidelines. На каждом двухнедельном маркере мы будем определять, нужно ли нам оставаться на нашей текущей фазе, переходить на следующую фазу или отступать на предыдущую. Начиная с понедельника, 18 мая, мы начнем отслеживать наш первый двухнедельный период. В течение этого времени мы останемся в нашем текущем статусе WFH. Если данные укажут на обнадеживающее улучшение, мы начнем Фазу 1 в понедельник, 1 июня. Если нет, то не начнем. Вероятны всплески новых случаев коронавируса, как мы уже видели в других странах, штатах и округах, включая Денвер, поэтому я хочу подчеркнуть, что мы никуда не торопимся. Мы будем терпеливы и осмотрительны на каждом этапе. Никакой спешки. Доверие очень важно, поэтому каждый сотрудник сам решает, насколько активно он будет участвовать в плане, если вообще будет, или позволят ли личные обстоятельства сделать это, сейчас или позже. «Так зачем все это делать?» — вот вопрос, с которым мы столкнулись. Что ж, нам нужно уметь измерять, отслеживать и фиксировать наш прогресс и наши неудачи. Нам нужно установить контрольные показатели на этом пути, и нам нужна структура общего языка и понимания мер предосторожности в отношении здоровья и безопасности, когда мы говорим о том, как может выглядеть возвращение к обычной офисной жизни. Бесконечное ожидание без какого-либо плана также может быть источником беспокойства. Нас также воодушевило короткое видеообращение председателя попечительского совета Тамары Альварадо ко всем сотрудникам, это было потрясающе!

ОТВЕТ ВЕСТАФ НА COVID-19 (DH)
783 ответа были получены для опроса WESTAF COVID-19 Arts Impact Survey, и в этом проекте отчета анализируются окончательные результаты опроса. Опрос был закрыт 1 мая, а полные результаты будут опубликованы в конце этого месяца. Первоначальные результаты были предоставлены государственным агентствам по искусству и лидерам по защите прав искусств штата по всему региону и были использованы в качестве вклада WESTAF в первоначальное совместное представление RAO в Фонд Меллона. WESTAF продолжает пересматривать веб-страницы COVID-19 Update и Resources на нашем веб-сайте, а презентация/брифинг, которые предоставляют более глубокие знания, также пересматриваются еженедельно и продолжают предоставляться организациям по обслуживанию искусств и спонсорам искусств на Западе и на национальном уровне, поскольку мы обсуждаем способы оказания помощи в этой области. Страницы COVID-19 Resources и COVID-19 Update были самыми популярными на веб-сайте WESTAF в марте и апреле, и в общей сложности страница Update имела 822 просмотра страниц, а страница Resources имела 3849 просмотров страниц.

WESTAF CARES ФОНД ПОМОЩИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ (CD)
Прием заявок на получение помощи WESTAF CARES Relief Fund for Organizations официально завершился в понедельник, 11 мая. При наличии более 400 заявителей из всех 13 штатов команда решила, что будет полезно продлить срок подачи заявок для 3 штатов с небольшим количеством заявок — Аляски, Невады и Вайоминга. На неделе 18 мая Крисси и Мадалена завершат прием заявок и подготовятся к переходу к следующему этапу процесса, который включает в себя ориентацию и созыв 4 отдельных групп из 16 волонтеров из 13 штатов региона WESTAF в течение трех дней — 15–17 июня. Окончательные рекомендации по финансированию будут сделаны в последнюю неделю июня с утверждением и объявлением к концу месяца.
