Ngày 13 tháng 6 năm 2022

Xin chào các đồng nghiệp WESTAF:

Lần này, bản tin hai tuần được rút gọn hơn một chút, nhưng vẫn có rất nhiều thông tin cập nhật tuyệt vời từ mọi ngóc ngách của tổ chức WESTAF—cảm ơn tất cả mọi người đã gửi bản cập nhật trong hai tuần này! Chúng ta hãy cùng bắt đầu ngay:

KINH DOANH CHUNG (CV)

Nhóm kinh doanh đã bắt đầu làm việc về ngân sách và OKR cho năm tài chính tiếp theo. Là một phần của quy trình này, chúng tôi sẽ cập nhật quy trình làm việc của mình để doanh nghiệp tạo ra các mục tiêu cho toàn bộ phòng ban. Các sản phẩm SaaS sau đó sẽ tạo ra 2-3 kết quả chính cho mỗi mục tiêu. Điều này sẽ giúp chúng tôi liên kết tốt hơn với các sáng kiến chung của WESTAF và tạo ra một cách tiếp cận tập trung hơn, dễ quản lý hơn. Natalie đã ở một mình với Blair trong kỳ nghỉ và đã bận rộn làm việc với các nhóm khác nhau để thúc đẩy công việc kỹ thuật. 

CAFÉ (RV)

CaFÉ đã làm việc với nhóm MarComm về một chương trình khuyến mại nhỏ nhắm đến những khách hàng không hoạt động. Vào ngày 7 tháng 6, một danh sách 100 khách hàng cũ đã nhận được lời mời quay lại CaFÉ. Để khuyến khích, chúng tôi sẽ miễn phí chi phí thiết lập $175 cho đến cuối tháng 7. Trong tháng 6, chúng tôi sẽ chạy quảng cáo biểu ngữ trên trang web Eugene Scene. Trên con đường phía trước, CaFÉ sẽ phát hành khả năng cho phép các nghệ sĩ gửi các mẫu tác phẩm âm thanh và video được liên kết. Cho đến nay, các nghệ sĩ phải tải các tệp phương tiện có kích thước giới hạn lên danh mục đầu tư của họ. Bây giờ họ có thể liên kết đến video phiên bản đầy đủ của Vimeo hoặc YouTube. 

CVSUITE (KE)

CVSuite đã và đang làm việc trên bản cập nhật dữ liệu sắp tới, 2022.1. Chúng tôi tiếp tục vật lộn với mốc thời gian và thông tin liên lạc không đáng tin cậy từ nhà phát triển của chúng tôi, Zing, sau khi họ chuyển giao nhân sự gần đây. Có khả năng bản cập nhật dữ liệu dự kiến vào ngày 16 tháng 6 hiện sẽ cần phải được chuyển sang cuối tháng, vì chúng tôi cũng phải xem xét lịch phát hành của các nền tảng SaaS khác. Trong một tin tức khác, CVSuite đã thông báo rằng Kelly sẽ bắt đầu chuyển từ vai trò là người quản lý sản phẩm sang vai trò là cố vấn kinh tế sáng tạo, tiếp tục hỗ trợ các dự án CVSuite đang diễn ra quan trọng và hỗ trợ hoạt động của CVS trong khi hỗ trợ quá trình lập kế hoạch chiến lược cho tương lai của CVSuite. Ngày 1 tháng 7 đánh dấu sự chuyển giao chính thức của Kelly sang vai trò là cố vấn. 

