Xin chào các Ủy viên:

Chúng tôi đang chuẩn bị cho các cuộc họp của người ủy thác vào thứ Tư tuần tới, ngày 28 tháng 10 và thứ Năm ngày 29 tháng 10 và chúng tôi rất mong được gặp bạn ở đó… trên Zoom! Chúng tôi có một chương trình nghị sự dày đặc và chúng tôi rất hào hứng về những gì chúng tôi có trong cửa hàng. Trước khi chúng ta đào sâu, Deborah Jordy, giám đốc điều hành của SCFD Denver, muốn các nhà lãnh đạo nghệ thuật ở Colorado chia sẻ Bài viết ý kiến này trên The Washington Post với ban quản trị và mạng lưới của họ về vai trò mà những người bảo thủ có thể đóng góp trong việc giúp nghệ thuật biểu diễn vượt qua đại dịch này. Đây không phải là một bài xã luận hoàn hảo — hơi thiên về thành thị/giới tinh hoa ven biển đối với mọi người — nhưng tôi nghĩ rằng góc nhìn bảo thủ là một góc nhìn quan trọng ở đây vì nó đại diện cho một loại lý lẽ cơ bản về lý do tại sao cứu trợ kinh tế cho nghệ thuật biểu diễn lại thiết yếu đối với nền kinh tế sáng tạo.

Bây giờ, chúng ta hãy bắt đầu tuần này bằng một số tin tức thực sự quan trọng trong trường hợp bạn chưa nghe…
QUỸ PACKARD CHÀO ĐÓN CHỦ TỊCH WESTAF TAMARA MOZAHUANI ALVARADO (CG)
Từ trang web của Quỹ Packard: “Quỹ David và Lucile Packard vui mừng thông báo rằng Tamara Mozahuani Alvarado sẽ tham gia Chương trình tài trợ địa phương với tư cách là Cán bộ chương trình vào ngày 30 tháng 11. Tamara sẽ đảm nhiệm vai trò mới là lãnh đạo các khoản đầu tư văn hóa và dân sự trong danh mục Cộng đồng năng động trải dài trên năm quận của Vùng Vịnh mà chương trình phục vụ: San Mateo, Santa Clara, Santa Cruz, Monterey và San Benito. Danh mục đầu tư $4 triệu đô la hàng năm để thúc đẩy các tổ chức sáng tạo, môi trường và dân sự kết nối mọi người với nghệ thuật, thiên nhiên và cộng đồng của họ, tạo ra cảm giác độc đáo về địa điểm cho tất cả mọi người. “Kinh nghiệm của Tamara với tư cách là một nghệ sĩ, giám đốc điều hành nghệ thuật phi lợi nhuận, người tài trợ và người ủng hộ cộng đồng khiến cô ấy trở nên lý tưởng cho vai trò này”, Irene Wong, giám đốc Chương trình tài trợ địa phương cho biết. “Tamara mang đến cam kết trọn đời cho nghệ thuật, công bằng và xây dựng cộng đồng”. Vâng, cô ấy chắc chắn là như vậy, như mọi người tại WESTAF đã biết! Xin chúc mừng từ gia đình WESTAF của bạn, Tamara! Đây là tin tức lớn và tuyệt vời!
