Xin chào các Ủy viên quản lý WESTAF:
Thật tuyệt khi nhận được nhiều tin nhắn chu đáo từ bạn kể từ thời gian chúng ta ở Reno tuần trước! Thời gian của chúng ta trong cuộc họp cũng như bữa tối đã khơi dậy một số cuộc trò chuyện tiếp theo thực sự hữu ích về nhiều chủ đề như công bằng, vận động và nền kinh tế sáng tạo, vì vậy cảm ơn vì điều đó! Khi chúng ta quay trở lại cuộc sống văn phòng, sau đây là một số cập nhật hoạt động từ nhóm nguồn lực lãnh đạo (LRC) cùng với một số bình luận và quan sát của tôi:

SỰ QUẢN LÝ
Tháng 1 là tháng bận rộn đối với bộ phận tài chính và hành chính với việc nộp hồ sơ thuế 990, chuẩn bị biểu mẫu 1099 cho nhà cung cấp, nộp hồ sơ phúc lợi y tế và một lượng lớn các thay đổi và cập nhật về nguồn nhân lực. Ngoài ra, tháng 1 là tháng đầu tiên chúng tôi yêu cầu tất cả các nhà quản lý ngân sách cung cấp dự báo cho phần còn lại của năm: đã có rất nhiều hoạt động giáo dục và phối hợp để biên soạn những con số này lần đầu tiên.

CÔNG NGHỆ — THAY ĐỔI NHÂN SỰ
Hai thay đổi nhân sự độc lập gần đây đã diễn ra trong nhóm công nghệ. Ellis Garaudy, người mà nhiều người trong số các bạn đã gặp tại buổi gặp gỡ, đột ngột quyết định rằng anh ấy sẽ theo đuổi công việc với một công ty khởi nghiệp tại Aspen để làm việc trên một ứng dụng dành cho cựu chiến binh. Những tháng qua là thử thách đối với nhóm công nghệ và Adam Sestokas, và những tháng chuyển đổi sắp tới sẽ tiếp tục là thử thách. Đồng thời, nhóm đã bổ sung một kỹ sư phần mềm từ xa mới tên là Jon Cantwell. Jon có gần một thập kỷ kinh nghiệm viết mã và trước đây đã có mối quan hệ làm việc thành công với Adam. Đây là một sự tuyển dụng thú vị. Trong khi một nhóm công nghệ gồm 4 người phù hợp hơn với khối lượng công việc của bộ phận (và là những gì đã được lên kế hoạch cho năm tài chính 2020), chúng tôi sẽ đánh giá tác động của việc tuyển dụng thêm.

CÔNG NGHỆ — CÁC VẤN ĐỀ KHÁC
Trọng tâm của bộ phận này vẫn là đảm bảo các dịch vụ công nghệ vẫn khả dụng, đáng tin cậy và an toàn: 28 máy trong văn phòng đã được mua cách đây 7 năm và bắt đầu hỏng, vì vậy hiện chúng đã được cho nghỉ hưu và thay thế. Thiết bị mới đã được định cấu hình với phần mềm và triển khai cho nhân viên bằng công nghệ Quản lý thiết bị di động đang được thử nghiệm về hiệu quả trong việc phục vụ tốt hơn nhu cầu của nhân viên. Phần mềm máy chủ tài chính có từ năm 2013 và do có giấy phép mới từ Microsoft nên sẽ được cập nhật. Amazon Web Services tiếp tục đổi mới và thay đổi các dịch vụ và tiêu chuẩn của mình và khi họ làm như vậy, nhóm đang nỗ lực để duy trì cơ sở hạ tầng của chúng tôi theo các tiêu chuẩn được thiết lập tốt đó. Các ứng dụng Phần mềm dưới dạng Dịch vụ của chúng tôi tiếp tục được duy trì với trọng tâm là đảm bảo khả năng mở rộng, tốc độ, khả năng truy cập và khả năng cung cấp các dịch vụ cho nghệ sĩ, quản trị viên nghệ thuật và quản trị viên tài trợ của họ. Đây là một phần trong những nơi mà chuyên môn của Jon sẽ hữu ích nhất. Luật Bảo mật dữ liệu đã có hiệu lực tại ít nhất 10 tiểu bang với nhiều tiểu bang đề xuất thay đổi mỗi tháng. Chúng tôi luôn nỗ lực để đảm bảo dữ liệu được bảo mật ở mức độ riêng tư tùy theo giá trị của từng dữ liệu và được xác định theo luật pháp và/hoặc nhu cầu của khách hàng và người dùng.

