Sehr geehrtes WESTAF-Kuratorium,

Der Juli neigt sich dem Ende zu und unser Geschäftsjahr 2020 beginnt am 1. Oktober 2020. Dies ist eine besonders arbeitsreiche Zeit für WESTAF – in unseren Web-Geschäften, in der öffentlichen Politik und Interessenvertretung, in der sozialen Verantwortung und Neuvergabe von Mitteln, in Technologie und Innovation, in Kommunikation und Marketing sowie in Finanzen und Verwaltung – also legen wir gleich los:
UPDATE ZUR VORSTANDSSITZUNG IM OKTOBER (CG, NS)
Vielen Dank an alle für die Teilnahme an unserer kurzen Umfrage zur Vorstandssitzung im Oktober. Wie vielleicht nicht überraschend ergab die Umfrage, dass rund 80 % der Treuhänder aufgrund der Pandemie im Oktober lieber nicht nach Denver reisen möchten. Aus Rücksicht auf das Wohlbefinden und die Sicherheit von Treuhändern und Mitarbeitern haben wir beschlossen, die Vorstands- und Exekutivausschusssitzungen im Oktober sowie eine Orientierungsveranstaltung für neue Treuhänder virtuell abzuhalten. Wir suchen nach verschiedenen Möglichkeiten, diese so dynamisch, produktiv und unterhaltsam wie möglich zu gestalten! Weitere Informationen folgen in den kommenden Wochen.
STELLENAUSSCHREIBUNG FÜR DIE BONFILS-STANTON-STIFTUNG (CG) IN DENVER
Gewünschte Aktion: Die Bonfils-Stanton Foundation sucht die Stelle eines Managers für das Livingston Fellowship Program, Arts & Social Change Grantmaking. Der erfolgreiche Kandidat ist ein sachkundiger, umsichtiger und kooperativer Leiter mit der Fähigkeit, gemeinschaftsorientierte Programme und komplexe mehrjährige Projekte zu leiten. Die Stiftung sucht eine Person, die sich dafür engagiert, unsere Arbeit voranzutreiben, die berufliche Entwicklung von Führungskräften gemeinnütziger Organisationen zu fördern, das Engagement der Stiftung für Gerechtigkeit zu integrieren und Kunst und Kultur in Denver zu unterstützen. Die vollständige Stellenbeschreibung finden Sie hier. Vielen Dank, dass Sie dies in Ihren Netzwerken und an alle Personen weitergeben, die Ihrer Meinung nach geeignete Kandidaten sein könnten.
PERFORMANCE MANAGEMENT/ENTWICKLUNGSSYSTEME (CG)
Angeforderte Aktion: Das Führungsteam hat kürzlich an einer Demo für ein webbasiertes Tool für Leistungsmanagement/Leistungsbewertung/Zielsetzung/Feedback namens Insights teilgenommen. Die Demo war hilfreich, hat das Team aber dazu inspiriert, sich zu Vergleichszwecken auch andere ähnliche Tools anzuschauen. Nutzen Sie bei Ihrer Arbeit diese Art von Online-Tool für Leistungsentwicklung/Leistungsmanagement? Wenn ja, können Sie uns Empfehlungen geben oder kennen Sie jemanden, der uns dabei helfen könnte, einige Tools zu vergleichen, die uns helfen würden, zu verstehen, was es da draußen gibt? Jedes Feedback, das Sie in dieser Hinsicht haben könnten, wäre sehr hilfreich. Danke!
BARGELDÜBERSICHT JUNI UND PROGNOSE FÜR JULI (CG)
Hier sind die aktuellsten Finanzdokumente für WESTAF, die bei der Sitzung des Exekutivausschusses im Juli geteilt und überprüft wurden. Diese Dokumente sind vertraulich und nur für den internen Gebrauch bestimmt. Zusammenfassend zeigen der Cash Summary Report vom Juni und das dazugehörige Finanzmemo, dass die Finanzlage von WESTAF im Geschäftsjahr 2020 aufgrund reduzierter Ausgaben und neuer Mittel von Mellon, dem Paycheck Protection Program und NEA CARES-Zuschüssen stark ist. Schließlich sind die Jahresendprognosen vom Juli die beste Einschätzung der Budgetmanager, wo wir am Jahresende stehen werden.
