Уважаемый Совет попечителей WESTAF:
 
Это были захватывающие несколько недель! Много событий, но вот некоторые из самых ярких:
 
Запуск стратегического плана!
В среду 29 мая и в четверг 30 мая команда WESTAF официально представила свое десятилетнее видение и стратегический план! Он состоял из «ярмарки StratPlan», которая включала обучение по этой повестке дня и фокусирование на этом часто задаваемых вопросах по стратегическим планам. Каждая отдельная группа впервые разделилась на свою группу, чтобы самоорганизоваться, а также просмотреть предварительный документ по обзору (в данном случае документ по обзору лидерства мыслей и охвата/коммуникаций), и в конечном итоге разработать свой собственный. Однако настоящим событием двухдневной сессии стал ценный коучинг, групповое развитие и время лидерства, проведенное с Валом Аткиным, который погрузился в некоторые тепло принятые и чрезвычайно полезные работы по эннеаграмме, а также в некоторые другие обсуждения и командные упражнения вокруг таких концепций, как «100% Responsibility», «The Cost of Quiet», «Team Optimization» и «Above/Below the Line». В завершение повестки дня и этого бесценного времени для сплочения команды мы отпраздновали запуск этого десятилетнего плана счастливым часом в местном ресторане и «официальным» моментом веселого перерезания ленточки! (Если вы смотрите только на одну ссылку, посмотрите на эту!)
С 30 мая 2019 года Стратегический план WESTAF официально запущен (ура!). Я буду периодически проверять наш прогресс с Исполнительным комитетом и всеми попечителями с помощью этого двухнедельного обновления. Следующее важное обновление будет от каждой группы на октябрьском заседании BOT в Денвере!
 
БАР КОТ Прогресс
Руководство составило обновленные описания должностей для своих команд в новой модели BAR CAT и будет работать со своими командами над этими изменениями с настоящего момента до октября, когда будет внедрена новая структура. Руководство и менеджеры проектов WESTAF начинают процесс составления бюджета на 2020 финансовый год. Первый предварительный проект будет составлен к 21 июня, чтобы руководство могло затем работать со своими командами и вносить необходимые корректировки, чтобы подготовить проект для предоставления казначею в августе и Исполнительному комитету в сентябре.
 
Руководящие принципы
Благодарим попечителей на майском собрании BOT в Боземане за вашу неоценимую помощь и отзывы о недавно составленных Руководящих принципах WESTAF. Это было очень полезное упражнение, которое дало много ценных данных, которые мы включим в следующую версию Руководящих принципов. Пожалуйста, оставайтесь с нами. Наш план заключается в работе в рамках группы по коммуникациям для разработки окончательной резолюции, которая может быть принята всей организацией через резолюцию правления на октябрьском собрании BOT.
 
Прогресс оценки эффективности
Во время StratPlan Faire Эми провела презентацию для всей команды о процессе управления эффективностью WESTAF в будущем. К концу июня у нас будет приблизительный бюджет, и тогда же мы сможем определить зарплаты сотрудников. Поэтому разумнее отложить процесс обзора «перехода» до августа, когда эта информация станет известна. Сотрудники планируют провести обзоры перехода в середине-конце августа. Этот документ является лучшим планом того, что будет обсуждаться на этих встречах (включая сообщение им новой зарплаты, бонуса и обсуждение изменений в их должностной инструкции), есть некоторые фиолетовые обновления с момента StratPlan Faire. Будет подготовлен специальный документ для подписания во время этих обзоров, в котором будут изложены основы нового процесса управления эффективностью вместе с индивидуальной компенсацией и стоимостью всех льгот в качестве ежегодного снимка общей компенсации.
 
Прогресс в составлении бюджета на 2020 финансовый год
Команда WESTAF сейчас работает над процессом бюджетирования на 2020 финансовый год. Как только у нас будет первый раунд всех номеров отделов, документ будет заморожен как Версия 1. Затем мы перейдем к следующей версии, и каждый заинтересованный в бюджете группы будет внимательно отслеживать любые изменения, которые они внесли в предыдущую версию в своей собственной бюджетной документации, затем сохранять изменения как Версия 2 и т. д. Если цифры доходов или расходов существенно отличаются от прогнозов или бюджета 2019 финансового года, в документе планирования бюджета есть раздел, объясняющий, почему. Это те пункты, по которым руководство сразу же захочет получить дополнительную информацию. Мы нацелены на бюджет Версии 1 к 21 июня. После этого команда руководства будет работать над дальнейшими версиями и корректировками с отдельными менеджерами проектов.
 
Перевод персонала
Только что получил известие, что Мэтт Вирли, менеджер по технологическим решениям, подал в отставку. Мэтт был одним из нашей небольшой (три человека) технологической команды, и его будет не хватать. Его последний рабочий день — 16 июня.
 
Саммит сельского поколения
Крисси Дил и я присоединились к Хантеру Олд Элку (Коди, Вайоминг и ELC17) и Тей Марианне Нанн (бывший попечитель и нынешний член MAC) в Миссисипи 22-24 мая на саммите сельского поколения. На встрече собрались культурные и общественные деятели со всей страны, чтобы изучить различные идентичности, возможности и реалии сельской Америки. Делегация WESTAF имела возможность пообщаться с людьми из различных организаций и сообществ со всей страны, включая NASAA, несколько наших коллег RAO, другие государственные художественные агентства и национальные организации. Формат «передвижных пленарных заседаний» означал, что у участников была возможность увидеть и непосредственно ощутить сельские места, включая Sipp Culture и Hinds Community College Utica Campus, исторически черный колледж и университет (HBCU) в Ютике, штат Миссисипи. Мы слушали, мы делились, мы чувствовали влажность, мы ЕЛИ! Одним из соображений, которые конференция привлекла внимание контингента WESTAF, были различные аспекты сельского Запада. Крисси с нетерпением ждет возможности установить новые контакты и связаться с Тей и Хантером, чтобы помочь в информировании о взаимодействии WESTAF с сельскими общинами в будущем.
 