ĐI THÔNG MINH (JG)

GO Smart đã phát hành bản sửa lỗi để sửa lỗi khiến các cuốn sách bảng điều khiển được tạo không được gửi qua email đến người quản lý khoản tài trợ phù hợp. Sam đã soạn ba tin nhắn cho đối tượng đối tác WESTAF của chúng tôi và các email sẽ được gửi lần lượt vào ngày 15 tháng 6. GO Smart và CVSuite đã có thể chốt một hợp đồng gia hạn cực lớn với Hội đồng Nghệ thuật Kentucky. Chúng tôi đã cung cấp mức chiết khấu lớn cho CVSuite và mức chiết khấu nhỏ hơn khi đóng gói và ký hợp đồng hai năm, nhưng họ là những người đầu tiên ký theo mức giá mới của chúng tôi và đã chọn sử dụng gói Không giới hạn của chúng tôi với giá $14.500 mỗi năm sau khi giảm giá. San Antonio tiếp tục chậm thanh toán dịch vụ từ tháng 10 năm 2021 đến tháng 3 năm 2022 và gia hạn hàng năm đầy đủ từ tháng 4 năm 2022 đến tháng 3 năm 2023, nhưng hiện tại, các khoản thanh toán dự kiến sẽ được thực hiện vào cuối tháng 6. 

KHO TÀI LIỆU NGHỆ THUẬT CÔNG CỘNG (LG)

Nhóm PAA rất vui mừng được bắt đầu phát triển với công ty công nghệ Bilberrry sau khi hoàn tất các cuộc kiểm toán công nghệ và thiết kế cho cơ sở hạ tầng hiện tại và UI/UX của PAA. Christina và Paul sẽ trình bày các khung dây/quy trình làm việc ban đầu tại cuộc họp BOT sắp tới vào cuối tháng này – và chúng tôi mong muốn được nghe phản hồi từ hội đồng quản trị về những phát triển thú vị này sẽ biến trải nghiệm PAA trở nên độc nhất vô nhị. Nhóm PAA sẽ trình bày các dịch vụ cho các giám đốc điều hành tại Cơ quan quản lý sân bay đô thị Nashville—một đầu mối mới có khả năng sẽ ký hợp đồng vào tháng 7. Lori sẽ tham dự một cuộc họp tư vấn nghệ thuật của Quận Bernalillo, NM vào tháng 9 với cựu thành viên WESTAF Madalena Salazar để trình bày về các thông lệ tốt nhất trong lĩnh vực nghệ thuật công cộng. Chi tiết về sự kiện đó sẽ sớm được công bố.

ZAPP (MB)

Nhóm ZAPP chính thức có đội ngũ nhân viên đầy đủ! Với Lia (thành viên mới nhất trong nhóm trải nghiệm khách hàng) được đào tạo, Sara đã bắt đầu làm việc toàn thời gian trong vai trò truyền thông và hỗ trợ của mình. Cô ấy tập trung vào việc học cách chỉnh sửa hội thảo trên web, soạn thảo gói thông tin bán hàng và hoàn thiện kiến thức của mình về quy trình bảo mật e-blast, và vào thứ năm, ngày 16 tháng 6, cô ấy sẽ dẫn dắt hội thảo trên web đầu tiên của mình dành cho quản trị viên.

WESTAF VÀ CALIFORNIANS FOR THE ARTS SẼ HỢP TÁC VỚI VĂN PHÒNG CỦA NỮ NGHỆ SĨ BARBARA LEE TRONG MỘT BUỔI HỘI THẢO TRỰC TUYẾN VÀ CHIẾN LƯỢC VẬN ĐỘNG CHO ĐẠO LUẬT THÚC ĐẨY CÔNG BẰNG NGHỆ THUẬT VÀ NHÂN VĂN (DH)

WESTAF và CFTA sẽ hợp tác tổ chức hội thảo trực tuyến để giới thiệu Đạo luật Thúc đẩy Công bằng thông qua Nghệ thuật và Khoa học Nhân văn tới các cử tri của Western States và đang thảo luận về việc xây dựng chiến lược vận động cho dự luật này thông qua văn phòng của Nữ dân biểu Lee.