FINANZEN UND VERWALTUNG (AH)
Lauren und Jess arbeiten als Reaktion auf Anfragen des ZAPP-Teams an einigen Prozessänderungen, um eine einheitliche Kommunikation und Erwartungen sicherzustellen. Der Exekutivausschuss hat sich letzte Woche getroffen, um an der Vergütungspolitik und verwandten HR-Themen zu arbeiten. Sie werden sich im August zweimal treffen, um diese Gespräche fortzusetzen; Amy und Becca werden diese Arbeit bei Bedarf mit Recherchen unterstützen. Ein zweiter WESTAF-Budgetentwurf wurde fertiggestellt und wird bis Ende Juli vom Führungsteam geprüft. Gemäß der bisherigen Praxis basieren alle WESTAF-Budgets auf der Barbuchhaltung. Es wird auch ein Budget auf der Grundlage der Periodenabgrenzung erstellt. Jetzt ist es an der Zeit, dass das Finanzteam mit den Vorbereitungen für die Prüfung beginnt, einschließlich der Abstimmung von Bilanzcodes und der Bereinigung verschiedener Konten. Amy hat mit den Prüfern Kontakt aufgenommen, um die buchhalterische Behandlung des Kaufs einer der ZAPP-Partneraktien zu besprechen. Amy beginnt außerdem mit Christina und Christian mit der Arbeit am allerersten ZAPP-Cashflow-Managementplan für das Geschäftsjahr 21.
AKTUALISIERUNG DES STRATEGISCHEN PLANS (NS)
Die Kohorten waren seit dem letzten Bericht sehr beschäftigt! Hier ist ein kurzes Update darüber, was jede der Kohorten vorhat. Die Kommunikationskohorte hat ihre Zusammenfassung für die Quartale 2 und 3 verschickt, die die Erfolge, Lösungen und Herausforderungen enthält, die die Kohorte in den letzten beiden Quartalen identifiziert hat, sowie die Arbeit, auf die sie sich als nächstes konzentrieren möchte. Die Kohorte ist jetzt dabei, einen „Kick-off“-Workshop mit ihren TAs zu planen. Die Business-Kohorte wird nächste Woche ein Begrüßungstreffen mit ihren TAs abhalten, um sie dem Team und ihrer Arbeit vorzustellen. Neben dem SRI-Team leitete die Equity-Kohorte einen erfolgreichen Workshop zu den Themen Equity, Diversität und Inklusion mit der Beraterin Carla Mestas und Mitarbeitern. Die Policy-Kohorte hat kleine Arbeitsgruppen eingerichtet und diese Gruppen erstellen Scoping-Dokumente für jeden der strategischen Planbereiche. David Holland arbeitet eng mit dem Team zusammen, um die TAs einzubinden. Die Kohorte ist derzeit dabei, ein Treffen mit ihnen zu planen. 
