Уважаемый Совет попечителей WESTAF:

Поскольку июль подходит к концу, у нас останется всего два месяца в нашем финансовом году — финансовый год 2021 начнется 1 октября 2020 года. Это особенно напряженное время для WESTAF — в нашем интернет-бизнесе, в государственной политике и защите интересов, в социальной ответственности и регрантинге, в технологиях и инновациях, в коммуникациях и маркетинге, а также в финансах и администрировании — так что давайте сразу же приступим:
ОБНОВЛЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ В ОКТЯБРЕ (CG, NS)
Спасибо всем вам за участие в нашем кратком опросе относительно октябрьского заседания совета директоров. Возможно, это неудивительно, опрос показал, что около 80% попечителей предпочли бы не ездить в Денвер в октябре из-за пандемии. Учитывая уровень комфорта и безопасности как попечителей, так и персонала, мы решили провести октябрьские заседания совета директоров и исполнительного комитета виртуально, а также ознакомительную встречу для новых попечителей. Мы рассматриваем различные способы сделать их максимально динамичными, продуктивными и интересными! Более подробная информация появится в ближайшие недели.
ОБЪЯВЛЕНИЕ О ПОЗИЦИИ В ДЕНВЕРЕ В ФОНД БОНФИЛС-СТЭНТОНА (CG)
Требуемое действие: Фонд Bonfils-Stanton ищет должность менеджера, Программа стипендий Livingston, Грантование искусств и социальных изменений. Успешный кандидат будет знающим, вдумчивым и готовым к сотрудничеству лидером, способным управлять программами, ориентированными на сообщество, и сложными многолетними проектами. Фонд ищет человека, который стремится продвигать нашу работу, способствуя профессиональному развитию старших руководителей некоммерческих организаций, интегрируя приверженность Фонда справедливости и поддерживая искусство и культуру в Денвере. Полное описание вакансии находится здесь. Спасибо за распространение в ваших сетях и всем, кто, по вашему мнению, может быть подходящим кандидатом.
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ/РАЗВИТИЯ (CG)
Требуемое действие: Недавно команда руководителей приняла участие в демонстрации веб-инструмента управления производительностью/обзора/постановки целей/обратной связи под названием Insights. Демонстрация была полезной, но она вдохновила команду рассмотреть некоторые другие похожие инструменты для сравнения. Используете ли вы в своей работе этот вид онлайн-инструмента развития/управления производительностью? Если да, есть ли у вас какие-либо рекомендации, которые вы можете дать, или вы знаете кого-то, кто мог бы помочь нам сравнить некоторые инструменты, чтобы понять, что есть? Любые ваши отзывы по этому поводу были бы очень полезны. Спасибо!
ОБЗОР ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ЗА ИЮНЬ И ПРОГНОЗЫ НА ИЮЛЬ (CG)
Вот самые последние финансовые документы для WESTAF, которые были предоставлены и рассмотрены на заседании Исполнительного комитета в июле. Эти документы являются конфиденциальными и предназначены только для внутреннего использования. Подводя итог, июньский отчет о движении денежных средств и сопутствующая финансовая записка показывают, что финансовая картина WESTAF в 2020 финансовом году является сильной из-за сокращенных расходов и нового финансирования от Mellon, Программы защиты зарплат и грантов NEA CARES. Наконец, июльские прогнозы на конец года являются лучшей оценкой бюджетных менеджеров того, где мы будем к концу года.
ФИНАНСЫ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ (AH)
Лорен и Джесс работают над некоторыми изменениями в процессе в ответ на запросы команды ZAPP, чтобы помочь обеспечить последовательную коммуникацию и ожидания. Исполнительный комитет встречался на прошлой неделе, чтобы поработать над политикой компенсации и связанными с ней кадровыми вопросами. Они будут встречаться дважды в августе, чтобы продолжить эти обсуждения; Эми и Бекка будут поддерживать эту работу исследованиями по мере необходимости. Второй проект бюджета WESTAF был завершен и будет рассмотрен руководящей группой до конца июля. Согласно исторической практике, все бюджеты WESTAF составляются по кассовому методу учета. Также составляется бюджет по методу начисления. Сейчас настало время для финансовой группы начать подготовку к аудиту, включая сверку кодов баланса и очистку различных счетов. Эми связалась с аудиторами по поводу бухгалтерского учета покупки одной из акций партнера ZAPP. Эми также начинает работу с Кристиной и Кристианом над первым в истории планом управления денежными потоками ZAPP на 2021 финансовый год.
ОБНОВЛЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПЛАНА (NS)
Когорты были заняты с момента последнего отчета! Вот краткий обзор того, чем занималась каждая из когорт. Когорта по коммуникациям разослала свой отчет за кварталы 2 и 3, который включает победы, решения и проблемы, которые группа определила за последние два квартала, а также работу, на которой они хотят сосредоточиться в следующий раз. Сейчас группа планирует «стартовый» семинар со своими ТА. Когорта по бизнесу проведет приветственную встречу со своими ТА на следующей неделе, чтобы познакомить их с командой и своей работой. Наряду с командой SRI, когорта по справедливости провела успешный семинар по справедливости, разнообразию и инклюзивности с консультантом Карлой Местас и персоналом. Когорта по политике создала небольшие рабочие группы, и эти группы создают обзорные документы для каждой из областей стратегического плана. Дэвид Холланд тесно сотрудничает с командой по привлечению ТА. В настоящее время группа планирует встречу с ними. 
КУЛЬТУРНЫЙ СЕКТОР ОРЕГОНА ПОЛУЧИЛ $50 МЛН. ГОСУДАРСТВЕННЫХ ФОНДОВ — БОЛЕЕ $60 МЛН. ГОСУДАРСТВЕННЫХ ФОНДОВ ПОМОЩИ ПО ВСЕМУ РЕГИОНУ ВЕСТАФ НА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ (DH)
Совет по чрезвычайным ситуациям Законодательного собрания штата Орегон недавно одобрил пакет помощи в размере $50 миллионов для культуры штата Орегон, который включает $25,984,872 для Business Oregon для распределения по всему штату среди культурных организаций Фондом культуры штата Орегон. Более $14 миллионов дополнительных ассигнований было выделено конкретным художественным и культурным организациям и почти $10 миллионов в качестве поддержки ассигнований для Коалиции независимых площадок для 78 независимых площадок по всему штату. Финансирование было предоставлено через федеральный Фонд помощи в связи с коронавирусом для устранения разрушительного воздействия кризиса здравоохранения COVID-19 на художественное и культурное сообщество штата Орегон. Поздравляем Брайана Роджерса, исполнительного директора Комиссии по искусству штата Орегон и члена Фонда культуры штата Орегон и WAAN, Сью Хилдик, исполнительного директора Коалиции по защите культуры, и защитников искусств по всему штату Орегон. С учетом недавнего выделения 1 млн. долл. США в виде государственных средств на поддержку Отделения искусств и музеев штата Юта и 1 млн. долл. США в виде государственных средств на поддержку Комиссии по делам искусств штата Аризона общий объем государственных средств на поддержку искусства и культуры, направленных непосредственно на развитие региона, превысил 1 млн. долл. США в виде государственных средств на поддержку музеев и музеев штата Аризона, а также с учетом недавнего выделения 1 млн. долл. США в виде государственных средств на поддержку Комиссии по делам искусств штата Аризона, увеличился до более чем 1 млн. долл. США в виде государственных средств на поддержку искусства и культуры.
WESTAF СОЗЫВАЕТ ЕЖЕКВАРТАЛЬНУЮ ТЕЛЕКОНФЕРЕНЦИЮ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДИРЕКТОРОВ (DH)
WESTAF провел ежеквартальную телеконференцию исполнительных директоров 23 июля с исполнительными директорами государственных агентств по искусству по всему региону. Группа поделилась проблемами и успехами и обсудила государственное финансирование помощи и восстановления для искусств по всему региону, основные события в программах и услугах агентств, основные события/яркие моменты в этой области, такие как повторное открытие художественных и культурных учреждений, а также изменения в бюджетах штатов и агентств. 