QUỸ PHỤC HỒI NGHỆ THUẬT KHU VỰC WESTAF VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI THƯỞNG (DH)
Vào thứ Ba, ngày 13 tháng 10 và thứ Tư, ngày 14 tháng 10, Madalena và David, với sự hỗ trợ của Chrissy với tư cách là nhà thầu, đã điều hành các cuộc họp hội đồng với 20 thành viên hội đồng được chọn để xét xử 83 đơn đăng ký nhận được cho Quỹ phục hồi nghệ thuật khu vực WESTAF. Hội đồng A, những người đã xem xét 43 đơn đăng ký và Hội đồng B, những người đã xem xét 40 đơn đăng ký, đã chọn tổng cộng 26 đơn đăng ký để thảo luận trong các cuộc họp này. Các thành viên hội đồng cũng được mời bày tỏ quan điểm của họ về quy trình này. Họ đã tham gia vào các cuộc đối thoại chân thành và tinh tế về sự phát triển của việc cấp vốn công bằng, đặc biệt chú ý đến việc chống lại sự thiên vị; phát triển năng lực ở các cộng đồng nông thôn và biến việc cấp vốn thành một quy trình dễ tiếp cận hơn đối với các cộng đồng chưa được đại diện và thiếu nguồn lực. Các thành viên hội đồng được gia hạn đến thứ Năm, ngày 15 tháng 10 để điều chỉnh bất kỳ điểm số nào của họ dựa trên bối cảnh thảo luận và điểm số cuối cùng được Chrissy lập bảng để thông báo cho cuộc họp lựa chọn giải thưởng trong đó Madalena và David xác định các khuyến nghị về giải thưởng sẽ được Christian xem xét và Ủy ban điều hành WESTAF chấp thuận. Ngoài điểm số của hội đồng, đội ngũ nhân viên còn xem xét đến sự đại diện theo địa lý, ngân sách tổ chức, quỹ dự trữ hoạt động hoặc quỹ tài trợ, quy mô dân số của tiểu bang và sự đa dạng của các cộng đồng và hình thức nghệ thuật chưa được đại diện khi đưa ra các khuyến nghị này. Ba mươi chín tổ chức trên tất cả mười ba tiểu bang của khu vực WESTAF đang được đề xuất trao các khoản tài trợ từ $30.000 đến $74.000. Khoảng 44% trong số những người được tài trợ tiềm năng có ngân sách dưới $500.000 và khoảng một phần ba có trụ sở tại và/hoặc chủ yếu phục vụ các cộng đồng nông thôn. Hiện tại, chúng tôi ước tính rằng 82% trong số những người được tài trợ tiềm năng là những người được tài trợ lần đầu. Xin nhắc lại, đã nhận được 464 đề cử trong giai đoạn đầu của quy trình và WESTAF đã mời 85 tổ chức nộp đơn đầy đủ. Tổng cộng, $1.773.000 sẽ được giải ngân thông qua chương trình mới này được thành lập với sự hỗ trợ của Quỹ Andrew W. Mellon và hợp tác với các tổ chức nghệ thuật khu vực khác của Hoa Kỳ.
CHƯƠNG TRÌNH LÃNH ĐẠO MÀU SẮC MỚI CỦA NGHỆ THUẬT NAM (DH)
Salvador Acevedo, Margie Johnson Reese, Madalena và David đang hoàn thiện chương trình nghị sự và tài liệu cho South Arts ELC sẽ diễn ra vào ngày 3, 4 và 9 tháng 12. Những người tham gia hiện đang được South Arts xác nhận. Chương trình giảng dạy, được Salvador thiết kế lại theo định dạng ảo, sẽ có sự tham gia của những người kích động khách mời, người hướng dẫn và người dẫn dắt hội thảo cũng như nội dung và phiên họp hoàn toàn mới, bao gồm các phiên họp mới do Madalena và David dẫn dắt. Margie đang biên soạn một hướng dẫn tài nguyên cho những người tham gia và nhóm cũng sẽ gửi các gói chào mừng đến họ bao gồm các vật dụng để sử dụng trong nhiều bài tập sáng tạo và kỷ niệm trong phiên họp. Chương trình South Arts ELC cũng đã nhận được bài viết tuyệt vời này trong bản tin NASAA Notes gần đây.
THỊNH VƯỢNG CỘNG ĐẢO BẮC MARIANA (CNMI) CARES (DH)
Madalena tiếp tục làm việc với Hội đồng Nghệ thuật và Văn hóa Khối thịnh vượng chung (CCAC) để tăng cường sự tham gia của tổ chức vào CNMI CARES, đồng thời xử lý các đơn đăng ký từ các tổ chức nghệ thuật và giáo dục theo cơ sở liên tục với sự hỗ trợ của David. Madalena cũng đang phát triển một chương trình tài trợ dự án nghệ sĩ dưới biểu ngữ của CNMI CARES sẽ được triển khai vào cuối mùa thu sau khi được CCAC và Arts Endowment chấp thuận.