Oregons Kultursektor erhält 1450 Millionen TP1Tsd. an staatlichen Mitteln – bisher über 1460 Millionen TP1Tsd. an staatlichen Hilfsgeldern in der gesamten Westaf-Region (DH)
Der Notfallausschuss der gesetzgebenden Körperschaft von Oregon hat vor Kurzem ein Hilfspaket in Höhe von 1450 Millionen TP25 für die Kultur in Oregon genehmigt, davon 125.984.872 TP25 an Business Oregon zur landesweiten Verteilung an kulturelle Organisationen durch den Oregon Cultural Trust. Über 1414 Millionen TP25 an zusätzlichen Mitteln wurden bestimmten Kunst- und Kulturorganisationen zugewiesen und fast 1410 Millionen TP25 an Unterstützungszuweisungen an die Independent Venue Coalition für 78 unabhängige Veranstaltungsorte im gesamten Bundesstaat. Die Mittel wurden über den Coronavirus Relief Fund der Bundesregierung bereitgestellt, um die verheerenden Auswirkungen der COVID-19-Gesundheitskrise auf die Kunst- und Kulturszene in Oregon einzudämmen. Herzlichen Glückwunsch an Brian Rogers, Exekutivdirektor der Oregon Arts Commission und des Oregon Cultural Trust sowie WAAN-Mitglied, Sue Hildick, Exekutivdirektorin der Cultural Advocacy Coalition, und Kunstaktivisten im gesamten Bundesstaat Oregon. Mit der kürzlich erfolgten Zuweisung staatlicher Hilfsgelder in Höhe von 140 Milliarden TP2 an die Utah Division of Arts and Museum und der Zuweisung staatlicher Hilfsgelder in Höhe von 140 Milliarden TP2 an die Arizona Commission on the Arts ist die Gesamtsumme der vom Staat direkt zur Unterstützung von Kunst und Kultur bereitgestellten Hilfsgelder in der gesamten Region auf über 140 Milliarden TP2 gestiegen.
WESTAF BERUFT VIERTELJÄHRLICHE TELEFONKONFERENZ MIT DEM GESCHÄFTSFÜHRER (DH)
WESTAF veranstaltete am 23. Juli eine vierteljährliche Telefonkonferenz der Geschäftsführer mit den Geschäftsführern der staatlichen Kunstagenturen der gesamten Region. Die Gruppe tauschte sich über Herausforderungen und Erfolge aus und diskutierte über staatliche Hilfs- und Wiederaufbaumittel für die Künste in der gesamten Region, wichtige Entwicklungen bei den Programmen und Dienstleistungen der Agenturen, wichtige Entwicklungen/Lichtblicke in diesem Bereich wie die Wiedereröffnung von Kunst- und Kultureinrichtungen sowie Entwicklungen bei den Staats- und Agenturbudgets. 
WESTERN ARTS ADVOCACY NETWORK (WAAN) ERWEITERT SICH UND WÄHLT CO-VORSITZENDE (DH)
WAAN wählte Julie Baker, Geschäftsführerin von Californians for the Arts und California Arts Advocates, und Manny Cawaling, Geschäftsführer von Inspire Washington, zu Co-Vorsitzenden. Sie werden in den kommenden Wochen und Monaten eng mit WESTAF zusammenarbeiten, um die zukünftige Ausrichtung der Gruppe festzulegen. Die WAAN-Gruppe wurde um die Hawai'i State Foundation on Culture and the Arts, Cultural Alliance Nevada und Creative New Mexico erweitert. Die Gruppe diskutierte während ihrer Telefonkonferenz am 24. Juli staatliche Hilfsprogramme für Kunst und Kultur, besondere und bevorstehende Legislaturperioden sowie zukünftige Hilfs- und Wiederaufbaupakete des Bundes. 
WESTAF ARBEITET AN DER STÄRKUNG DER KUNSTVERTRETUNG IN NEVADA (DH)
WESTAF hat mit dem Nevada Arts Council und der Cultural Alliance Nevada eine Reihe von Treffen abgehalten, um Möglichkeiten zur Stärkung der Kunstförderung im Staat zu erkunden. WESTAF vergibt eine bescheidene Spende zur Unterstützung des Kapazitätsaufbaus durch die Umleitung von Bundesmitteln für die Förderung der Kunstförderung und hat Untersuchungen durchgeführt und andere Ratschläge zur Verbesserung der Strategie für die nächste Legislaturperiode erteilt. 
HEWLETT FOUNDATION SUCHT RAT BEI WESTAF ZUR VERTRETUNG DER KUNST (DH)
Obwohl das Thema dieser Gespräche vertraulich ist, berät WESTAF die Hewlett Foundation weiterhin auf hohem Niveau in Fragen der Kunstförderung in Kalifornien, da wir eine Partnerschaft zwischen den beiden Organisationen in Erwägung ziehen. David traf sich kürzlich zum zweiten Mal mit Mitarbeitern der Hewlett Foundation. Die Geschäftsführung und der Vorstand von WESTAF werden über diese Gespräche und Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten. 
