Hallo WESTAF-Kuratorium:
Vielen Dank für all das positive Feedback zu diesen zweiwöchentlichen Rückblicken. Wie immer sind Ihre Fragen und Antworten herzlich willkommen und werden sehr geschätzt. Wir bei WESTAF sind beschäftigt und lieben die Arbeit, die wir tun! Vielen Dank für Ihre Betreuung.
15.–16. Mai, Bozeman BOT-Treffen
Wir sind dabei, die Tagesordnung für die BOT-Sitzung am 16. Mai in Bozeman, MT, auszuarbeiten und die Gäste zu bestimmen, die wir zu unserem Arbeitsessen am Abend des 15. Mai einladen. Wir danken Treuhänderin und Schatzmeisterin Cyndy Andrus für ihre Hilfe dabei und vielen Dank für die Zusammenarbeit mit unserem Team bei der rechtzeitigen Buchung Ihrer Reise und Unterkunft!
Direktor für öffentliche Ordnungssuche
Bisher haben wir für diese Stelle etwa 20 Lebensläufe und Anschreiben erhalten und sind insgesamt mit der Qualität und Erfahrung der Kandidaten zufrieden. Wir streben einen Pool von 5-7 unterschiedlichen, qualifizierten Kandidaten an, aus dem wir eine endgültige Auswahl treffen. Sobald wir diesen Pool identifiziert haben, werden wir eine „Interviewschleife“ einrichten, bei der jedes Mitglied des Führungsteams eine bestimmte Kompetenz besitzt, die wir bei dem Kandidaten suchen – Kommunikation, Erfahrung in der öffentlichen Ordnung, Erfahrung in Kunst und Kultur und Kompetenz in Gleichberechtigung. Jeder Interviewer des Führungsteams wird sich mit einer bestimmten Kompetenz befassen und darin vorbereitete Fragen stellen. Wenn die Interviews mit allen Kandidaten abgeschlossen sind, wird der Interviewer der gesamten Gruppe über diese Kompetenz berichten und Kommentare und Notizen sowie Bewertungen auf einer Skala von „nicht geneigt zur Einstellung“ bis „sehr geneigt zur Einstellung“ abgeben. Wir liegen im Zeitplan für eine Einstellungsfrist am 26.7.
BARCAT/StratPlan
Wir haben für den 29.-30.5. eine „StratPlan Faire“ in den Kalender des gesamten Teams eingetragen. Anstatt verschiedene strategische Plandokumente (Umfangsdokumente, Kohortenrichtlinien usw.) in Einzelteilen zu veröffentlichen, laden wir das Team zu einer „StratPlan Faire“ ein, um eine ausgedehnte Schulungs-/Einführungssitzung für das gesamte Team zu absolvieren, bei der wir alle diese Informationen auf einmal präsentieren, Fragen beantworten, Feedback verarbeiten, ein strategisch verwobenes professionelles Coaching zu Teamkommunikation und -zusammenarbeit genießen und dann zusammenkommen können, um die Einführung der Zehnjahresvision und des strategischen Plans zu feiern. Die Kohorten werden dann ab Juni ihre Arbeit aufnehmen. In der Zwischenzeit setzt das Führungsteam seine Arbeit fort und richtet die Teamstruktur am BAR CAT-Modell aus.
Staatliche Kunstagenturen
Erin und ich hatten am 25.3. eine erfolgreiche Telefonkonferenz mit vielen SAA EDs, um sie über die vorherige BOT-Sitzung, die Suche nach dem Direktor für öffentliche Ordnung und einige andere Themen zu informieren. Ich hatte ein paar wundervolle Tage in Santa Fe, NM, wo ich die Gemeinde dort kennenlernte. Ich traf mich mit der Interimsdirektorin der NM Arts Commission Jenice Gherib und ihrem Team, Randy Randall, dem Leiter von Tourism Santa Fe, und der Tag gipfelte in einem schönen Abendessen, das von Creative Santa Fe mit Vertretern des NM Museum of Art, des Santa Fe Art Institute, des MoCNA, IAIA und unserer eigenen Loie Fecteau ausgerichtet wurde. Ein weiterer schöner Höhepunkt war das Treffen mit ELC-Absolventin Nicole Davis, die Digitalmedienspezialistin am Georgia O'Keeffe Museum ist. Es war eine lebhafte Diskussion und eine großartige Einführung für mich in diese Kunstgemeinde. Wichtiges Briefing-Telefonat mit Andrea Noble-Pelant und Ben Brown vom Alaska State Council on the Arts über ihren anhaltenden Kampf, $700K an staatlichen Mitteln (die zusätzlich durch NEA-Mittel aufgestockt werden) in Gouverneur Dunleavys drakonischem Haushaltsentwurf zu erhalten. Ich freue mich darauf, im April und Mai Zeit in Washington, Washington DC, Burlington beim RAO Executive Retreat, Phoenix, Reno, Bozeman und Pocatello zu verbringen. Ich versuche immer noch, mit Tatiana Gant in Montana in Kontakt zu treten – sie ist die letzte und einzige SAA ED, mit der ich keinen Kontakt herstellen konnte. Ich werde es weiter versuchen. Der aktuelle „Bekanntschaftswert“ des SAA ED liegt derzeit bei 47/65 (gegenüber 37, als ich angefangen habe!).
