Xin chào lần nữa, Hội đồng quản trị WESTAF:
Thế giới tiếp tục thay đổi rất nhanh đối với tất cả chúng ta. Tôi chắc rằng bạn đã bị ngập trong đủ loại thông điệp về COVID-19 từ cộng đồng lân cận và mở rộng của bạn. Cùng với toàn thế giới, WESTAF đã xoay trục để đối mặt với cuộc khủng hoảng này. Động thái đầu tiên của chúng tôi là bảo vệ sức khỏe và sự an toàn của nhóm. Chúng tôi đã chuyển đến không gian làm việc tại nhà vào thứ Sáu tuần trước, ngày 13 tháng 3. Thứ Sáu tuần này, ngày 20 tháng 3, chúng tôi đã gia hạn lệnh làm việc tại nhà (WFH) đến ngày 30 tháng 4. Nhóm nguồn lực lãnh đạo (LRT) sẽ tiếp tục họp qua hội nghị truyền hình vào mỗi sáng trong tuần để đánh giá tình hình. Thứ Hai, chúng tôi đã bắt đầu ngay lập tức hoãn, hủy hoặc chuyển sang hội nghị truyền hình tất cả các cuộc họp, cam kết, khoản tài trợ và công việc theo chương trình sắp tới của mình. Các doanh nghiệp công nghệ của chúng tôi cũng đang đối phó với sự gián đoạn nghiêm trọng mà tất cả chúng ta đang trải qua. Trong giai đoạn tiếp theo này, chúng tôi đang hợp tác với các đối tác nghệ thuật và văn hóa trên toàn quốc để chuyển sang thế trận giống như thời chiến trong việc giải quyết cách tạo và phân phối thông tin và các nguồn lực khẩn cấp trên toàn lĩnh vực. Những nỗ lực của WESTAF trong tất cả các lĩnh vực này được mô tả chi tiết hơn dưới đây. 
Khi sàng lọc qua nhiều lời mời tham dự hội thảo trực tuyến về ứng phó khẩn cấp và các liên kết đến các nguồn tài nguyên, tôi đặc biệt ấn tượng với đoạn trích sau từ Bản cập nhật cộng đồng văn hóa Utah: 
“Chúng ta đều là nhân chứng của một thời kỳ trong lịch sử sẽ được kể lại cho nhiều thế hệ. Một thời kỳ như vậy đòi hỏi sự sáng tạo và khả năng phục hồi chung cho nghệ thuật và nhân văn. Không ai được miễn trừ khỏi tác động của COVID-19. Mặc dù chúng ta nhận ra rằng trước hết phải chú ý đến công việc cứu người đang diễn ra hiện nay, chúng ta cũng cần phải làm tốt hơn là chỉ sống.”
Lần này thực sự đòi hỏi chúng ta phải làm tốt hơn là chỉ sống. Chúng ta khá bàng hoàng trước những gì đang diễn ra, nhưng chúng ta cũng đang nhận được sức mạnh to lớn từ các đồng nghiệp và cộng đồng của mình. Một trong những điểm mạnh nhất của WESTAF là cách chúng ta tập hợp mọi người lại với nhau, và mặc dù chúng ta không thể gặp nhau trực tiếp ngay bây giờ, nhưng cùng nhau là cách chúng ta sẽ vượt qua điều này. 
Sau đây là những gì đã diễn ra:

