双周回顾：2020 年 5 月 18 日

大家好！WESTAF 受托人！
WESTAF 现在发生了很多事情，所以我非常高兴在 5 月 21 日星期四的虚拟会议上见到大家。非常感谢您参与 WESTAF 的所有事务。我们意识到驾驭这个新世界对我们所有人来说变得多么复杂和令人困惑，因此您抽出时间将注意力和专业知识集中在 WESTAF 上意义重大，我们深表感谢。让我们开始吧：

WESTAF 董事会会议将于本周三和周四举行（CG）
周五，全体董事会成员还收到了 5 月 21 日星期四下午 2:00 至下午 4:30（山地夏令时间）虚拟董事会会议的议程和文件包。执行委员会和发展委员会也收到了 5 月 20 日星期三会议的议程和董事会文件包。我非常肯定，这是有史以来第一次通过视频会议进行的完整且定期安排的董事会会议。如果您没有收到文件包，或者您对会议有任何临时疑问，请联系我或 Natalie Scherlong，我们会为您提供所需的一切。

WESTAF 重返办公室计划 (CG)
上周，WESTAF 正式向整个 WESTAF 团队发布了“重返办公室”计划。几周前，我们启动了这一流程，进行了一项团队调查，以衡量团队和个人对这一流程的兴趣和意愿。根据这些数据，我们制定了 WESTAF“重返办公室”计划，该计划分为五个为期两周的阶段。我们将在每个阶段保持、前进或后退，并查看公共卫生和环境部和科罗拉多州紧急行动中心经常更新的两周累积发病率和当前流行曲线。两周阶段方法以 CDC 指南门控标准为蓝本。在每个两周标记处，我们将确定是否需要停留在当前阶段、前进到下一阶段或后退到上一阶段。从 5 月 18 日星期一开始，我们将开始监控第一个两周阶段。在此期间，我们将保持当前的居家办公状态。如果数据显示情况有令人鼓舞的改善，我们将于 6 月 1 日星期一启动第一阶段。如果没有，我们就不会启动。正如我们已经在其他国家、州和县（包括丹佛）看到的那样，新冠病毒病例可能会激增，所以我想强调我们并不着急。我们将在每个阶段保持耐心和慎重。不着急。信任非常重要，因此，现在或以后，每位员工是否参与该计划，或者个人情况是否允许这样做，仍取决于他们自己。“那为什么要这么做呢？”是我们一直在努力解决的一个问题。好吧，我们需要能够衡量、跟踪和记录我们的进展和挫折。我们需要在此过程中建立基准，当我们谈论恢复正常办公室生活会是什么样子时，我们需要一个围绕健康和安全预防措施的共同语言和理解框架。无限期地等待而没有任何计划也可能会成为焦虑的根源。我们还收到了受托人主席塔玛拉·阿尔瓦拉多 (Tamara Alvarado) 向全体员工发送的简短视频信息，这真是太棒了！

WESTAF COVID-19 响应 (DH)
WESTAF COVID-19 艺术影响调查共收到 783 份回复，本报告草案分析了最终调查结果。调查于 5 月 1 日结束，完整调查结果将于本月晚些时候公布。初步结果已与该地区的州艺术机构和州艺术倡导领导人分享，并用于 WESTAF 对梅隆基金会的初步合作 RAO 提交的贡献。WESTAF 继续修改我们网站上的 COVID-19 更新和资源网页，提供更深入见解的演示文稿/简报也在每周进行修改，并在我们讨论为该领域提供救济的方法时继续与西部和全国的艺术服务组织和艺术资助者分享。COVID-19 资源和 COVID-19 更新页面都是 3 月和 4 月 WESTAF 网站上的热门点击，累计更新页面的页面浏览量为 822 次，资源页面的页面浏览量为 3,849 次。

WESTAF CARES 组织救助基金 (CD)