WESTAF NEA-Finanzierung für das Haushaltsjahr 2020
Gute Neuigkeiten (und immer noch vertraulich) – wir haben unsere NEA-Auszeichnung für das GJ20 erhalten. Wir wissen nie genau, was vergeben wird, und drücken die Daumen, dass der RAP-Anteil, der viele unserer Programme und einige Gemeinkosten finanziert, nicht zu stark sinkt. In diesem Jahr wurde die Gesamtauszeichnung um $25.800 auf insgesamt $1.713.600 erhöht. Die NEA hat uns gebeten, bis nach dem 15. Mai keine öffentlichen Ankündigungen zu diesem Zuschuss zu machen, aber das sind großartige Neuigkeiten!
TourWest
Das Betriebsjahr 2019-2020 markiert die 25. Saison für TourWest, ein Tour- und Kunstbeteiligungsprogramm von WESTAF. In diesem Jahr wurden 298 Bewerbungen für die Panelbegutachtung eingereicht. Das Panel besteht aus sieben Moderatoren und Kunstführern aus dem Westen. Sie sind mit Non-Profit-Präsentationen sowie den Zielen des TourWest-Programms vertraut, nämlich Publikum aufzubauen, das Engagement der Gemeinschaft zu stärken und kulturelle Programme durch die 13 westlichen Staaten zu touren. In diesem Jahr wird das Panel von Sam Calhoun, Executive Director von Arts Northwest, geleitet und das Panel wird vom 13. bis 15. Mai 2019 in Denver persönlich zusammenkommen. Die Entscheidungen des Panels werden sich auf die Präsentationssaison 2019-2020 in den 13 westlichen Staaten auswirken.
ELC-Auswertung
WESTAF hat die unabhängige Beraterin Andrea Girón Mathern beauftragt, in diesem Frühjahr die allererste Evaluierung des Emerging Leaders of Color-Programms durchzuführen. Andrea wird Fokusgruppen leiten und eine Umfrage entwerfen, um die Auswirkungen des Programms auf die Karrieren der Teilnehmer zu bewerten. Wir erwarten, dass die Ergebnisse der Evaluierung WESTAF wertvolle Erkenntnisse über die Teilnehmerauswahl, Programmstrategien, Lehrplanentwicklung und -implementierung, das Engagement der Alumni und die zukünftigen Auswirkungen auf das Feld liefern werden. Weitere Informationen zu den Ergebnissen finden Sie im Sommer 2019.
MAC-Treffen im Frühjahr 2019
WESTAFs Multicultural Advisory Committee (MAC) trifft sich am 16. und 17. April in Seattle, WA. Die Gruppe wird an den beiden Tagen zu verschiedenen Zeitpunkten von den Treuhändern Bassem Bejjani, Karen Hanan, Joaquín Herranz, dem ehemaligen Treuhänder Ricardo Frazer und den Mitgliedern des ELC-Netzwerks im Raum Seattle, Brian Carter, Joshua Heim und Chieko Phillips, begleitet. Neben der Einladung von Kulturführern aus dem Raum Seattle zum Frühstück und Gesprächen über wichtige Fortschritte bei Inklusion und Gleichberechtigung in Seattle wird das Komitee den strategischen Plan besprechen und über die lange Geschichte und persönlichen Verbindungen zu WESTAF und der Arbeit des MAC nachdenken.
ZAPP & CaFE
ZAPP ist gerade dabei, einen Vertrag abzuschließen, um Mini-Beratungen auf einer Konferenz für Kunstmessedirektoren anzubieten, die Ende Oktober in Alexandria, VA, stattfindet. Das Team wird dieses Vorhaben wahrscheinlich mit einem Treffen kombinieren, das zeitgleich mit der ZAPP-Partnergruppe und dem Aufsichtsausschuss stattfindet. CaFE hat kürzlich einen internen Aufruf namens Way Out West gestartet, um Künstler in der westlichen Region einzuladen, Bilder einzureichen, die das CaFE-Team auf seiner Website, seinem Blog und in den sozialen Medien präsentieren kann. Bislang sind für diesen Aufruf fast 200 Einsendungen eingegangen.
