Xin chào các Ủy viên quản lý WESTAF:
Thực sự hy vọng mọi người đều an toàn, khỏe mạnh và cố gắng. Ở WESTAF, chúng tôi đang làm tốt — ngày càng áp dụng nhiều hơn vào thế giới ảo mà tất cả chúng ta đang sống. Hãy cùng bắt đầu ngay:

COVID-19 - TRẢ LỜI TÂY (DH)
Trong hai tuần qua, nhóm Liên minh, Vận động và Chính sách đã tham gia vào việc phát triển phản ứng của WESTAF đối với COVID-19 trong khi quản lý các chương trình và dịch vụ hiện có của chúng tôi. Chúng tôi đã làm việc với nhóm Tiếp thị và Truyền thông để công bố một cuộc khảo sát cho các nhóm liên hệ mục tiêu của WESTAF qua email và trên phương tiện truyền thông xã hội của WESTAF. Cho đến nay, đã nhận được hơn 560 phản hồi khảo sát và hiện David đang hoàn thiện báo cáo phân tích các phát hiện khảo sát ban đầu. Trang web Cập nhật COVID-19 trên trang web WESTAF đang được sửa đổi hàng tuần khi có những diễn biến và dữ liệu mới được công bố. Một bài thuyết trình/nguồn cung cấp thông tin chi tiết sâu hơn cũng đang được sửa đổi hàng tuần và đang được chia sẻ với các tổ chức dịch vụ nghệ thuật và các nhà tài trợ nghệ thuật ở phương Tây và trên toàn quốc. Dựa trên việc xem xét các tài liệu từ chương trình tài trợ kích thích Đạo luật Phục hồi và Tái đầu tư Hoa Kỳ năm 2009 (ARRA) của WESTAF từ năm 2009, một khuôn khổ để phát triển chương trình tài trợ kích thích CARES cũng đã được xây dựng và chia sẻ với các thành viên của Nhóm Nguồn lực Lãnh đạo và các RAO chị em của chúng tôi. 

COVID-19 — QUỸ TÀI TRỢ NGHỆ THUẬT VÀ KÍCH THÍCH CHĂM SÓC (DH)
Vào thứ năm, ngày 26 tháng 3, Christian và David đã tham gia một cuộc gọi với ban lãnh đạo cấp cao của Quỹ Quốc gia hỗ trợ Nghệ thuật và các tổ chức dịch vụ nghệ thuật quốc gia (như Liên đoàn Dàn nhạc Hoa Kỳ, Creative Capital, Viện Sundance) và vào thứ ba, ngày 31 tháng 3 đã tham gia một cuộc họp video với ban lãnh đạo Quỹ Nghệ thuật và các tổ chức nghệ thuật khu vực khác để bắt đầu thảo luận về việc triển khai gói kích thích CARES của Quỹ. Bốn mươi phần trăm trong số $75 triệu tiền kích thích mà Quỹ Nghệ thuật sẽ nhận được trong những tháng tới thông qua Đạo luật CARES sẽ được phân phối cho các cơ quan nghệ thuật của tiểu bang và các tổ chức nghệ thuật khu vực. 

COVID-19 — CƠ QUAN NGHỆ THUẬT NHÀ NƯỚC (DH)
Vào thứ Tư, ngày 1 tháng 4, Christian và David đã triệu tập các giám đốc điều hành của cơ quan nghệ thuật tiểu bang trong một cuộc họp trực tuyến, trong đó họ chia sẻ thông tin cập nhật về phản ứng của cơ quan đối với đại dịch COVID-19 và tác động của nó đối với lĩnh vực nghệ thuật và văn hóa. Các quỹ cứu trợ và các quỹ cứu trợ được đề xuất ở Arizona, Colorado và Oregon đã được chia sẻ trong cuộc gọi này cũng như các đề xuất tiếp cận nguồn tài trợ cứu trợ toàn tiểu bang ở các tiểu bang khác và các kế hoạch tái cấu trúc các chương trình tài trợ hiện có và triển khai các chương trình tài trợ mới để hỗ trợ lĩnh vực này. 

