Hallo WESTAF-Treuhänder:
Es war wunderbar, seit unserer gemeinsamen Zeit in Reno letzte Woche so viele nachdenkliche Nachrichten von Ihnen zu erhalten! Unsere Zeit während des Meetings sowie beim Abendessen führte zu einigen wirklich hilfreichen Folgegesprächen zu verschiedenen Themen wie Gerechtigkeit, Interessenvertretung und Kreativwirtschaft, also vielen Dank dafür! Da wir wieder in den Büroalltag zurückkehren, hier einige betriebliche Updates vom Leadership Resource Team (LRC) zusammen mit einigen meiner Kommentare und Beobachtungen:

VERWALTUNG
Der Januar ist ein arbeitsreicher Monat für die Finanz- und Verwaltungsabteilung mit der Einreichung der 990 Steuerdokumente, der Vorbereitung der 1099 Formulare für Lieferanten, der Einreichung von Krankenversicherungsbeiträgen und einer beträchtlichen Anzahl von Änderungen und Aktualisierungen im Personalbereich. Darüber hinaus ist der Januar der erste Monat, in dem wir alle Budgetmanager bitten, Prognosen für den Rest des Jahres vorzulegen: Es war viel Schulungs- und Koordinationsarbeit nötig, um diese Zahlen zum ersten Mal zusammenzustellen.

TECHNOLOGIE — PERSONALÄNDERUNGEN
Im Technologieteam kam es kürzlich zu zwei unabhängigen Personalwechseln. Ellis Garaudy, den viele von Ihnen beim Meet-and-Greet kennengelernt haben, hat sich plötzlich dazu entschlossen, bei einem Startup-Unternehmen aus Aspen zu arbeiten, das an einer App für Veteranen arbeitet. Die letzten Monate waren für das Technologieteam und Adam Sestokas eine Herausforderung, und die kommenden Übergangsmonate werden weiterhin eine Herausforderung sein. Gleichzeitig hat das Team einen neuen Remote-Softwareentwickler namens Jon Cantwell eingestellt. Jon hat fast ein Jahrzehnt Erfahrung im Programmieren und hat zuvor erfolgreich mit Adam zusammengearbeitet. Dies ist eine spannende Einstellung. Obwohl ein Technologieteam aus 4 Personen besser zum Arbeitsvolumen der Abteilung passt (und das ist, was für das Geschäftsjahr 2020 geplant war), werden wir die Auswirkungen einer zusätzlichen Einstellung bewerten.

TECHNOLOGIE — ANDERE ANGELEGENHEITEN
Der Schwerpunkt der Abteilung liegt weiterhin darauf, sicherzustellen, dass die Technologiedienste verfügbar, zuverlässig und sicher bleiben: 28 Maschinen in den Büros wurden vor 7 Jahren gekauft und begannen zu versagen. Sie werden jetzt ausgemustert und ersetzt. Die neue Ausrüstung wurde mit der Software konfiguriert und mithilfe der Mobile Device Management-Technologie an die Mitarbeiter verteilt. Diese wird auf ihre Effizienz getestet, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter besser zu erfüllen. Die Financial Server-Software stammt aus dem Jahr 2013 und wird aufgrund einer neuen Lizenzierung von Microsoft aktualisiert. Amazon Web Services entwickelt seine Dienste und Standards weiter und ändert sie. Während dies geschieht, arbeitet das Team daran, unsere Infrastruktur mit diesen gut festgelegten Standards aufrechtzuerhalten. Unsere Software-as-a-Service-Anwendungen werden weiterhin gewartet, wobei der Schwerpunkt auf der Gewährleistung der Skalierbarkeit, Geschwindigkeit, Zugänglichkeit und Zustellbarkeit der Dienste für ihre Künstler, Kunstverwalter und Zuschussverwalter liegt. Dies ist ein Teil, in dem Jons Fachwissen am hilfreichsten sein wird. Datenschutzgesetze sind in mindestens 10 Staaten in Kraft getreten, und jeden Monat schlagen mehr Staaten Änderungen vor. Wir arbeiten stets daran, die Vertraulichkeit der Daten zu wahren, wie es die jeweiligen Gesetze und/oder die Anforderungen unserer Kunden und Benutzer erfordern.

CAFE
Wir haben eine Datenanalyse der Ergebnisse der CaFE-Künstlerumfrage 2019 durchgeführt, die 2.300 Antworten erhielt. Hier sind seine Ergebnisse:

Die durchschnittliche Bewertung für die Benutzerfreundlichkeit einer Ausschreibung lag bei 3,98/5.
Die durchschnittliche Bewertung für den Kundenservice lag bei 3,79.
74% der CaFE-Kundschaft sind 45 Jahre oder älter, wobei die Altersgruppe ab 65 Jahren mit 39,2% die größte ist.
Die meisten Kunden verwenden CaFE, 34.6% sind 4-7-jährige Benutzer. 6% verwenden das Tool seit mehr als 10 Jahren.
Durchschnittliche Wahrscheinlichkeit, es einem Freund zu empfehlen: 78,51 TP3T.
Die Wahrscheinlichkeit, dass CaFE weiterempfohlen wird, korreliert stark mit positiven Kommentaren zu „Chancen für Kunden“ und der „Benutzerfreundlichkeit“.
Schlechte Bewertungen stehen in hohem Maße mit knappen Fristen und der fehlenden Möglichkeit zur individuellen Filterung und Navigation im Zusammenhang.
Am häufigsten gewünschte Verbesserung: Verbesserung der Suchfunktion (wahrscheinlich ähnlich wie bei den obigen Beschwerden) und Möglichkeit zum Filtern während der Suche.

