Hallo WESTAF-Treuhänder:
 
Ich war während dieser letzten zwei Wochen in Kalifornien unterwegs. Ich möchte dem WESTAF Leadership Resource Team (Adam, Amy, Christina, Chrissy, Leah und Seyan) dafür danken, dass sie ihre wichtige Arbeit bei der Budgetierung, Planung, Unternehmensführung, Wartung der Technologie, Vorstellungsgesprächen mit DoPP-Kandidaten und der Leitung des Teams während meiner Abwesenheit fortgesetzt haben. Sie waren so aufmerksam, kooperativ und produktiv und haben mich während meiner Abwesenheit engagiert und auf Trab gehalten. Diese zwei Wochen sind ihnen gewidmet!
 
WESTAF-BUDGETIERUNG
Wir haben einen ersten – und groben – Entwurf des WESTAF-Haushalts für das Haushaltsjahr 2020 fertiggestellt! Das Führungsteam arbeitet eng mit den Haushaltsmanagern zusammen, um den Haushalt für die Frist im August zu verfeinern. Bis dahin werden wir voraussichtlich viele Versionen durcharbeiten, aber diese Arbeit schreitet zügig voran und verläuft planmäßig. Großes Lob an LRT, dass sie während dieser manchmal verwirrenden und unsicheren Übergangsphase der Herausforderung gewachsen waren.
 
DIREKTOR FÜR ÖFFENTLICHE POLITIKSUCHE
Nach einer ersten Sichtung von neun potenziellen Kandidaten hat das LRT in der letzten Woche vier hochkarätige Finalisten interviewt. Nicht allzu lange nach den Feiertagen am 4. Juli erwarten wir, diesem Prozess den letzten Schliff zu geben und dem erfolgreichen Kandidaten ein Angebot zu unterbreiten.
 
Ausschuss für Bürgerbeteiligung
Im Büro gibt es eine willkommene und längst überfällige Initiative zur Gründung eines freiwilligen Komitees (ähnlich unserem Wellness-Komitee), das Möglichkeiten identifizieren und verfolgen soll, wie sich das WESTAF-Team stärker in der kreativen Community von Denver engagieren kann. Mehrere Teammitglieder engagieren sich bereits auf verschiedene Weise in Gemeinschaftsinitiativen von Denver – dieses Komitee wird dazu beitragen, diese bestehenden Bemühungen zu unterstützen und zu fördern, aber auch neue Bemühungen in Betracht zu ziehen, mehr Teammitglieder einzubeziehen und das Profil von WESTAF und seiner Arbeit in der dynamischen Stadt, in der wir unseren Hauptsitz haben, zu schärfen. Danke, Leah, dass du das geleitet hast!
 
KALIFORNIEN-REISE
Habe gerade in den letzten Wochen eine produktive Tour durch Kalifornien hinter mir – zuerst beim Creative Placemaking Leadership Summit in Los Angeles (es war großartig, etwas Zeit mit dem Treuhänder Roy Agloinga zu verbringen, der auch anwesend war!), dann ein wunderbarer Besuch bei der WESTAF-Treuhänderin Nikiko Masumoto auf der Masumoto Family Farm in der Nähe von Fresno (danke, Nikiko, für die Gastfreundschaft!), dann weiter nach Calavaras County zu einer Sitzung des California Arts Council, wo ich eine Präsentation hielt, die bei den CAC-Ratsmitgliedern gut anzukommen schien, dann einige produktive Sitzungen in Sacramento. Vertiefung der Beziehung mit CAC ED Anne Bown-Crawford und Mitgliedern ihres Stabs sowie CFTA ED Julie Baker, ein produktives Planungsessen mit der stellvertretenden Vorsitzenden Tamara Alvarado (danke, Tamara, für die Reise nach San Andreas!). Unterwegs hatte ich gute Treffen mit WESTAF-Freunden Shannon Daut sowie Lucero Arrellano (die mich zu einem inspirierenden Kunstkollektiv in Sacramento mitnahm – Sol Collective) und dem Sacramento CFTA-Lobbyisten Jason Schmeltzer (dessen Arbeit von WESTAF finanziert wird). Diese Geschäftsreise wurde von etwas privater Zeit eingerahmt – der 90. Geburtstagsparty meines Vaters (die reibungslos verlief!) und dieses Wochenende werde ich die Hochzeit eines Freundes auf der legendären Sea Ranch an der kalifornischen Küste besuchen. Am Montag bin ich wieder im Büro.
 