WESTAF UNTERSTÜTZT DEN CALIFORNIA ARTS COUNCIL WEITERHIN BEI DER ÜBERPRÜFUNG DES FÖRDERPROGRAMMS (DH)
WESTAF hat kürzlich eine weitere Anfrage für technische Unterstützung im Rahmen einer Überprüfung des California Arts Council im Rahmen seines Förderprogramms abgeschlossen. David untersuchte die Förderprogramme der 13 staatlichen Kunstagenturen im Westen hinsichtlich ihrer Förderkriterien und Matching-Anforderungen sowie der Auszeichnungen der staatlichen Kunstagenturen nach Art der Einrichtung und fasste wichtige Details der bundesstaatlichen Matching-Richtlinien und der staatlichen Gesetzgebung zusammen, um die Entscheidungsfindung des CAC zu unterstützen.
NOMINIERUNGEN FÜR DEN WESTAF REGIONAL ARTS RESILIENCE FUND BIS 31. JULI 2020 (CD)
Der WESTAF Regional Arts Resilience Fund soll dazu beitragen, die finanzielle Bedrohung des Sektors zu mildern, indem er kleine und mittelgroße Kunstorganisationen aller künstlerischen Disziplinen in ländlichen und städtischen Gebieten unterstützt, die von ihren Kollegen als landesweit, regional oder national einflussreich angesehen werden. WESTAF wird im Herbst 2020 die Neuvergabe von über $1,7 Millionen durch etwa 30-40 Zuschüsse in Höhe von $30.000 bis $75.000 verwalten, mit einigen außergewöhnlichen Zuschüssen von $100.000. Weitere Einzelheiten finden Sie hier. Wenn Sie eine Organisation nominieren möchten, tun Sie dies bitte bis Freitag, 31. Juli 2020, 17:00 Uhr Mountain Time.
ARTS ACROSS AMERICA – RAOs arbeiten mit dem KENNEDY CENTER zusammen (CD)
Im Einklang mit der Mission und Vision des Kennedy Centers sowie den Idealen von Präsident John F. Kennedy hat das Kennedy Center Arts Across America ins Leben gerufen, eine Anerkennungskampagne, die Gemeinschaften fördert und feiert, die sich dafür einsetzen, mithilfe der Künste Verbindungen zu knüpfen, eine starke Kreativwirtschaft aufzubauen und ein stärkeres kulturelles Bürgertum zu fördern. Arts Across America zielt darauf ab, Gemeinschaften zu feiern, zu verbinden und zu motivieren und im Laufe der Zeit eine nationale Geschichte über die Macht der Künste in Gemeinschaften in unserem ganzen Land zu erzählen. WESTAF hat eng mit dem Team des Kennedy Centers zusammengearbeitet, um Künstler und Kunstorganisationen aus der WESTAF-Region zu finden, die in den nächsten 20 Wochen als Darsteller im kostenlosen Online-Programm auftreten, das auf Facebook Live, Instagram, YouTube und der Website des Kennedy Centers verfügbar ist. Wir halten Sie über den Zeitplan auf dem Laufenden und hoffen, dass Sie einschalten.