СЕТЬ ЗАЩИТЫ ЗАПАДНОГО ИСКУССТВА (WAAN) РАСШИРЯЕТСЯ И ВЫБИРАЕТ СОПРЕДСЕДАТЕЛЕЙ (DH)
WAAN избрала Джули Бейкер, исполнительного директора Californians for the Arts и California Arts Advocates, и Мэнни Кавалинга, исполнительного директора Inspire Washington, сопредседателями, и они будут тесно сотрудничать с WESTAF, чтобы сформулировать будущее направление группы в ближайшие недели и месяцы. Группа WAAN расширилась, включив в себя Фонд культуры и искусств штата Гавайи, Культурный альянс Невады и Творческий Нью-Мексико. Группа обсудила государственные программы помощи для искусства и культуры, специальные и предстоящие законодательные сессии и будущие федеральные пакеты помощи и восстановления во время своего звонка 24 июля. 
WESTAF РАБОТАЕТ НАД УКРЕПЛЕНИЕМ ЗАЩИТЫ ИСКУССТВ В НЕВАДЕ (DH)
WESTAF привлек Совет по искусству Невады и Культурный альянс Невады к серии встреч, изучающих пути усиления пропаганды искусства в штате. WESTAF выделяет скромное вознаграждение на поддержку наращивания потенциала путем перенаправления федеральных средств на пропаганду, а также провел исследование и предоставил другие рекомендации, направленные на улучшение стратегии для следующей законодательной сессии. 
ФОНД ХЬЮЛЕТТА ОБРАЩАЕТСЯ ЗА КОНСУЛЬТАЦИЕЙ К WESTAF ПО ВОПРОСАМ ЗАЩИТЫ ИСКУССТВ (DH)
Хотя тема этих разговоров конфиденциальна, WESTAF продолжает предоставлять высокоуровневые консультации Hewlett Foundation по вопросам защиты искусств в Калифорнии, поскольку мы рассматриваем партнерство между двумя организациями. Недавно Дэвид встретился с сотрудниками Hewlett Foundation во второй раз. Руководство и совет директоров WESTAF находятся в курсе этих разговоров и событий. 
WESTAF ПРОДОЛЖАЕТ ПОДДЕРЖИВАТЬ СОВЕТ ПО ИСКУССТВАМ КАЛИФОРНИИ В ОБЗОРЕ ПРОГРАММЫ ГРАНТОВ (DH)
Недавно WESTAF завершил дополнительный запрос на техническую помощь быстрого реагирования для Калифорнийского совета по делам искусств, связанный с обзором его программы грантов. Дэвид исследовал программы грантов 13 государственных учреждений искусств на Западе с точки зрения их критериев соответствия и требований к соответствию, а также награды государственных учреждений искусств по типу учреждения и обобщил основные детали федерального руководства по соответствию и законодательства штата, чтобы информировать CAC о принятии решений.
НОМИНАЦИИ В РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФОНД УСТОЙЧИВОСТИ ИСКУССТВ WESTAF ПОДАЮТСЯ ДО 31 ИЮЛЯ 2020 ГОДА (CD)
Фонд устойчивости регионального искусства WESTAF призван помочь смягчить финансовую угрозу сектору путем поддержки малых и средних художественных организаций всех художественных дисциплин в сельских и городских районах, которые, по мнению их коллег, имеют общегосударственное, региональное или национальное влияние. WESTAF будет администрировать повторное предоставление более $1,7 млн осенью 2020 года примерно через 30-40 грантов в размере от $30 000 до $75 000, с несколькими исключительными грантами в размере $100 000. Дополнительные сведения можно найти здесь. Если вы хотите номинировать организацию, пожалуйста, сделайте это до пятницы, 31 июля 2020 года, 17:00 по горному времени.
