Xin chào các thành viên của WESTAF một lần nữa:
Giống như nhiều người trong số các bạn trong công việc hàng ngày, chúng tôi đang đối mặt và đánh giá tác động của đại dịch COVID-19 đối với nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức WESTAF. Chúng tôi đang cố gắng duy trì sự linh hoạt nhất có thể trong phạm vi kế hoạch trước cho phép, mặc dù chúng tôi đã thấy một số gián đoạn trong một số chương trình của mình, chủ yếu là do các quyết định và hạn chế đi lại. Mặc dù vậy, chúng tôi vẫn đang làm tốt tại văn phòng WESTAF (tính đến thời điểm viết bài này!) và đang cố gắng hết sức để tiếp tục công việc của mình! Hy vọng mọi người đều làm tốt nhất có thể trong hoàn cảnh này. Tiến lên…

NHỮNG NHÀ LÃNH ĐẠO MỚI NỔI CỦA DA MÀU: PHIÊN BẢN NGHỆ THUẬT NAM ĐÃ RA MẮT
Một cuộc gọi mở cho các ứng viên hiện đang được tiến hành. Chúng tôi rất vui mừng khi có chương trình mới này trên thế giới! (Trích từ Bản tin South Arts): “Sẽ có từ 11 đến 13 người tham gia được lựa chọn cho chương trình hợp tác này giữa South Arts và WESTAF. Đây là chương trình thí điểm của miền Nam về chương trình Lãnh đạo da màu mới nổi (ELC) dành cho những người làm công tác văn hóa và quản lý nghệ thuật tại bảy tiểu bang ở khu vực phía Nam. Tiếp nối thành công của chương trình ELC của WESTAF, chương trình đã thu hút, đào tạo, kết nối và thúc đẩy một thế hệ lãnh đạo nghệ thuật đa dạng mới kể từ năm 2010, chương trình South Arts sẽ phục vụ để thúc đẩy sức sống của miền Nam thông qua nghệ thuật thông qua phát triển lãnh đạo.”

CUỘC HỌP CỦA BAN CHẤP HÀNH
Tuần trước, chúng tôi đã có một cuộc họp của Ủy ban điều hành hiệu quả. Cùng với một số cuộc thảo luận về các doanh nghiệp công nghệ và một số cập nhật về chương trình, Thủ quỹ Mike Lange và nhân viên WESTAF Amy Hollrah đã cung cấp một bản tổng quan toàn diện về báo cáo tóm tắt tiền mặt trong một phần ba đầu tiên của năm (33%). Chúng tôi thấy mình đạt được 37% mục tiêu doanh thu và 32% chi phí — một vị trí tốt khi đã đi được một phần ba chặng đường của năm tài chính. Chúng tôi cũng đã công bố lần lặp lại đầu tiên của một tài liệu dự báo. Điều này bắt đầu một nỗ lực hàng tháng của tất cả các chủ ngân sách để dự báo (và nếu cần, sửa đổi) các dự báo doanh thu và chi phí cho đến cuối năm tài chính.

KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG NHÓM QUÝ 1 TÓM TẮT
(Theo thành viên nhóm Kelly Ernst) Tương tự như Nhóm Cổ phần, Nhóm Comm vẫn đang trong giai đoạn hội thảo/đối thoại/nghiên cứu/hiểu biết về công việc của chúng tôi. Nhóm của chúng tôi đã xử lý thông qua tài liệu phạm vi được giao cho nhóm của chúng tôi vào đầu năm tài chính. Chúng tôi đã xem xét tài liệu như một nhóm và đang trong giai đoạn hiểu nội dung cũng như thiết kế các chiến lược nghiên cứu để bắt đầu hiểu cách triển khai nội dung của tài liệu. Một số cuộc thảo luận sơ bộ của chúng tôi bao gồm: Các thương hiệu và tài sản hiện tại của chúng tôi được trình bày như thế nào? Chúng được các bên liên quan khác nhau nhìn nhận như thế nào? Sử dụng nghiên cứu để hiểu giá trị cổ phần hiện tại trong thương hiệu của bạn và bắt đầu phát triển các chiến lược để xây dựng dựa trên giá trị đó bằng cách kết nối với những gì các bên liên quan và đối tượng mục tiêu của chúng tôi coi trọng nhất. Kiểm toán các tài liệu và trải nghiệm hiện tại. Chúng tôi đang ở đâu ngày hôm nay? Các bước đầu tiên trong nghiên cứu của chúng tôi bao gồm tiến hành phân tích thương hiệu của tất cả các sản phẩm của chúng tôi, điều này cuối cùng lại vô cùng hữu ích cho nhóm. Chúng tôi đang trong quá trình đánh giá các kế hoạch tiếp thị của mình. Chúng tôi phát hiện ra rằng giao tiếp nội bộ và hiểu biết của chúng tôi về các thương hiệu mà chúng tôi hợp tác chặt chẽ là rất đa dạng. Nó mở ra nhiều không gian cho cuộc trò chuyện tự nhiên về truyền thông tại WESTAF.
Nhóm cũng đã trải qua một số thách thức về mặt hoạt động. Quá trình hiểu và diễn giải tài liệu về phạm vi và biến nó thành của riêng chúng tôi diễn ra chậm chạp vì chúng tôi quyết định chính xác cách tiến hành theo mốc thời gian, cũng như đảm bảo rằng sự hiểu biết của chúng tôi sẽ phù hợp với các mục tiêu. Quá trình này gặp nhiều khó khăn do những thách thức về mặt hoạt động như tuyển dụng thành viên mới, giao tiếp rõ ràng về việc ai sẽ rời khỏi nhóm và ai sẽ tham gia nhóm, thiết lập quy trình lãnh đạo phù hợp với công việc và thời gian họp bị gián đoạn (chủ yếu là do ngày lễ và ngày tuyết rơi).
Tương lai thật thú vị cho Comm Cohort. Trong Q2 và Q3, chúng tôi sẽ tiếp tục giải quyết và xử lý công việc cho tài liệu xác định phạm vi và tiếp tục giai đoạn nghiên cứu về các tài sản truyền thông, thách thức và điểm mạnh của WESTAF và các dự án của công ty. Chúng tôi đã đề xuất tham gia vào quy trình lập kế hoạch OKR tương tự như quy trình của các chương trình SAAS để hiểu rõ hơn về các mục tiêu và sáng kiến của chúng tôi xung quanh các mục tiêu đó. Ngoài ra, Comm Cohort sẽ tham gia vào các dự án có tác động cục bộ và trực tiếp hơn đến tình trạng truyền thông và văn hóa của WESTAF. Các dự án được đề xuất sẽ tập trung và đánh giá cách nhân viên xây dựng cộng đồng với nhau thông qua các điểm liên lạc như họp đứng, chia sẻ xã hội và các cuộc tụ họp khác.

TÀI CHÍNH VÀ HÀNH CHÍNH
Theo cuộc họp của Ủy ban điều hành tuần trước, WESTAF sẽ bổ sung thêm hai người ký mới vào các tài khoản ngân hàng để hỗ trợ nhóm tài chính trong quá trình kiểm tra theo thời gian cho cả ZAPP và CaFE. Cảm ơn David và Chrissy đã giúp đỡ khi họ có thể! Nhóm F&A đã bắt đầu vòng đánh giá phát triển hiệu suất đầu tiên và sẽ hoàn tất quá trình này vào ngày 16 tháng 3. Đây là một quá trình hữu ích khi nhóm suy nghĩ về các mục tiêu và cải tiến mà mỗi thành viên muốn tập trung vào. Biểu mẫu thuế 990 và kiểm toán năm tài chính 2019, cả hai đều do Plante Moran biên soạn, hiện vẫn đang được hoàn thiện và sẽ được chia sẻ với Ủy ban điều hành và hội đồng quản trị trong những tháng tới.

CÀ PHÊ
Mặc dù tháng 2 là tháng chậm chạp đối với các bản demo CaFE, chúng tôi đã có 14 khách hàng mới trong tuần qua. Chúng tôi cũng thấy gần 50 khách hàng tiềm năng mới hoàn thành biểu mẫu "lên lịch bản demo" của chúng tôi vào tháng 2, có thể là kết quả của chiến dịch Google AdWords mà chúng tôi đã triển khai trong năm nay. Nhóm của chúng tôi cũng đang xử lý khoảng năm lỗi nhỏ đã phát sinh trong vài tuần qua. Điều phối viên hoạt động mới của chúng tôi, Eliza Weatherill, sẽ bắt đầu làm việc tại WESTAF vào ngày 9 tháng 3 và sẽ bắt đầu một tuần đắm mình vào CaFE.