UPDATE ZUR STRATEGISCHEN PLANUNG
Eigenkapitalkohorte:
Die Equity-Kohorte arbeitet daran, ein gemeinsames Verständnis und gemeinsame Absichten innerhalb der Kommunikations- und Geschäftskohorten zu etablieren. Unsere Kohorte hat seit dem 26.06.2019 vier Treffen abgehalten, um sinnvolle Gespräche und Standards zu beginnen, die wir den anderen Kohorten vermitteln können. Wir haben aktuelle WESTAF-Projekte und -Praktiken rund um DEI-Initiativen durchgearbeitet und gemeinsam eine Reihe gemeinsamer Gruppenvereinbarungen erstellt, die im Juli mit jeder Kohorte geteilt werden. Nach der Beobachtung und Teilnahme an den Kommunikations- und Geschäftskohorten wird die Equity-Kohorte im Juli erneut zusammenkommen, um sich mit der Scoping-Dokumentation zu befassen. Rollen (wechseln sich): Leiterin: Lani Morris; Kalender-„Creep“: Lauren Wilson; Protokollantin/Schreiber: Julia Alvarez; Beziehungs-/Raummanagerin – Janae.
Geschäftskohorte:
Während des ersten Treffens der Business Cohort wurden ein Leiter und ein Schreiber ernannt und es wurde auf Grundlage der Zeitpläne festgelegt, dass wir uns vierteljährlich treffen würden. Unser nächstes Treffen ist für den 18.07.19 angesetzt. Wir haben alle Mitglieder gebeten, zu diesem Treffen vorbereitet zu kommen, um Vorstellungen/Ziele für die Cohort zu besprechen, in der Hoffnung, dass wir eine Mission entwickeln und unsere nächsten Schritte strategisch planen können. Schreiber – war Matt Virlee, der das Unternehmen verlassen hat, daher ist diese Rolle derzeit unbesetzt; Leiter – Rebecca Brown. 
Kommunikationskohorte:
Während des ersten Meetings der Kommunikationsgruppe haben wir unser Dokument zum Umfang unseres strategischen Plans aufgeschlüsselt und beschlossen, es in vier Phasen der Umsetzung anzugehen. Wir werden unsere erste Phase – Forschung und Entdeckung – nach unserem nächsten Meeting am 1.7.2019 einleiten. Während dieser Phase werden wir den Zustand der Marke und Kommunikation von WESTAF anhand einer SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) bewerten und Feedback von den Kunden und Benutzern der Organisation einholen. Wir werden während unseres nächsten Meetings Teamrollen und Führung basierend auf den wahrgenommenen Bedürfnissen für Phase eins festlegen. 
 
MARKETING-/KOMMUNIKATIONS-UPDATE
Update zur Americans for the Arts Convention: Leah hat auf der jährlichen AFTA Convention viele Freunde von WESTAF (Matt Wilson, Teniqua Broughton, Shannon Daut, Mitch Menchaca, Rusty Foley, Tom Simplot, Mary Ann Carter, Michael Orlove, Ann Bown-Crawford und Pam Breaux, um nur einige zu nennen) sowie einige aktuelle CVSuite-Kunden und einige bestehende Leads kennengelernt. Wir haben auf der Convention eine Handvoll neuer Leads für CVSuite generiert, und auf der Pre-Con gab es großes Interesse an PAAs neuem Collection Management Tool. Viele andere Teilnehmer, die unseren Ausstellertisch besuchten, äußerten sich dazu, wie sehr sie die jüngsten Verbesserungen von CaFE lieben. Marketingkommunikationsplanung für das Geschäftsjahr 2020: Leah arbeitet hart am Master-MarComm-Plan von WESTAF für das Geschäftsjahr 2020, der Marketinginitiativen und -ziele umreißt, die mit der Geschäftsstrategie für das Geschäftsjahr 2020 übereinstimmen: Earned Income Product Expenses. Der Plan stellt Marketingziele und -strategien für jedes Technologieprodukt (außer ZAPPlication) sowie Marketing und Kommunikation für die Programme und Dienste von WESTAF vor. 
 