LIÊN MINH, VẬN ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN CHÍNH SÁCH (DH)
Nhóm Liên minh, Vận động và Chính sách đã phải tổ chức lại đáng kể các hoạt động của mình trong bối cảnh đại dịch do vi-rút corona gây ra. Các kế hoạch tham dự Diễn đàn Toàn cầu Baylor về Kinh tế Sáng tạo và Hội nghị Thượng đỉnh Hành động Nghệ thuật của Người Mỹ vì Nghệ thuật và Ngày Vận động Nghệ thuật đã bị hủy sau khi những sự kiện này bị ban tổ chức hủy bỏ. Do đại dịch vi-rút corona mới đang diễn ra, WESTAF cũng đã thay đổi các yêu cầu đối với chương trình thí điểm Quỹ Vận động Liên bang để mang lại sự linh hoạt hơn cho những người nhận và thông báo những thay đổi này cho mạng lưới của chúng tôi. Chrissy và David cũng đã tổ chức lại Hội thảo Nghệ thuật + Nông thôn miền Tây thành hội thảo trực tuyến kéo dài ba giờ vào ngày 3 tháng 4 với kế hoạch tổ chức một cuộc họp trực tiếp vào mùa thu, tùy thuộc vào các sự kiện hiện tại. Sự tham gia và hỗ trợ để tiếp tục công việc này vẫn ở mức cao trong số các tổ chức khu vực và quốc gia được mời tham gia và một bài báo khiêu khích của WESTAF được chuẩn bị cho cuộc họp đã được đón nhận nồng nhiệt. 
Trọng tâm của nhóm Liên minh, Vận động và Chính sách hiện đã chuyển sang theo dõi các diễn biến vận động và chính sách (bao gồm các gói cứu trợ) liên quan đến đại dịch do vi-rút corona và tác động của nó đối với lĩnh vực nghệ thuật và văn hóa ở phương Tây và trên toàn quốc. David đang làm việc với các nhóm trên toàn tổ chức (đặc biệt là Truyền thông và CVSuite) để phát triển thông điệp của WESTAF xung quanh tác động ban đầu và tiềm ẩn của đại dịch. Bản tóm tắt cập nhật COVID-19 của WESTAF này tóm tắt các quan sát ban đầu quan trọng và cung cấp các nguồn lực. Bản tóm tắt sẽ được chuyển thể thành một trang web và bản tóm tắt này cùng với một cuộc khảo sát tác động của WESTAF sẽ được chia sẻ trong một chiến dịch có mục tiêu tới các mạng lưới WESTAF vào cuối tuần này. Những hiểu biết sâu sắc cũng sẽ được trình bày cho một ủy ban ứng phó COVID về nghệ thuật và văn hóa của Colorado vào cuối tuần này.
Những người ủng hộ nghệ thuật trên khắp cả nước hiện đang ủng hộ đề xuất về gói cứu trợ $4 tỷ cho nghệ thuật do Quỹ Quốc gia hỗ trợ Nghệ thuật quản lý và WESTAF đang truyền đạt lời kêu gọi hành động đến các mạng lưới của mình để hỗ trợ chiến dịch này. Nếu những nỗ lực này thành công, các cơ quan nghệ thuật của tiểu bang và các tổ chức nghệ thuật khu vực có khả năng là ứng cử viên giải ngân tiền cứu trợ trên toàn quốc—một chủ đề sẽ được thảo luận tại cuộc họp trực tuyến sắp tới của các giám đốc điều hành và chủ tịch tổ chức nghệ thuật khu vực. Trong bối cảnh rộng hơn, Nhà Trắng và Quốc hội đang cân nhắc các chi tiết cụ thể của một gói cứu trợ liên bang nhắm vào cả các ngành công nghiệp bị ảnh hưởng chính và người nộp thuế hộ gia đình mà một số ước tính sẽ có chi phí khoảng $1 nghìn tỷ. Đặc biệt là ở các tiểu bang bị ảnh hưởng nhiều nhất trong khu vực (về số ca được xác nhận), Washington, California và Colorado, các gói cứu trợ toàn diện của tiểu bang cũng đang được cân nhắc và ban hành. Chính quyền địa phương và tổ chức từ thiện tư nhân cũng đang cung cấp tiền cứu trợ dành riêng cho nghệ thuật ở miền Tây và trên toàn quốc. Tuần tới, Christian và David sẽ triệu tập các giám đốc điều hành cơ quan nghệ thuật nhà nước qua hội nghị truyền hình để thảo luận về các diễn biến trên toàn khu vực và toàn quốc cũng như các phương án hành động của WESTAF.

