Xin chào các Ủy viên quản lý WESTAF:
 
Tôi đã đi công tác ở California trong suốt hai tuần qua. Tôi muốn cảm ơn và ghi nhận Nhóm Nguồn lực Lãnh đạo WESTAF (Adam, Amy, Christina, Chrissy, Leah và Seyan) vì đã tiếp tục công việc quan trọng của họ là lập ngân sách, lập kế hoạch, điều hành doanh nghiệp, duy trì công nghệ, phỏng vấn các ứng viên DoPP và quản lý nhóm trong thời gian tôi vắng mặt. Họ rất chu đáo, hợp tác và hiệu quả, và luôn khiến tôi bận rộn và tập trung trong suốt thời gian tôi không có mặt tại văn phòng. Hai tuần một lần này dành tặng cho họ!
 
NGÂN SÁCH WESTAF
Chúng tôi đã hoàn thành bản thảo đầu tiên – và bản nháp của ngân sách WESTAF FY20! Nhóm lãnh đạo đang làm việc chặt chẽ với các nhà quản lý ngân sách để hoàn thiện ngân sách cho thời hạn vào tháng 8. Cho đến thời điểm này, chúng tôi dự kiến sẽ làm việc thông qua nhiều phiên bản, nhưng công việc này đang tiến triển nhanh chóng và đúng tiến độ. Xin khen ngợi LRT rất nhiều vì đã vượt qua giai đoạn chuyển tiếp đôi khi khó hiểu và không chắc chắn này.
 
GIÁM ĐỐC CHÍNH SÁCH CÔNG TÌM KIẾM
Sau khi sàng lọc ban đầu chín ứng viên tiềm năng, LRT đã dành tuần trước để phỏng vấn bốn ứng viên vào chung kết chất lượng cao. Không lâu sau kỳ nghỉ lễ 4 tháng 7, chúng tôi hy vọng sẽ hoàn thiện quy trình này và đưa ra lời đề nghị cho ứng viên trúng tuyển.
 
ỦY BAN THAM GIA CỘNG ĐỒNG
Có một phong trào chào đón và quá hạn đang diễn ra trong văn phòng để thành lập một ủy ban tình nguyện (tương tự như Ủy ban Sức khỏe của chúng tôi) sẽ xác định và theo đuổi các cách để nhóm WESTAF tham gia nhiều hơn vào cộng đồng sáng tạo Denver. Một số thành viên trong nhóm đã tham gia vào các sáng kiến cộng đồng Denver theo nhiều cách khác nhau — ủy ban này sẽ giúp xác nhận và hỗ trợ những nỗ lực hiện tại này và cũng xem xét các nỗ lực mới, thu hút nhiều thành viên trong nhóm hơn và giúp nâng cao uy tín của WESTAF và công việc của tổ chức này trong thành phố năng động nơi chúng tôi đặt trụ sở chính. Cảm ơn Leah đã lãnh đạo điều này!
 
CHUYẾN ĐI CALIFORNIA
Vừa hoàn thành chuyến đi hiệu quả qua California trong vài tuần qua — đầu tiên là tại Hội nghị thượng đỉnh Lãnh đạo Sáng tạo Địa điểm ở Los Angeles (thật tuyệt khi dành một chút thời gian với người ủy thác Roy Agloinga, người cũng tham dự!), sau đó là chuyến thăm tuyệt vời với người ủy thác WESTAF Nikiko Masumoto tại Nông trại Gia đình Masumoto gần Fresno (cảm ơn Nikiko vì lòng hiếu khách!), sau đó đến Quận Calavaras để tham dự cuộc họp của Hội đồng Nghệ thuật California, nơi tôi đã có một bài thuyết trình dường như được các thành viên hội đồng CAC đón nhận nồng nhiệt, sau đó là một số cuộc họp hiệu quả ở Sacramento. Mối quan hệ sâu sắc hơn với CAC ED Anne Bown-Crawford và các thành viên trong đội ngũ nhân viên của cô ấy, cũng như CFTA ED Julie Baker, một bữa trưa lập kế hoạch hiệu quả với Phó chủ tịch Tamara Alvarado (cảm ơn Tamara đã thực hiện chuyến đi đến San Andreas!). Những cuộc gặp gỡ thú vị trên đường đi với những người bạn WESTAF Shannon Daut, cũng như Lucero Arrellano (người đã đưa tôi đến một không gian nghệ thuật tập thể đầy cảm hứng ở Sacramento — Sol Collective) và nhà vận động hành lang của Sacramento CFTA Jason Schmeltzer (công việc của ông được tài trợ bởi WESTAF). Chuyến công tác này được kết thúc bằng một khoảng thời gian riêng tư — tiệc sinh nhật lần thứ 90 của bố tôi (diễn ra suôn sẻ!) và cuối tuần này tôi sẽ tham dự đám cưới của một người bạn tại Sea Ranch huyền thoại trên Bờ biển California. Trở lại văn phòng vào thứ Hai.
 
