Liebe WESTAF-Treuhänder,

Hier ist das neueste Update der letzten zwei Wochen! Legen wir los:
VIRTUELLES ARBEITSUPDATE (CG)
Das ist vielleicht keine große Überraschung, aber WESTAF wird bis Ende 2020 im Homeoffice-Modus bleiben. Im Januar 2021 werden wir diese heikle Situation wieder aufgreifen. Wir wollten wirklich optimistisch bleiben und jederzeit für eine Rückkehr ins Büro bereit sein, aber die Bereitschaft dazu ist relativ gering, die Homeoffice-Produktivität relativ hoch und die Pandemie stellt weiterhin ein zu großes Risiko dar. Sie erinnern sich vielleicht, dass WESTAF seinen Büromietvertrag um ein Jahr – bis Dezember 2021 – verlängert hat.
AUF DER SUCHE NACH EINEM NEUEN RAO-KOORDINATOR (CG)
Die langjährige Koordinatorin der Regional Arts Organization (RAO), Mary Margaret Schoenfeld, wird ihre Stelle im Oktober aufgeben. Mary Margaret war eine großartige Koordinatorin und wir werden sie vermissen. RAO-Vorsitzende Susie Sukamer hat uns gebeten, diese Stellenbeschreibung für die Stelle der nationalen Koordinatorin der RAO zu veröffentlichen. Sie bittet Sie, diese an alle qualifizierten Kandidaten weiterzuleiten und sie überall zu veröffentlichen/zu teilen, wo sich gute Bewerber finden lassen. Es handelt sich um eine „unbefristete Teilzeitstelle“, die etwa 8 bis 15 Stunden pro Woche erfordert – ideal für einen Beratertyp im Bereich Kunst/Kultur. Die Bewerbungsfrist für die Stelle rückt ziemlich schnell näher – der 31. August.
FINANZEN UND VERWALTUNG (AH)
WESTAF hat eine Richtlinie für Vorgesetzte, die Pflegekräfte anleiten, erlassen, in der wir unsere Verpflichtung bekräftigen, Pflegekräfte in dieser schwierigen Zeit zu unterstützen, einschließlich derjenigen, die für die Altenpflege verantwortlich sind, oder für Eltern, deren Kinder mit dem virtuellen Schulbesuch beginnen. Die Vorgesetzten wurden gebeten, den Pflegekräften so weit wie möglich entgegenzukommen und mit Amy zusammenzuarbeiten, wenn sie Hilfe bei der Lösung von Problemen mit ihren Ressourcen benötigen. Amy und Becca haben diese Woche an unserer ersten virtuellen HR-Konferenz teilgenommen und werden das Gelernte in den nächsten Monaten in die internen Praktiken von WESTAF einfließen lassen. Becca wird ihre Büroverwaltungsaufgaben für das virtuelle WESTAF-Büro bis Ende Dezember verlängern. Lauren wird einen Plan zur Umstellung der Kreditorenbuchhaltung von WESTAF und ZAPP auf einen papierlosen Prozess mithilfe des Online-Tools Concur umsetzen. Dies wird die Effizienz der Abteilung erheblich steigern. Amy tüftelt weiterhin an einer Möglichkeit, den Cashflow in ZAPP zu prognostizieren – was angesichts der Geschäftsregeln von ZAPP besonders kompliziert ist.
STRATEGISCHER PLAN (NS)
Das Einführungstreffen für die Business-Kohorte und ihre Treuhänderberater verlief gut. Die Kohorte stellte sich selbst und die technischen Produkte vor, mit denen sie arbeitete. Sie diskutierten auch, wie ihre Kohorte mit dem strategischen 10-Jahres-Plan zusammenhängt, bevor sie sich in ihre aktuellen Initiativen stürzten. Die Policy-Kohorte arbeitet an einem Orientierungsdokument für ihre Berater und führt ein Brainstorming über mögliche Sitzungsideen durch, um die TAs künftig in ihre Arbeit einzubeziehen. Sie werden zu gegebener Zeit mögliche Termine für die ersten Vorstellungen der Treuhänderberater besprechen. Da auf der WESTAF-Website weitere Updates erscheinen, wird Natalie die Berater der Kommunikationskohorte kontaktieren, um ihre Gedanken und Ideen bezüglich der Liste möglicher Namen für den überarbeiteten WESTAF-Newsletter zu erfahren.