WERDEN SIE SMART
GO Smart befindet sich in der Vertragsphase mit einem potenziellen neuen Kunden, dem World Heritage Office in San Antonio. Ihr Team nahm zusammen mit anderen Abteilungsleitern des Büros, die das System möglicherweise für zusätzliche Zuschüsse nutzen, an einer erfolgreichen Demonstration teil. Wir konzentrieren unsere Marketingbemühungen auf eine Personas-Kampagne, die Wissen über unsere besten und begehrtesten Benutzer mit gezielten Marketingbotschaften und Bereitstellungsmethoden kombiniert. Wir sind auch auf LinkedIn präsent und planen, diesen Platz zum Teilen von Inhalten und zur Marktaufmerksamkeit zu nutzen. 

ÖFFENTLICHES KUNSTARCHIV
Das Team des Public Art Archive (PAA) hat die Migration der öffentlichen Kunstdaten der Stadt Santa Monica in ein neues PAA-Sammlungsverwaltungssystem fast abgeschlossen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird PAA das System in der Stadt Santa Monica einsetzen, um ihre Sammlung zu verwalten und Daten zur Veröffentlichung im Internet direkt an das Public Art Archive zu senden. Die Marketingbemühungen werden im Rahmen der Kampagne „Sammlungsspezifische Karten“ fortgesetzt, und die Kommunikation wird an Organisationen gerichtet, die derzeit zumindest eine Auswahl ihrer öffentlichen Kunstsammlungen auf unserer Website haben. Auf diese Weise kann das PAA-Team bei Bedarf eine Beispielkarte mit den vorhandenen Daten des potenziellen Kunden erstellen.

ZAPP
Brandon Jay, unser Teilzeit-Kundenerfahrungskoordinator, ist dem ZAPP-Team in Vollzeit beigetreten, um Justina Braziulyte zu ersetzen, die WESTAF verlassen hat, um nach Chicago zurückzukehren. Brandon wird Justinas Aufgaben übernehmen und Julia Alvarez auch etwas Vertriebsunterstützung bieten, da er Erfahrung mit Vertrieb und Kaltakquise hat. Im Rahmen eines Jahrzehntrückblicks für unseren vierteljährlichen Newsletter haben wir festgestellt, dass ZAPP 6.771 Bewerbungsfristen hatte, 1.403.307 Künstlerbewerbungen bearbeitete und von 2010 bis 2019 einen Anstieg der Künstlerbewerbungen um 551 TP3T verzeichnete. 

Strategie der Kreativwirtschaft
Sie alle haben eine Präsentation unserer Strategie für die Kreativwirtschaft von CVSuite-Projektmanager Kelly Ernst erhalten. Um uns bei der Visualisierung eines Kommunikationsplans rund um das CV List-Projekt und andere Vertriebs- und Marketinginitiativen zu helfen, werden wir Common Notice um Hilfe bitten. Die Firmenchefs Amelea Gritter und Todd Herring sind ehemalige Kollegen von mir bei ArtPrize und sehr talentiert darin, Geschichten zu vermitteln und Strategien zu entwickeln. Ich vertraue ihrer Arbeit, insbesondere im Bereich der kreativen Leitung. Dies ist ein vorläufiges Pilotprojekt mit geringem Risiko und geringer Gebühr ($2K), um das Team kennenzulernen und darüber zu sprechen, was wir zu tun versuchen und wohin wir wollen. Sobald sie auf dem Laufenden sind – und nur, wenn sie den begeisterten Konsens des WESTAF-Teams gewonnen haben, das daran arbeitet –, würden wir sie einladen, einen Rahmen für zukünftige Implementierungsarbeiten einzureichen. Vielen Dank insbesondere an Treuhänderin Ann Hudner, die unsere Gedanken auf die Richtung gelenkt hat, insbesondere in Bezug auf die Design-Community.

ED-FORUM-FOLGE
Es ist erwähnenswert, dass wir weiterhin großartiges Feedback von den Geschäftsführern unserer staatlichen Kunstagenturen erhalten. In den kommenden Wochen werden wir einen kurzen Bericht über das Forum zusammenstellen, der relevante Folgepunkte sowie Links zu den verschiedenen Präsentationen enthält, darunter Richard Evans‘ faszinierender Workshop zum Thema Adaptive Veränderung. In der Zwischenzeit habe ich unten eine wirklich nachdenkliche Notiz von Anthony Manfredi, ED des Nevada Arts Council und unserem Gastgeber für diese Woche, beigefügt. Ich wollte sie mit Ihnen teilen, weil ich wollte, dass Sie eine Vorstellung davon haben, welche Auswirkungen das Forum auf unsere EDs hatte. Insbesondere wollte ich David Holland und unserer Vorsitzenden Tamara Alvarado danken, deren Anwesenheit beim Forum (nicht nur großartige Begrüßungskommentare, sondern die ganze Zeit über involviert) wirklich spürbar und geschätzt war!

