Xin chào Hội đồng quản trị WESTAF:
Cảm ơn tất cả các phản hồi tích cực cho Bi-Weekly Recaps này. Như thường lệ, chúng tôi luôn chào đón và đánh giá cao các câu hỏi và phản hồi của bạn. Chúng tôi rất bận rộn tại WESTAF và yêu thích công việc chúng tôi đang làm! Cảm ơn sự quản lý của bạn.
Cuộc họp BOT Bozeman ngày 15-16 tháng 5
Chúng tôi đang trong quá trình hoàn thiện chương trình nghị sự cho cuộc họp BOT vào ngày 16 tháng 5 tại Bozeman, MT và xác định những vị khách sẽ được mời đến bữa tối làm việc vào tối ngày 15 tháng 5. Cảm ơn người ủy thác và thủ quỹ Cyndy Andrus đã giúp chúng tôi thực hiện việc này và cảm ơn bạn đã hợp tác với nhóm của chúng tôi để đặt vé đi lại và chỗ ở kịp thời!
Giám đốc Chính sách công Tìm kiếm
Cho đến nay, chúng tôi đã nhận được khoảng 20 sơ yếu lý lịch và thư xin việc cho vị trí này và nhìn chung chúng tôi hài lòng với chất lượng và kinh nghiệm của các ứng viên. Chúng tôi đang hướng tới một nhóm gồm 5-7 ứng viên đa dạng, đủ tiêu chuẩn để đưa ra lựa chọn cuối cùng. Sau khi xác định được nhóm này, chúng tôi sẽ thiết lập một "vòng phỏng vấn" với mỗi thành viên trong nhóm lãnh đạo sở hữu một năng lực cụ thể mà chúng tôi đang tìm kiếm ở ứng viên — truyền thông, kinh nghiệm về chính sách công, kinh nghiệm về nghệ thuật và văn hóa và năng lực về công bằng. Mỗi người phỏng vấn trong nhóm lãnh đạo sẽ xử lý một năng lực cụ thể, với các câu hỏi đã chuẩn bị trong đó. Khi quá trình phỏng vấn tất cả các ứng viên kết thúc, người phỏng vấn sẽ báo cáo về năng lực đó cho toàn bộ nhóm, đưa ra các nhận xét, ghi chú và điểm số theo thang điểm từ "không có ý định thuê" đến "rất có ý định thuê". Chúng tôi đang đi đúng hướng để có thời hạn tuyển dụng là ngày 26/7.
BARCAT/Kế hoạch chiến lược
Chúng tôi đã đưa “StratPlan Faire” vào lịch toàn đội vào ngày 29-30/5. Thay vì phát hành nhiều tài liệu kế hoạch chiến lược khác nhau (tài liệu về phạm vi, hướng dẫn nhóm, v.v.) thành các phần rời rạc, chúng tôi mời nhóm đến “StratPlan Faire” để tham gia buổi đào tạo/nhập môn toàn đội mở rộng, nơi chúng tôi có thể trình bày tất cả thông tin này cùng một lúc, giải quyết các câu hỏi, xử lý phản hồi, tận hưởng một số buổi huấn luyện chuyên nghiệp đan xen chiến lược xung quanh giao tiếp và cộng tác của nhóm, sau đó cùng nhau ăn mừng sự ra mắt của Tầm nhìn mười năm và Kế hoạch chiến lược. Sau đó, các nhóm sẽ vào vị trí để bắt đầu công việc của họ từ tháng 6 trở đi. Trong thời gian chờ đợi, nhóm lãnh đạo tiếp tục công việc sắp xếp lại cấu trúc nhóm theo mô hình BAR CAT.
Cơ quan nghệ thuật nhà nước
Erin và tôi đã có một cuộc gọi hội nghị thành công vào ngày 25/3 với sự tham gia đông đảo của các ED SAA để tóm tắt cho họ về cuộc họp BOT trước đó, cuộc tìm kiếm Giám đốc Chính sách Công và một số mục khác. Tôi đã có một vài ngày tuyệt vời ở Santa Fe, NM để tìm hiểu cộng đồng ở đó. Gặp gỡ giám đốc tạm thời của Ủy ban Nghệ thuật NM Jenice Gherib và nhóm của cô ấy, Randy Randall, người đứng đầu Du lịch Santa Fe và ngày đó kết thúc bằng một bữa tối đáng yêu do Creative Santa Fe tổ chức với các đại diện từ Bảo tàng Nghệ thuật NM, Viện Nghệ thuật Santa Fe, MoCNA, IAIA và Loie Fecteau của chúng tôi. Một điểm nhấn đáng yêu khác là được gặp cựu sinh viên ELC Nicole Davis, một chuyên gia truyền thông kỹ thuật số tại Bảo tàng Georgia O'Keeffe. Đó là một cuộc thảo luận sôi nổi và là sự giới thiệu tuyệt vời cho tôi về cộng đồng nghệ thuật này. Cuộc gọi tóm tắt quan trọng với Andrea Noble-Pelant và Ben Brown từ Hội đồng Nghệ thuật Tiểu bang Alaska về cuộc đấu tranh liên tục của họ để bảo tồn $700K trong nguồn tài trợ của tiểu bang (được hỗ trợ thêm bởi nguồn tài trợ của NEA) trong ngân sách hà khắc do Thống đốc Dunleavy đề xuất. Mong muốn được dành thời gian ở Washington, Washington DC, Burlington tại RAO Executive Retreat, Phoenix, Reno, Bozeman, Pocatello vào tháng 4 và tháng 5. Vẫn đang cố gắng liên lạc với Tatiana Gant ở Montana — cô ấy là SAA ED cuối cùng và duy nhất mà tôi chưa thể liên lạc được. Sẽ tiếp tục cố gắng. "Điểm quen biết" hiện tại của SAA ED hiện ở mức 47/65 (tăng từ 37 khi tôi bắt đầu!).
