Здравствуйте еще раз, попечители WESTAF:
Как и многие из вас в своей повседневной работе, мы сталкиваемся и оцениваем влияние пандемии COVID-19 на различные части организации WESTAF. Мы стараемся оставаться настолько гибкими, насколько позволяет предварительное планирование, хотя мы уже видим некоторые сбои в некоторых наших программах, в основном из-за решений о поездках и ограничений. При этом мы справляемся с работой в офисе WESTAF (на момент написания этой статьи!) и делаем все возможное, чтобы продолжить нашу работу! Надеюсь, все справляются как можно лучше, учитывая обстоятельства. И так далее…

НОВЫЕ ЛИДЕРЫ ЦВЕТА: ИЗДАНИЕ SOUTH ARTS УЖЕ ВЫШЛО В СВЕТ
Открыт прием заявок. Мы так рады представить эту новую программу миру! (Из South Arts Newsletter): «От 11 до 13 участников будут отобраны для этой партнерской программы между South Arts и WESTAF. Это южный пилот программы Emerging Leaders of Color (ELC) для работников культуры и администраторов искусств, расположенных в семи штатах южного региона. Опираясь на успех программы ELC WESTAF, которая привлекает, обучает, налаживает связи и продвигает новое поколение разнообразных лидеров искусств с 2010 года, программа South Arts будет способствовать продвижению жизненной силы Юга через искусство посредством развития лидерских качеств».

ЗАСЕДАНИЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
На прошлой неделе у нас было продуктивное заседание Исполнительного комитета. Наряду с обсуждением технологических предприятий и некоторыми программными обновлениями казначей Майк Ланге и сотрудник WESTAF Эми Холлрах представили подробный обзор отчета о сводке денежных средств за первую треть года (33%). Мы находимся на уровне 37% по целевым доходам и 32% по расходам — хорошее место для одной трети пути через финансовый год. Мы также представили первую итерацию документа прогнозов. Это начинает ежемесячные усилия всех владельцев бюджета по прогнозированию (и, при необходимости, пересмотру) прогнозов доходов и расходов до конца финансового года.

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ПЛАН КОММУНИКАЦИЙ, ОБЗОР КВАРТАЛА 1
(По словам члена когорты Келли Эрнст) Подобно когорте капитала, когорта коммуникаций все еще находится на этапе семинара/беседы/исследования/понимания нашей работы. Наша когорта работала над обзорным документом, который был предоставлен нашей команде в начале финансового года. Мы прошлись по документу как команда и находимся на этапе понимания содержания, а также разработки исследовательских стратегий, чтобы начать понимать, как реализовать содержание документа. Некоторые из наших предварительных обсуждений включали: Как представлены наши текущие бренды и активы? Как их воспринимают различные заинтересованные стороны? Использование исследований для понимания текущего капитала вашего бренда и начало разработки стратегий для его построения путем связи с тем, что наши заинтересованные стороны и аудитория ценят больше всего. Аудит текущих материалов и опыта. Где мы находимся сегодня? Первые шаги нашего исследования включали проведение анализа бренда всех наших продуктов, что в итоге оказалось невероятно полезным для команды. Мы находимся в середине оценки наших маркетинговых планов. Мы обнаружили, что наша внутренняя коммуникация и понимание брендов, с которыми мы так тесно сотрудничаем, различаются. Это открыло много пространства для органического разговора о коммуникациях в WESTAF.
Команда также столкнулась с несколькими операционными проблемами. Процесс понимания и интерпретации документа по объему работ и превращения его в наш собственный шел медленно, поскольку мы решали, как именно действовать в соответствии с графиком, а также обеспечивали соответствие нашего понимания целям. Процесс был затруднен из-за операционных проблем, таких как прием новых членов, четкое информирование о том, кто покидает когорту и присоединяется к ней, установление процесса руководства, который будет хорошо соответствовать работе, и прерывание времени встреч (в основном из-за праздников и снежных дней).
Будущее Comm Cohort захватывающее. Во втором и третьем кварталах мы продолжим рассматривать и обрабатывать работу для документа по обзору и продолжим нашу исследовательскую фазу коммуникационных активов, проблем и сильных сторон WESTAF и его проектов. Мы предложили заняться процессом планирования OKR, аналогичным процессу программ SAAS, чтобы лучше понять наши цели и инициативы вокруг этих целей. Кроме того, Comm Cohort будет заниматься проектами, которые будут иметь более локальное и непосредственное влияние на статус коммуникаций и культуры WESTAF. Предлагаемые проекты будут сосредоточены на том, как сотрудники выстраивают сообщество друг с другом через такие точки контакта, как стендапы, социальные акции и другие встречи, и оценивать это.