CUỘC HỌP SAAPAD (DH)
Lani và Madalena đang chuẩn bị cho cuộc họp trực tuyến của Cơ quan Nghệ thuật Nhà nước và Liên đoàn Nghệ thuật Biểu diễn (SAAPAD) sẽ được tổ chức vào ngày 29 và 30 tháng 10 và có sự tham gia của Kaisha Johnson thuộc Women of Color in the Arts (WOCA), một tổ chức dịch vụ quốc gia chuyên tạo ra sự công bằng về chủng tộc và văn hóa trong lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn. Các cuộc họp này quy tụ nhân viên của cơ quan nghệ thuật nhà nước có trách nhiệm về nghệ thuật biểu diễn với các nhà lãnh đạo từ các liên đoàn nghệ thuật biểu diễn của khu vực.
CHUYỂN ĐỔI SRI VÀ LÀM MỚI HÀNG QUÝ (DH)
Nhóm SRI sẽ họp để “làm mới hàng quý” (buổi họp ngắn) vào thứ Hai ngày 19 tháng 10 để xem xét các ưu tiên cho phần còn lại của Quý 1 và Quý 2 dựa trên Kế hoạch chuyển đổi SRI và các kế hoạch làm việc cá nhân. David đã thiết lập nhịp độ họp 1:1 thường xuyên với Madalena và Lani trong thời gian chuyển đổi và bắt đầu tham gia các cuộc họp nhóm SRI cách đây vài tuần. 
TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC CỦA SFCA (DH)
Sau khi thực hiện 11 giờ phiên họp có sự hỗ trợ với nhân viên của Quỹ Văn hóa và Nghệ thuật Tiểu bang Hawai'i (SFCA) trong tuần ngày 28 tháng 9 cùng với Chrissy, David hiện đang soạn thảo báo cáo và các nguồn lực khác cho nhóm SFCA dựa trên công việc chung của họ nhằm xác định thêm các số liệu và biện pháp; tập trung lại các ưu tiên của phòng ban và liên cơ quan do đại dịch; và phát triển kế hoạch công tác liên tổ chức cho phần còn lại của năm tài chính 2020 và đầu năm tài chính 21. Sau khi bắt đầu bằng việc xem xét hơn 100 chỉ số thành công có thể có vào tháng 12 năm ngoái, một trong những mục tiêu của giai đoạn này là xác định ít nhất 5 chỉ số để đóng khung công việc của tổ chức trên các lĩnh vực lập kế hoạch chiến lược. Nhóm SFCA đã vô cùng sáng tạo trong việc xác định các hướng đi mới để đo lường giá trị công việc của họ và khám phá tiềm năng hợp tác giữa các phòng ban. SFCA đã quyết định tiếp tục các nhóm mà họ thành lập để hỗ trợ quá trình này sau khi công việc của WESTAF kết thúc để phát huy đà phát triển này. Các cuộc họp tiếp theo với các nhóm SFCA sẽ được tổ chức vào cuối tháng để thảo luận và tinh chỉnh các phát hiện của WESTAF.
GIAI ĐOẠN NGHIÊN CỨU DỰ ÁN PHỤC HỒI VÀ KINH TẾ SÁNG TẠO (DH)
Nhóm CVSuite hiện đang tiến hành giai đoạn nghiên cứu của dự án Creative Economy and Recovery với NASAA và Đại học Indiana. Trevor và David đã hoàn thành phân tích dữ liệu ban đầu cho 12 nghiên cứu điển hình tập trung vào các giá trị của Creative Vitality Index và xu hướng tăng trưởng nghề nghiệp và ngành công nghiệp sáng tạo từ năm 2011-2018. Kelly và David hiện đang sắp xếp các cuộc phỏng vấn với các chuyên gia và người có ảnh hưởng trong khu vực, bao gồm các nhà lãnh đạo cơ quan nghệ thuật của tiểu bang, các quan chức được bầu, người quản lý và lập trình viên, nhân viên văn phòng phim của tiểu bang, các nhà nghiên cứu và những người khác. Các cuộc phỏng vấn được tổ chức cho đến nay bao gồm Rachel Chanoff của THE OFFICE performing arts + film, người là kiến trúc sư chính của chương trình Artists at Work lấy cảm hứng từ WPA đang được thí điểm ở Tây Massachusetts; và Thượng nghị sĩ Tiểu bang Nebraska Megan Hunt, người gần đây đã đưa ra luật để thiết lập chương trình Creative Districts trên toàn tiểu bang. Samantha đang xem xét mẫu nghiên cứu điển hình và Samantha và Laurel sẽ soạn thảo các nghiên cứu điển hình với David.