NEUER WESTAF NEWSLETTER (CG)
Die MarCom-Abteilung freut sich, bekannt geben zu können, dass der WESTAF-Newsletter „Update Notes“ derzeit aktualisiert wird, um mehr Neuigkeiten über die gute Arbeit unserer Organisation und die Arbeit unserer großartigen Teams zu enthalten. Der aktualisierte Newsletter wird unseren Kollegen vor Ort ein umfassenderes Bild davon bieten, wie WESTAF Verbindungen und Unterstützung für den Kunst- und Kultursektor im Westen und darüber hinaus herstellt. Wir hoffen, dass diese Updates unseren Wählern helfen, die Auswirkungen unserer Arbeit besser zu verstehen. Wir planen, die erste Ausgabe des neuen Newsletters am 19. August zu veröffentlichen.
UPDATE ZU DEN NOMINIERUNGEN FÜR DEN WESTAF REGIONAL ARTS RESILIENCE FUND (CD)
Der Nominierungsprozess für den WESTAF Regional Arts Resilience Fund, das von der Mellon Foundation eingerichtete Neuzuschussprogramm mit einem Volumen von $1,7 Millionen, endete am 31. Juli 2020. WESTAF erhielt 462 Nominierungen im Namen von Organisationen aus der gesamten Westregion. Die nächste Phase des Prozesses ist eine Überprüfung durch die Mitarbeiter und die Auswahl einer Liste von etwa 75 Organisationen, die von den Beratern des Resilience Fund überprüft und dann Mitte August aufgefordert werden, eine vollständige Bewerbung für diese Möglichkeit einzureichen. Der Nominierungsprozess, ein neuer Ansatz für WESTAF für diesen Zuschuss, hat einige wichtige Rückmeldungen von Organisationen hervorgerufen, die sich bewerben wollten, und von Kunstführern, die sich für Organisationen in ihren Gemeinden einsetzen, insbesondere zum Budgetbedarf von $250K – $10M. Während WESTAF im Rahmen der von der Mellon Foundation vorgesehenen Programmparameter arbeitet, erkennt es die Realitäten in unserer Region an, in denen in vielen Gemeinden die überwiegende Mehrheit der Organisationen mit einem erklärten Schwerpunkt auf marginalisierten Gemeinschaften über Budgets verfügt, die unter der Schwelle von $250k liegen. Diese Diskussionen sind willkommen, informativ, laufen weiter und werden unsere Verwaltung weiterhin über dieses und alle zukünftigen Neuzuweisungsprogramme informieren. Wie im Fall von WESTAF CARES haben wir die Richtlinien für diesen Fonds so ausgearbeitet, dass sie mit der Verantwortung von WESTAF übereinstimmen, Organisationen zu unterstützen, deren Beziehung zu marginalisierten Gemeinschaften in ihrer Mission, ihrem Personal, ihrer Führung UND ihrer Programmierung deutlich wird. Wir setzen uns dafür ein, dass dieses Ziel erreicht wird.
WESTAF UNTERSTÜTZT DIE PROJEKTE SAVE OUR STAGES UND WORK NOW (DH)
WESTAF hat kürzlich auf eine Anfrage einer neuen kulturellen Interessengruppe in Minnesota reagiert, die Empfehlungen aus dem Büro von Senatorin Amy Klobuchar für zwei Gesetzesentwürfe einholte, die unsere Kreativgemeinschaft und unseren Non-Profit-Sektor auf nationaler Ebene verändern könnten. WESTAF hat den Save our Stages Act unterstützt, einen überparteilichen Gesetzentwurf, der Zuschüsse der Small Business Administration für unabhängige Betreiber von Livemusik-Veranstaltungsorten bereitstellen würde, die von den COVID-19-Ausgangsbeschränkungen betroffen sind, sowie den WORK NOW Act, ein Gesetz, das ein großes neues Zuschussprogramm schaffen würde, um Non-Profit-Organisationen, deren Mitarbeiter den aufgrund der aktuellen Krise wachsenden öffentlichen Bedarf bedienen, dabei zu helfen, ihre Mitarbeiter zu halten, ihre Leistungserbringung zu skalieren und arbeitslosen Amerikanern neue Arbeitsplätze im Dienste ihrer Gemeinden zu bieten. Die von der National Independent Venues Association (NIVA) geführte Kampagne #saveourstages hat auf nationaler Ebene erheblich an Zugkraft gewonnen und eine Quelle der Unterstützung für den von Senatorin Klobuchar (D-MN) und Senator John Cornyn (R-TX) eingebrachten Save our Stages Act gesammelt. 