CẬP NHẬT KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC
Nhóm cổ phiếu:
Nhóm Equity đang nỗ lực thiết lập sự hiểu biết và ý định chung trong các nhóm Truyền thông và Kinh doanh. Nhóm của chúng tôi đã tổ chức bốn cuộc họp tính đến ngày 26/06/2019 để bắt đầu các cuộc trò chuyện và tiêu chuẩn có ý nghĩa để đưa đến các nhóm khác. Chúng tôi đã làm việc thông qua các dự án và hoạt động hiện tại của WESTAF xung quanh các sáng kiến DEI và cùng nhau xây dựng một bộ thỏa thuận nhóm chung sẽ được chia sẻ vào tháng 7 với mỗi nhóm. Sau khi quan sát và tham gia vào các nhóm Truyền thông và Kinh doanh, nhóm Equity sẽ họp lại vào tháng 7 để tìm hiểu sâu hơn về tài liệu về phạm vi. Các vai trò (xảy ra theo cơ sở luân phiên): Trưởng nhóm: Lani Morris; Lịch "Creep": Lauren Wilson; Người ghi chép/Ghi chép: Julia Alvarez; Quản lý quan hệ/không gian - Janae.
Nhóm doanh nghiệp:
Trong cuộc họp đầu tiên của Nhóm kinh doanh, một người lãnh đạo và một người ghi chép đã được chỉ định và đã được xác định, dựa trên lịch trình, chúng tôi sẽ họp hàng quý với cuộc họp tiếp theo được lên lịch vào ngày 18/7/19. Đối với cuộc họp này, chúng tôi đã yêu cầu tất cả các thành viên đến để chuẩn bị thảo luận về nhận thức/mục tiêu cho Nhóm với hy vọng chúng tôi có thể phát triển sứ mệnh và lập chiến lược cho các bước tiếp theo của mình. Người ghi chép - là Matt Virlee, người đã rời công ty nên vai trò này hiện đang bỏ trống; Trưởng nhóm - Rebecca Brown. 
Nhóm truyền thông:
Trong cuộc họp đầu tiên của Nhóm truyền thông, chúng tôi đã chia nhỏ Tài liệu xác định phạm vi Kế hoạch chiến lược và quyết định giải quyết thông qua bốn giai đoạn triển khai. Chúng tôi sẽ bắt đầu giai đoạn đầu tiên – nghiên cứu và khám phá – sau cuộc họp tiếp theo vào ngày 1/7/2019. Trong giai đoạn này, chúng tôi sẽ đánh giá tình trạng thương hiệu và truyền thông của WESTAF thông qua phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức) và thu thập phản hồi từ khách hàng và người dùng của tổ chức. Chúng tôi sẽ xác định vai trò của nhóm và lãnh đạo trong cuộc họp sắp tới dựa trên nhu cầu được nhận thấy cho giai đoạn một. 
 