ARTS + BUỔI HỘI THẢO ẢO VÙNG NÔNG THÔN MIỀN TÂY (DH)
Vào thứ sáu, ngày 3 tháng 4, Chrissy, Christian và David đã dẫn dắt hội thảo trực tuyến Arts + the Rural West trong ba giờ với 25 người tham gia đại diện cho Liên minh Nghệ thuật Truyền thống California; Hội đồng Nghệ thuật California; Ủy ban Nghệ thuật Idaho; Epicenter; Nghệ thuật Mountain Time; Viện Phát triển các Quốc gia Đầu tiên; Bảo tàng Người da đỏ Plains của Trung tâm Buffalo Bill dành cho miền Tây; LACMA; Quỹ Quốc gia về Nghệ thuật; Hội đồng Hỗ trợ Nhà ở/Viện Công dân về Thiết kế Nông thôn; LISC Nông thôn; Liên minh Nghệ thuật và Văn hóa Wichita Falls; Trung tâm Giáo dục, Kinh doanh và Nghệ thuật; Những người ủng hộ California vì Sự sống còn của Ngôn ngữ Bản địa; Trung tâm Văn hóa Dân gian Phương Tây; Artes Americas; và Thị trấn Eagle, Colorado. Trong tám phiên thảo luận trực tuyến, những người tham gia đã thảo luận về tác động của COVID-19; nghệ thuật nông thôn như một chiến lược phát triển nông thôn; cách các cộng đồng nông thôn định hình nghệ thuật và đời sống văn hóa của họ; cung cấp nguồn lực cho nghệ thuật và văn hóa ở các vùng nông thôn; và các cơ hội, nhu cầu và thách thức đối với nghệ thuật ở vùng nông thôn miền Tây. Thành viên hội đồng quản trị WESTAF Nikiko Masumoto là đối tác quan trọng trong việc phát triển sáng kiến này cùng với Amy Kitchener và Jen Joy Jameson của Liên minh Nghệ thuật Truyền thống California. Một báo cáo về phiên họp hội nghị truyền hình Zoom và các nguồn lực khác sẽ được chia sẻ trong những tuần tới. 

TOURWEST (Đĩa CD)
Lani, Chrissy và Madalena đã làm việc chăm chỉ để hỗ trợ những người được tài trợ của TourWest bị ảnh hưởng bởi đại dịch COVID-19. Vì mục đích đó, WESTAF đã điều chỉnh thời hạn nộp đơn để hỗ trợ tốt hơn cho cộng đồng người thuyết trình và nghệ sĩ của chúng tôi trong thời điểm khủng hoảng này. Thời hạn nộp đơn của TourWest 2020 đã được gia hạn đến ngày 1 tháng 5 năm 2020 (trước đó là ngày 1 tháng 4). Chúng tôi cũng đã gia hạn thời gian biểu diễn cho các dự án TourWest năm 2019 đến ngày 31 tháng 12 năm 2020 (trước đó là ngày 31 tháng 8 năm 2020). Đầu tuần này, chúng tôi đã chủ động liên hệ với các tổ chức trình bày mà chúng tôi chưa nhận được thông tin thông qua một cuộc khảo sát nhanh để dự đoán tốt hơn nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của họ. Nhóm hiện đang xem xét một số lựa chọn để hỗ trợ các tổ chức đã buộc phải hủy một buổi biểu diễn được tài trợ, đồng thời ghi nhớ các hướng dẫn về chương trình lưu diễn khu vực do Quỹ Quốc gia hỗ trợ Nghệ thuật thiết lập. Chúng tôi chắc chắn sẽ thông báo cho hội đồng quản trị khi các chiến lược mới này được triển khai. Trong khi đó, nếu bạn nhận được thông tin từ những người nhận tài trợ hoặc người nộp đơn của TourWest tại cộng đồng của mình, vui lòng liên hệ họ với Chrissy hoặc Lani để họ có thể giải đáp thắc mắc và đảm bảo rằng chúng tôi luôn sát cánh cùng họ trong thời điểm khó khăn này. 

TÀI CHÍNH VÀ HÀNH CHÍNH (AH)
Nhóm F&A tiếp tục làm việc chặt chẽ với nhóm ZAPP để xử lý việc hoàn tiền cho số lượng lớn các hội chợ nghệ thuật bị hủy trên hệ thống ZAPP. Cả Lauren và Jessica đều thấy khối lượng công việc gửi tiền và hoàn tiền hàng ngày tăng 300%. Những người còn lại trong nhóm đã vào cuộc để hỗ trợ công việc của Lauren & Jessica nhằm đảm bảo toàn bộ bộ phận tiếp tục hoạt động trơn tru. Các đợt kiểm tra ZAPP và CaFE đang diễn ra theo đúng lịch trình dự kiến. Becca và Amy đang tham dự nhiều hội thảo trực tuyến về nguồn nhân lực liên quan đến các đạo luật FFRCA và CARES mới, cả hai đều đã được ký thành luật vào cuối tháng 3. Ngoài ra, Amy đang làm việc với Christian và nhóm của cô ấy để nộp đơn xin Kế hoạch bảo vệ tiền lương, đây là chương trình cho vay tiền lương thông qua các ngân hàng địa phương và là một phần của Đạo luật CARES. Khoản vay sẽ cung cấp tiền lương và phúc lợi trong hai tháng và được xóa hoàn toàn nếu WESTAF tiếp tục theo kế hoạch và không cắt giảm nhân viên hoặc lương của nhân viên từ bây giờ đến ngày 30 tháng 6. WESTAF "sắp xếp" cho khoản vay này, nhưng vẫn chưa có thông tin xác nhận nào tính đến ngày 4/6.