Öffentliches Kunstarchiv
Bis Ende April werden acht Clients für das Public Art Archive Collection Management Showcase bereitgestellt. Das Technikteam wird von Mai bis Juni an der Containerisierung arbeiten, damit wir problemlos einen stetigen Zustrom neuer Clients aufnehmen können, wenn die PAA-Managerin aus dem Mutterschaftsurlaub zurückkehrt. Darüber hinaus hat PAA eine Facettensuche auf der neuen WordPress-Site abgeschlossen, die Anfang Mai bereitgestellt werden soll.
Kreative Vitalitätssuite
Sechs von sechzehn Modulen des CVS-Lehrplans sind nun abgeschlossen. Evans School UW – Studenten des Abschlussprojekts von Joaquín Herranz an der Evans School of Public Policy & Governance der UW arbeiten mit dem Seattle Office of Cultural Affairs zusammen, um eine Studie zur Kreativwirtschaft unterversorgter Bevölkerungsgruppen durchzuführen. Sie haben über Seattle Additional Revenue Zugriff auf CVSuite. Schließlich haben wir von EMSI die Genehmigung erhalten, einige ihrer statischen Berichte zu verkaufen, was eine neue Einnahmequelle für CVS sein könnte.
GO Smart und CVS
Wir stellen einen Geschäftskoordinator ein, der uns bei GO- und CVS-Schulungen, Demos, Kundensupport und Verkaufsunterstützung unterstützt.
Finanzen und Verwaltung
Viele Aspekte des Personalmanagements werden aktualisiert und überarbeitet. Diese Arbeit wurde vom Exekutivausschuss unterstützt und umfasst Leistungsmanagement, Reiserichtlinien, Benchmarking und eine umfassende Aktualisierung des Mitarbeiterhandbuchs, die diesen Sommer abgeschlossen werden soll. Ziel ist es, die neuen Richtlinien und Prozesse für das neue Geschäftsjahr zu aktualisieren. Ein neuer Prozess wurde eingeführt, bei dem alle Budgetmanager monatlich Prognoseschätzungen der Einnahmen und Ausgaben für den Rest des Geschäftsjahres abgeben. Diese Arbeit wurde bisher von Amy erledigt. Jetzt, mit dem Input derjenigen, die direkt in den Verkauf und die Ausgaben involviert sind, erwarten wir, dass der Prozess zu einer Möglichkeit wird, das Budgetmanagement in die Entscheidungsfindung der Mitarbeiter zu integrieren und auch genauere Prognosen zu erhalten.
Technologie
Das Technologieteam hat eine Beispielimplementierung eines Business-Intelligence-Tools erstellt, mit dem die Geschäftsinhaber bei WESTAF interaktive Berichte und Dashboards für ihre Programme zu ihren Kunden- und Klienteninformationen erstellen können. Diese Berichte können bei korrekter Einrichtung auch eingebettet und von den Clients jeder Anwendung verwendet werden. Außerdem wird an einer serverlosen und automatisch skalierenden Implementierung unserer Datenbankserver gearbeitet. Ziel ist es, Kosten zu sparen und bestimmte Leistungsprobleme durch die Verwendung eines neueren AWS-Dienstes zu beheben. Der neue Dienst ist eine Lösung auf Unternehmensebene, die jetzt jedem AWS-Kunden angeboten wird. Die Server würden je nach Nutzung bei AWS hoch- und herunterskaliert, wodurch insgesamt 35% an Kosten gespart und die Implementierung kosteneffizienter Best Practices ermöglicht würde. Wir arbeiten auch an der Nutzung eines Content Delivery Network für Bilder und Videos, die auf CaFE und ZAPP hochgeladen werden. Die größte Auswirkung dieser Arbeit besteht darin, dass Benutzer auf ihren Mobiltelefonen oder Klienten, die als Juroren fungieren, kürzere Ladezeiten dieser Inhalte erleben werden. Die Verwendung von Content Delivery Networks ist heutzutage in Technologieanwendungen Standard. Ein Sicherheitsaudit von Call for Entry durch ein Sicherheitsunternehmen durch Dritte geht im April zu Ende. Brownrice Internet und Adam Sestokas haben zusammengearbeitet, um alle festgestellten Mängel zu beheben. Ziel dieser Prüfung war es, die grundlegenden Sicherheitsprotokolle zu bestätigen und die erforderliche Sorgfalt bei der neuen Implementierung der Künstleranwendung von CaFE unter artist.callforentry.org zu beweisen.
 
Danke für alles, was Sie für WESTAF tun!
 
Wie immer,
 
Christian