LAND ART GENERATOR INITIATIVE (LAGI)
Während Megan Millers Burning Man-Präsentation beim BOT-Treffen erwähnte sie Fly Ranch und insbesondere etwas, das sich Land Art Generator Initiative (LAGI) Fly Ranch nennt. Eine Sache, die ich während der Präsentation nicht erwähnen konnte, ist, dass (hust hust) ich mich geehrt fühlte, als Jurymitglied des Wettbewerbs eingeladen worden zu sein (hust hust).

BOARD-ENTWICKLUNG
Seit der BOT-Sitzung letzte Woche sind wir mit der Entwicklung neuer Vorstandsmitglieder beschäftigt. Wir haben zwei potenzielle neue Kandidaten (die Burning Man und Meow Wolf vertreten) kontaktiert, um ihr Interesse an der Tätigkeit als WESTAF-Treuhänder zu ermitteln. Noch ist nichts bestätigt, aber die Kommunikation ist bisher ermutigend. Wenn wir ihre Kandidatur weiterverfolgen würden, würden wir von ihnen ein Interessens- und Vorstellungsschreiben erhalten, das wir an alle Treuhänder weitergeben könnten. Dann würden wir bei der Mai-Sitzung in Boise über sie abstimmen und ihre erste Sitzung würde im Oktober in Denver stattfinden. Wir halten Sie auf dem Laufenden!

Tagungen der Arts Endowment
Es ist erwähnenswert, dass Vertreter von WESTAF an zwei vom National Endowment for the Arts (Arts Endowment) organisierten Versammlungen teilnehmen werden. ELC-Absolvent Robert Martinez aus Wyoming gehört zum Stamm der Northern Arapaho und wird als Vertreter von WESTAF am 14. Februar zusammen mit einigen anderen Vertretern aus unserer westlichen Region an einer Versammlung zu einheimischer Kunst und Kultur teilnehmen. Um sicherzustellen, dass WESTAF im Falle einer Bundesprüfung durch das Office of the Inspector General so gut wie möglich vorbereitet ist, werden Amy Hollrah und die Zuschusskoordinatorin Lani Morris an einer ganztägigen Bundesprüfungsversammlung in Washington, DC für staatliche Kunstagenturen und regionale Kunstorganisationen teilnehmen. Die Versammlung wird vom National Endowment for the Arts in Abstimmung mit der National Assembly of State Arts Agencies ausgerichtet und findet am 18. März statt. Diese Versammlung umfasst persönliche Gespräche mit dem Office of the Inspector General des Arts Endowment, um den jährlichen Prüfplan zu besprechen und Prüfungsfragen zu beantworten, Fragen und Antworten mit dem Office of Grants Management des Arts Endowment, Tipps und Anleitungen, einschließlich gewonnener Erkenntnisse aus kürzlich geprüften staatlichen Kunstagenturen und regionalen Kunstorganisationen, Gespräche mit dem Partnerschaftspersonal des Arts Endowment sowie Programmaktualisierungen und Initiativen des Arts Endowment für 2020.

RAO-TAGUNG IN FORT COLLINS, CO
Vom 24. bis 26. Mai werden die Vorsitzende Tamara Alvarado und ich an der jährlichen Klausurtagung der regionalen Kunstorganisation (RAO) in Fort Collins, Colorado, teilnehmen. Die Region WESTAF wird die Versammlung ausrichten (wir haben bei der Hotellogistik geholfen – danke, Leah Horn). Tamara und ich sind auch Mitglied des Komitees, das die Tagesordnung für diese Versammlung erstellt, aber ein wichtiges, von allen RAOs gewünschtes Ergebnis ist eine verstärkte und fortgesetzte Zusammenarbeit.

Bevorstehende Reisen
Für mich ist in der unmittelbaren Zukunft nicht allzu viel geplant! Hurra! Ich lerne gerne unsere großartige westliche Region kennen, aber ich lerne auch gerne die tolle Stadt kennen, in der ich lebe! Davon abgesehen werde ich mir am 30. Januar und 31. Januar zwei freie Tage nehmen und nach Taos und Santa Fe fahren, um dort ein entspanntes Geburtstagswochenende zu verbringen. Als zusätzliche Information: Ich werde vom 5. bis 18. April für zwei Wochen nach Japan reisen. Ich werde die berühmte Kunstinsel Naoshima besuchen und dann eine Wandertour machen.
Wie immer können Sie sich jederzeit gerne an mich oder andere Mitglieder des WESTAF-Teams wenden, wenn Sie Gedanken, Fragen oder Ideen haben. Vielen Dank, dass Sie bis hierhin gelesen haben! 
Wie immer,
Christian