WESTAF SAAPAD TREFFEN ZUR BERUFLICHEN ENTWICKLUNG
Ein starkes WESTAF-Team bestehend aus Madalena Salazar, Chrissy Deal, Seyan Lucero und Sam Ortega beaufsichtigte das Treffen am 3. und 4. Juni. WESTAF versammelte über 20 Regisseure der darstellenden Künste und Leiter von Booking-Konsortien aus der Region zu unserem jährlichen SAAPAD-Treffen. Die Gruppe startete mit einem Rundgang und Gesprächen mit der Leitung und dem Personal von Cleo Parker Robinson Dance, einem der kulturellen Zentren Denvers und renommierten Tanzensembles mit Wurzeln in der afroamerikanischen Community. Caitlin Strokosch, Geschäftsführerin des National Performance Network (NPN), berichtete über Möglichkeiten, wie die Organisation durch ihre Künstler- und Peer-Netzwerke, Zusammenkünfte und Konferenzen Gleichberechtigung umsetzt. Candace Kita, ehemalige Teilnehmerin des Oregon ELC15 und Cultural Work Manager beim Asian Pacific American Network of Oregon (APANO), beteiligte die Gruppe auch an einer Übung, die untersucht, welche Rolle Macht bei den Missionen unserer Organisationen/Agenturen spielt. Chrissy möchte das diesjährige Modell des Austauschs zwischen Teilnehmern und Ortsbesichtigungen für 2020 weiter ausbauen.
 
Beratung zu Inklusion und Chancengleichheit
Chrissy arbeitet seit Ende 2018 mit dem zweiköpfigen Team und der Equity Task Force von Zoo, Arts & Parks in Salt Lake County, Utah, an ihrer Initiative für Inklusion und Gleichberechtigung. Sie und Madalena Salazar starteten ihre Bemühungen mit einem Workshop im Januar, dem im Mai eine Analyse der Fördermittelvergabe und eine Diskussion über gleichberechtigte Fördermittelvergabeprozesse folgten. Chrissy wird im September zurückkehren, um einen Workshop zu leiten, der sich darauf konzentriert, wie traditionell marginalisierte Gemeinschaften von den Programmen und Richtlinien einer Organisation beeinflusst werden. Sie wird für die Diskussion mit zwei Mitgliedern des ELC-Alumni-Netzwerks von Utah – Renato Olmedo-Gonzalez und Moana Paelei Hoching – und dem regionalen Kulturführer und Künstler Jorge Rojas zusammenarbeiten. WESTAF-Treuhänderin Vicki Bourns war ein aktives Mitglied der Task Force und Moana steht kurz davor, dies zu werden, da sie kürzlich eingeladen wurde, diesen Sommer dem Tier-I-Vorstand von ZAP beizutreten. Das Projekt wird im Herbst mit einer Projektzusammenfassung und Vorschlägen für weitere Vorgehensweisen für ZAP in dieser wichtigen Arbeit enden.
 
TECHNOLOGIE-UPDATE
Das Technologieteam hat Vorstellungsgespräche mit Kandidaten geführt, die unserem Team beitreten möchten. Es gibt mehrere vielversprechende Kandidaten und wir hoffen, diesen qualifizierten Personen Angebote senden zu können, aber es ist ein sehr wettbewerbsintensiver Markt. Im Juni und Juli findet unsere jährliche PCI-Bewertung statt, und diese ist bereits im Gange. Wir haben eine Lückenanalyse durchgeführt und werden versuchen, etwaige Probleme zu beheben. Der Wechsel zu Paypal Braintree ist eine bedeutende Veränderung und wird diesen Prozess in Zukunft verändern. Wir haben uns mit einem Anbieter für eingebettete Business Intelligence getroffen und einen ersten Vertrag ausgehandelt und werden daran arbeiten, unsere Bemühungen zu verstärken, den Programmen besseren Zugriff und Einblick in ihre Daten zu geben.
 
UPDATE ZUR BUNDESINTERESSENVERTRETUNG
Am 25. Juni genehmigte das US-Repräsentantenhaus $167,5 Millionen an Mitteln für das National Endowment for the Arts im Haushaltsjahr 2020 – eine Steigerung um $12,5 Millionen gegenüber dem Finanzierungsniveau des Haushaltsjahres 2019 ($155 Millionen). Der Gesetzentwurf geht nun zur möglichen Prüfung an den US-Senat (der Senat kann auch seine eigene Version dieses Haushaltsentwurfs aufgreifen). Der Kongress macht nächste Woche Pause; der Senat soll am 8. Juli wieder zusammentreten.
 