WESTAF UNTERSTÜTZT KAPAZITÄTSAUFBAU IM BEREICH KUNSTVERTRETUNG IN NEW MEXICO (DH)
Als Reaktion auf die Bedürfnisse von New Mexico Arts, ihrer übergeordneten Abteilung, dem New Mexico Department of Cultural Affairs, und dem WAAN-Mitglied Creative New Mexico unterstützt WESTAF dieses Jahr ein Training zur Förderung der Kunst in New Mexico. Dieses Training wird von New Mexico Arts und Creative New Mexico geleitet und von der überparteilichen, landesweiten gemeinnützigen Interessenvertretung New Mexico First durchgeführt. Es richtet sich an Mitglieder von Creative New Mexico, Kunst- und Kulturbezirke sowie lokale Kunstagenturen. Das Training zur Förderung der Kunst ist die erste Phase einer Initiative, die darauf abzielt, „gemeinsame Maßnahmen zur Förderung der Kunst und Kultur zu unterstützen und die Kapazitäten für den Kunst- und Kultursektor auszubauen“.
WESTAF VERBINDET SICH MIT KULTURPARTNERN AUS COLORADO BEIM COLORADO ARTS ACTION DAY (DH)
Seit März nimmt WESTAF an der Gruppe der Colorado Cultural Partners teil, zusammen mit Colorado Creative Industries, dem Colorado Business Committee for the Arts (CBCA), dem Scientific and Cultural Facilities District (SCFD), Denver Arts & Venues, dem City of Boulder Office of Arts + Culture, der Bonfils-Stanton Foundation, Arts for Colorado, RedLine, dem Cultural Office of the Pikes Peak Region (COPPeR), Corona Insights, Creativity Lab of Colorado, City of Fort Collins Cultural Services, Think 360 Arts und dem Denver Museum of Nature & Science. Diese Gruppe wurde gegründet, um gemeinsame Maßnahmen zur Bewältigung der Auswirkungen der Pandemie auf den Kunst- und Kultursektor im gesamten Staat zu prüfen. Am Donnerstag, dem 6. August, verschickte WESTAF im Rahmen einer gemeinsamen Kampagne mit diesen Partnern eine Advocacy-Aufforderung, in der unsere Netzwerke aufgefordert wurden, ihre Kongressabgeordneten zu kontaktieren, um den Save our Stages Act und die Restart Acts zu unterstützen und Unterstützung für die Künste durch das nächste Bundeshilfspaket zu suchen, das im Kongress ausgehandelt wird. Besonderer Dank gilt dem MarComms-Team – Leah Horn, Laurel Sherman und Sam Ortega – für die Partnerschaft bei diesem Vorhaben.
CVSUITE-BLOG UNTERSUCHT RASSENGLEICHHEIT IN DER KUNST (DH)
Die Teams CVSuite, Allianzen, Interessenvertretung und öffentliche Ordnung sowie soziale Verantwortung und Inklusion haben gemeinsam einen CVSuite-Blogbeitrag verfasst, in dem die in CVSuite enthaltenen demografischen Daten untersucht werden und wie diese Daten Entscheidungsträgern im Kunst- und Kulturbereich dabei helfen können, Lücken in der Repräsentation zu identifizieren und ihre politischen und programmatischen Initiativen zu informieren. Wir danken Sam Ortega für die Leitung dieser Bemühungen und Trevor McElhaney für die sorgfältige und anspruchsvolle Datenanalyse. 
CVSUITE-TEAM FÜHRT DATENAUFRÜHLER- UND STRATEGIESITZUNG MIT DER SOUTH CAROLINA ARTS COMMISSION UND THE ART OF COMMUNITY: RURAL SC PARTNERS (DH) DURCH
Das CVSuite-Team hielt eine Datenauffrischung und eine Arbeitssitzung mit Susan DuPlessis, Direktorin für Gemeinschaftskunstentwicklung bei der South Carolina Arts Commission, Bob Reeder, Programmdirektor bei Rural LISC und Co-Vorsitzender von The Art of Community: Rural SC, Laura Marcus Green, Programmspezialistin für Gemeinschaftskunst & Folklife, und Abigail Rawl, Art of Community: Rural SC-Initiativenassistentin bei der South Carolina Arts Commission. Art of Community: Rural SC ist eine branchenführende Initiative, die von Kunst und Kultur geleitete Gemeinschafts- und Wirtschaftsentwicklungsinitiativen in ländlichen Bezirken und Indianernationen in South Carolina unterstützt. Das CVSuite-Team präsentierte die Verwendung und Funktionalität des Systems und Möglichkeiten zur Analyse des vollständigen Rohdatensatzes zur Unterstützung programmatischer Entscheidungen für das Art of Community: Rural SC-Programm. 
ALLGEMEINE GESCHÄFTE (CV)
Wir haben uns getroffen und unseren OKR-Fortschritt im dritten Quartal überprüft und mit jedem Team daran gearbeitet, die Pläne für das vierte Quartal zu priorisieren. Eine Zusammenfassung der Verkaufsaktivität und des OKR-Fortschritts im dritten Quartal finden Sie im beigefügten Dokument.  