WESTAF CARES 组织救济基金申请已于 5 月 11 日星期一正式截止。由于来自所有 13 个州的申请者超过 400 人，该团队认为延长申请数量较少的 3 个州（阿拉斯加、内华达和怀俄明）的截止日期将大有裨益。5 月 18 日那周，Chrissy 和 Madalena 将完成申请，并准备进入下一阶段，该阶段包括在三天内（6 月 15 日至 17 日）对来自 WESTAF 地区 13 个州的 4 个独立小组中的 16 名志愿者进行指导和召集。最终的资金建议将在 6 月最后一周提出，并在月底前获得批准和公布。
WESTAF 支持州行动或州艺术机构预算 (DH)
WESTAF 正在与该地区预计并正在经历预算削减的州艺术机构进行接触。最近，我们回应了科罗拉多州创意产业 (CCI) 的一项询问，该机构邀请我们为行动方案提供建议，以响应联合预算委员会工作人员的建议，停止向该机构转移博彩资金。在没有任何其他前期资金提议的情况下，这一行动将导致 CCI 停止运营。WESTAF 与州倡导组织科罗拉多艺术和 WESTAF 支持的科罗拉多州游说者密切合作，向该州的 JBC 立法者和艺术核心小组立法者发出呼吁，恭敬地要求他们继续为 CCI 提供国家资金。WESTAF 还向我们在科罗拉多州的网络组织了一次倡导警报，鼓励他们写信给他们的立法者，表达对 CCI 的支持。（此宣传警报的打开率为 41.8%，点击率为 19.5%，MarComms 正与联盟、宣传和政策部门密切合作，利用这一快速部署的活动制定未来活动的战略。）5 月 11 日星期一，科罗拉多州规划和预算办公室主任公布了一项新的替代建议，即从普通基金中提供 CCI 资金（尽管有所减少），这是由科罗拉多州参议员 Zenzinger 提出的问题引发的，Zenzinger 报告称收到了大量来自艺术倡导者的信件。WESTAF 将继续监测情况并准备采取进一步行动。WESTAF 还在与该地区的艺术倡导团体进行对话，讨论他们所在州在特别立法会议上采取的协调行动，这些会议考虑到可能对州艺术机构预算产生不利影响的州财政状况。
WESTAF 公众参与和宣传政策 (DH)
了解到 WESTAF 正在加强其公众参与和宣传活动，David 制定了一份公众参与和宣传政策草案，供董事会批准，该政策澄清、巩固和传达 WESTAF 在发表公开声明、管理宣传资金项目和参与直接宣传方面的立场。
美国地区艺术复原基金 (CG)
如前所述，美国 RAO 正在利用安德鲁·W·梅隆基金会的 $10MM 赠款启动一项复原力基金，该基金将向美国各地因 COVID-19 疫情而面临经济困难的艺术和文化组织提供非配套赠款。该基金将针对在州、地区或国家范围内产生影响的农村和城市组织。赠款金额范围为 $30-75K，将支持所有艺术学科的中小型艺术组织，特别是那些历史上资源不足的组织，以及代表资源不足的人群、社区和艺术形式的组织。该基金可能支持与一般运营、即时响应活动、未来情景规划、支持新媒体需求、帮助支付合作成本以及帮助组织重新构想其工作并提高复原力相关的成本。它将倾向于基于信托的慈善事业，为组织及其领导者提供灵活性，以便他们能够将资金用于最紧迫的需求和机会。它将推动我们领域不断努力创建和支持新的公平资助系统。RAO 计划继续围绕该基金筹集资金，目标是在未来 1-2 年内至少筹集 $2.5MM-$5MM 的额外资金。
WESTAF 在地区和国家层面参与了 WPA 式项目的讨论（DH）