ИСКУССТВО ПО ВСЕЙ АМЕРИКЕ – RAO СОТРУДНИЧАЮТ С ЦЕНТРОМ КЕННЕДИ (CD)
В соответствии с миссией и видением Центра Кеннеди, а также идеалами президента Джона Ф. Кеннеди, Центр Кеннеди запустил кампанию признания Arts Across America, которая воодушевляет и чествует сообщества, которые стремятся использовать искусство для содействия связи, сильной креативной экономике и повышению культурного гражданства. Цель Arts Across America — чествовать, объединять и заряжать энергией сообщества и со временем создавать национальную историю о силе искусства в сообществах по всей нашей стране. WESTAF тесно сотрудничает с командой Центра Кеннеди, чтобы выявить художников и художественные организации из региона WESTAF для участия в качестве исполнителей в бесплатных онлайн-программах, доступных на Facebook Live, Instagram, YouTube и веб-сайте Центра Кеннеди в течение следующих 20 недель. Мы будем держать вас в курсе расписания и надеемся, что вы подключитесь.
ЛИДЕРЫ ЦВЕТОВОЙ ПРОГРАММЫ ПЕРЕРАБОТКИ (CD)
Ранее этой весной команда SRI решила отказаться от очных встреч в течение финансового года 20 и в финансовом году 21 из-за пандемии. Это позволит избежать направления ресурсов на логистическое планирование, которое может потребовать значительных изменений или отмены. Кроме того, и, возможно, что еще важнее, участники не столкнутся с дилеммой выбора между возможностью профессионального развития и своим личным благополучием и благополучием близких, которые могут быть в группе риска. Две программы, на которые напрямую повлияло это изменение, — это программа Emerging Leaders of Color в регионах WESTAF и South Arts, обе из которых будут реконфигурированы и будут проводиться в виртуальном формате. Чтобы удовлетворить потребность в перепроектировании полностью онлайн-взаимодействия, команда SRI привлекла к работе опытного преподавателя ELC Сальвадора Асеведо из Scansion. Летом Сальвадор и его команда: разработают полноценный онлайн-опыт профессионального развития ELC (обучение лидерству) для WESTAF и SouthArts; определить ключевые впечатления, которые участники получают, и разработать способы их вызова в сети; а также изучить способы и создать основу, с помощью которой WESTAF мог бы масштабировать эти тренинги по лидерству в будущем. Разработка виртуального измерения опыта Leaders of Color была долгосрочной целью для команды SRI. Хотя мы не ожидали, что возможность инвестировать в это появится в результате глобальной пандемии, мы воспользовались моментом и рады нашему движению в этом новом направлении. 
ТЕХНОЛОГИИ (АС)
Технический прогресс: вот два слова, которые могли бы подвести итоги последних двух недель для технологической команды. Команда находится в процессе завершения трех проектов, которые были в дорожной карте на этот год. Во-первых, работая с Калифорнийским университетом в Беркли, команда обновила свою систему отчетности для Системы управления коллекциями, чтобы добавить дополнительные параметры фильтрации, которые стали доступны в последней версии этой системы с открытым исходным кодом. Это означает, что одно из препятствий для возможности маркетинга и внедрения этой системы для новых клиентов было устранено. Расширенная отчетность — это функция, которую ценят многие архивисты. В рамках GO Smart команда находится в процессе тестирования усовершенствования, которое добавляет дополнительные параметры доставки почты в систему GO Smart. Переход на стороннюю компанию для доставки электронной почты из Сан-Антонио под названием mailgun находится в процессе выполнения. При работе в сфере управления грантами возможность иметь расширенные решения для отслеживания электронной почты из GO Smart предоставит администраторам грантов необходимую им информацию об отслеживании. Начиная с первоначальной реализации, это позволяет GO Smart быть более инновационной в будущем и в конечном итоге должно повысить прозрачность доставки почты для клиентов. Команда также завершила дополнительные изменения и усовершенствования в других системах WESTAF. На следующей неделе начнется совместный проект по обновлению и модернизации административного портала Call for Entry. Первое впечатление клиента от Call for Entry будет по этим экранам, и наша цель — снова заняться внешним видом и работой сайта (последний раз это было сделано в начале 2014 года) и разработать технологическую основу, которая сможет поддерживать интернационализацию, обновлять экраны в отношении потенциальных проблем с конфиденциальностью данных и внимательно изучать критические функции системы. Это текущий проект на следующие месяцы, и обновления будут продолжать включаться в эти публикации.