CAFE (Lebenslauf)
Bei CaFÉ ist Anfang dieser Woche aufgrund von Problemen mit PayPal Payflow ein Fehler beim Bezahlvorgang aufgetreten. Die Fehler blieben einige Stunden bestehen, hatten aber nur minimale Auswirkungen auf die Künstler. Wir konnten auch die im letzten Update erwähnten neuen Verbesserungen der Jury-Scorecard einführen. Wir hatten im Juli fünf neue Verkäufe, was 581 TP3T weniger als im Juli 2019 ist, obwohl wir mit drei weiteren Kunden in Vertragsverhandlungen sind und im August 15 Leads erhalten haben. Raquel arbeitet weiterhin an einem Prozess zur Verlängerung von Kundenverträgen, nachdem wir unsere Verträge auf Jahresbasis umgestellt haben. 
CVSUITE (KE)
CVSuite erhielt Zahlungen von zwei Kunden, Wyoming Arts Alliance und Austin Department of Cultural Affairs. Austin hat einen mehrjährigen Vertrag und geht gerade seine erste Verlängerung mit uns ein. CVSuite hat eine Kundenzufriedenheitsumfrage verschickt, die keine große Resonanz hervorrief, also haben wir eine zweite Erinnerung verschickt, um die Reaktionen zu steigern. Der vierteljährliche Newsletter von CVSuite wurde letzte Woche verschickt, in dem unsere nächste Verbesserung (Hinzufügen weiterer Datenvisualisierungsfunktionen zum Tool), die nächste Creative Vitality List und eine weitere Erinnerung an unsere Kundenfeedbackumfrage angekündigt wurden. Das Team hatte letzte Woche ein erfolgreiches Meeting mit einem großen Kunden, der South Carolina Arts Commission. Ihre Verlängerung läuft Ende nächsten Jahres aus und wir haben Möglichkeiten besprochen, wie sie das Tool in ihrem äußerst erfolgreichen ländlichen Kunstprogramm Art of Community- Rural SC einsetzen können.
GO SMART (JG)
GO Smart generiert weiterhin Einnahmen aus den erwarteten Sommererneuerungen sowie zusätzliche Einnahmen aus neuen Diensten für Bestandskunden. Ben arbeitet an einem Bootstrap-Update der Site, um das Branding und die Modernität von GO Smart in die Admin- und Panelistenportale zu bringen. Jon und Adam aktualisieren kleinere Probleme, wie die Verbesserung der Anzeige angehängter Medien und die Vereinfachung der Anmeldung für Panelisten, sowie in größerem Umfang den Austausch des E-Mail-Systems, damit der Administrator E-Mail-Protokolle, Bounces und andere Daten erfassen kann. 
ÖFFENTLICHES KUNSTARCHIV (LG)
PAA arbeitet gerade an einem Investitionsvorschlag, der Upstart CoLab vorgelegt werden soll, einem kreativen Impact-Investment-Unternehmen, das PAA mit potenziellem Interesse kontaktiert hat. Das Team arbeitet außerdem an der Fertigstellung seines ersten digitalen Ausstellungsprojekts mit Mural Arts Philadelphia, das noch in diesem Monat starten soll. PAA sieht weiterhin Interesse an den CMS- und Showcase-Diensten, aber anhaltende Verzögerungen im Budgetprozess haben eine Reihe von Organisationen aufgehalten, die wir im Geschäftsjahr 2020 an Bord holen wollten.
ZAPP (Lebenslauf)
Der ZAPP-Partner Celebrate Fairfax hat kürzlich seinen Mitgliederanteil von 2,041 TP3T an WESTAF übertragen, wodurch WESTAFs Eigentumsanteil an ZAPP auf 831 TP3T anstieg. Damit endet die Partnerschaft zwischen Celebrate Fairfax und ZAPP. Ein bittersüßer Moment: Ihre Organisation hat ihren Betrieb für den Rest des Jahres 2020 eingestellt, da sie aufgrund von COVID-19 keine großen Gemeindefestivals mehr veranstalten konnte, die ihre Haupteinnahmequelle waren. Dank der harten Arbeit von Julia, Ben, Natalie, Adam und Laurel haben wir ein überarbeitetes WordPress-Hilfecenter für Administratoren mit neuen Inhalten und Artikeln gestartet, die in Abschnitte unterteilt sind, im Gegensatz zu den langen Anleitungen und PDF-Tutorials. Wir arbeiten auch an ZAPP Connections, einer diskussionsbasierten Reihe für Administratoren, die wichtige Themen der Kunstmesse- und Festivalbranche behandelt. Die erste Diskussion soll sich mit dem Thema virtuelle Kunstmessen befassen. 

Ich bin so stolz, diese großartige Organisation zu leiten. Lassen Sie es uns wissen, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben! Ich bin für Sie da.

Hochachtungsvoll,

Christian