ПОДДЕРЖКА WESTAF ДЕЙСТВИЙ ГОСУДАРСТВА ИЛИ БЮДЖЕТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АГЕНТСТВА ПО ИСКУССТВАМ (DH)
WESTAF взаимодействует с государственными учреждениями по искусству по всему региону, которые ожидают и сталкиваются с предлагаемыми сокращениями бюджета. Совсем недавно мы ответили на запрос Colorado Creative Industries (CCI), которая предложила нам предоставить рекомендации по курсу действий в ответ на рекомендацию персонала Объединенного бюджетного комитета прекратить передачу игровых средств агентству. Это действие, без каких-либо других предложений о прямом финансировании, привело бы к прекращению деятельности CCI. Тесно сотрудничая с государственной правозащитной организацией Arts for Colorado и поддерживаемым WESTAF лоббистом в Колорадо, WESTAF направил обращения к законодателям JBC и Arts Caucus в штате с уважительной просьбой продолжить государственное финансирование CCI. WESTAF также организовал оповещение по вопросам адвокации для наших сетей в Колорадо, чтобы побудить их написать своим законодателям, выразив поддержку CCI. (Это оповещение о защите интересов имело показатель открытия 41,8% и показатель кликов 19,5%, и MarComms тесно сотрудничает с Alliances, Advocacy и Policy, чтобы использовать эту быстро развернутую кампанию для разработки стратегии для любых будущих кампаний.) В понедельник, 11 мая, директор Управления государственного планирования и бюджетирования штата Колорадо представил новую альтернативную рекомендацию, которая предоставит финансирование CCI (хотя и сокращенное) из общих фондов, что было вызвано вопросом сенатора Колорадо Зензингера, который сообщил, что получил значительное количество писем от защитников искусств. WESTAF продолжает следить за ситуацией и готов отреагировать дальнейшими действиями. WESTAF также ведет переговоры с группами защиты интересов искусств в регионе о скоординированных действиях в их штатах, связанных со специальными законодательными сессиями, рассматривающими государственные финансы, которые могут отрицательно повлиять на бюджеты государственных агентств по вопросам искусств.
ПОЛИТИКА ОБЩЕСТВЕННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ И ЗАЩИТЫ ИНТЕРЕСОВ WESTAF (DH)
Зная, что WESTAF расширяет свою деятельность по вовлечению общественности и защите интересов, Дэвид разработал проект Политики вовлечения общественности и защиты интересов для утверждения советом директоров, в котором разъясняется, консолидируется и доводится до сведения позиция WESTAF по публичным заявлениям, управлению программами финансирования защиты интересов и участию в прямой защите интересов.
РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФОНД УСТОЙЧИВОСТИ ИСКУССТВ США (CG)
Как сообщалось ранее, при поддержке гранта $10MM от Фонда Эндрю У. Меллона, RAO США запускают Фонд устойчивости, который будет предоставлять несоразмерные гранты художественным и культурным организациям по всей территории США, которые сталкиваются с экономическими трудностями, вызванными пандемией COVID-19. Фонд будет ориентирован на сельские и городские организации, которые оказывают влияние на уровне штата, региона или страны. Гранты будут варьироваться от $30 до 75 тыс. и будут поддерживать малые и средние художественные организации всех художественных дисциплин, особенно те, которые исторически испытывают нехватку ресурсов, и те, которые представляют нехватку ресурсов для населения, сообществ и форм искусства. Фонд может поддерживать расходы, связанные с общими операциями, мероприятиями по немедленному реагированию, будущим планированием сценариев, поддержкой новых потребностей в медиа, помогать с расходами на сотрудничество и расходами, связанными с помощью организациям в переосмыслении своей работы и повышении своей устойчивости. Он будет опираться на филантропию, основанную на доверии, предоставляя организациям и их лидерам гибкость, чтобы они могли направлять финансирование на свои самые насущные потребности и возможности. И это будет способствовать продолжающимся усилиям нашей области по созданию и поддержке новых справедливых систем финансирования. RAOs планируют продолжить сбор средств вокруг фонда с целью по крайней мере $2.5MM-$5MM дополнительного финансирования в течение следующих 1-2 лет.
WESTAF ОБСУЖДАЕТ ПРОГРАММЫ В СТИЛЕ WPA НА РЕГИОНАЛЬНОМ И НАЦИОНАЛЬНОМ УРОВНЯХ (DH)
Побуждаемые беседами RAO с Майклом Орловом, директором государственных, региональных и местных партнерств и международной деятельности в Arts Endowment, Кристиан и Дэвид встретились с Рейчел Чанофф, директором The Office perform arts + film, независимой кураторской и продюсерской компании, базирующейся в Нью-Йорке и Лондоне, которая разработала концепцию программы Artists at Work (AAW), которая будет поддерживать отдельных художников, работающих в культурных центрах, сначала через пилот в западном Массачусетсе. Дэвид связал тех в сети WESTAF, которые работают над аналогичными инициативами в штатах региона, с The Office и беседует с Рэнди Энгстромом, директором Управления искусств и культуры города Сиэтл, который предложил программу в стиле Works Progress Administration (WPA), охватывающую обучение искусству, искусство и психическое здоровье, а также публичное искусство. Кристиан и Торри Аллен, исполнительный директор Arts Midwest, были приглашены присоединиться к национальной рабочей группе, которая будет изучать потенциал разработки такой программы(-й) на национальном уровне. WESTAF предоставил некоторые рекомендации и информацию сетям, участвующим в этой работе, и будет изучать это возможное новое направление в культурной политике, которое основывается на таких предшествующих проектах, как Федеральный проект номер один WPA и программы общественного искусства Всеобъемлющего экономического и торгового соглашения, которые использовали рабочие места и программы общественных работ для трудоустройства художников и поддержки общественного искусства, паблик-арта и социальной практики. 
