Xin chào Hội đồng quản trị WESTAF:
Hy vọng tin nhắn này sẽ đến với bạn khi bạn khỏe mạnh và vui vẻ. Tôi nghĩ tôi sẽ kiểm tra với bạn sau hai tuần đầu tiên làm việc tại WESTAF để cung cấp một bản cập nhật rất ngắn gọn về tình hình hiện tại của bạn.
Lên tàu
Như bạn có thể biết, tôi đã hoàn thành khoảng hai phần ba quá trình Onboarding WESTAF nghiêm ngặt. Trong hai tuần qua, tôi đã có những cuộc họp chuyên sâu thường bao gồm lịch sử, tổng quan và thảo luận về hầu hết các sản phẩm và dịch vụ chính của WESTAF. Kể từ ngày 14 tháng 1, chúng tôi đã thảo luận về Hoạt động chung của WESTAF, Quản lý ngân sách, Chương trình đa văn hóa, Truyền thông, Tiếp thị và Chương trình phát triển chuyên môn, ZAPP, CaFE, Lưu trữ nghệ thuật công cộng, GO, YouJudgeIt và Creative Vitality Suite. Tuần tới từ ngày 28 tháng 1 đến ngày 1 tháng 2, tôi sẽ thảo luận về IMTour và tham gia một loạt các cuộc họp với Anthony để tập trung vào công việc của WESTAF với các Cơ quan nghệ thuật nhà nước, Tổ chức nghệ thuật khu vực, NEA, NASAA, AFTA, các quỹ tư nhân và các tổ chức phi chính phủ. Đến thứ sáu, ngày 1 tháng 2, tôi sẽ tốt nghiệp Học viện WESTAF với bằng tốt nghiệp của mình và tôi sẽ sẵn sàng để bắt đầu!
Ở mỗi bước, tôi đều ấn tượng với mức độ quan tâm và chuẩn bị đã được đưa vào quy trình hướng dẫn này. Ví dụ, khi hợp tác với nhóm, Anthony đã chuẩn bị một bản tổng quan có thẩm quyền về lịch sử, hoạt động và suy nghĩ hiện tại xung quanh mỗi dự án công nghệ. Việc dành nhiều thời gian như vậy để chuẩn bị và thực hiện các cuộc họp này là một sự gián đoạn cần thiết đối với nhóm, nhưng vô cùng hữu ích ở mọi khía cạnh. Tôi rất biết ơn.
Liên hệ ban đầu với Người ủy thác, Đồng nghiệp trong lĩnh vực và Bên liên quan
Đây là một quá trình đang diễn ra, nhưng tôi đã có chút kinh nghiệm trong vài tuần qua. Tôi đã liên hệ và lên lịch ăn trưa với một số Nhà lãnh đạo nghệ thuật Colorado địa phương, bao gồm một số Cựu ủy viên WESTAF. Tôi đã có cuộc gọi đầu tiên với Chủ tịch Hội đồng quản trị và cũng nhận được Kế hoạch chuyển đổi cấp Hội đồng quản trị giải quyết các ưu tiên trong 90 ngày đầu tiên của tôi tại WESTAF. Tuần tới, tôi sẽ liên hệ với các Chủ tịch Ủy ban để lên lịch họp qua điện thoại để tập trung vào các ưu tiên. Vào tuần 2/4, tôi sẽ liên hệ để chào hỏi chính thức từng Cơ quan nghệ thuật tiểu bang và Tổ chức nghệ thuật khu vực. Trong vài tháng tới, tôi sẽ sắp xếp thời gian gặp mặt trực tiếp từng SAA, bắt đầu bằng việc tham gia Ngày vận động của Liên minh nghệ thuật Wyoming vào ngày 2/7. Chúng tôi cũng có một cuộc họp với đối tác phát triển web lâu năm của mình là Brownrice được lên lịch vào ngày 2/13.
Kế hoạch chiến lược
Trong khi công việc hướng dẫn chiếm phần lớn thời gian của tôi trong vài tuần qua, Kế hoạch chiến lược đã được ưu tiên hàng đầu. Tôi đã treo lưới Kanban trong văn phòng của mình (tạm thời) để bắt đầu tiếp thu các yếu tố của kế hoạch và sắp xếp suy nghĩ hàng ngày của chúng tôi xung quanh nó. Nhờ bài thuyết trình của Erin với nhân viên (trước khi tôi đến), tôi có thể nhận thấy sự háo hức và mong muốn trong nhóm để bắt đầu quá trình này, điều đó thật tuyệt vời. Nhóm và tôi rất mong được gặp Erin và Tamara từ ngày 2/5 đến ngày 2/6 để bắt đầu vạch ra quy trình này.
Văn hóa nhóm và văn phòng
Bắt đầu từ thứ Hai, ngày 28/1, chúng tôi sẽ bắt đầu các buổi họp toàn đội kéo dài 10-15 phút vào buổi sáng khi toàn bộ nhóm tập trung thành một vòng tròn và kiểm tra sơ qua các ưu tiên, sự phụ thuộc, cuộc họp, thời hạn, v.v. của từng cá nhân. Tôi hy vọng điều này sẽ giúp xây dựng quyền sở hữu và sự trân trọng đối với toàn bộ các dự án và chương trình tuyệt vời của WESTAF. Ít nhất, nó sẽ giúp tôi biết tên, mặt và vai trò! Tôi cũng đã thiết lập các cuộc họp kiểm tra 1:1 kéo dài 30 phút hàng tuần với các báo cáo trực tiếp để xem xét các ưu tiên và việc cần làm. Điều đáng nói ở đây là văn phòng WESTAF duy trì một nơi làm việc cực kỳ ngăn nắp và chuyên nghiệp — một minh chứng thực sự cho sự lãnh đạo của WESTAF.
NEA
Chỉ một lời nhanh về cách đóng cửa chính phủ đã tác động đến WESTAF: Tính đến ngày 12 tháng 12, WESTAF đã có khoảng $300.000 yêu cầu tài trợ được gửi đến Quỹ Quốc gia hỗ trợ Nghệ thuật. Số tiền này vẫn chưa được thanh toán thông qua việc đóng cửa một phần của chính phủ. Trong tổng số đó, khoảng một nửa hỗ trợ công việc chương trình chung của WESTAF và có tác động trực tiếp đến dòng tiền. Có vẻ như có sự chuyển động về việc đóng cửa hôm nay khi Tổng thống mở cửa chính phủ trong ít nhất ba tuần. Nhân viên tài chính sẽ chắc chắn kiểm tra tài khoản ngân hàng để biết khoản thanh toán bị chậm $300.000 cũng như gửi yêu cầu tài trợ tháng 1 là $74.000. Ngay cả khi việc đóng cửa được hoãn lại trong thời gian ngắn, bất kỳ việc đóng cửa nào trong tương lai và tác động tương ứng đến dòng tiền đều có thể được quản lý.
 
Tất nhiên là còn nhiều điều nữa đang diễn ra nhưng tôi đang cố gắng không làm chúng ta choáng ngợp. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc bình luận nào, đừng ngần ngại gửi cho tôi một dòng!
 
Trong thời gian chờ đợi, tôi rất mong được gặp lại nhiều người trong số các bạn tại cuộc họp Hội đồng quản trị ở Salt Lake City vào ngày 27 – 28/2.
 
Cảm ơn bạn vì vinh dự được lãnh đạo WESTAF và vì những việc tốt bạn đã làm.
 
Như thường lệ,
 
Thiên chúa giáo