双周回顾：2020 年 5 月 4 日

再次向 WESTAF 董事会问好：
过去几周，WESTAF 取得了一些重大进展，因此感谢您对本期双周刊的特别关注！此更新有点冗长（抱歉），但里面有一些很棒的东西，我保证！
能力卓越的 WESTAF 团队成员继续有效地在线管理组织的工作。领导资源团队 (LRT) 继续每天早上进行 30 分钟的签到，以分享每个 WESTAF 部门的工作情况。各个业务和项目团队经常在线上开会，个人也进行一对一会议。Slack、Zoom 和 G Suite 等工具继续取代办公桌、面对面会议和会议室。虽然我们身体上分开，但我们能够保持密切沟通，令人印象深刻的行动倾向不断推动项目、计划和业务的发展。有关我们在家办公计划的当前状态以及重返办公室计划的初步迹象的更多信息，请参见下文。开始吧：

远程办公和重返办公室计划
您可能还记得，我们目前的 WESTAF 居家办公 (WFH) 指令将持续到 4 月 30 日星期四。随着该日期的临近，我们确定团队的健康和安全将继续成为我们的首要任务。我们的一个重要信息来源是科罗拉多州，州长 Polis 最近宣布了“居家更安全”计划。这个 2 级阶段旨在在 4 月 26 日星期日解除 1 级居家令后逐步重新开放科罗拉多州。在 WESTAF，我们正在根据这些指令制定自己的重返办公室计划。我们制定这个计划的前提是，在“居家更安全”的最初几天里尽可能多地待在家里可以让我们保持健康，也有助于整体公共利益。我们也很幸运能成为一家能够相对高效地在家办公的公司。出于这些原因，我们将所有当前的 WESTAF WFH 协议延长了两周，直到 5 月 17 日星期五。我们已经开始制定重返办公室计划，并将开始每周审查重返我们实体办公室的可能性。我们将密切关注所有可用数据，并且只有在它表明随着时间的推移新病例呈稳步下降趋势时才会这样做。我们的情况不需要我们成为这项工作的早期先驱，也不需要让犹豫不决的 WESTAF 员工重返我们的实体办公室。我们的重返办公室计划始于本周进行的两项详细的员工调查（一项针对所有员工，一项针对主管），以更清楚地了解我们对重返办公室的集体意愿。我们正在制定的计划可能包括自愿分阶段让团队成员加入，制定隔天的办公室时间表，保持社交距离，并要求在我们的工作场所长期佩戴口罩、洗手和其他安全措施。

WESTAF COVID-19 响应
WESTAF 继续修改我们网站上的 COVID-19 更新和资源网页，并且每周也会修改一份提供更深入见解的演示文稿/资源，并在我们讨论如何为该领域提供救济的同时，继续与西部和全国的艺术服务组织和艺术资助者分享。WESTAF COVID-19 艺术影响调查已收到数百份回复，本报告分析了初步调查结果。调查于 5 月 1 日结束，完整调查结果将于当月晚些时候公布。
WESTAF CARES — 组织救济基金
正如之前所分享的，WESTAF 一直与艺术基金会以及我们的姊妹 RAO 密切合作，为西部各州的艺术组织制定和实施 COVID-19 救济计划。该计划由 Chrissy Deal 和 David Holland 领导，并得到了 WESTAF 执行委员会以及我们西部各州艺术机构等主要利益相关者的意见，我们很高兴地宣布该计划将于 5 月 6 日星期三开始接受申请。这并不是一场比赛（当然不是），但值得一提的是，我们将成为第一个启动 CARES 救济计划的 RAO，这要归功于我们团队为建立该计划所付出的专注和努力。申请、小组成员审查、受助人通知、协议执行和资金支付流程将在现在到 7 月中旬之间进行。以下是计划于本周发布的新闻稿草稿，更多信息请参见。
WESTAF CARES — 北马里亚纳群岛联邦
艺术基金会已要求 WESTAF（我们已同意！）管理北马里亚纳群岛非营利艺术组织的 CARES 法案资金，因为他们的艺术机构——英联邦艺术与文化理事会 (CCAC) 由于 COVID-19 造成的困难而无法充分履行这一职责。我们上周通过电话联系了 CCAC 的执行董事 Parker Yobei，并制定了一个申请流程，该流程将尽可能遵循我们的主要 WESTAF CARES 计划，尽管时间和小组成员流程可能有所不同。我们预计北马里亚纳群岛大约有八个符合条件的组织将提出申请。