Quỹ WESTAF NEA cho năm tài chính 2020
Tin tốt (và vẫn giữ bí mật) — chúng tôi đã nhận được giải thưởng NEA cho năm tài chính 2020. Chúng tôi không bao giờ biết chính xác những gì sẽ được trao và chúng tôi cầu mong rằng phần RAP tài trợ cho nhiều chương trình của chúng tôi và một số chi phí chung không giảm quá nhiều. Năm nay, tổng giải thưởng tăng thêm $25.800, đạt tổng cộng $1.713.600. NEA yêu cầu chúng tôi không công bố bất kỳ thông báo công khai nào về khoản tài trợ này cho đến sau ngày 15 tháng 5, nhưng đây là tin tuyệt vời!
TourTây
Năm hoạt động 2019-2020 đánh dấu mùa thứ 25 của TourWest, một chương trình tham gia nghệ thuật và lưu diễn của WESTAF. Năm nay, chúng tôi đã nhận được 298 đơn đăng ký để ban giám khảo đánh giá. Ban giám khảo bao gồm bảy nhà lãnh đạo nghệ thuật và thuyết trình đến từ miền Tây. Họ quen thuộc với việc thuyết trình phi lợi nhuận, cũng như các mục tiêu của chương trình TourWest là xây dựng khán giả, tăng cường sự tham gia của cộng đồng và chương trình lưu diễn văn hóa qua 13 tiểu bang miền Tây. Năm nay, ban giám khảo sẽ do Giám đốc điều hành Arts Northwest Sam Calhoun làm chủ tọa và ban giám khảo trực tiếp sẽ họp tại Denver từ ngày 13 đến 15 tháng 5 năm 2019. Các quyết định của ban giám khảo sẽ tác động đến mùa thuyết trình 2019-2020 tại 13 tiểu bang miền Tây.
Đánh giá ELC
WESTAF đã ký hợp đồng với cố vấn độc lập Andrea Girón Mathern để tiến hành đánh giá đầu tiên về Chương trình Lãnh đạo da màu mới nổi vào mùa xuân năm nay. Andrea sẽ tiến hành các nhóm tập trung và thiết kế một cuộc khảo sát để đánh giá tác động của chương trình đối với sự nghiệp của những người tham gia. Chúng tôi hy vọng kết quả đánh giá sẽ cung cấp cho WESTAF những hiểu biết có giá trị về việc lựa chọn người tham gia, chiến lược chương trình, phát triển và triển khai chương trình giảng dạy, sự tham gia của cựu sinh viên và tác động trong tương lai đối với lĩnh vực này. Hãy tìm thêm thông tin về những phát hiện vào mùa hè năm 2019.
Cuộc họp MAC mùa xuân năm 2019
Ủy ban Cố vấn Đa văn hóa (MAC) của WESTAF sẽ họp tại Seattle, WA vào ngày 16-17 tháng 4. Nhóm sẽ có sự tham gia của các Ủy viên Bassem Bejjani, Karen Hanan, Joaquín Herranz, cựu ủy viên Ricardo Frazer và các thành viên của mạng lưới ELC khu vực Seattle, Brian Carter, Joshua Heim và Chieko Phillips. Ngoài việc mời các nhà lãnh đạo văn hóa khu vực Seattle đến dùng bữa sáng và trò chuyện về những tiến bộ quan trọng trong việc hòa nhập và công bằng tại Seattle, ủy ban sẽ thảo luận về kế hoạch chiến lược và suy ngẫm về lịch sử lâu dài và mối liên hệ cá nhân với WESTAF và công việc của MAC.
ZAPP và CaFE
ZAPP đang hoàn tất một thỏa thuận để cung cấp các buổi tư vấn nhỏ tại hội nghị giám đốc hội chợ nghệ thuật diễn ra vào cuối tháng 10 tại Alexandria, VA. Nhóm có thể sẽ kết hợp nỗ lực này với một cuộc họp trùng với nhóm đối tác ZAPP và ủy ban giám sát. CaFE gần đây đã phát động một cuộc gọi nội bộ, Way Out West, để mời các nghệ sĩ ở khu vực phía tây gửi hình ảnh có thể được nhóm CaFE giới thiệu trên trang web, blog và phương tiện truyền thông xã hội của mình. Đã có gần 200 bài dự thi cho cuộc gọi này cho đến nay.