ФИНАНСЫ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ
Согласно собранию Исполнительного комитета на прошлой неделе, WESTAF добавляет двух новых подписантов к банковским счетам, чтобы помочь финансовой команде с срочным процессом проверки как для ZAPP, так и для CaFE. Спасибо Дэвиду и Крисси за помощь, когда они могут! Команда F&A начала первый раунд обзоров развития производительности и завершит процесс к 16 марта. Это был полезный процесс, поскольку команда думает о целях и улучшениях, на которых каждый член хочет сосредоточиться. Налоговые формы 990 и аудит FY19, составленные Plante Moran, все еще находятся на стадии завершения и будут предоставлены Исполнительному комитету и совету в ближайшие месяцы.

КАФЕ
Хотя февраль был медленным месяцем для демонстраций CaFE, за последнюю неделю у нас появилось 14 новых клиентов. Мы также увидели, что около 50 новых потенциальных клиентов заполнили нашу форму «запланировать демонстрацию» в феврале, что может быть результатом кампании Google AdWords, которую мы запустили в этом году. Наша команда также работает над пятью небольшими ошибками, которые возникли за последние пару недель. Наш новый координатор операций Элиза Уэзерилл приступит к работе в WESTAF 9 марта и начнет недельное погружение в CaFE.

CVSUITE
Мы провели успешную и интересную встречу со стратегами коммуникаций Common Notice и потратили время на мозговой штурм и креативное мышление по поводу сообщений CVSuite, истории бренда и цели. Мы также усердно работаем над кампанией Creative Vitality List, крайний срок которой приближается к концу марта. Мы отправили электронные письма контактам в тех городах, которые попали в список, с просьбой предоставить информацию, которая поможет нам рассказать их истории. Мы также разослали электронную рассылку, чтобы выделить наши специализированные отчеты о влиянии, и связались с людьми, которые нажали на ссылку в письме. Поскольку мы столкнулись с некоторыми препятствиями с удержанием клиентов, мы переключаем внимание на потерянные продления, отслеживая клиента, стоимость его контракта и рассказ о том, почему он решил не продлевать.

ДЕЙСТВУЙТЕ УМНО
Наш клиент, Совет искусств Северной Дакоты ($10,900 ежегодно), сообщил нам, что они будут искать замену GO Smart, но обнаружили, что этот поиск утомительный и бесплодный. Поэтому они предоставили нам возможность помочь с тем, чтобы GO Smart работал с их другими продуктами данных. Мы будем тесно сотрудничать с ними в ближайшие недели и месяцы, чтобы увидеть, как мы можем удовлетворить их потребности. Техническая группа завершила начальную работу над тикетом разработки, который переупорядочивает и оптимизирует вкладки панели администратора. Мы проводим блокировку и углубленное тестирование и надеемся выпустить его на рабочем сайте к 12.03.20.

АРХИВ ПУБЛИЧНОГО ИСКУССТВА
Лори работает с аналитиком данных CVSuite Тревором над скриптами очистки и форматирования данных для оптимизации процессов регистрации клиентов и импорта данных для PAA. PAA надеется закрыть продажу еще двух функций CMS/Showcase для города Сакраменто, Калифорния, и округа Лос-Аламос, Нью-Мексико, хотя маловероятно, что какой-либо из клиентов подпишет контракт в марте, исходя из сроков проведения бюджетных совещаний. Лори ведет предварительные переговоры с Университетом Алабамы о размещении коллекции фресок штата в Архиве общественного искусства в дополнение к избранным экскурсиям по произведениям искусства из коллекции штата.

ЗАПП
Внутренняя техническая команда завершила обновление, чтобы сделать ZAPP Onsite, наш инструмент оценки, используемый на ярмарках и фестивалях для определения победителей, мобильным. Наша команда начнет тестирование на этой неделе с надеждой на запуск в начале апреля. По состоянию на 29 февраля мы потеряли около 1% в общем количестве заявок на FY20 по сравнению с тем же периодом в FY19. Это, скорее всего, является результатом потери одного крупного клиента, который ежегодно собирал около 800 заявок (мероприятие было отменено на неопределенный срок) и небольшого снижения количества заявок на стандартные шоу (шоу, которые регулярно собирают 500+ заявок). В этом году мы собираемся добавить вход на наши страницы оформления заказа и регистрации, чтобы мы могли определить любые тенденции или блокировщики, которые в конечном итоге мешают людям создавать учетные записи ZAPP и/или отправлять заявки.
На этом пока все!
Спасибо за всю вашу работу в качестве попечителей WESTAF!
Как всегда,
Кристиан