在 RAO 与艺术基金会州、地区和地方伙伴关系及国际活动总监迈克尔·奥洛夫 (Michael Orlove) 交谈的推动下，克里斯蒂安和大卫会见了 The Office 表演艺术 + 电影总监雷切尔·查诺夫 (Rachel Chanoff)，这是一家总部位于纽约和伦敦的独立策展人和制作公司，该公司制定了艺术家在工作 (AAW) 计划的概念，该计划将首先在马萨诸塞州西部进行试点，以支持在文化中心工作的个人艺术家。大卫已将 WESTAF 网络中在该地区各州从事类似举措的人与 The Office 联系起来，并与西雅图市艺术和文化办公室总监兰迪·恩斯特罗姆进行了交谈，后者已提议在那里开展一项公共事业振兴署 (WPA) 风格的计划，涵盖艺术学习、艺术和心理健康以及公共艺术。克里斯蒂安和中西部艺术执行总监托里·艾伦 (Torrie Allen) 已受邀加入一个国家工作组，该工作组将探索在全国范围内开展此类计划的潜力。 WESTAF 为从事这项工作的网络提供了一些建议和信息，并将探索文化政策中可能的新方向，该方向以 WPA 的联邦一号项目和综合经济贸易协定的社区艺术项目等先例为基础，这两个项目都利用就业和公共工程计划来雇用艺术家并支持社区艺术、公共艺术和社会实践。
西方艺术倡导网络 — WAAN (DH)
每月的 WAAN 电话会议将持续至 6 月，第一次会议的讨论记录已与网络共享。4 月 24 日举行的第一次会议包括阿拉斯加艺术与文化基金会、阿拉斯加州艺术委员会、亚利桑那州公民艺术、科罗拉多州艺术、加州艺术、爱达荷州艺术委员会、华盛顿启发、内华达州艺术委员会、犹他州文化联盟和怀俄明州艺术联盟的领导人。蒙大拿州文化倡导、内华达州文化联盟、新墨西哥州创意和文化倡导联盟（俄勒冈州）的领导人也是网络成员，但未能参加第一次电话会议，他们已通过电话和电子邮件进行了联系。
WESTAF 关怀北马里亚纳群岛 (DH)
正如之前报道的那样，艺术基金会已要求 WESTAF 管理北马里亚纳群岛的 CARES 救济资金。WESTAF CARES 北马里亚纳群岛计划的规划已经开始，Chrissy、Madalena 和 David 与英联邦艺术和文化理事会执行董事 Parker Yobei 进行了后续通话，之后将最终确定该计划的资格和审查标准、指导方针和时间表的细节。
西部巡演 (CD)
TourWest 团队（Lani Morris、Chrissy Deal、Madalena Salazar）与 7 位小组成员成功进行了一次介绍会，他们将在 6 月 18 日的小组会议之前审查本月的 250 多份 TourWest 申请。这段短暂的“停工期”将使团队能够将部分注意力转移到 2019 年的受助者身上，他们正因 COVID-19 对表演艺术场所和主持人的影响而苦不堪言。
战略计划（国家安全）
上周，Natalie Scherlong 与 Leah 和 David 进行了富有成效的会议。从那时起，她一直在进行自己的战略研究，并处理与她分享的资源，以确定下一步如何推动团队的工作。与此同时，Natalie 一直在将新的全职员工纳入与他们的兴趣领域最密切相关的团队。随着董事会会议的临近，她的大部分精力都放在了这些准备工作上，Natalie 很高兴在下周四与董事会分享她的第一份战略规划更新。
财务与行政（AH）
WESTAF 已收到总额为 $377,000 的薪资保护计划贷款。该团队将努力确保按照小企业管理局和美国银行的要求提交适当的记录以获得豁免。预计 WESTAF 将使用这笔贷款中的大约 $346,000 用于允许的支出，并将归还剩余部分，除非放宽贷款条款。该团队正在准备升级财务服务器和我们的会计软件 Great Plains。升级将于本周一和周二进行，届时两个系统都将关闭。Becca 继续与 Christian 合作制定重返办公室计划和相应的后勤工作。Amy 正在制定 FY21 预算文件，员工将在 6 月底之前使用这些文件制定预算。预算时间表将在 5 月份的董事会会议上进行审查。
一般商务（SL、CV）