TÀI CHÍNH VÀ HÀNH CHÍNH (AH)
Nhóm F&A đang thích nghi với việc làm việc tại nhà và hỗ trợ nhóm ZAPP khi họ xử lý làn sóng hủy hội chợ nghệ thuật. Các thành viên trong nhóm đang giúp đỡ theo nhiều cách khác nhau và tạm dừng các dự án dài hạn để giúp phân loại các khoản hoàn lại tiền và hủy bỏ. Ngoài ra, nhóm đang xây dựng một lịch trình theo dõi thời điểm nhân viên tài chính cần có mặt tại văn phòng để cắt séc, gửi tiền và thu thập thư. Mục tiêu là đảm bảo rằng chỉ có một vài nhân viên có mặt tại văn phòng tại bất kỳ thời điểm nào nhưng các hoạt động yêu cầu nhân viên phải có mặt tại chỗ vẫn diễn ra thường xuyên. Về mặt HR, các giám sát viên đang được cập nhật về những thay đổi đối với luật HR và vị thế hào phóng của WESTAF về chỗ ở cho nhân viên do nhu cầu chăm sóc trẻ em hoặc sức khỏe.

KINH DOANH CHUNG (SL, CV)
Các nhóm kinh doanh đã chuyển sang làm việc từ xa trong bối cảnh bùng phát COVID-19. Chúng tôi rất may mắn khi có khối lượng công việc rất dễ chuyển sang môi trường ảo. Tác động chính mà chúng tôi đang phải đối mặt là do các hạn chế của COVID-19 ảnh hưởng đến các khách hàng quản lý lễ hội và sự kiện. Nhiều sự kiện trong số này đang bị hoãn và hủy. Khách hàng của chúng tôi coi chúng tôi là nguồn lực đáng tin cậy để giúp họ vượt qua thời điểm này. Chúng tôi rất biết ơn đội ngũ nhân viên nội bộ, đặc biệt là các nhóm ZAPP và CaFÉ, những người đã thực sự nỗ lực để giúp giảm thiểu thời điểm khó khăn này. Chúng tôi đang hợp tác chặt chẽ với nhóm Tiếp thị và Truyền thông để truyền tải hiệu quả sự hỗ trợ của mình tới khách hàng và nhấn mạnh thực tế rằng WESTAF là một tổ chức dịch vụ và mục tiêu của chúng tôi là hỗ trợ mọi nhu cầu của khách hàng. 

CAFÉ (RV, CV)
Nhóm CaFÉ đang tích cực và tương tác với những khách hàng bị ảnh hưởng bởi dịch COVID-19. Tính đến ngày 17 tháng 3 năm 2020, trong số 225 cuộc gọi mở, chỉ có 9 khách hàng thông báo cho nhóm về việc hủy, hoãn hoặc thay đổi ngày cho sự kiện của họ. Các yêu cầu thiết lập cuộc gọi mới vẫn đang tiếp tục. Chiến dịch email đầu tiên trong hai phần có sự góp mặt của cả CaFÉ và Public Art Archive đã được triển khai vào ngày 13 tháng 3. Chiến dịch này nhắm vào các chương trình nghệ thuật công cộng nhằm tạo ra khách hàng tiềm năng cho phân khúc này của lĩnh vực này.

CVSUITE (SL, CV)
CVSuite đang hợp tác với Dự án Nghệ thuật Nông thôn của Wyoming Arts Alliance (WyAA), một dự án thí điểm hỗ trợ phát triển chuyên môn và lãnh đạo trong lĩnh vực nghệ thuật tại các thị trấn nông thôn trong tiểu bang. Các cuộc thảo luận với WyAA bao gồm các cách thức WyAA có thể sử dụng công cụ dữ liệu CVSuite, báo cáo chụp nhanh và đào tạo dữ liệu cho dự án. WyAA xác định rằng dự án sẽ được phục vụ tốt nhất bằng cách sử dụng các báo cáo chụp nhanh có trong giấy phép CVSuite cho từng cộng đồng. Các cộng đồng sẽ sử dụng các báo cáo để thiết lập số liệu cơ sở để đánh giá thế mạnh kinh tế, tài sản và khoảng cách của họ. Khi dự án tiếp tục, nhóm CVSuite sẽ xác định hướng đi tốt nhất trong tương lai cho quan hệ đối tác, chẳng hạn như cung cấp các báo cáo tác động chuyên biệt hoặc giấy phép CVSuite, tùy thuộc vào kết quả của dự án thí điểm. Hai email đã được gửi đến danh sách người dùng CVSuite để quảng cáo về việc phát hành các báo cáo tác động chuyên biệt mới của chúng tôi. Chúng tôi đã có bốn khách hàng tiềm năng được tạo ra từ chiến dịch email này. Nhóm CVSuite đang thảo luận về một quan hệ đối tác tiềm năng với Emsi liên quan đến các cơ hội tham vấn. Nhóm rất vui mừng về sự phát triển này trong mối quan hệ làm việc của CVSuite với Emsi. Chúng tôi hy vọng sẽ thấy nhiều cơ hội hơn cho các quyết định chính sách dựa trên dữ liệu trong lĩnh vực nghệ thuật.