梅隆地区艺术复原基金（*机密*）
过去一个月，六家地区艺术组织 (RAO) 的执行董事一直与梅隆基金会保持联系，该基金会有意为国家艺术组织建立救济和恢复基金，并利用 RAO 作为这一过程的国家网络。您可能知道，梅隆已经为纽约和国家艺术家救济基金投入了大量资金。上周五，我们就这一可能性举行了最后一次会议，我很高兴地报告，梅隆地区艺术恢复基金将是一个 $10MM 基金，以类似于艺术捐赠基金的方式在六个 RAO 之间分配，因此 WESTAF 很可能会收到大约 $2MM 以重新分配给西部各州的艺术组织。与 WESTAF CARES 那样公开募集资金不同，Mellon 和 RAO 之间的共识似乎是与各州的个别 SAA 合作，根据资格标准提出建议，这些建议将包括城市与农村组织的平衡、公平和对边缘化社区的关注、组织的生存能力等。他们意识到，每个 RAO 都会有一个基于能力、CARES 拨款时间和一些其他因素的独立管理流程，但我们在哲学上是一致的，概念上是一致的。Mellon 最初表示有兴趣进行 25% 区域匹配，但经过进一步的交谈，其兴趣更多的是激励 RAO 利用 Mellon 的认可帮助在区域内筹集更多资金，而不是将其作为硬性要求或义务。在接下来的一周内，RAO 将共同起草一份概念文件，提交给梅隆基金会，梅隆基金会将在 6 月 3 日的梅隆基金会董事会会议上提交最终批准，不久之后资金将发放给 RAO。这将是 WESTAF 首次与梅隆基金会合作。这些资金将为西部各州的艺术组织提供进一步的救援和恢复援助，也将为正在进行的区域恢复基金提供额外筹款的可能性。由于我们仍在开发该计划，我请求您在收到该计划公开的通知之前，请对该计划的消息保密——谢谢！
创意活力清单
本周，CVSuite 发布了第一份创意活力榜单——美国 30 个最具创意的小城市。我们与榜单上每个城市的目的地营销人员合作，并为他们提供社交媒体工具包，以提高榜单的吸引力。我们对这次发布感到非常高兴。您可以在此处阅读完整的新闻稿。我对这个项目特别兴奋，因为它使我们向 WESTAF 战略目标迈出了重要一步——通过我们的数据、政策、技术和宣传工作，讲述每天实现的项目、人物和地方的故事。创意活力榜单项目看起来也非常好——信息丰富、设计精美、图片有趣、社交媒体缩略图醒目，为未来类似的沟通工作设定了高标准。在未来的双周刊中，我们将为您提供有关此活动在社交媒体上表现的硬数据，但我们立即看到了来自榜单上博尔德、米苏拉、圣达菲、爱荷华城和其他城市的一些精彩分享，以及电子邮件活动的超高打开率。我们预计每年发布 3-4 个这样的新名单——每个名单都为我们 CVSuite 数据所代表的地方发声并带我们去往那里。Leah Horn、Kelly Ernst、Ben Casalino 和 Sam Ortega 等人在这方面做得非常出色，我们对该计划的未来充满期待！
西部旅游
随着 COVID-19 的出现，Chrissy Deal、Lani Morris 和 Madalena Salazar 努力审查和改进我们现有的 TourWest 计划——将申请截止日期延长至 5 月 1 日，并将资助的执行期延长至 2020 年 12 月 31 日。前几年负责该项目的 Seyan Lucero 也提供了宝贵的建议和专业知识，以确保该项目尽可能顺利进行。上周五，即 5 月 1 日是 TourWest 申请的截止日期，该计划的申请人数与前几年持平。感谢这个团队根据 COVID-19 修改了该计划，并使其保持正常运转，同时还在同时准备 WESTAF CARES 计划！
西部艺术倡导网络会议
WESTAF 已在州和联邦艺术倡导工作上投入了一段时间，4 月 24 日，WESTAF 通过 Zoom 召集了来自整个地区的艺术倡导组织领导人参加西部艺术倡导网络会议。WESTAF 一直在考虑将整个地区的艺术倡导者聚集在一起，因为这个网络正式使州艺术倡导领导人受益，因为他们可以应对当前的迫切需求并展望未来。未来几周将发布更详细的报告，但 David Holland 在召集和主持一个代表我们几乎所有西部州的小组方面做得非常出色，并且大家对继续召集这个小组以关注西部州特定的倡导问题有着很好的评论、合作精神和广泛的热情。