CÔNG NGHỆ (AS)
Nhóm công nghệ đã thích nghi với việc làm việc tại nhà, nhưng đây không chỉ là làm việc tại nhà, mà là làm việc tại nhà trong khi có khủng hoảng. Những tác động của tháng này là lâu dài và đang định hình lại quan điểm của nhóm chúng tôi hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng. Nhóm đã hoàn thành một đợt chạy nước rút kéo dài một tháng thành công trên toàn tổ chức, trong đó nhóm đã mã hóa một cải tiến ZAPP lớn cho khách hàng, mã hóa các tinh chỉnh GO Smart giải quyết các vấn đề nội bộ và khách hàng với GO Smart, tổng cộng là 17 yêu cầu riêng biệt cho tháng 4. Nhóm công nghệ tiếp tục hỗ trợ các máy chủ của WESTAF cho Public Art Archive và khách hàng của họ, làm việc để chuẩn hóa, ổn định và loại bỏ các thay đổi và quy trình một lần. Ben tiếp tục cung cấp hỗ trợ thiết kế trong suốt các dự án công nghệ của WESTAF, nhưng cũng hỗ trợ các nhu cầu tiếp thị khi được yêu cầu. Nhìn chung, đây là tháng năng suất nhất của nhóm kể từ tháng 6 năm 2019 và nhóm đang tìm cách tiếp tục xây dựng đà phát triển này khi WESTAF bước sang tháng 5. Nhóm luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết các vấn đề về công nghệ trong việc tổ chức các máy chủ web của chúng tôi và trong cơ sở hạ tầng mạng văn phòng của chúng tôi. Chúng tôi đã gặp một vài sự cố vào tháng 4 và đang trong quá trình thực hiện kế hoạch giảm thiểu để hạn chế các hành vi ngẫu nhiên trong tương lai. Xin hãy giữ an toàn cho mọi người, cả với người của bạn và trực tuyến. Hãy cảnh giác và lưu ý đến những gì bạn đang nhấp vào, ngay cả khi liên quan đến COVID-19.

CAFÉ (CV)
Hoạt động kinh doanh của CaFE đã phục hồi đáng ngạc nhiên trước mọi diễn biến trong cộng đồng nghệ thuật và hơn thế nữa. Trong tháng 3, chúng tôi đã có 15 khách hàng mới đăng ký, chỉ giảm 16% so với tháng 3 năm tài chính 2019. Cho đến nay, chúng tôi đã có 17 sự kiện nghệ thuật bị hủy thông qua CaFE và 5 lần hoãn lại. Chúng tôi đang tiếp tục theo dõi các đầu mối từ chiến dịch nghệ thuật công cộng của mình; tuy nhiên, Điều phối viên bán hàng của CaFE và ZAPP Julia Alvarez đã từ chức vào ngày 3 tháng 4, vì vậy nhóm sẽ đảm nhận công việc bán hàng cho đến khi chúng tôi thuê được người đảm nhiệm vai trò đó. 

CVSUITE (KE)
CVSuite vẫn đang liên lạc với các khách hàng bị ảnh hưởng bởi COVID-19. Các khách hàng có hợp đồng hết hạn vào ngày 1 tháng 4 đã được gia hạn. Arts Cleveland đã xác nhận việc gia hạn, trong khi Quận McLean đang tìm kiếm thêm các cách để tài trợ cho công cụ này. Arts Partnership of Greater Spartanburg đã thông báo với chúng tôi rằng, do COVID-19, họ sẽ không gia hạn khi hợp đồng hết hạn vào tháng 7. Nhóm CVSuite sẽ ra mắt Danh sách 30 thành phố nhỏ sáng tạo hàng đầu trong vài tuần tới. Chúng tôi đã nhận được các bài viết đóng góp từ ba thành phố xuất hiện trong danh sách và dự án đang trong giai đoạn biên tập bản thảo cuối cùng. Chúng tôi cũng đang nỗ lực phát hành một cải tiến giao diện người dùng mới cho công cụ dữ liệu vào tuần tới. Cài đặt dữ liệu, năm dữ liệu và vị trí hiện sẽ được tập trung và có thể truy cập trên mọi trang. Điều này cho phép người dùng so sánh tốt hơn các khu vực, năm và cài đặt mã