ĐI THÔNG MINH (JG)
GO Smart đã ký hợp đồng với một khách hàng mới, Văn phòng Di sản Thế giới San Antonio. Văn phòng này được một trong những khách hàng lớn nhất của chúng tôi, Sở Nghệ thuật & Văn hóa, Thành phố San Antonio giới thiệu đến GO Smart. Tuần trước, nhóm GO Smart đã phát hành một số bản phát triển hợp lý hóa các tab và tab phụ của cổng thông tin quản trị của trang web. Việc sắp xếp lại các tab và tab phụ dẫn đến việc các tính năng và công cụ được nhóm lại với nhau theo các tiêu đề chỉ rõ hơn chức năng của chúng, mang đến trải nghiệm trực quan hơn cho người dùng. Một chiến dịch tiếp thị dự kiến sẽ triển khai trong tuần này đang được cải tiến để bao gồm các nguồn lực hỗ trợ các tổ chức tài trợ trong thời gian cách ly do COVID-19. Chiến dịch có thể được đẩy sang đầu tuần tới. 

KHO TÀI LIỆU NGHỆ THUẬT CÔNG CỘNG (LG)
PAA có thể sẽ hoàn tất RFP cho Quận Los Alamos, New Mexico để đảm bảo tổ chức được đăng ký vào PAA CMS (sau khi được Hội đồng Nghệ thuật Công cộng chấp thuận để phát hành RFP). Tuy nhiên, do những hạn chế của COVID-19, một số cuộc họp ngân sách đã bị hoãn lại, điều này sẽ ảnh hưởng đến thời điểm doanh thu dự kiến từ việc bán PAA. PAA đang hoàn tất các bước cuối cùng để nhập và xuất bản Bộ sưu tập Phần trăm cho Nghệ thuật của Tiểu bang Oregon, đại diện cho một loạt hơn 2.000 hồ sơ tác phẩm nghệ thuật và 3.000 hình ảnh nằm rải rác trên khắp tiểu bang. Việc nhập khẩu này sẽ được tiếp nối bằng bộ sưu tập nghệ thuật công cộng của Thành phố Coeur D'Alene, đại diện cho gần 200 tác phẩm nghệ thuật đã được chuẩn bị để nhập khẩu với phần kịch bản do Trevor phát triển.

ZAPP (sơ yếu lý lịch)
Do lo ngại ngày càng tăng về dịch bệnh do virus Corona (COVID-19) và tình trạng khẩn cấp mới được ban bố tại Hoa Kỳ, nhiều khách hàng của chúng tôi đã phải hủy các sự kiện được lên lịch từ tháng 3 đến cuối tháng 5. Điều này ảnh hưởng đến nhiều hoạt động kinh doanh tại WESTAF, vì chúng tôi đang làm việc với các chương trình về việc nhắn tin cho nghệ sĩ của họ và quản lý việc hoàn tiền khi cần thiết. Tính đến ngày 17 tháng 3 năm 2020, ZAPP đã hủy 32 lễ hội và hoãn 22 lần. Chúng tôi đang theo dõi các lần hủy hoặc hoãn này TẠI ĐÂY. Tình hình các lễ hội của ZAPP sẽ chịu tác động do những lần hủy này trong những tháng tới vì nhiều lễ hội và nghệ sĩ không thể tạo ra doanh thu mà họ rất phụ thuộc. Điều này cũng có thể ảnh hưởng đến việc gia hạn các sự kiện trong tương lai nếu các chương trình không thể tiếp tục sau sự kiện lớn không lường trước này. Nhóm ZAPP đang theo dõi những tác động này hàng ngày. Tác động của sự mất mát này sẽ lớn hơn đối với các nghệ sĩ kiếm sống thông qua chuỗi lễ hội. Nếu bạn muốn hỗ trợ các nghệ sĩ trong thời gian này, vui lòng xem qua Mạng lưới an toàn cho nghệ sĩ CERF+.