CVSUITE
Chúng tôi đã có một cuộc họp thành công và hấp dẫn với các nhà chiến lược truyền thông, Common Notice, và dành thời gian động não và suy nghĩ sáng tạo về thông điệp CVSuite, câu chuyện thương hiệu và mục đích. Chúng tôi cũng đang làm việc chăm chỉ cho chiến dịch Creative Vitality List, với thời hạn chót là cuối tháng 3. Chúng tôi đã gửi email cho các địa chỉ liên hệ tại những thành phố có tên trong danh sách với yêu cầu cung cấp thông tin để giúp chúng tôi kể câu chuyện của họ. Chúng tôi cũng đã gửi một chiến dịch email để làm nổi bật Báo cáo tác động chuyên biệt của mình và theo dõi những người đã nhấp vào liên kết trong email. Vì chúng tôi đã gặp phải một số trở ngại trong việc giữ chân khách hàng, chúng tôi đang chuyển trọng tâm để tập trung vào các lần gia hạn đã mất bằng cách theo dõi khách hàng, giá trị hợp đồng của họ và lý do tại sao họ chọn không gia hạn.

ĐI THÔNG MINH
Khách hàng của chúng tôi, Hội đồng Nghệ thuật Bắc Dakota ($10.900 hàng năm), cho chúng tôi biết họ đang tìm kiếm một giải pháp thay thế cho GO Smart nhưng thấy rằng việc tìm kiếm đó thật khó khăn và vô ích. Do đó, họ đã trao cho chúng tôi cơ hội hỗ trợ để GO Smart hoạt động với các sản phẩm dữ liệu khác của họ. Chúng tôi sẽ hợp tác chặt chẽ với họ trong những tuần và tháng tới để xem làm thế nào chúng tôi có thể đáp ứng nhu cầu của họ. Nhóm kỹ thuật đã hoàn thành công việc ban đầu cho một phiếu phát triển đang sắp xếp lại và hợp lý hóa các tab của bảng điều khiển quản trị. Chúng tôi đang thực hiện thử nghiệm chặn và chuyên sâu và hy vọng sẽ phát hành nó lên trang web trực tiếp vào ngày 12/3/20.

KHO TÀI LIỆU NGHỆ THUẬT CÔNG CỘNG
Lori đang làm việc với nhà phân tích dữ liệu CVSuite, Trevor, để viết kịch bản cho các phần dọn dẹp và định dạng dữ liệu nhằm hợp lý hóa quy trình đưa khách hàng lên tàu và nhập dữ liệu cho PAA. PAA hy vọng sẽ hoàn tất việc bán thêm hai tính năng CMS/Showcase cho Thành phố Sacramento, CA và Quận Los Alamos, NM, mặc dù không có khả năng là một trong hai khách hàng sẽ ký vào tháng 3, dựa trên thời gian họp ngân sách. Lori đã có những thảo luận ban đầu với Đại học Alabama để lưu trữ bộ sưu tập tranh tường của Tiểu bang tại Lưu trữ Nghệ thuật Công cộng ngoài các chuyến tham quan nổi bật cho các tác phẩm nghệ thuật trong bộ sưu tập của tiểu bang.

ZAP
Nhóm công nghệ nội bộ đã hoàn tất bản cập nhật để đưa ZAPP Onsite, công cụ chấm điểm của chúng tôi được sử dụng tại các hội chợ và lễ hội để xác định người chiến thắng giải thưởng, trở thành công cụ phản hồi trên thiết bị di động. Nhóm của chúng tôi sẽ bắt đầu thử nghiệm trong tuần này với hy vọng ra mắt vào đầu tháng 4. Tính đến ngày 29 tháng 2, chúng tôi đã giảm khoảng 1% trong tổng số đơn đăng ký nộp cho năm tài chính 2020 so với cùng kỳ năm tài chính 2019. Điều này rất có thể là do mất một khách hàng lớn đã thu thập khoảng 800 đơn đăng ký hàng năm (sự kiện đã bị hủy vô thời hạn) và giảm nhẹ trong số lượng đơn đăng ký nộp cho các chương trình tiêu chuẩn (các chương trình thường xuyên thu thập hơn 500 đơn đăng ký). Năm nay, chúng tôi sẽ thêm tính năng ghi nhật ký vào các trang thanh toán và đăng ký của mình để có thể xác định bất kỳ xu hướng hoặc yếu tố chặn nào cuối cùng ngăn cản mọi người tạo tài khoản ZAPP và/hoặc gửi đơn đăng ký.
Vậy là hết!
Cảm ơn mọi người đã làm việc với tư cách là người ủy thác của WESTAF!
Như thường lệ,
Thiên chúa giáo