KẾ HOẠCH HỌP HỌP FY21 (DH)
Leah, Samantha, Laurel, Natalie Scherlong và David đã họp với tư cách là Nhóm triệu tập để thảo luận về các chương trình dựa trên sự kiện được lên kế hoạch cho năm tài chính 2021, tập trung vào Diễn đàn Giám đốc điều hành trực tuyến dự kiến diễn ra vào giữa tháng 1 năm 2020 và Hội thảo Lãnh đạo và Vận động nghệ thuật trực tuyến được thiết kế lại dự kiến diễn ra vào tháng 2 năm 2020. Laurel đang phát triển các kế hoạch công việc ban đầu cho các chương trình này và Natalie S. đang tiến hành nghiên cứu về các nền tảng ảo. 
KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC (NS)
Nhóm Kinh doanh tiếp tục thảo luận về các cải tiến tiềm năng cho quy trình làm việc chung, cũng như các kế hoạch tự động hóa nhiều hơn trong công việc của nhóm kinh doanh (chuyển hướng khách hàng tiềm năng, nhập hợp đồng tự động, v.v.), liên quan trở lại kế hoạch chiến lược bằng cách giúp tiếp tục giảm các quy trình thủ công, nhạy cảm với thời gian. Nhóm hy vọng sẽ biên soạn một báo cáo về các khuyến nghị để cải thiện và thống nhất quy trình làm việc trên toàn WESTAF. Lani Morris đã hào phóng tạo ra bản cập nhật hai tuần một lần này thay mặt cho nhóm Cổ phần: Nhóm Cổ phần vừa hoàn thành một loạt ba hội thảo cổ phần nội bộ với sự hợp tác của nhóm Trách nhiệm xã hội và Hòa nhập. Các hội thảo được điều hành bởi Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch tài năng của CIRCLE & STAMP, Carla Mestas. Khi chúng tôi tìm cách phát triển các cơ hội học tập nội bộ trong tương lai, chúng tôi đã chuyển trọng tâm trở lại các tài liệu về phạm vi của mình. Nhóm của chúng tôi muốn tiếp tục ưu tiên công việc nội bộ của mình để tập trung các mục tiêu và sáng kiến của mình vào Thực hành/Con người – WESTAF là ai và chúng tôi thực hiện những gì mình làm như thế nào. Nhóm của chúng tôi đã chia thành các nhóm để giải quyết và động não về các bước tiếp theo! Để ăn mừng những thành công của nhóm, chúng tôi cũng phải chúc mừng nhà tài trợ nhóm của chúng tôi, Chrissy Deal, về cuộc phiêu lưu mới của cô ấy với Bonfils Stanton. Tất cả chúng tôi mãi mãi bị ảnh hưởng bởi sự lãnh đạo và cam kết sâu sắc của cô ấy đối với công việc này. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục trên con đường mà cô ấy đã mở ra và duy trì nhiều mối quan hệ, chiến lược và chương trình lâu dài mà cô ấy đã triển khai trong những nỗ lực liên tục của chúng tôi để vận hành kế hoạch chiến lược. Và vì vậy, chúng tôi tiếp tục công việc của mình, công việc này phải luôn bắt đầu từ việc xem xét sâu sắc và chu đáo về văn hóa nội bộ của chúng tôi. “Khi WESTAF tìm cách mô hình hóa sự xuất sắc trong hoạt động cho các cộng đồng và cơ quan nghệ thuật thuộc khu vực công, trước tiên chúng tôi phải xác định điều đó trông như thế nào đối với tổ chức của chính chúng tôi. Việc thiết lập một môi trường nội bộ phù hợp với các mục tiêu bên ngoài của WESTAF sẽ cho phép chúng tôi dễ dàng xác định và giải quyết mọi khía cạnh của lăng kính công bằng hơn.” – Chrissy Deal