СЕТЬ ЗАПАДНЫХ ИСКУССТВ – ВААН (DH)
Ежемесячные звонки WAAN запланированы до июня, и заметки с обсуждения первой встречи были предоставлены сети. Первая встреча 24 апреля включала лидеров Alaska Arts & Culture Foundation, Alaska State Council on the Arts, Arizona Citizens for the Arts, Arts for Colorado, Californians for the Arts, Idaho Commission on the Arts, Inspire Washington, Nevada Arts Council, Utah Cultural Alliance и Wyoming Arts Alliance. Лидеры Montana Cultural Advocacy, Cultural Alliance Nevada, Creative New Mexico и Cultural Advocacy Coalition (Oregon), которые также являются членами сети, но не смогли присутствовать на первом звонке, были вовлечены по телефону и электронной почте. 
WESTAF ЗАБОТИТСЯ О СЕВЕРНЫХ МАРИАНСКИХ ОСТРОВАХ (DH)
Как сообщалось ранее, Фонд искусств попросил WESTAF администрировать финансирование CARES Relief для Северных Марианских островов. Планирование программы WESTAF CARES для Северных Марианских островов уже началось, и Крисси, Мадалена и Дэвид провели повторный звонок с Паркером Йобеем, исполнительным директором Совета Содружества по искусству и культуре, после чего будут окончательно согласованы детали о критериях соответствия и рассмотрения программы, руководящие принципы и сроки.
ТУРВЕСТ (CD)
Команда TourWest (Лани Моррис, Крисси Дил, Мадалена Салазар) успешно провела ориентацию с семью членами комиссии, которые в этом месяце рассмотрят более 250 заявок TourWest в преддверии заседания комиссии 18 июня. Это небольшое «время простоя» позволит команде переключить часть своего внимания на получателей грантов 2019 года, которые не могут оправиться от последствий COVID-19 для площадок для исполнительского искусства и ведущих.
СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ПЛАН (НС)
На прошлой неделе Натали Шерлонг провела продуктивные встречи с Лией и Дэвидом. С тех пор она проводила собственные стратегические исследования, а также обрабатывала предоставленные ей ресурсы, чтобы определить следующие шаги для продвижения работы когорт. В то же время Натали нанимала новых штатных сотрудников в когорты, которые наиболее соответствуют их интересам. Поскольку заседание совета директоров быстро приближается, большая часть ее внимания была сосредоточена на этих приготовлениях, и Натали рада поделиться своим первым стратегическим обновлением планирования с советом директоров в следующий четверг. 
ФИНАНСЫ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ (AH)
WESTAF получил кредит по Программе защиты зарплаты на общую сумму $377,000. Команда будет работать над тем, чтобы обеспечить подачу надлежащих записей для прощения, как того требуют Администрация малого бизнеса и USBank. Прогнозируется, что WESTAF использует около $346,000 из этого кредита на разрешенные расходы и вернет остаток, если условия кредитования не будут смягчены. Команда готовится к обновлению финансового сервера и Great Plains, нашего бухгалтерского программного обеспечения. Обновление состоится в этот понедельник и вторник, когда обе системы будут отключены. Бекка продолжает работать с Кристианом над планом возвращения в офис и соответствующей логистикой. Эми составляет бюджетные документы на 2021 финансовый год, которые будут использоваться сотрудниками для составления своих бюджетов к концу июня. Сроки выполнения бюджета будут рассмотрены на заседании совета в мае. 
ОБЩИЙ БИЗНЕС (SL, CV)
Бизнес-группы начали первоначальное планирование бюджета на 2021 финансовый год. На основе стратегического плана WESTAF бизнес-группы внедрили цели и ключевые результаты (OKR) в качестве инструмента для постановки целей, чтобы максимизировать согласованность и прозрачность при достижении амбициозных целей в 2020 финансовом году. Для планирования бюджета на 2021 финансовый год бизнес-группы рассмотрят OKR за 2020 финансовый год, чтобы оценить успехи и проблемы для информирования о планах на следующий год. После использования процесса OKR для согласования отдельных инициатив SaaS-продукта со стратегическим планом бизнес-группы рассмотрят OKR на 2021 финансовый год на предмет финансовых последствий и учтут эти последствия при разработке своего бюджета на 2021 финансовый год. 