CẬP NHẬT TIẾP THỊ/TRUYỀN THÔNG
Bản cập nhật về Hội nghị Americans for the Arts: Leah đã kết nối với nhiều bạn bè của WESTAF tại Hội nghị AFTA thường niên (Matt Wilson, Teniqua Broughton, Shannon Daut, Mitch Menchaca, Rusty Foley, Tom Simplot, Mary Ann Carter, Michael Orlove, Ann Bown-Crawford và Pam Breaux, cùng nhiều người khác) cũng như một số khách hàng hiện tại của CVSuite và một số khách hàng tiềm năng hiện tại. Chúng tôi đã tạo ra một số lượng lớn khách hàng tiềm năng mới cho CVSuite từ hội nghị và có sự quan tâm đáng kể đến Công cụ quản lý bộ sưu tập mới của PAA tại Hội nghị trước. Nhiều người tham dự khác đến thăm gian hàng triển lãm của chúng tôi đã bình luận về mức độ yêu thích của họ đối với những cải tiến gần đây của CaFE. Lập kế hoạch truyền thông tiếp thị năm tài chính 2020: Leah đang nỗ lực thực hiện Kế hoạch MarComm chính năm tài chính 2020 của WESTAF, trong đó phác thảo các sáng kiến và mục tiêu tiếp thị phù hợp với Chiến lược kinh doanh Chi phí sản phẩm thu nhập đã kiếm được năm tài chính 2020. Kế hoạch trình bày các mục tiêu và chiến lược tiếp thị cho từng sản phẩm công nghệ (trừ ZAPPlication), cũng như tiếp thị và truyền thông cho các chương trình và dịch vụ của WESTAF. 
 
HỌP PHÁT TRIỂN CHUYÊN NGHIỆP WESTAF SAAPAD
Một nhóm WESTAF hùng mạnh gồm Madalena Salazar, Chrissy Deal, Seyan Lucero và Sam Ortega đã giám sát cuộc họp SAAPAD thường niên của WESTAF diễn ra vào ngày 3-4 tháng 6, WESTAF đã triệu tập hơn 20 giám đốc nghệ thuật biểu diễn và người đứng đầu các tập đoàn đặt chỗ từ khu vực cho cuộc họp SAAPAD thường niên của chúng tôi. Nhóm đã bắt đầu bằng một chuyến tham quan và trò chuyện với ban lãnh đạo và nhân viên tại Cleo Parker Robinson Dance, một trong những trung tâm văn hóa của Denver và là công ty khiêu vũ nổi tiếng có nguồn gốc từ cộng đồng người Mỹ gốc Phi/da đen. Caitlin Strokosch, Giám đốc điều hành của National Performance Network (NPN) đã chia sẻ những cách thức tổ chức này đang vận hành công bằng thông qua mạng lưới nghệ sĩ và đồng nghiệp, các cuộc họp và hội nghị. Cựu sinh viên ELC15 của Oregon, Candace Kita, Quản lý công tác văn hóa tại Mạng lưới người Mỹ gốc Á - Thái Bình Dương của Oregon (APANO), cũng đã thu hút nhóm tham gia vào một bài tập nhằm xem xét cách quyền lực phát huy trong các sứ mệnh của tổ chức/cơ quan của chúng tôi. Chrissy đang tìm cách xây dựng dựa trên mô hình trao đổi giữa những người tham dự và chuyến thăm thực địa của năm nay vào năm 2020.
 
TƯ VẤN BAO GỒM & CÔNG BẰNG
Chrissy đã hợp tác với hai nhân viên và Lực lượng đặc nhiệm về công bằng tại Sở thú, Nghệ thuật & Công viên ở Quận Salt Lake, Utah từ cuối năm 2018 về sáng kiến hòa nhập và công bằng của họ. Cô và Madalena Salazar đã khởi động nỗ lực của họ bằng một hội thảo vào tháng 1, sau đó là phân tích và thảo luận về quy trình cấp vốn tài trợ công bằng vào tháng 5. Chrissy sẽ trở lại vào tháng 9 để điều hành một hội thảo tập trung vào cách các cộng đồng thiểu số truyền thống bị tác động bởi các chương trình và chính sách của tổ chức. Cô sẽ hợp tác với 2 thành viên của mạng lưới cựu sinh viên ELC Utah - Renato Olmedo-Gonzalez và Moana Paelei Hoching - và nhà lãnh đạo văn hóa kiêm nghệ sĩ khu vực, Jorge Rojas để thảo luận. Vicki Bourns, Ủy viên ủy thác của WESTAF, là thành viên tích cực của Lực lượng đặc nhiệm và Moana cũng sắp trở thành thành viên, gần đây đã được mời tham gia ban quản trị Tier I của ZAP vào mùa hè này. Dự án sẽ kết thúc vào mùa thu với bản tóm tắt dự án và đề xuất các lộ trình tiến lên cho ZAP trong công việc quan trọng này.
 