教练/团队欢乐时光
我在之前的双周刊中提到过 Well Street Consulting 的 Val Atkin，她在帮助我们于 2019 年 5 月启动战略规划流程方面发挥了重要作用。Val 于 4 月 24 日上周五参加了 WESTAF Zoom Happy Hour，并就如何在冠状病毒期间保持身体、情感和心理韧性提供了一些很好的指导和建议。LRT 还将在 5 月至 9 月期间花更多时间与 Val 一起参加五场 90 分钟的会议，讨论意识、信任、领导力、信任和富有成效的冲突等主题。在这个充满挑战的时期，继续我们的专业发展工作很重要——也许比以往任何时候都重要。还要感谢 Tamara 加入我们的电话会议——对于整个团队来说，让 WESTAF 主席参与这个宣泄欢乐时光真的很棒！
5 月份董事会会议计划
我们将继续规划为期 2.5 小时的 Zoom 董事会会议议程，会议定于 5 月 21 日星期四下午 2 点至下午 4:30（山地夏令时间）举行。我们的计划是尽可能高效地完成议程，同时留出充足的时间讨论一些关键问题。例如，5 月传统上是 WESTAF 第一次组织预算叙述的时间，这将有助于制定 FY21 预算，然后在 10 月的会议上正式通过。您认为我们需要讨论什么，或者您想在议程中添加什么具体内容？虽然主席拥有最终决定权，但受托人可以随时要求将项目列入议程。
十月董事会会议计划
目前，我们正谨慎而乐观地规划定于 2020 年 10 月 28 日至 29 日在丹佛举行的秋季董事会会议。我们再次与布朗宫合作，为董事会成员提供住宿，并为我们的委员会提供会议室，包括新成立的公平与包容委员会 (EIC) 的首次会议，原定于 5 月举行，现已推迟到 10 月。我们正在尽最大努力规划，如果到那时还没有足够的信心去旅行，我们可以转向虚拟会议。别担心——我们永远不会让你做任何你不舒服的事情！
董事 VICKI BOURN 在盐湖城论坛报发表专栏文章
WESTAF 理事维多利亚·帕内拉·伯恩斯 (Victoria Panella Bourns) 在 4 月 23 日的《盐湖城论坛报》上发表了一篇感人肺腑的专栏文章，探讨了艺术在这个前所未有的时期的韧性和重要性。谢谢，维姬！
与董事会秘书 KARMEN ROSSI 进行简报
WESTAF 主席 Alvarado、秘书 Rossi 和我举行了一次非常富有成效的会议，讨论了 WESTAF 董事会秘书的角色和职责。感谢 Karmen 承担这些责任，让我们的董事会流程更加井然有序、高效！
新冠疫情期间的州立法环境
虽然我们州艺术机构董事会的执行董事是 NASAA 公告的接收者，并且也专注于这些问题，但我想确保我分享了 NASAA 的 Kelly Barsdate 的最新更新，内容涉及艺术界面临的 COVID-19 趋势，以及如何准备对经济影响做出有力回应的一些建议。特别是，艺术作为“复苏资产”这一重要理念得到了进一步强化。艺术对于从 COVID-19 中恢复至关重要。在 4 月 24 日由 David Holland（上文提到）召集的我们地区州艺术倡导者 Zoom 会议上，加州的 Julie Baker 将艺术家和艺术组织称为“第二响应者”，这个词引起了我的共鸣。这是一个很好的提醒，为了保持有效性，倡导必须始终适应不断变化的环境，而且它可能正面临着迄今为止最大的挑战。
财务与行政
WESTAF 的薪资保护计划第二轮融资申请已于上周初提交给 SBA。本周六，我们收到银行通知，我们的贷款已提交并获得 SBA 批准，并已收到保证资金的贷款编号，前提是成功结清，所以我们祈祷一切顺利。财务团队从上周五开始专注于月末流程，包括 ZAPP 和 CaFE 支票运行和银行对账。ZAPP 取消的退款不断涌入，团队正在帮助 Jessica 在需要时处理退款。Amy 正在与 Christian 合作制定 FY21 预算时间表，Becca 正在调查员工，以了解他们在家工作的舒适度以及重返办公室的渴望程度。WESTAF 将从 Google 文档过渡到 Paychex 在线门户作为我们的时间表工具。这是管理我们工资单的同一家供应商，因此它将以低成本有益地扩展他们的服务。