Lưu trữ nghệ thuật công cộng
Public Art Archive Collection Management Showcase sẽ có tám khách hàng được triển khai vào cuối tháng 4. Nhóm kỹ thuật sẽ làm việc hướng tới việc chứa hàng hóa từ tháng 5 đến tháng 6 để chúng tôi có thể dễ dàng tiếp nhận một lượng khách hàng mới ổn định khi người quản lý PAA trở lại sau kỳ nghỉ thai sản. Ngoài ra, PAA đã hoàn thành tìm kiếm theo nhiều khía cạnh trên trang web WordPress mới, dự kiến sẽ triển khai vào đầu tháng 5.
Bộ sức sống sáng tạo
Sáu trong số mười sáu mô-đun của Chương trình giảng dạy CVS hiện đã hoàn thành. Trường Evans UW – Sinh viên từ dự án capstone của Joaquín Herranz tại Trường Chính sách công & Quản trị Evans thuộc UW đang làm việc với Văn phòng Văn hóa Seattle để thực hiện một nghiên cứu kinh tế sáng tạo về các nhóm nhân khẩu học chưa được phục vụ đầy đủ. Họ có quyền truy cập vào CVSuite thông qua Doanh thu bổ sung của Seattle. Cuối cùng, chúng tôi đã nhận được sự chấp thuận từ EMSI để bán một số báo cáo tĩnh của họ, đây có thể là nguồn doanh thu mới cho CVS.
GO Smart và CVS
Chúng tôi đang tuyển dụng một điều phối viên kinh doanh để hỗ trợ đào tạo GO và CVS, trình diễn, hỗ trợ khách hàng và hỗ trợ bán hàng.
Tài chính và Quản trị
Nhiều khía cạnh của quản lý nguồn nhân lực đang được cập nhật và sửa đổi. Công việc này đã nhận được ý kiến đóng góp từ ủy ban điều hành và bao gồm quản lý hiệu suất, chính sách đi công tác, đánh giá chuẩn mực và cập nhật toàn diện sổ tay nhân viên sẽ hoàn thành vào mùa hè này. Mục tiêu là cập nhật các chính sách và quy trình mới cho năm tài chính mới. Một quy trình mới đã được đưa ra, theo đó tất cả các nhà quản lý ngân sách cung cấp ước tính dự báo hàng tháng về thu nhập và chi phí cho phần còn lại của năm tài chính. Công việc này trước đây do Amy thực hiện. Bây giờ, với ý kiến đóng góp từ những người trực tiếp tham gia vào hoạt động bán hàng và chi tiêu tiền, chúng tôi hy vọng quy trình này sẽ trở thành một cách để tích hợp quản lý ngân sách vào quá trình ra quyết định của nhân viên và cũng có những dự báo chính xác hơn.
Công nghệ
Nhóm Công nghệ đã tạo ra một bản triển khai mẫu của công cụ trí tuệ kinh doanh cho phép chủ doanh nghiệp tại WESTAF tạo báo cáo tương tác và bảng thông tin cho các chương trình của họ về thông tin khách hàng và khách hàng của họ. Các báo cáo này cũng có thể được nhúng và sử dụng bởi khách hàng của từng ứng dụng nếu thiết lập được thực hiện đúng cách. Ngoài ra, chúng tôi đang triển khai máy chủ cơ sở dữ liệu không cần máy chủ và tự động mở rộng quy mô. Mục tiêu là tiết kiệm chi phí và giải quyết một số vấn đề về hiệu suất thông qua việc sử dụng Dịch vụ AWS mới hơn. Dịch vụ mới là giải pháp cấp doanh nghiệp hiện được cung cấp cho bất kỳ khách hàng AWS nào. Các máy chủ sẽ tăng hoặc giảm quy mô dựa trên mức sử dụng của chúng tại AWS, tiết kiệm 35% chi phí tổng thể và cho phép triển khai các biện pháp thực hành hiệu quả về chi phí. Chúng tôi cũng đang nghiên cứu sử dụng mạng phân phối nội dung cho hình ảnh và video được tải lên CaFE và ZAPP. Tác động chính của công việc này là người dùng trên điện thoại di động hoặc khách hàng đang đánh giá sẽ trải qua thời gian tải nội dung đó ít hơn. Việc sử dụng mạng phân phối nội dung là tiêu chuẩn trong các ứng dụng công nghệ hiện nay. Một cuộc kiểm toán bảo mật của bên thứ ba về Cuộc gọi nhập cảnh do một công ty bảo mật thực hiện sẽ kết thúc vào tháng 4. Brownrice Internet và Adam Sestokas đã hợp tác để khắc phục mọi phát hiện. Mục đích của cuộc kiểm toán này là để xác nhận các giao thức bảo mật cơ bản và thể hiện sự thẩm định cần thiết trong việc triển khai mới ứng dụng nghệ sĩ của CaFE: artist.callforentry.org.
 
Cảm ơn tất cả những gì bạn đã làm cho WESTAF!
 
Như thường lệ,
 
Thiên chúa giáo