TÀI CHÍNH VÀ HÀNH CHÍNH (AH)
Tuần tới, Amy và Becca sẽ tham dự một hội nghị trực tuyến kéo dài ba ngày tập trung vào các hoạt động bình đẳng trong lĩnh vực nguồn nhân lực. Chúng tôi rất vui mừng khi thu thập được những ý tưởng thực tế về cách phát triển hơn nữa các chính sách và hoạt động của WESTAF. Sau hội nghị, Amy và Becca sẽ tổ chức một buổi tĩnh tâm kéo dài nửa ngày để thiết lập các ưu tiên và mốc thời gian cho bộ phận quản lý nhân sự và văn phòng cho năm tài chính 2021. Lauren đang nỗ lực cập nhật quy trình xác định khách hàng của CaFE trong hệ thống tài chính: một dự án sẽ cải thiện đáng kể khía cạnh tài chính của quy trình CaFE trong tương lai. Đây là một thay đổi đã ấp ủ trong tâm trí chúng tôi trong nhiều năm và chúng tôi rất vui mừng khi cuối cùng cũng được triển khai! Chúng tôi đã xác nhận rằng công tác kiểm toán thực địa sẽ diễn ra trong hai tuần đầu tiên của tháng 12 và sẽ được thực hiện trực tuyến. Bây giờ, khi nhóm lãnh đạo đã phần lớn điền thông tin hồ sơ của họ vào công cụ phản hồi Insights mới, toàn bộ nhân viên sẽ được giới thiệu về hệ thống trong hai tuần tới. Tình hình tiền mặt vào cuối năm có vẻ lành mạnh hơn đối với cả WESTAF và ZAPP so với dự kiến ban đầu vào tháng 8, đây là một tin tuyệt vời. Amy và Becky hiện đang tổng hợp báo cáo tài chính tiền mặt cuối năm để chia sẻ trước cuộc họp hội đồng quản trị.
KINH DOANH CHUNG (CV)
Chúng tôi đang nỗ lực chuyển đổi hệ thống điện thoại lỗi thời của mình sang giải pháp dựa trên đám mây có thể đáp ứng nhu cầu hỗ trợ khách hàng trong môi trường từ xa. Chúng tôi đã thiết lập bằng chứng khái niệm với Zoom Phone và bắt đầu dùng thử miễn phí ba tuần vào ngày 15 tháng 10, với Janae và các thành viên của nhóm CaFE, ZAPP và nhóm trải nghiệm khách hàng. Chúng tôi cũng đang thảo luận với ít nhất một nhà cung cấp khác để thiết lập bằng chứng khái niệm thứ hai nhằm so sánh hai hệ thống. 
CÀ PHÊ (RV)
Vào ngày 13 tháng 10, Justine đã gửi khảo sát toàn diện hàng năm của chúng tôi tới tất cả người dùng. Các phản hồi đang được tiến hành tốt và chúng tôi hy vọng sẽ có một bản phân tích hoàn chỉnh vào cuối quý đầu tiên. Vào tháng 10, nhóm cũng sẽ bắt đầu với các mục tiêu OKR năm tài chính 2021 của chúng tôi với trọng tâm là kiểm tra cơ sở khách hàng và triết lý dịch vụ của chúng tôi, tinh chỉnh chiến lược bán hàng kỹ thuật số của chúng tôi và cải thiện hiệu quả hoạt động của chúng tôi, đặc biệt là bằng cách xác định các nhu cầu tự động hóa.