业务团队已开始初步规划 2021 财年预算。根据 WESTAF 战略计划，业务团队实施了目标和关键结果 (OKR) 作为设定目标的工具，以便在追求 2020 财年的雄心勃勃的目标时最大限度地提高一致性和透明度。对于 2021 财年的预算规划，业务团队将审查 2020 财年的 OKR，以评估成功和挑战，为下一年的计划提供参考。在采用 OKR 流程将各个 SaaS 产品计划与战略计划保持一致后，业务团队将审查 2021 财年 OKR 的财务影响，并在制定 2021 财年预算时考虑这些影响。
咖啡店（简历）
CaFE 将举办免费的每月管理员网络研讨会，介绍管理员如何构建更好的应用程序。这些网络研讨会是持续的客户保留工作的一部分。4 月份我们的新销售增长缓慢，只增加了一位新客户。我们希望通过最近推出的针对 CaFE 前客户的营销活动实现反弹。该活动将结合直接邮寄给目标受众和视频广告，重点关注为什么选择 CaFE 也意味着选择支持艺术。我们聘请了 Kenneth Cho 担任 CaFE 和 ZAPP 的新销售协调员。Cho 最近从华盛顿特区搬到了丹佛，在食品和旅游行业拥有多年的入站和出站销售经验。
CVSUITE（韩国）
CVSuite 团队正在启动一项新的 COVID-19 影响报告计划，并正在制定如何将该计划整合为 CVSuite 服务的战略。我们已经为科罗拉多州、加利福尼亚州和华盛顿州制作了报告。这些报告将首先通过我们的政策网络共享。为了更好地应对 COVID-19，团队选择在推进我们计划的营销项目之前实施这项计划。上周，我们发现了专业影响报告中的一个错误，这是由于 CVSuite 数据提供商 Emsi 未宣布更改了县代码标识符造成的。Emsi 的响应缓慢导致解决方案被推迟了几天，不过，这个问题现在已经解决了。
GO SMART（JG）
GO Smart 与阿拉斯加州马塔努斯卡-苏西特纳自治市进行了两次有希望的演示，该潜在客户每年可产生高达 $5,250 的收入。自治市收到了我们的营销活动，提供 COVID 或新计划的折扣，Jessica 继续跟进优惠，直到自治市联系了我们。TourWest 于 2020 年 5 月 1 日成功结束，没有任何技术问题，小组成员培训进展顺利。WESTAF CARES 资助于 5 月 6 日开始，并于 5 月 11 日下午 5:00 结束，因为反应热烈。该资助收到了 415 份申请。Jessica 与社会责任和包容性团队密切合作，调整了流程，以增加来自申请者较少的州的合格组织的申请数量。
公共艺术档案馆（LG）
为了应对 COVID-19，PAA 已做出一致努力，记录公共艺术项目以及与现有公共艺术收藏的合作。这些收藏将在公共艺术档案网站上提供，并汇总到该领域和相关领域的特定且不断增长的资源页面中。到目前为止，我们已经看到了该领域的热烈反响，并计划重点介绍费城壁画艺术、卡森城、宾夕法尼亚州兰开斯特、Forecast Public Art 和总部位于芝加哥的 Muros 的作品。PAA 正在签约新客户 Lancaster Public Art，该公司将订阅 CMS 和收藏展示功能。
扎普（CV）
在继续处理取消活动的同时，我们还概述了 2021 财年需要完成的工作，以满足 2020 年取消的展览的需求。这包括合同和付款方式的运营变更以及系统功能变更，这些变更将更好地帮助提高活动实际展位空间可用性的透明度。我们还在为每场展览制定艺术家画廊的规格，该画廊将作为所有入围艺术家的视觉展示。虽然这在展览网站上很常见，但由于需要将面对面活动转变为虚拟活动，因此这已成为更高的优先事项。如上所述，我们聘请了 Kenneth Cho 来领导 ZAPP 和 CaFE 的销售工作。他将于 6 月 1 日开始在 WESTAF 任职。