WESTAF VÀ QUỸ THOMA SẼ GẶP GỠ BỘ NÔNG NGHIỆP CỦA CHÚNG TÔI VỀ SỰ HỢP TÁC TRONG HỘI NGHỊ NÔNG THÔN (DH)

WESTAF và Thoma Foundation đã lên lịch họp với Farah Ahmad, chánh văn phòng và Justin Maxson, phó thứ trưởng của USDA vào tháng 7 để thảo luận về các ưu tiên chính sách nông thôn của họ và khả năng hợp tác trong hội nghị nông thôn năm 2023.

Hội thảo về chính sách và lãnh đạo nghệ thuật vùng vịnh tiếp tục diễn ra vào tháng 6 và thông báo ngày diễn ra các hội thảo còn lại (CC/DH/MPH)

WESTAF tiếp tục tham gia với nhóm Chính sách và Lãnh đạo Nghệ thuật Bay Area vào tháng 6 với một cuộc họp trực tuyến sẽ diễn ra vào ngày 14 tháng 6. Phiên họp này sẽ tập trung vào thảo luận về "Quyền lực và Chính sách". Sẽ có một trọng tâm cụ thể vào hai lĩnh vực vấn đề được xác định trong cuộc họp đầu tiên của các thành viên nhóm: tài trợ bền vững và công bằng và an ninh nhà ở. Các ngày còn lại cho hội thảo sẽ là ngày 19 tháng 7 (trực tuyến), ngày 23 tháng 8 (trực tiếp) và ngày 18 tháng 10 (trực tiếp).

WESTAF VÀ WAAN NỘP LỜI CHỨNG NHÂN CHỨNG BÊN NGOÀI CHO TIỂU BAN KHOẢN CHIẾT KHẤU CỦA THƯ VIỆN HOA KỲ VỀ NỘI THẤT, MÔI TRƯỜNG VÀ CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN ĐẾN HỖ TRỢ QUỸ QUỐC GIA CHO NGHỆ THUẬT (CC)

WESTAF và WAAN đã đệ trình một lời khai chung lên Tiểu ban Khoản phân bổ của Thượng viện để ủng hộ đề xuất ngân sách $203,55 triệu cho NEA. (Để tham khảo, ngân sách năm tài chính 2022 của NEA là $180 triệu.) Lời khai thúc giục Quốc hội ủng hộ yêu cầu ngân sách do Chính quyền Biden đưa ra và sự bình đẳng trong tài trợ giữa NEA và NEH. Nó cũng thúc giục Quốc hội xây dựng một con đường cụ thể để lập chỉ mục tài trợ cho Quỹ Quốc gia về Nghệ thuật và Quỹ Quốc gia về Khoa học Nhân văn (NEH) ở mức $1 bình quân đầu người cũng như tiếp tục hỗ trợ cho tài trợ phục hồi sau COVID.

SRI GẶP ỦY BAN AD HOC CỦA WESTAF VỀ VIỆC CẤP VỐN CÔNG BẰNG (AK/AM/JEC)

Anika, Jade Elyssa và Ashanti đã gặp Ủy ban Ad Hoc của WESTAF về việc cấp vốn công bằng để trình bày Kết quả đánh giá TourWest. Thông tin trình bày cho ủy ban cung cấp thông tin chi tiết về những người nhận tài trợ khảo sát TourWest đã trả lời một cuộc khảo sát gần đây yêu cầu phản hồi về thông tin nhân khẩu học của tổ chức bao gồm vị trí địa lý, dân số được phục vụ và quan điểm về tác động chung của Tài trợ TourWest. Ủy ban cũng đã nhận được báo cáo về các hội thảo nhóm tập trung TourWest được tiến hành vào mùa xuân này, trong đó nhóm SRI đã đặt ra một loạt câu hỏi liên quan đến tác động của Tài trợ TourWest và cách WESTAF có thể tiếp tục phục vụ tốt nhất cho các tổ chức nghệ thuật phương Tây thông qua tài trợ.  