CẬP NHẬT CÔNG NGHỆ
Nhóm công nghệ đã phỏng vấn các ứng viên để tham gia nhóm của chúng tôi. Có một số khách hàng tiềm năng đầy triển vọng và chúng tôi hy vọng có thể gửi lời mời đến những cá nhân đủ điều kiện này nhưng đây là một thị trường rất cạnh tranh. Tháng 6 và tháng 7 đánh dấu đánh giá PCI hàng năm của chúng tôi và điều này đang được tiến hành. Chúng tôi đã tiến hành phân tích khoảng cách và sẽ tìm cách khắc phục mọi vấn đề. Việc chuyển sang Paypal Braintree là một thay đổi đáng kể và sẽ thay đổi cách thức tiến hành quy trình này trong tương lai. Chúng tôi đã gặp gỡ và đàm phán hợp đồng ban đầu với một nhà cung cấp trí tuệ kinh doanh nhúng và sẽ nỗ lực hơn nữa để cung cấp cho các chương trình khả năng truy cập và khả năng hiển thị dữ liệu tốt hơn.
 
CẬP NHẬT VẬN ĐỘNG LIÊN BANG
Vào ngày 25 tháng 6, Hạ viện Hoa Kỳ đã phê duyệt $167,5 triệu đô la trong khoản tài trợ năm tài chính 2020 cho Quỹ Quốc gia hỗ trợ Nghệ thuật—tăng $12,5 triệu đô la so với mức tài trợ năm tài chính 2019 ($155 triệu đô la). Dự luật hiện đang được chuyển đến Thượng viện Hoa Kỳ để xem xét (Thượng viện cũng có thể đưa ra phiên bản riêng của dự luật phân bổ này). Quốc hội sẽ nghỉ vào tuần tới; Thượng viện dự kiến sẽ trở lại vào ngày 8 tháng 7.
 
ZAP
ZAPP gần đây đã ký một khách hàng tiêu chuẩn, nhiều chương trình (thu thập hơn 500 ứng dụng) sẽ tổ chức 6 lễ hội trên trang web. Điều này thúc đẩy doanh số bán hợp đồng tiêu chuẩn của chúng tôi lên 300% so với năm tài chính 2018. Ngoài ra, việc chuyển đổi xử lý thanh toán sang Braintree đã được triển khai vào ngày 27 tháng 6; người dùng hiện có tùy chọn lưu trữ các loại thanh toán để thanh toán dễ dàng hơn và các biện pháp bảo mật bổ sung đã được thực hiện để tham chiếu chéo mã bưu chính và CVV. 
 
CÀ PHÊ
Nhóm CaFE đang làm việc trên các thông số kỹ thuật để chuẩn bị cho hợp đồng đăng ký 12 tháng, thêm các điều khoản truy cập và ID hợp đồng vào hệ thống CaFE, ngoài khả năng nhập trực tiếp phí và để hệ thống CaFE tính toán các khoản phí đó thay cho việc tính toán thủ công hiện nay. Nhóm cũng đang làm việc để số hóa biểu mẫu yêu cầu cuộc gọi và cải tiến quy trình thiết lập cuộc gọi mới. 
 
