Kính gửi:
Lại đến thời điểm đó rồi! Trước hết, rất vui mừng thông báo về sự xuất hiện của Ryder trong gia đình WESTAF! Chi tiết hơn ở phần Công nghệ & Đổi mới bên dưới. Và, tôi đã trở về an toàn sau chuyến đi khó tin đến Bhutan. Thật sự là một nơi không giống bất kỳ nơi nào khác. Nếu bạn muốn xem một số bức ảnh, hãy cho tôi biết! Nói về ảnh, đây là một số bức ảnh đẹp từ cuộc họp tháng 10 của chúng tôi tại Denver, bao gồm cuộc họp của ban quản lý, buổi họp tại phòng trưng bày và thời gian của chúng tôi với MAC. 
Sau đây là một số thông tin cập nhật trong hai tuần qua, chủ yếu được cung cấp bởi Đội ngũ tài nguyên lãnh đạo tuyệt vời (cảm ơn tất cả mọi người). Chúng ta hãy cùng bắt đầu ngay nhé.

LIÊN MINH, VẬN ĐỘNG & CHÍNH SÁCH CÔNG
Nhóm Alliances đã khởi động chương trình Quỹ vận động FY20 với thời hạn là tháng 12. Alliances hiện đang quản lý Diễn đàn Giám đốc điều hành sắp tới tại Reno, NV vào tháng 1 năm 2020. Nhóm Alliances cũng đang hoàn thiện chiến lược hỗ trợ các hoạt động vận động liên bang vào năm 2020, chiến lược này sẽ sớm được công bố cho các đối tác ở các tiểu bang phía tây. Giám đốc Chính sách Công David Holland đã tham dự Hội nghị thượng đỉnh Nghệ thuật của Hội đồng Nghệ thuật Wyoming: Công bằng trong Nghệ thuật từ ngày 7 đến ngày 9 tháng 11, tại đây ông đã gặp gỡ các thành viên của Wyoming Arts Alliance và các nhà lãnh đạo nghệ thuật khác trên toàn tiểu bang.

TÀI CHÍNH & HÀNH CHÍNH
Phòng tài chính và hành chính tập trung vào việc chuẩn bị cho cuộc kiểm toán cuối năm cũng như những thay đổi lớn trong phòng. Lauren Wilson hiện đang quản lý mọi hoạt động của khách hàng đối với ZAPP và CaFE cũng như mọi khoản phải trả và phải thu và cô ấy được hỗ trợ bởi nhân viên bán thời gian mới của chúng tôi, Jessica Martinez. Lauren đã xử lý tốt quá trình chuyển đổi, nhưng đó là khối lượng công việc lớn trong khi cô ấy cũng đang đào tạo Jessica. Becca Dominguez đã tiếp quản toàn bộ công tác hành chính nhân sự từ Becky Brown và hiện đang tập trung vào việc học các hoạt động và quản lý văn phòng từ Seyan Lucero và Janae De La Virgen. Amy Hollrah và Becky tập trung gần như hoàn toàn vào công tác chuẩn bị kiểm toán: Tài chính của WESTAF và ZAPP phải được chuyển từ tiền mặt sang kế toán dồn tích vào cuối năm. Các kiểm toán viên yêu cầu tất cả các tài liệu phải được tải lên trang web của họ vào giữa tháng 11. Sau khi phần lớn công việc kiểm toán được xử lý, nhóm sẽ tập trung vào các cải tiến và đổi mới cho năm tài chính 2020.

TRÁCH NHIỆM & SỰ BAO TRÙM
Chrissy Deal và nhóm của cô ấy (Madalena Salazar và sắp tới là Lani Morris) đang chuẩn bị cho một năm bận rộn vào cuối năm và đầu năm 2020. Chrissy đang hoàn thiện sự hợp tác của WESTAF với Sở thú, Nghệ thuật & Công viên tại Quận Salt Lake, UT và sẽ xem xét báo cáo tóm tắt và các khuyến nghị với ban lãnh đạo của họ vào cuối tháng này. Cô ấy và Madalena sẽ hoàn thiện đơn xin tài trợ TourWest để chuẩn bị cho buổi ra mắt vào giữa tháng 1 năm 2020 và làm việc với Seyan Lucero để phát triển một lịch trình đào tạo nhằm chuẩn bị cho Lani đảm nhiệm vai trò mới là điều phối viên tài trợ vào tháng 1. Cuối cùng, Chrissy đang thực hiện một sự hợp tác thú vị với South Arts, một tổ chức nghệ thuật khu vực đồng nghiệp của chúng tôi hợp tác với 9 cơ quan nghệ thuật tiểu bang, để khởi xướng chương trình Lãnh đạo da màu mới nổi dành cho các nhà quản lý nghệ thuật da màu làm việc trong khu vực. Chrissy và các giảng viên của chương trình—Salvador Acevedo, Tamara Alvarado và Margie Johnson Reese—rất mong muốn được kết nối với các nhà lãnh đạo đang lên ngoài khu vực WESTAF và mong muốn củng cố mối quan hệ của chúng tôi với South Arts trong nỗ lực quan trọng này.