КАФЕ (фургон, автодом)
CaFE выпустит долгожданные улучшения в оценочной карте в июле. Команда обновила стиль и организовала существующие элементы, чтобы упростить навигацию и рабочие процессы для пользователя. Мы также пересмотрим политику возврата вступительного взноса, изменив требование к организации обрабатывать возврат на CaFE, обрабатывающую возврат для организации по запросу. Это пересмотренное предложение услуг будет скоординировано с функцией транзакции возврата в CaFE (ожидается в релизе в августе). Ожидается, что Национальная портретная галерея Смитсоновского института снова зарегистрируется в этом году для проведения своего конкурса портретов Outwin Boochever. Этот трехгодичный национальный конкурс получает от 2400 до 3000 заявок художников.
CVSUITE (SL, KE)
CVSuite получила платежи от Mclean County и Wyoming Arts Alliance за продление подписки. Дэвид запланировал сессию обучения работе с данными с клиентом Сьюзан Дюплессис из South Carolina Arts Commission, чтобы помочь им понять, как лучше всего использовать данные для дальнейшего развития своего проекта по сельскому искусству. Имея в виду предстоящее обучение, а также второе в пятницу, Тревор и Келли создали новую анкету для пользователей (новых и тех, кому нужно обновление), чтобы лучше настроить наши сессии обучения работе с данными и собрать дополнительные данные о наших пользователях. CVS находится на заключительном этапе редактирования автоматизированного отчета по COVID-19, ориентированного на исполнительных директоров организаций экономического развития. Кампания должна быть отправлена на следующей неделе.
ДЕЙСТВУЙТЕ УМНО (SL, JG)
Chapman Cultural Center в Спартанбурге, Южная Каролина, ранее заявлял, что не сможет продлить подписку из-за нехватки средств. Их администратор написал нам по электронной почте незадолго до крайнего срока, что они обеспечили себе деньги и будут продлевать GO Smart по полной цене. Маркетинговые инициативы на 4 квартал были укреплены и включают в себя амбициозный календарь блога, создание нового списка рассылки из нескольких ресурсов и продолжение экспериментов с AdWords. 
АРХИВ ПУБЛИЧНОГО ИСКУССТВА (SL, LG)
PAA начала работу над новым проектом виртуальной публичной художественной выставки восстановительного правосудия для Santa Monica Cultural Affairs. Этот проект является третьим в пилотной серии высоконастраиваемых виртуальных впечатлений, которые PAA в настоящее время предлагает клиентам CMS и Showcase. PAA продолжает медленно продвигаться вперед с тремя потенциальными клиентами, которых команда надеется конвертировать к концу четвертого квартала. Благодаря упорной работе Адама PAA очень близка к развертыванию значительных улучшений в отчетах CMS, которые позволят пользователям запускать экспорт данных по различным параметрам. 
ЗАПП (резюме)
Мы заключили контракт с музеем Херда на проведение Индейской ярмарки и рынка 2021 года. Клиент регулярно собирает около 900 заявок, все из которых должны быть членами федерального или официально признанного государством индейского племени. Эта продажа на 300% превышает наш бюджетный план для новых стандартных контрактов (собирающих более 500 заявок). В рамках инициативы наших OKR мы почти завершили полностью обновленную версию нашего справочного центра для администраторов. Цель состоит в том, чтобы сделать информацию доступной, доступной для поиска и изложенной в гораздо более удобном формате. Отмены и переносы продолжают происходить, и 62% всех шоу теперь затронуты переносом или отменой. 

С уважением,

Кристиан