CÀ PHÊ
Chúng tôi đã chạy một số phân tích dữ liệu về kết quả của cuộc khảo sát nghệ sĩ CaFE năm 2019, nhận được 2.300 phản hồi. Sau đây là những gì ông ấy tìm thấy:

Đánh giá trung bình về mức độ dễ dàng khi ứng tuyển là 3,98/5.
Đánh giá trung bình về dịch vụ khách hàng là 3,79.
74% khách hàng của CaFE có độ tuổi từ 45 trở lên, trong đó nhóm tuổi từ 65 trở lên là nhóm tuổi có độ tuổi lớn nhất với 39,2%.
Hầu hết khách hàng đã sử dụng CaFE trong đó 34.6% là người dùng trong 4-7 năm. 6% đã sử dụng công cụ này trong hơn 10 năm.
Xác suất trung bình giới thiệu cho bạn bè: 78,5%.
Khả năng CaFE được giới thiệu có mối tương quan cao với các bình luận tích cực về “cơ hội cho khách hàng” và “dễ sử dụng”.
Đánh giá xấu có mối tương quan cao với thời hạn gấp và không có khả năng lọc và điều hướng tùy chỉnh.
Cải tiến được yêu cầu nhiều nhất: Cải thiện chức năng tìm kiếm (có thể tương tự như những khiếu nại ở trên) và có thể lọc trong khi tìm kiếm.

ĐI THÔNG MINH
GO Smart đang trong giai đoạn ký hợp đồng với một khách hàng mới tiềm năng, Văn phòng Di sản Thế giới tại San Antonio. Nhóm của họ đã tham dự một buổi trình diễn thành công cùng với các trưởng phòng ban khác, những người có thể sử dụng hệ thống này để nhận thêm các khoản tài trợ. Chúng tôi đang tập trung các nỗ lực tiếp thị vào chiến dịch Personas sẽ kết hợp kiến thức về những người dùng tốt nhất và đáng mơ ước nhất của chúng tôi với các thông điệp tiếp thị và phương pháp truyền tải cụ thể. Chúng tôi cũng đã tạo dựng sự hiện diện trên LinkedIn với kế hoạch sử dụng không gian đó để chia sẻ nội dung và thu hút sự chú ý của thị trường. 

KHO TÀI LIỆU NGHỆ THUẬT CÔNG CỘNG
Nhóm Lưu trữ Nghệ thuật Công cộng (PAA) đã gần hoàn tất việc di chuyển dữ liệu nghệ thuật công cộng của Thành phố Santa Monica vào Hệ thống Quản lý Bộ sưu tập PAA mới. Sau khi quá trình hoàn tất, PAA sẽ triển khai hệ thống này đến Thành phố Santa Monica để quản lý bộ sưu tập của họ và đưa dữ liệu trực tiếp đến Lưu trữ Nghệ thuật Công cộng để xuất bản trên web. Các nỗ lực tiếp thị vẫn tiếp tục như một phần của chiến dịch Bản đồ dành riêng cho Bộ sưu tập và các hoạt động truyền thông sẽ được chuyển hướng đến các tổ chức hiện có ít nhất một mẫu bộ sưu tập nghệ thuật công cộng của họ trên trang web của chúng tôi. Theo cách này, nhóm PAA có thể thiết lập một bản đồ mẫu với dữ liệu hiện có của khách hàng tiềm năng nếu muốn.

ZAP
Brandon Jay, điều phối viên trải nghiệm khách hàng bán thời gian của chúng tôi, đã gia nhập nhóm ZAPP toàn thời gian để thay thế Justina Braziulyte, người đã rời WESTAF để chuyển về Chicago. Brandon sẽ quản lý các nhiệm vụ của Justina và cũng sẽ cung cấp một số hỗ trợ bán hàng cho Julia Alvarez, vì anh ấy có kinh nghiệm về bán hàng và gọi điện thoại chào hàng. Là một phần của bản đánh giá thập kỷ cho bản tin hàng quý của chúng tôi, chúng tôi xác định rằng ZAPP đã có 6.771 hạn chót nộp đơn, xử lý 1.403.307 đơn đăng ký của nghệ sĩ và chứng kiến sự gia tăng 55% trong các đơn đăng ký của nghệ sĩ từ năm 2010 đến năm 2019. 