TIẾP THỊ & TRUYỀN THÔNG
Nhóm MarComm (có rất nhiều hình ảnh tuyệt vời từ cuộc họp hội đồng quản trị!) đã tạo một thư viện ảnh trực tuyến cũng như trang Facebook để mang lại một số cá tính cho trang web và phương tiện truyền thông xã hội. Họ cũng đã soạn thảo và gửi ấn bản tháng 11 của Ghi chú cập nhật của WESTAF và bắt đầu lập kế hoạch cho Diễn đàn ED chung và cuộc họp Hội đồng quản trị diễn ra vào tháng 1 năm nay tại Reno. Họ cũng đang lập kế hoạch cho một chiến dịch tiếp thị qua email cho CaFE và một chiến lược nội dung cho blog, cũng như tạo ra một kế hoạch tiếp thị cho các dịch vụ báo cáo Emsi của CVSuite. Nhóm cũng đang tạo ra một hệ thống để theo dõi các số liệu tiếp thị cho tất cả các dự án công nghệ để đo lường hiệu suất chiến dịch cho các sáng kiến được lên kế hoạch ra mắt vào quý 2. 

CÔNG NGHỆ & SÁNG TẠO
Tuần này là tuần đầu tiên Adam Sestokas trở lại sau kỳ nghỉ sinh con, Ryder chào đời cao 21,5 inch và nặng 8 pound 9 ounce. Hiện tại, bé cao 23 inch và đang tiến tới con số mười. Hình ảnh bên dưới! Nhóm công nghệ đã tăng tốc trong tuần qua để tập trung lại vào những gì cần hoàn thành và ưu tiên cho Quý 1. Việc lập kế hoạch tính năng cho CaFE và ZAPP đã tiếp tục với các khung dây được tạo ra cùng với các nhóm tương ứng của họ, bao gồm giao diện quản trị mới cho CaFE và mô hình phí sớm/phí trễ cho ZAPP. Nhóm đã triển khai một số phần của các thông số kỹ thuật này để đảm bảo tính thực tế về mặt kỹ thuật của chúng. Vào thứ Tư, CVSuite đã gặp sự cố ngừng hoạt động tại trang web và sự cố đã được khắc phục vào lúc 5 giờ chiều ngày hôm đó. CVSuite sắp có một lớp đại học sử dụng công cụ này, vì vậy cơ sở hạ tầng của công cụ này đang được cải thiện để có thể đáp ứng được lượng sử dụng bổ sung có thể xảy ra. Một lỗi đã được phát hiện liên quan đến các khu vực thống kê đô thị. Lưu trữ Nghệ thuật Công cộng có hai khách hàng mới với bộ sưu tập đáng kể, một khách hàng có hơn 5.000 tác phẩm. Nhóm kỹ thuật đang xem xét các hạn chế về tài nguyên cho quy trình nhập và xác minh công việc nhập thủ công tối thiểu cần thực hiện. Nhóm đang làm việc để thử nghiệm Collection Management phiên bản 5.2 với tất cả các công cụ tích hợp của mình. GOSmart đã giải quyết các vấn đề với quy trình phân nhóm của mình. Nhóm đang theo dõi Brownrice để đảm bảo mọi vấn đề về chất lượng đều được giải quyết và xem xét các thiết bị và phiên bản thiết bị mà người dùng đang phân nhóm không phải là máy tính để bàn. Phát triển nội bộ và kiến thức về ứng dụng GO Smart tăng lên theo từng tuần, nhưng đây là một hệ thống đã được phát triển trong nhiều năm. Các phiếu nhỏ hơn đang được nhóm nội bộ hoàn thiện và cơ sở mã đang được nhóm nội bộ ghi lại. 