SAAPAD в процессе реализации.
Сегодня (3 июня) и завтра (4 июня) SAAPAD (наша ежегодная сессия профессионального развития State Arts Agency and Performing Arts Consortia) собирается здесь, в Денвере. Вот полная повестка дня встречи. Я пойду на сессии 4 июня, чтобы встретиться с участниками, пообедать и поблагодарить их за участие.
 
Предстоящий брифинг SAA ED
Следующий брифинг SAA ED запланирован на следующий понедельник, 10 июня. Брифинг призван проинформировать исполнительных директоров государственных агентств по искусству региона WESTAF о вопросах, связанных с WESTAF, как об обновлении последней встречи WESTAF BOT и о действиях недавнего совета WESTAF, которые могут повлиять на их работу. Темы также будут включать достижение консенсуса по вопросам, когда/где/почему будет проводиться следующий форум SAA ED.
 
Предстоящие поездки SAA
Как сообщалось ранее, в ближайшие месяцы я встречусь с директором Калифорнийского совета по искусству Энн Боун-Кроуфорд на саммите Creative Placemaking Pacific Summit в Лос-Анджелесе, а затем выступлю на следующей неделе, 25 июня, на заседании комиссии Калифорнийского совета по искусству недалеко от Сакраменто. В июле я отправлюсь в Гонолулу, чтобы провести время с попечителем Джонатаном Джонсоном и выступить перед советом SFCA Гавайев, а также посетить дальнейшие встречи, включая встречу с руководством FESTPAC. В августе я присоединюсь к попечителю Карен Ханан в Якиме и Титоне, штат Вашингтон, чтобы выступить с презентацией на заседании комиссии ArtsWA. Кроме того, в августе планируется визит в Анкоридж, который совпадет с визитом Мэри Энн Картер из Фонда.
 
Обновление Аризоны
На прошлой неделе бюджет на 2020 финансовый год в размере $11,8 млрд. был принят законодательным собранием штата Аризона и подписан губернатором Дагом Дьюси, который включал $2,2 млн., выделенных на искусство в Аризоне. Ассигнования включают единовременное ассигнование $2 млн. из Общего фонда для поддержки деятельности Комиссии по делам искусств Аризоны по предоставлению грантов в масштабах штата. Это ассигнование повторяет аналогичное единовременное вложение, сделанное в предыдущем году, обеспечивая равномерное финансирование Комиссии по делам искусств в 2020 финансовом году. Кроме того, недавно принятый бюджет штата предусматривает ассигнование $200 000 из Общего фонда для некоммерческого профессионального театра в округе Марикопа. Хотя это и хорошая новость, для Комиссии по делам искусств также практически невозможно планировать более чем на год вперед, пока финансирование искусств обнуляется в начале каждой законодательной сессии. Это ставит под угрозу качество их в остальном превосходных программ по всему штату.
 
ЗАПП
ZAPP продолжает успешно работать, и объем деловых операций остается высоким. В этом финансовом году мы приобрели 34 новых клиента, обработали более 300 продлений контрактов и обеспечили более 75 электронных рассылок. Почти $21 миллион прошли через кассу ZAPP (сквозные продажи), и было подано более $125 000 заявок. Мы также увидели увеличение на 10% с начала 2019 финансового года количества активных профилей артистов. Мы продолжаем предлагать платежи EFT избранной группе клиентов; эти платежи составили почти $1.5M в этом финансовом году. Если вы еще не зарегистрировались для получения платежей EFT и хотели бы это сделать, сообщите мне, и я организую это для вас. Наконец, команда оценивает целесообразность интеграции с Jaspersoft, платформой отчетности и аналитики. Это программное обеспечение может позволить нам легко создавать, извлекать и представлять отчеты с данными в ZAPP — отчеты и инструменты бизнес-аналитики, которые могут использоваться внутри и вне компании для наших клиентов. Интеграция с такой платформой более желательна, чем создание собственных отчетов с нуля из-за нехватки ресурсов разработчиков и сроков, которые могут потребоваться для завершения такого проекта; однако мы все еще взвешиваем преимущества и стоимость этой интеграции.
 
Христианский OOTO
В заключение хочу сказать, что я буду в отпуске с четверга 13 июня по среду 19 июня, затем поеду на саммит CPL в Лос-Анджелесе с 20 по 23 июня, затем направлюсь в Сакраменто на следующей неделе, а затем вернусь в Сан-Франциско на свадьбу в следующие выходные. Такое сочетание отпуска и рабочего времени означает, что я буду OOTO с 13 июня по 1 июля, хотя всегда буду в тесном контакте с офисом и коллегами.
 
Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами или комментариями, которые у вас могут возникнуть по поводу этих предметов или чего-либо еще. Спасибо за ваше управление и поддержку в качестве попечителей WESTAF!
 
Как всегда,
 
Кристиан