KHO TÀI LIỆU NGHỆ THUẬT CÔNG CỘNG
Public Art Archive đã ra mắt trang web mới và cập nhật các trang Collection Showcase vào giữa tháng 5 và đã nhận được phản hồi tích cực từ các đồng nghiệp trong lĩnh vực này. Vào tháng 6, Lani Morris của nhóm CaFE đã đại diện cho PAA tại hội nghị tiền hội nghị nghệ thuật công cộng AFTA ở Minneapolis và nhóm đã nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến Hệ thống quản lý bộ sưu tập kể từ sự kiện này. Một chiến dịch tiếp thị lớn cho các dịch vụ trả phí được cập nhật của PAA dự kiến sẽ diễn ra vào cuối mùa hè/đầu mùa thu.
 
ĐI THÔNG MINH
10 khách hàng (một phần tư cơ sở của chúng tôi) đã gia hạn trong tháng này, không có khách hàng nào bỏ cuộc, đang chờ 4 lần gia hạn dự kiến. Thị trấn Telluride đã tham gia; chúng tôi đã xây dựng ứng dụng của họ và họ sẽ sẵn sàng ra mắt vào cuối mùa hè này. San Antonio đang trả $3.800 đến $5.600 cho quy trình nhập dữ liệu. Ba bản cập nhật quy trình bảng điều khiển chính đã được phát hành vào tuần trước: Các trường ngày Mở và Đóng được thêm vào tab Bảng điều khiển > Cấu hình bảng điều khiển. Một số bản cập nhật kỹ thuật: cho phép quản trị viên hiển thị và ẩn bảng điều khiển khỏi những người tham gia được chỉ định vào các ngày được chỉ định; nút Tiêu chí nhập được thêm vào tab Bảng điều khiển > Chấm điểm bảng điều khiển. Cho phép quản trị viên sao chép các tiêu chí hiện có vào bảng điều khiển mới; tăng số lượng tiêu chí được phép từ 20 lên không giới hạn. Doanh thu năm tài chính 2019 đã nhận: $105.578,87; Gia hạn năm tài chính 2019 đang chờ thanh toán (nhưng hợp đồng đã được ký): $67.600,00, Gia hạn năm tài chính 2019 và các khoản thanh toán khác dự kiến cho phần còn lại của năm: $47.400.
 
CVSUITE
CVSuite đang hợp tác với Đại học Western Colorado để cung cấp dữ liệu cho nghiên cứu thị trường nghệ thuật của mình. Đại học Western Colorado đã nhận được khoản tài trợ nghiên cứu của NEA để tạo ra các báo cáo này cho tất cả 50 tiểu bang.    
 
CVSUITE VÀ GO BUSINESS COORDINATOR MỚI
Kelly Ernst là điều phối viên kinh doanh mới của chúng tôi cho GO Smart và CVS, tập trung vào nội dung tiếp thị, quản lý hợp đồng, trình diễn và hỗ trợ khách hàng nhẹ. Kelly gia nhập WESTAF vào tháng 5 năm 2019 với tư cách là điều phối viên kinh doanh cho CVSuite và GO Smart, hỗ trợ về nội dung và dịch vụ hợp đồng, truyền thông khách hàng và tiếp thị. Kelly có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực nghệ thuật công cộng và nghệ thuật xã hội và đã giữ các vị trí trong tiếp thị và phát triển cho các tổ chức như Nhà hát Opera Santa Fe, Creative Time tại Thành phố New York và Bảo tàng Nghệ thuật Đương đại (MCA Denver). Cô cũng là thành viên ủy ban lập kế hoạch cho Hội nghị thượng đỉnh 48 giờ của Trung tâm Nghệ thuật RedLine. Gần đây nhất, Kelly là một cây bút cộng tác cho tạp chí Boulder and Cherry Creek Lifestyle có trụ sở tại Colorado, chuyên đưa tin về nghệ thuật và văn hóa. Kelly đã nhận bằng cử nhân về lịch sử nghệ thuật và lãnh đạo đa văn hóa tại Đại học Colorado Boulder. Kelly là sự bổ sung tuyệt vời cho nhóm và chúng tôi rất vui khi có cô ấy!
 
Cảm ơn bạn vì sự làm việc tốt và cam kết của bạn với WESTAF!
 
Như thường lệ,
 
Thiên chúa giáo