Neugestaltung des Leaders of Color-Programms (CD)
Anfang dieses Frühjahrs beschloss das SRI-Team, aufgrund der Pandemie im GJ20 und bis ins GJ21 hinein auf persönliche Treffen zu verzichten. Dadurch wird verhindert, dass Ressourcen für logistische Planungen verwendet werden, die möglicherweise erhebliche Änderungen oder Absagen erfordern. Darüber hinaus, und das ist vielleicht noch wichtiger, werden die Teilnehmer nicht vor das Dilemma gestellt, sich zwischen einer beruflichen Weiterentwicklungsmöglichkeit und ihrem persönlichen Wohlergehen sowie dem ihrer möglicherweise gefährdeten Angehörigen entscheiden zu müssen. Zwei Programme, die von dieser Änderung direkt betroffen sind, sind das Programm „Emerging Leaders of Color“ in den Regionen WESTAF und South Arts, die beide neu konfiguriert werden und virtuell stattfinden. Um der Notwendigkeit gerecht zu werden, ein vollständig online stattfindendes Engagement neu zu gestalten, hat das SRI-Team die Expertise des langjährigen ELC-Fakultätsmitglieds Salvador Acevedo von Scansion in Anspruch genommen, um dieses Projekt zu leiten. Im Laufe des Sommers werden Salvador und sein Team: ein vollständiges ELC-Online-Erlebnis zur beruflichen Weiterentwicklung (Führungskräftetraining) für WESTAF und SouthArts konzipieren; die wichtigsten Erfahrungen der Teilnehmer ermitteln und Wege finden, diese online hervorzurufen; und Möglichkeiten zu erkunden und eine Grundlage zu schaffen, auf der WESTAF diese Führungstrainings in Zukunft ausweiten könnte. Die Entwicklung einer virtuellen Dimension der Leaders of Color-Erfahrung war ein langfristiges Ziel des SRI-Teams. Obwohl wir nicht damit gerechnet haben, dass sich aufgrund einer globalen Pandemie die Gelegenheit ergeben würde, darin zu investieren, nutzen wir den Moment und freuen uns über unseren Schritt in diese neue Richtung. 
TECHNOLOGIE (AS)
Technologischer Fortschritt: Das sind zwei Worte, die die letzten zwei Wochen für das Technologieteam zusammenfassen würden. Das Team ist dabei, drei Projekte abzuschließen, die für dieses Jahr auf dem Plan standen. Zunächst hat das Team in Zusammenarbeit mit der UC Berkeley sein Berichtssystem für das Collection Management System aktualisiert, um die zusätzlichen Filteroptionen hinzuzufügen, die in der neuesten Version dieses Open-Source-Systems verfügbar wurden. Dies bedeutet, dass eines der Hindernisse für die Vermarktung und Einführung dieses Systems bei neuen Kunden beseitigt wurde. Erweiterte Berichterstellung ist eine Funktion, die von vielen Archivaren geschätzt wird. Innerhalb von GO Smart testet das Team gerade eine Erweiterung, die dem GO Smart-System zusätzliche Optionen für die E-Mail-Zustellung hinzufügt. Die Umstellung auf ein Drittunternehmen für die E-Mail-Zustellung aus San Antonio namens Mailgun ist im Gange. Bei der Arbeit im Zuschussmanagement können Zuschussverwalter durch erweiterte E-Mail-Tracking-Lösungen innerhalb von GO Smart die Tracking-Informationen erhalten, die sie benötigen. Beginnend mit der ersten Implementierung kann GO Smart dadurch in Zukunft innovativer sein und sollte schließlich die Transparenz der E-Mail-Zustellung für Kunden erhöhen. Das Team hat auch zusätzliche Änderungen und Verbesserungen in anderen WESTAF-Systemen abgeschlossen. Nächste Woche beginnt ein gemeinsames Projekt zur Überarbeitung und Aktualisierung des Call for Entry-Verwaltungsportals. Der erste Eindruck, den ein Kunde von Call for Entry bekommt, sind diese Bildschirme. Unser Ziel ist es, das Erscheinungsbild der Site noch einmal zu überarbeiten (zuletzt Anfang 2014) und eine technologische Grundlage zu entwickeln, die die Internationalisierung unterstützt, Bildschirme im Hinblick auf mögliche Datenschutzbedenken aktualisiert und die kritischen Funktionen des Systems unter die Lupe nimmt. Dies ist ein laufendes Projekt für die nächsten Monate und Updates werden weiterhin in diese Veröffentlichungen aufgenommen.