战略规划
娜塔莉已联系大卫·霍兰德，以收集见解和其他可能的战略规划资源。他们将于下周会面，讨论实现战略目标的最佳方式。娜塔莉自愿与营销和传播团队合作开展即将开展的项目，并与利亚会面以确定和安排后续步骤。下周，娜塔莉还将与杰西卡·格罗尼奇一起协助 Tour West 团队处理申请和其他预审任务。
咖啡店
除了 ZAPP，CaFE 团队还开始使用 PandaDoc，这是一种用于发送和签署年度客户合同的数字解决方案。此外，Raquel 一直在研究一种流程，在我们的 CRM 平台 Zoho 中为我们正在过渡到年度合同的客户自动发送续订提醒。Justine 在 CaFE 的 Instagram 上发起了 #artoftheday 活动，使用西方艺术家提交的作品作为 Way out West 号召的一部分。
简历套件
正如之前报道的那样，CVSuite 推出了 WESTAF 的 30 个最具创意小城市，这是 CVSuite 团队将要制定的一系列名单中的第一个。我们的目标是突出您可以使用 CVSuite 完成的工作，并在这些压力重重的时期积极关注艺术。到目前为止，我们收到的反馈让我们感到鼓舞。一项营销活动已经启动，以配合前 30 名，名单为这些令人惊叹的城市提供新闻资料包，以分享好消息。
更智能
其他客户继续开设和管理新的 COVID 救济计划。WESTAF 正在使用 GO Smart 来管理年度 TourWest 计划和新的 COVID 救济计划 WESTAF Cares。TourWest 的截止日期是 2020 年 5 月 1 日，GO Smart 团队将在下周待命，协助解答申请人的问题并完成一般的预审行政任务。CARES 基金将于 2020 年 5 月 6 日开放，Jessica 正在与社会责任和包容性团队密切合作，以完成建设。
公共艺术档案
PAA 很高兴地宣布，尽管 COVID-19 造成了延误，但该团队仍完成了印第安纳州巴塞洛缪县（PAA 的最新 CMS 客户）的发票和合同流程。此外，布劳沃德县公共艺术与设计学院和德克萨斯理工大学都将续订其 PAA CMS 订阅，从而使 PAA 的续订率达到 100%。PAA 将在第三季度与营销团队合作制作 Google Ad Words 广告系列，以提高网站的知名度，同时继续努力增加社交媒体上的参与度。
扎普
如上所述，ZAPP 还已过渡到 PandaDoc 来发送新客户合同和续签合同，这项任务原定于 20 财年完成，但由于员工和客户远程办公，其优先级被提升。我们仍在处理 2020 年活动的取消和推迟问题，预计我们的团队将在整个第三季度重点关注这一问题。我们每月举办一次管理网络研讨会，讨论 ZAPP 如何帮助取消或推迟的活动，并吸引了至少 70 名与会者，这是我们迄今为止最大的观众群。我们还启动了 50% 邮件群发活动，以帮助展会在 COVID-19 疫情期间降低广告成本。
伊姆旅游
在 WESTAF，我们的项目和平台始终在接受评估。自 2012 年以来，IMTour 已从一个试点巡演项目发展为一个 WESTAF 网络平台，通过向非营利性主持人提供资助来支持独立音乐家。鉴于 WESTAF 组织的优先事项和能力，以及使 IMTour 在竞争环境中脱颖而出所需的大量投资，正如之前报道的那样，IMTour 将很快停用。截至 2020 年 4 月 1 日，所有资助资金已全部发放，资助计划现已结束。IMTour.org 网站不再接受新注册，5 月 15 日该网站将完全关闭。如您所知，这是 WESTAF 在过去一年内停用的第二个业务平台（另一个是 YouJudgeIt），目的是集中精力、精简和支持其最可行和最符合使命的网络平台业务。