CHIẾN LƯỢC KINH TẾ SÁNG TẠO
Tất cả các bạn đều đã nhận được bài thuyết trình về chiến lược kinh tế sáng tạo của chúng tôi từ Trưởng nhóm dự án CVSuite Kelly Ernst. Để giúp chúng tôi hình dung kế hoạch truyền thông xung quanh dự án CV List và các sáng kiến bán hàng và tiếp thị khác, chúng tôi sẽ mời Common Notice đến giúp chúng tôi. Các nguyên tắc của công ty Amelea Gritter và Todd Herring là những đồng nghiệp cũ của tôi tại ArtPrize và rất tài năng trong việc truyền đạt câu chuyện và vạch ra chiến lược. Tôi tin tưởng vào công việc của họ, đặc biệt là trong lĩnh vực chỉ đạo sáng tạo. Đây là một hoạt động thí điểm sơ bộ có rủi ro thấp, chi phí thấp ($2K) để gặp gỡ nhóm và trao đổi về những gì chúng tôi đang cố gắng thực hiện và mục tiêu của chúng tôi. Sau đó, khi họ đã bắt kịp tiến độ — và chỉ khi họ giành được sự đồng thuận nhiệt tình của nhóm WESTAF đang làm việc về vấn đề này — chúng tôi sẽ mời họ gửi phạm vi cho công việc triển khai trong tương lai. Đặc biệt cảm ơn người ủy thác Ann Hudner đã tập trung suy nghĩ của chúng tôi vào chỉ đạo, đặc biệt là khi liên quan đến cộng đồng thiết kế.

DIỄN ĐÀN ED THEO DÕI
Điều đáng nói là chúng tôi tiếp tục nhận được một số phản hồi tuyệt vời từ các giám đốc điều hành cơ quan nghệ thuật của tiểu bang. Trong những tuần tới, chúng tôi sẽ biên soạn một báo cáo ngắn về diễn đàn, bao gồm các mục theo dõi có liên quan cũng như các liên kết đến các bài thuyết trình khác nhau, bao gồm hội thảo hấp dẫn của Richard Evans về Thay đổi thích ứng. Trong thời gian chờ đợi, tôi đã đưa vào bên dưới một ghi chú thực sự chu đáo từ Anthony Manfredi, ED của Hội đồng Nghệ thuật Nevada và là người dẫn chương trình của chúng tôi trong tuần. Tôi muốn chia sẻ nó với các bạn vì tôi muốn các bạn có ý tưởng về tác động của Diễn đàn đối với các ED của chúng tôi. Đặc biệt, tôi muốn cảm ơn David Holland và chủ tịch Tamara Alvarado của chúng tôi, sự hiện diện của họ tại diễn đàn (không chỉ là những bình luận chào đón tuyệt vời mà còn tham gia suốt chặng đường) thực sự được cảm nhận và đánh giá cao!

SÁNG KIẾN TẠO RA NGHỆ THUẬT ĐẤT (LAGI)
Trong bài thuyết trình Burning Man của Megan Miller tại cuộc họp BOT, cô ấy đã đề cập đến Fly Ranch và đặc biệt là một sáng kiến gọi là Land Art Generator (LAGI) Fly Ranch. Một điều tôi không có cơ hội đề cập trong bài thuyết trình là (ho ho) tôi rất vinh dự khi được mời làm giám khảo của cuộc thi (ho ho).

PHÁT TRIỂN HỘI ĐỒNG
Chúng tôi đã bận rộn với mặt trận phát triển thành viên hội đồng quản trị mới kể từ cuộc họp BOT tuần trước. Chúng tôi đã liên hệ với hai ứng cử viên mới tiềm năng (đại diện cho Burning Man và Meow Wolf) để đánh giá sự quan tâm của họ trong việc phục vụ với tư cách là người ủy thác WESTAF. Chưa có gì được xác nhận, nhưng cho đến nay vẫn đang khuyến khích giao tiếp. Nếu chúng tôi tiến hành ứng cử, chúng tôi sẽ nhận được một lá thư bày tỏ sự quan tâm và giới thiệu từ họ để chia sẻ với tất cả những người ủy thác, sau đó bỏ phiếu cho họ tại cuộc họp vào tháng 5 tại Boise và cuộc họp đầu tiên của họ sẽ diễn ra tại Denver vào tháng 10. Chúng tôi sẽ cập nhật cho bạn!