ĐI THÔNG MINH (JG)
GO Smart đang cung cấp mức giảm giá 50% cho các chương trình cứu trợ COVID và bốn khách hàng đã thông báo với chúng tôi rằng họ đang quản lý các chương trình tài trợ đặc biệt. Chúng tôi đã tạo một email chiến dịch với các nguồn lực COVID dành cho nghệ thuật và thông tin về mức giảm giá khi lưu trữ các chương trình cứu trợ COVID trên hệ thống. Email đã được gửi đến 660 quản trị viên trợ cấp nghệ thuật, trong đó có 132 người nhận đã mở chiến dịch và 27 người nhận đã mở nhiều hơn một lần và/hoặc nhấp vào liên kết. Một email tiếp theo đã được gửi đến 105 người mở email với 49 người nhận đã mở email tiếp theo. Jessica đã đích thân gửi email cho 27 người nhận đã mở email nhiều hơn một lần và 16 người nhận đã mở phản hồi đó. Chúng tôi đã phát hành một bản cập nhật kỹ thuật giúp phiên bản hình ảnh có độ phân giải cao hơn dễ tiếp cận hơn với tất cả đối tượng. Chúng tôi cũng đã phát hành hai cải tiến nhỏ giúp dọn dẹp trải nghiệm của người nộp đơn khi tải phương tiện của họ lên và một bản sửa lỗi cho lỗi xảy ra khi sao chép trang Chọn mẫu tác phẩm. 

KHO TÀI LIỆU NGHỆ THUẬT CÔNG CỘNG (LG)
PAA đã làm việc với nhóm công nghệ để giải quyết một số thách thức kỹ thuật đang diễn ra đối với việc nhập các tập dữ liệu lớn. Bài kiểm tra đầu tiên về định dạng và dọn dẹp dữ liệu, với sự hỗ trợ của Trevor, đã chứng minh được sự cải thiện về trạng thái dữ liệu trước khi nhập và nhóm sẽ tiếp tục làm việc cùng nhau để cải thiện quy trình. Trong tuần qua, nhóm đã nhập hơn 2.200 hồ sơ đại diện cho phần trăm của Tiểu bang Oregon dành cho bộ sưu tập nghệ thuật, ngoài bộ sưu tập của thành phố Coeur D'Alene. Mặc dù các khách hàng mới đã bị chậm trễ trong quá trình lập ngân sách để hoàn tất đăng ký PAA, chúng tôi vẫn tin tưởng rằng các hợp đồng đó sẽ được thông qua. Ngoài ra, PAA có khả năng cung cấp các công cụ thu hút bộ sưu tập cho Đại học Alabama để quảng bá bộ sưu tập tranh tường của tiểu bang.

ZAPP (sơ yếu lý lịch)
Chúng tôi tiếp tục tập trung chủ yếu vào việc hủy và hoãn lễ hội. Tính đến ngày 2 tháng 4 năm 2020, chúng tôi đã ghi nhận 121 chương trình bị hủy và 72 chương trình bị hoãn đối với các sự kiện được lên lịch từ tháng 3 đến tháng 9. Những lần hủy và hoãn này đã ảnh hưởng đến 39.343 đơn đăng ký của nghệ sĩ tham gia các chương trình, chiếm 37% trong tổng số đơn đăng ký được gửi qua ZAPP trong năm tài chính 2020. Chúng tôi cũng đã làm việc với nhóm tài chính để xử lý 3.093 khoản hoàn lại (chủ yếu là phí gian hàng phải trả lại cho nghệ sĩ) cho 29 chương trình, tổng cộng là $857.975. Các khoản hoàn lại này là tiền chuyển tiếp mà ZAPP thu thập và phân bổ cho các chương trình. Như dự kiến, doanh số bán hàng mới đã giảm trong tháng 3 so với tháng 3 trong năm tài chính 2019, mặc dù chúng tôi đã ký hợp đồng với hai khách hàng mới. Chúng tôi cũng đang tiếp tục cải tiến kỹ thuật cho ZAPP, đồng thời cân nhắc những cải tiến nào mà chúng tôi không có đủ nguồn lực để hoàn thành và những cải tiến nào có thể giảm mức độ ưu tiên do ảnh hưởng của COVID-19. 
Trân trọng,
Thiên chúa giáo