WESTAF HỖ TRỢ NGƯỜI ĐƯỢC TÀI TRỢ BẰNG CÁCH THAM DỰ LỄ HỘI PHIM QUỐC TẾ THƯỜNG NIÊN LẦN THỨ 18 CỦA QWOCMAP (JEC)

Từ ngày 10 đến ngày 12 tháng 6, Dự án Nghệ thuật Truyền thông Phụ nữ Da màu Queer - đơn vị nhận được cả Quỹ Phục hồi Nghệ thuật Khu vực WESTAF và các khoản tài trợ Kế hoạch Cứu hộ Hoa Kỳ WESTAF - đã tổ chức Liên hoan phim Quốc tế thường niên lần thứ 18, kết hợp phim, nghệ thuật, hoạt động xã hội và xây dựng cộng đồng để thu hút cộng đồng suy nghĩ nghiêm túc về mối quan hệ của họ với các phong trào vì công lý xã hội của chúng ta. Trọng tâm của Liên hoan năm 2022, “Tình yêu, Thể hiện”, truyền tải các mạng lưới thân mật giải phóng và sự quan tâm tập thể vượt qua thời gian và địa điểm. Jade Elyssa đã đại diện cho WESTAF trong suốt liên hoan cũng như tại buổi tiếp tân của các nhà tài trợ cùng với các Quỹ Zellerbach, Hewlett và San Francisco, Quỹ Walter & Elise Haas, Trung tâm Đổi mới Văn hóa và các đối tác cộng đồng khác. Người nhận tài trợ đã bày tỏ lòng biết ơn đối với các khoản tiền đã hỗ trợ khả năng phục hồi và tuổi thọ của tổ chức trong suốt đại dịch COVID-19. 

WESTAF HỢP TÁC VỚI SOUTH ARTS VỀ CHIẾN LƯỢC KẾT NỐI CỰU SINH VIÊN (JEC) 

Với sự chuyển giao của Ethan Messere, người trước đây quản lý các mối quan hệ với mạng lưới ELC của South Arts, Jade Elyssa Cariaga của WESTAF và Jessyca Holland của South Art đã hợp tác chặt chẽ với nhau để đưa ra ý tưởng về sự tham gia chiến lược với Cựu sinh viên ELC của South Art trong năm tài chính 2023. Các kế hoạch tạm thời bao gồm tham gia vào cuộc họp sắp tới của Hội đồng quản trị South Arts và kết hợp các cơ hội tại South Arts cũng như thực hiện phần còn lại của các phiên phát triển chuyên môn đã lên kế hoạch. Jessyca đã thực hiện rất nhiều hoạt động xây dựng thực địa và vận động cho nghệ thuật tại Atlanta và sẽ là đối tác mạnh mẽ trong chương tiếp theo của chương trình ELC. 

HỘI ĐỒNG NGHỆ THUẬT MONTANA VÀ CHUYẾN THĂM MONTANA TOURWEST/ELC (CG)

Christian đã ở Montana tuần qua và thật tuyệt! Ngoài việc gặp gỡ và thuyết trình về WESTAF cho các thành viên hội đồng Hội đồng Nghệ thuật Montana, Christian đã đến thăm Brooke Swaney, ELCer 2012 và thăm cộng đồng nông thôn Eureka, MT với MAC ED và người ủy thác WESTAF Tatiana Gant, dành thời gian cho các đại diện của tổ chức phi lợi nhuận về nghệ thuật Sunburst Arts and Education, một tổ chức nhỏ nhưng năng động và là đơn vị thường xuyên nhận được tài trợ của TourWest cho loạt phim âm nhạc nổi tiếng của họ. Xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến Tatiana—đó là một chuyến đi tuyệt vời và chúng tôi rất mong sớm được quay lại Montana!