BUỔI HỌP QUỸ TÀI TRỢ NGHỆ THUẬT
Điều đáng nói là các đại diện của WESTAF sẽ tham dự hai cuộc họp do Quỹ Quốc gia hỗ trợ Nghệ thuật (Arts Endowment) tổ chức. Cựu sinh viên ELC Robert Martinez đến từ Wyoming là một phần của bộ tộc Arapaho phía Bắc và sẽ tham dự với tư cách là đại diện của WESTAF tại một cuộc họp về Nghệ thuật và Văn hóa bản địa vào ngày 14 tháng 2, cùng với một số đại diện khác từ khu vực phía tây của chúng tôi. Để đảm bảo rằng WESTAF sẽ được chuẩn bị tốt nhất có thể trong trường hợp Văn phòng Tổng thanh tra kiểm toán liên bang, Amy Hollrah và Điều phối viên tài trợ Lani Morris sẽ tham dự một Cuộc họp kiểm toán liên bang kéo dài một ngày tại Washington, DC dành cho các cơ quan nghệ thuật của tiểu bang và các tổ chức nghệ thuật khu vực. Buổi họp do Quỹ Quốc gia hỗ trợ nghệ thuật tổ chức phối hợp với Đại hội các cơ quan nghệ thuật nhà nước và sẽ diễn ra vào ngày 18 tháng 3. Buổi họp này bao gồm thời gian gặp mặt trực tiếp với Văn phòng Tổng thanh tra của Quỹ Nghệ thuật để thảo luận về Kế hoạch kiểm toán hàng năm và trả lời các câu hỏi kiểm toán, hỏi đáp với Văn phòng quản lý tài trợ của Quỹ Nghệ thuật, các mẹo và hướng dẫn, bao gồm các bài học kinh nghiệm từ các cơ quan nghệ thuật nhà nước và các tổ chức nghệ thuật khu vực được kiểm toán gần đây, cuộc trò chuyện với nhân viên đối tác của Quỹ Nghệ thuật, cũng như các cập nhật chương trình và sáng kiến năm 2020 của Quỹ Nghệ thuật.

RAO HỌP TẠI FORT COLLINS, CO
Từ ngày 24 đến 26 tháng 5, Chủ tịch Tamara Alvarado và tôi sẽ tham dự buổi tĩnh tâm thường niên của tổ chức nghệ thuật khu vực (RAO) tại Fort Collins, CO. Khu vực WESTAF sẽ tổ chức cuộc họp (chúng tôi đã hỗ trợ một số khâu hậu cần khách sạn—cảm ơn, Leah Horn). Tamara và tôi cũng đang phục vụ trong ủy ban đang soạn thảo chương trình nghị sự cho cuộc họp này, nhưng một kết quả mong muốn quan trọng được chia sẻ bởi tất cả các RAO là sự hợp tác gia tăng và liên tục.

CHUYẾN DU LỊCH SẮP TỚI
Không quá nhiều đối với tôi trong tương lai gần! Hoan hô! Tôi thích tìm hiểu về vùng phía tây tráng lệ của chúng ta, nhưng tôi cũng thích tìm hiểu về thành phố tuyệt vời nơi tôi sống! Nói như vậy, tôi sẽ dành hai ngày cá nhân vào ngày 30 tháng 1 và ngày 31 tháng 1 đến Taos và Santa Fe để tận hưởng một kỳ nghỉ sinh nhật thư giãn. Để thông báo thêm, tôi sẽ đến Nhật Bản trong chuyến đi kéo dài hai tuần từ ngày 5 đến ngày 18 tháng 4. Tôi sẽ ghé thăm hòn đảo nghệ thuật Naoshima nổi tiếng và sau đó đi bộ tham quan.
Như thường lệ, đừng ngần ngại liên hệ với tôi hoặc bất kỳ ai trong nhóm WESTAF nếu bạn có bất kỳ suy nghĩ, câu hỏi hoặc ý tưởng nào. Cảm ơn bạn đã đọc đến đây! 
Như thường lệ,
Thiên chúa giáo