КАФЕ (CV)
CaFE проведет бесплатный ежемесячный вебинар для администраторов о том, как администраторы могут создать лучшее приложение. Эти вебинары являются частью постоянных усилий по удержанию клиентов. У нас был медленный апрель для новых продаж, добавился всего один новый клиент. Мы надеемся восстановиться с помощью недавно запущенной маркетинговой кампании, которая будет нацелена на бывших клиентов CaFE. Кампания, которая будет включать прямую почтовую рассылку целевой аудитории и видеорекламу, в значительной степени фокусируется на том, почему выбор CaFE также означает выбор поддержки искусства. Мы наняли Кеннета Чо на должность нашего нового координатора по продажам для CaFE и ZAPP. Чо недавно переехал в Денвер из округа Колумбия и имеет многолетний опыт входящих и исходящих продаж в пищевой и туристической отраслях. 
CVSUITE (KE)
Команда CVSuite запускает новую инициативу по отчету о влиянии COVID-19 и разрабатывает стратегию интеграции этой инициативы в качестве сервиса CVSuite. Мы подготовили отчеты для Колорадо, Калифорнии и Вашингтона. Первоначально отчеты будут распространяться через наши политические сети. Команда решила реализовать эту инициативу, прежде чем двигаться дальше с нашими запланированными маркетинговыми проектами, чтобы быть более восприимчивыми к COVID-19. На прошлой неделе мы обнаружили ошибку в специализированных отчетах о влиянии из-за необъявленного изменения идентификаторов кодов округов от поставщика данных CVSuite Emsi. Медленный ответ со стороны Emsi привел к тому, что решение было отложено на несколько дней, однако теперь проблема устранена. 
ДЕЙСТВУЙТЕ УМНО (JG)
У GO Smart было два многообещающих демо с округом Матануска-Суситна на Аляске, потенциальным клиентом, который мог принести до $5,250 годового дохода. Округ получил нашу маркетинговую кампанию, предлагающую скидку на COVID или новые программы, и Джессика продолжала делать предложения, пока округ не связался с нами. TourWest успешно закрылся 5/1/20 без каких-либо технических проблем, и ориентация участников прошла хорошо. Грант WESTAF CARES открылся 6 мая и закрылся в 5:00 вечера 11 мая из-за подавляющего числа откликов. На грант было подано 415 заявок. Джессика тесно сотрудничала с командой социальной ответственности и инклюзивности, поскольку она корректировала процесс, чтобы увеличить количество заявок от соответствующих организаций из штатов, в которых было мало заявителей.  
АРХИВ ПУБЛИЧНОГО ИСКУССТВА (LG)
PAA предприняла согласованные усилия по документированию проектов публичного искусства и взаимодействий с существующими коллекциями публичного искусства в ответ на COVID-19. Эти коллекции будут доступны на веб-сайте Public Art Archive и объединены в специальную, растущую страницу ресурсов для области и смежных областей. На данный момент мы увидели большой отклик из области и планируем значительно выделить работу Mural Arts Philadelphia; Carson City; Lancaster, PA; Forecast Public Art; и Muros из Чикаго. PAA находится в процессе подписания нового клиента, Lancaster Public Art, который подпишется на функции CMS и Collection Showcase.
ЗАПП (резюме)
Продолжая бороться с отменами, мы также описываем работу, которую необходимо выполнить в 2021 финансовом году для удовлетворения потребностей отмененных выставок 2020 года. Это включает в себя операционные изменения контрактов и вариантов оплаты, а также изменения функциональности системы, которые будут лучше способствовать прозрачности относительно фактической доступности стендов на мероприятиях. Мы также работаем над спецификациями для галереи художников для каждого шоу, которая будет выступать в качестве визуального отображения всех художников, отобранных для участия в мероприятии. Хотя это распространено на веб-сайтах выставок, это стало более приоритетным из-за необходимости преобразования очных мероприятий в виртуальные. Как отмечалось выше, мы наняли Кеннета Чо, чтобы он возглавил наши усилия по продажам для ZAPP и CaFE. Он приступит к работе в WESTAF 1 июня.

Увидимся в четверг!

С благодарностью,

Кристиан