CVSUITE (KE)
CVSuite tập trung vào các cuộc trò chuyện liên quan đến khách hàng mới, gia hạn khách hàng và quan hệ đối tác với khách hàng. Chúng tôi đang nỗ lực gia hạn quyền truy cập CVSuite cho hội đồng Nghệ thuật Khu vực Asheville, cũng như quyền truy cập mới cho các Cơ quan Nghệ thuật Phương Tây của Bắc Carolina (WAANC). Người liên hệ của chúng tôi ở đó đã tìm thấy một quan hệ đối tác trong Dogwood Health Trust quan tâm đến việc tiến hành kiểm toán vốn chủ sở hữu của nền kinh tế sáng tạo cho các khu vực WAANC, điều này sẽ dẫn đến việc chúng tôi gửi Báo cáo Tổng quan hàng năm của CVSuite và Biểu đồ Dữ liệu mới cho các cơ quan này. Ngoài ra, chúng tôi đã có các cuộc trò chuyện với Hội đồng Nghệ thuật Tiểu bang Alaska cũng như TDC Inc. về cách thúc đẩy quan hệ đối tác của họ với CVSuite và nhúng chiến lược dữ liệu vào tổ chức của họ ngoài công cụ dữ liệu. Nhóm đã khôi phục cả hai hợp đồng, được coi là có nguy cơ. 
ĐI THÔNG MINH (JG)
Tuần trước, GO Smart đã phát hành một phiếu yêu cầu bổ sung các hộp thoại pop-up vào một số mục của cổng thông tin quản trị và ứng viên. Các hộp thoại này giúp định hình kỳ vọng xung quanh bản xem trước HTML/PDF và cung cấp liên kết đến phần giải thích chi tiết hơn cho từng loại người dùng. Nhóm kỹ thuật tiếp tục làm việc trên các bản cập nhật UX/UI. Nhóm tiếp thị, cùng với Jessica, sẽ bắt đầu nghiên cứu và tạo danh sách khách hàng tiềm năng mới, có mục tiêu bằng cách sử dụng danh sách Grant Station với hy vọng đạt được 500 quản trị viên tài trợ. 
KHO TÀI LIỆU NGHỆ THUẬT CÔNG CỘNG (LG)
PAA hiện đang thảo luận với Santa Monica Cultural Affairs (SMCA) để phát triển trang đích Danh sách nghệ thuật công cộng để hiển thị danh mục nghệ sĩ và thông tin đã chọn. PAA sẽ thiết lập quy trình làm việc của Chương trình danh sách nghệ sĩ trong CMS của SMCA và hỗ trợ dữ liệu di chuyển được thu thập thông qua Call to Artists được lưu trữ trên CaFE. Nhóm công nghệ đã hoàn thành bốn bản nâng cấp phiên bản máy khách cho PAA CMS và sẽ tiếp tục công việc này trong suốt tháng 10 và tháng 11.
ZAPP (sơ yếu lý lịch)
Tháng 10 là một tháng bận rộn! Chúng tôi đã bắt đầu năm tài chính bằng cuộc họp OKR để tóm tắt tiến độ năm tài chính 2020 và lập kế hoạch cho năm tài chính 2021. Chúng tôi cũng đang hoàn thiện các chi tiết cho cuộc họp Ủy ban giám sát ZAPP, diễn ra vào ngày 21 tháng 10, trong đó nhóm sẽ phê duyệt ngân sách năm tài chính 2021 của ZAPP. Julia đang chuẩn bị cho phiên ZAPP Connections tiếp theo của chúng tôi, nơi chúng tôi sẽ có cuộc thảo luận với các quản trị viên sự kiện đã tổ chức các sự kiện tuân thủ COVID-19 trong vài tháng qua. Cuối cùng, ZAPP cũng đã triển khai cuộc khảo sát người dùng hàng năm của chúng tôi và năm nay chúng tôi hy vọng sẽ tăng cường sự tương tác bằng cách kết hợp cuộc khảo sát với cơ hội giành được một trong 10 thẻ quà tặng Visa.  

Trân trọng gửi,

Thiên chúa giáo