CÔNG NGHỆ VĂN PHÒNG
Trong văn phòng, công việc vẫn tiếp tục cũng như Phòng họp đang được đánh giá lại về tính thực tế của chúng đối với các bản demo bán hàng và chúng tôi sẽ làm việc tại các địa điểm phù hợp với nhu cầu của nhân viên. Nhóm Vận hành đã bắt đầu lập kế hoạch để thay thế các máy tính đã phục vụ tốt cho nhân viên trong 7 năm qua. Hệ thống điện thoại hiện tại đang đặt ra một số thách thức đối với hoạt động của thế kỷ 21 và nhóm đang nỗ lực thay thế và vá các thiết bị điện thoại cũ cho đến khi chúng tôi có thể chuyển đổi hệ thống điện thoại.
KINH DOANH CHUNG
Sau cuộc họp tuyệt vời với Hội đồng quản trị vào tháng 10, nhóm kinh doanh và quản lý sản phẩm tràn đầy năng lượng để tiến lên với Mục tiêu và Kết quả chính của họ, sẽ được theo dõi trong Asana, một hệ thống quản lý tác vụ mà chúng tôi sử dụng tại WESTAF. Asana đã giúp ích cho sự hợp tác giữa các phòng ban và phân bổ nguồn lực. Toàn bộ phòng kinh doanh sẽ tập trung vào việc lập kế hoạch và thu thập số liệu trong Q1.  

CÀ PHÊ
Nhóm CaFE đang xem xét lại quy trình thực hiện e-blast và giá cả để đáp ứng tốt hơn nhu cầu về ngân sách của khách hàng và nguồn nhân lực. CaFE đã đạt doanh số e-blast là $19k trong năm tài chính 2019—nhưng không phải không có nhiều thời gian dành riêng cho nhân viên. Chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi có thể tinh chỉnh và khởi chạy lại dịch vụ tốt hơn nữa và tăng doanh thu ít nhất là 30%. 

CVSUITE
Nhóm CVSuite sẽ họp với Emsi vào ngày 4 tháng 12 tại Denver để đào tạo dữ liệu và giới thiệu với giám đốc mới về quan hệ đối tác chiến lược của họ. David Holland cũng tiếp tục đại diện cho CVSuite thông qua sự tham gia của mình vào các cuộc trò chuyện bàn tròn do Nhóm tư vấn kinh tế sáng tạo mới của Americans for the Art tổ chức. Nhóm đã có một cuộc họp bàn giao chính thức để triển khai thực hiện chương trình giảng dạy. Một thời hạn tạm thời đã được ấn định để triển khai trong các lớp học vào tháng 8 năm 2020 với các mốc truyền thông vào tháng 1 năm 2020 để phân phối và thử nghiệm beta. 

ĐI THÔNG MINH
GO Smart đang trên đà đạt được mục tiêu doanh thu quý 1. Chúng tôi đang tiếp tục đàm phán và trình diễn với Black Belt Community Foundation, mặc dù liên hệ của chúng tôi không còn với tổ chức đó nữa. Chúng tôi đang chờ phản hồi từ Andrea Noble-Pelant ở Alaska sau khi gửi giấy tờ gia hạn cho cô ấy.
KHO TÀI LIỆU NGHỆ THUẬT CÔNG CỘNG
Nhóm PAA đang ký hợp đồng với hai khách hàng mới cho Hệ thống quản lý bộ sưu tập, với tổng doanh thu mới là $6.000. Các khách hàng là Mural Arts Philadelphia và Văn phòng Văn hóa Santa Monica. Cả hai khách hàng cũng sẽ đăng ký tính năng Collection Showcase. 

ZAP
ZAPP ghi nhận mức tăng 10% trong số lượng đơn đăng ký trong tháng 10, một dấu hiệu tích cực để bắt đầu năm tài chính mới. Chúng tôi cũng đã lên lịch họp với Hội đồng Thủ công Mỹ, một khách hàng cũ đã chuyển sang đối thủ cạnh tranh, để thảo luận về các bản cập nhật của ZAPP và khả năng đưa các chương trình nổi tiếng toàn quốc của họ trở lại ZAPP.