NATALIE SCHERLONG ĐẢM NHẬN TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC MỚI (CG)
Rất vui khi báo cáo rằng Điều phối viên Hội đồng quản trị và Điều hành Natalie Scherlong đã đảm nhận một số trách nhiệm bổ sung và thay đổi vai trò đi kèm thành Kế hoạch chiến lược, Điều phối viên Hội đồng quản trị và Điều hành. Những trách nhiệm mới này sẽ bao gồm tham vấn và hỗ trợ tôi trong việc xác định những khoảng trống trong hoạt động và quy trình liên quan đến kế hoạch chiến lược; hỗ trợ toàn bộ nhóm trong việc giải quyết vấn đề và phát triển để khuyến khích đạt được các mục tiêu chiến lược; đào sâu sự tham gia chân thực và hữu ích của người ủy thác và nhân viên thông qua quy trình lập kế hoạch chiến lược và hợp tác với bộ phận tiếp thị và truyền thông để nâng cao nhận thức về thương hiệu thông qua việc kể chuyện và nội dung hấp dẫn. Chúng tôi thực sự vui mừng khi những trách nhiệm phụ thuộc lẫn nhau này nằm trong phạm vi quản lý của Natalie!

TÌNH TRẠNG CỦA CUỘC HỌP CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐÃ LÊN LỊCH VÀO THÁNG 5 TẠI BOISE (CG)
Một số bạn đã hỏi về tình hình cuộc họp của hội đồng quản trị WESTAF dự kiến diễn ra vào ngày 21 tháng 5 tại Boise, ID. WESTAF chủ yếu tập trung vào các cuộc họp trong khoảng thời gian tháng 3 và tháng 4, và chúng tôi sẽ xem xét cách tiến hành cuộc họp này trong một hoặc hai tuần tới. Nếu chúng tôi quyết định chuyển sang định dạng hội nghị truyền hình cô đọng hơn, chúng tôi muốn thông báo cho bạn sớm nhất có thể. Thành thật mà nói, có vẻ như điều đó khá khả thi, nhưng chúng tôi sẽ chính thức thông báo sớm nhất có thể và đảm bảo cung cấp cho bạn thông tin chi tiết.

BAN CHẤP HÀNH (CG)
Chúng tôi đang hoàn thiện ngày họp của Ủy ban điều hành hàng tháng cho đến hết năm 2020. Vào tháng 3, chúng tôi sẽ phân phối báo cáo tóm tắt tiền mặt, ghi chú tóm tắt tiền mặt cũng như dự báo đã sửa đổi cho Ủy ban điều hành trong tuần này. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ nhiều tin tức hơn về vấn đề này tại cuộc họp toàn thể của người ủy thác vào tháng 5. 

SỨC KHỎE TÀI CHÍNH (CG)
Điều quan trọng là bạn phải biết rằng WESTAF đã có một vị thế tài chính lành mạnh cho đến hết tháng 2 (42% trong suốt năm tài chính 2020) — vượt mục tiêu doanh thu và chậm so với chi phí đã lập ngân sách. Sau đó, bánh xe đã rời khỏi toàn thế giới. Chúng tôi sẽ tiếp tục thông báo cho Ủy ban điều hành về vị thế tài chính chính xác của mình khi chúng tôi giải quyết và đối phó với chấn thương do vi-rút corona gây ra đối với các nguồn doanh thu của tổ chức. Tuy nhiên, trong ngắn hạn đến trung hạn, chúng tôi vẫn duy trì vị thế tiền mặt tương đối an toàn.
Cố lên mọi người nhé.
Với lòng biết ơn và sự lạc quan,
Thiên chúa giáo