CẬP NHẬT TÀI TRỢ CỦA QUỸ (CG)

Anika, David và Christian đã có buổi gặp gỡ sơ bộ với Quỹ từ thiện Margaret Cargill. Đó là một cuộc trò chuyện khởi động thành công, nơi chúng tôi cung cấp thông tin cơ bản toàn diện về WESTAF và tìm hiểu thêm về chương trình nghệ thuật và văn hóa của Cargill, đặc biệt là sự nhấn mạnh của họ vào nghệ thuật dân gian, truyền thống và bản địa. Cargill đặc biệt quan tâm đến việc lập kế hoạch và triển khai tài trợ, và WESTAF vẫn đang trong quá trình học hỏi và khám phá về việc sẽ đưa chương trình nghệ thuật dân gian của mình đi đâu, vì vậy cuộc trò chuyện này đã cho chúng tôi rất nhiều điều để suy nghĩ. Chúng tôi cũng được Quỹ Ford mời nộp LOI cho chương trình Công bằng và khả năng phục hồi văn hóa ở vùng nông thôn phía Tây, điều này rất thú vị. Nhóm RAO đã nộp đơn xin hợp tác lên NEA cho Sáng kiến Công bằng thí điểm và South Arts sẽ đóng vai trò là đơn vị hợp tác chính.

BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN ĐẦU TIÊN GỬI CHO MACKENZIE SCOTT VÀ DAN JEWETT (CG)

Christian đã hoàn thành báo cáo thường niên đầu tiên cho MacKenzie Scott và Dan Jewett, dựa trên hướng dẫn rất cơ bản này: “chúng tôi yêu cầu một báo cáo đơn giản và ngắn gọn hàng năm kể từ ngày nhận được thư trao giải của bạn trong ba năm tới, để chúng tôi có thể hiểu được tình hình của bạn và cách sử dụng tiền tài trợ. Báo cáo phải là một bài tường thuật không quá ba trang và chia sẻ tiến độ thực hiện các sáng kiến chính, bao gồm các bài học kinh nghiệm và lộ trình quan trọng cho năm tới. Cùng với báo cáo hàng năm, vui lòng gửi báo cáo tài chính đã kiểm toán của bạn, nếu có, và ngân sách tổ chức được cập nhật cho năm sau. Xin lưu ý rằng ba năm báo cáo không tạo ra bất kỳ kỳ vọng nào về thời điểm bạn chi tiêu tiền - điều đó hoàn toàn tùy thuộc vào bạn.”

TIẾP THỊ (LH)

Khi quý này sắp kết thúc, nhóm MarComm sẽ bận rộn thu thập số liệu cho các hoạt động và sáng kiến tiếp thị trong quý 3 của chúng tôi, bao gồm số liệu truyền thông xã hội cho Hội thảo Lãnh đạo và Vận động Nghệ thuật năm 2022. Nhóm gần đây đã hoàn thành vòng sửa đổi cuối cùng cho trang web tạm thời WESTAF và rất vui mừng được chia sẻ trang web mới với nhân viên trong bản xem trước đặc biệt. Nhóm cũng đang thực hiện hai chiến dịch tiếp thị qua email cho CaFÉ và GO Smart và phát triển chiến lược truyền thông xã hội để thông báo về quan hệ đối tác của chúng tôi với các Khu vực tài phán Thái Bình Dương. Chúng tôi cũng rất vui mừng được chia sẻ rằng chúng tôi đã phát hành video CVSuite DataEd thứ ba: Phương pháp đánh giá nền kinh tế sáng tạo! Nếu bạn hoặc người quen của bạn muốn tìm hiểu thêm về cách phân tích và diễn giải dữ liệu nền kinh tế sáng tạo, vui lòng chia sẻ tài nguyên này với họ! 

TRUYỀN THÔNG (LH)

Ngoài việc thu thập số liệu truyền thông xã hội cho Hội thảo Lãnh đạo và Vận động Nghệ thuật (ALAS) năm 2022, cuộc khảo sát sau sự kiện hiện đã chính thức kết thúc và chúng tôi rất vui mừng khi thấy những phản hồi mà chúng tôi đã nhận được và tạo báo cáo với một số điểm nổi bật về dữ liệu của năm nay. Nhóm cũng đã bận rộn xem xét một blog nổi bật cho CaFÉ và hợp tác với Cameron để thiết kế và gửi lời mời dự tiệc tối tri ân cho Anne Bown-Crawford. 