CAFE (Lebenslauf, Wohnmobil)
CaFE wird im Juli lang erwartete Verbesserungen an der Scorecard veröffentlichen. Das Team hat das Design aktualisiert und vorhandene Elemente so organisiert, dass die Navigation und die Arbeitsabläufe für den Benutzer einfacher werden. Wir werden auch die Rückerstattungsrichtlinie für Teilnahmegebühren überarbeiten. Statt die Organisation selbst für die Rückerstattung zu verpflichten, bearbeitet CaFE auf Anfrage eine Rückerstattung für die Organisation. Dieses überarbeitete Serviceangebot wird mit einer Rückerstattungstransaktionsfunktion in CaFE koordiniert (voraussichtlich in der Version im August). Die National Portrait Gallery des Smithsonian wird sich voraussichtlich in diesem Jahr erneut anmelden, um ihren Outwin Boochever Portrait Competition auszutragen. Dieser alle drei Jahre stattfindende nationale Wettbewerb erhält zwischen 2.400 und 3.000 Einreichungen von Künstlern.
CVSUITE (SL, KE)
CVSuite erhielt Zahlungen von Mclean County und Wyoming Arts Alliance für ihre Erneuerungen. David hat eine Datenschulungssitzung mit der Kundin Susan Duplessis von der South Carolina Arts Commission geplant, um ihnen zu helfen, zu verstehen, wie sie die Daten am besten nutzen können, um ihr ländliches Kunstprojekt voranzutreiben. Mit Blick auf die bevorstehende Schulung sowie eine zweite am Freitag haben Trevor und Kelly einen neuen Fragebogen für Benutzer (neue und solche, die eine Auffrischung benötigen) erstellt, um unsere Datenschulungssitzungen besser anzupassen und zusätzliche Daten über unsere Benutzer zu sammeln. CVS befindet sich in der letzten Bearbeitungsphase eines automatisierten COVID-19-Berichts, der sich an Geschäftsführer von Wirtschaftsentwicklungsorganisationen richtet. Die Kampagne soll nächste Woche verschickt werden.
GO SMART (SL, JG)
Das Chapman Cultural Center in Spartanburg, South Carolina, hatte zuvor erklärt, dass es aufgrund fehlender Mittel nicht verlängern könne. Kurz vor Fristablauf teilte uns die Verwaltung per E-Mail mit, dass das Geld gesichert sei und GO Smart zum vollen Preis verlängert werde. Die Marketinginitiativen für das vierte Quartal wurden gefestigt und umfassen einen ehrgeizigen Blog-Kalender, die Erstellung einer neuen Mailingliste aus mehreren Quellen und fortgesetzte AdWords-Experimente. 
ÖFFENTLICHES KUNSTARCHIV (SL, LG)
PAA hat mit der Arbeit an einem neuen virtuellen öffentlichen Kunstausstellungsprojekt zum Thema Restorative Justice für Santa Monica Cultural Affairs begonnen. Dieses Projekt ist das dritte in einer Pilotserie hochgradig individueller virtueller Erlebnisse, die PAA derzeit CMS- und Showcase-Kunden anbietet. PAA kommt weiterhin langsam voran und hat drei potenzielle Kunden, die das Team bis Ende des vierten Quartals gewinnen möchte. Dank Adams harter Arbeit steht PAA kurz davor, erhebliche Verbesserungen an CMS-Berichten bereitzustellen, die es Benutzern ermöglichen, Datenexporte mit einer Vielzahl von Parametern durchzuführen. 
ZAPP (Lebenslauf)
Wir haben einen Vertrag mit dem Heard Museum für die Indian Fair and Market 2021 abgeschlossen. Der Kunde sammelt regelmäßig rund 900 Bewerbungen, von denen alle Mitglieder eines staatlich oder offiziell anerkannten Indianerstammes sein müssen. Mit diesem Verkauf liegen wir 300% über unserem Budgetziel für neue Standardverträge (für Verträge mit mehr als 500 Bewerbungen). Im Rahmen einer Initiative unserer OKRs haben wir eine fast vollständig überarbeitete Version unseres Hilfecenters für Administratoren fertiggestellt. Ziel ist es, die Informationen zugänglich, durchsuchbar und in einem viel verständlicheren Format darzustellen. Es kommt weiterhin zu Absagen und Verschiebungen, wobei 62% aller Shows mittlerweile von einer Verschiebung oder Absage betroffen sind. 

Hochachtungsvoll,

Christian