TRIỂN VỌNG NGÀNH PHI LỢI NHUẬN NĂM 2022 (AH)

Chúng tôi đã xem xét Triển vọng ngành phi lợi nhuận năm 2022, do Plante Moran, công ty kiểm toán của chúng tôi biên soạn. Những điểm nổi bật bao gồm một số thách thức dự kiến—giữ chân nhân viên có trình độ là #1 trong báo cáo. Đây là lần đầu tiên đây là ưu tiên hàng đầu trong lịch sử của cuộc khảo sát này. Những năm trước liệt kê tài trợ là thách thức chính. Xem "10 cách chắc chắn để thu hút, giữ chân và thúc đẩy nhân tài" ở trang 3. Chúng tôi cũng thấy một cửa sổ về việc áp dụng nơi làm việc từ xa của ngành: 76% đang ở trong một số môi trường kết hợp với 11% hoàn toàn từ xa. Nhìn chung, các tổ chức phi lợi nhuận kỳ vọng sẽ có lợi nhuận ròng dương trong năm tài chính này. Một phần trong số đó có thể là khoản tín dụng thuế lớn mà tất cả chúng ta đang chờ được IRS xử lý và thanh toán (WESTAF đang chờ hơn $400.000).

TÀI CHÍNH VÀ HÀNH CHÍNH (AH)

Hệ thống tài chính của chúng tôi đã bị "đóng băng" ngay giữa quá trình xử lý các đợt thanh toán séc khổng lồ của khách hàng. Điều này đã tạo ra sự cố với một số séc và chuyển tiền. Lauren đang làm việc với chuyên gia tư vấn của chúng tôi tại Knaster Technology để cố gắng tìm ra sự cố đang xảy ra và cách khắc phục. Có vẻ như đây là tác dụng phụ không mong muốn của việc cài đặt công cụ cơ sở tiền mặt mới. Chúng tôi xin cảm ơn các nhóm CaFE và ZAPP đã xử lý sự gia tăng các câu hỏi của khách hàng trong khi chúng tôi tìm ra vấn đề này. Mùa lập ngân sách năm tài chính 2023 đã bắt đầu! Amy đang làm việc với nhóm lãnh đạo để xây dựng tính minh bạch hơn trong cấu trúc ngân sách năm nay. Mục tiêu là có bản thảo đầu tiên vững chắc vào ngày 22 tháng 7. Với sự giúp đỡ của Sharon, chúng tôi đang tiếp tục tìm hiểu tình trạng của một số khoản tài trợ NEA cũ mà chúng tôi hy vọng sẽ sớm kết thúc để giúp giảm bớt gánh nặng cho nhóm tài trợ. Amy đã xây dựng lại lịch trình doanh thu hoãn lại để phù hợp với những thay đổi cần thiết cho công cụ cơ sở tiền mặt. Đây là lần đóng sổ tháng đầu tiên với quy trình công cụ tiền mặt mới: các nhà quản lý ngân sách sẽ nhận được thông tin chi tiết về thu nhập và chi phí của họ theo định dạng khác với các tháng trước và Becky và Amy sẽ sẵn sàng trả lời các câu hỏi. Bây giờ, khi công việc thủ công ít hơn được yêu cầu trong quá trình đóng sổ hàng tháng, hệ thống báo cáo có thể được sử dụng đầy đủ: điều này cung cấp nhiều tùy chọn hơn cho các nhà quản lý ngân sách. Amy sẽ làm việc để xác định báo cáo hiệu quả hơn cho các nhà quản lý ngân sách.

Trân trọng gửi,

Thiên chúa giáo