ZAPP
ZAPP hat vor Kurzem einen Standard-Multishow-Client (mit mehr als 500 Apps) unterzeichnet, der 6 Festivals auf der Site hosten wird. Dies steigert unseren Umsatz mit Standardverträgen im Vergleich zum Geschäftsjahr 2018 um 3001 TP3T. Darüber hinaus wurde am 27. Juni die Umstellung der Zahlungsabwicklung auf Braintree umgesetzt. Benutzer haben jetzt die Möglichkeit, Zahlungsarten zu speichern, um den Bezahlvorgang zu vereinfachen. Außerdem wurden zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Postleitzahl und CVV abzugleichen. 
 
CAFE
Das CaFE-Team arbeitet an Spezifikationen für einen 12-monatigen Abonnementvertrag und fügt dem CaFE-System Zugangsbedingungen und Vertrags-IDs hinzu. Darüber hinaus soll es möglich sein, Gebühren direkt einzugeben und diese vom CaFE-System berechnen zu lassen, anstatt sie manuell zu berechnen. Das Team arbeitet außerdem an der Digitalisierung seines Anrufanforderungsformulars und der Überarbeitung des neuen Anrufeinrichtungsprozesses. 
 
ÖFFENTLICHES KUNSTARCHIV
Das Public Art Archive hat Mitte Mai seine neue Website und die aktualisierten Collection Showcase-Seiten gestartet und positives Feedback von Kollegen aus der Branche erhalten. Im Juni vertrat Lani Morris vom CaFE-Team PAA auf der AFTA-Vorkonferenz für öffentliche Kunst in Minneapolis, und das Team hat seit der Veranstaltung zahlreiche Anfragen zum Collection Management System erhalten. Für den Spätsommer/Frühherbst ist eine große Marketingoffensive für die aktualisierten kostenpflichtigen Dienste von PAA geplant.
 
WERDEN SIE SMART
10 Kunden (ein Viertel unserer Basis) haben diesen Monat verlängert, null sind abgesprungen, wir warten auf 4 erwartete Verlängerungen. Die Stadt Telluride ist an Bord; wir haben ihre Anwendung erstellt und sie wird später in diesem Sommer startbereit sein. San Antonio zahlt $3.800 bis $5.600 für einen Datenimportprozess. Drei wichtige Panel-Prozessupdates wurden letzte Woche veröffentlicht: Felder für Öffnungs- und Schließdatum hinzugefügt zu Panels > Registerkarte Panel konfigurieren. Einige technische Updates: ermöglichen dem Administrator, Panels für zugewiesene Panelisten an festgelegten Daten ein- und auszublenden; Schaltfläche „Kriterien importieren“ zu Panels > Registerkarte Panel-Bewertung hinzugefügt. Ermöglicht dem Administrator, vorhandene Kriterien in neue Panels zu kopieren; Zahl der zulässigen Kriterien von 20 auf unbegrenzt erhöht. Erhaltene Einnahmen im GJ19: $105.578,87; Verlängerungen für das GJ19 mit ausstehender Zahlung (aber unterzeichneten Verträgen): $67.600,00, Verlängerungen für das GJ19 und andere für den Rest des Jahres erwartete Zahlungen: $47.400.
 
CVSUITE
CVSuite arbeitet mit der Western Colorado University zusammen, um die Daten für ihre Kunstmarktforschung bereitzustellen. Die Western Colorado University erhielt ein Forschungsstipendium der NEA, um diese Berichte für alle 50 Bundesstaaten zu erstellen.    
 
NEUER CVSUITE- UND GO-BUSINESS-KOORDINATOR
Kelly Ernst ist unsere neue Geschäftskoordinatorin für GO Smart und CVS und konzentriert sich auf Marketinginhalte, Vertragsverwaltung, Demonstrationen und einfachen Kundensupport. Kelly kam im Mai 2019 als Geschäftskoordinatorin für CVSuite und GO Smart zu WESTAF und unterstützte dort Inhalts- und Vertragsdienste, Kundenkommunikation und Marketing. Kelly hat einen Hintergrund in der Arbeit mit öffentlicher und sozial engagierter Kunst und hatte Positionen in Marketing und Entwicklung für Organisationen wie die Santa Fe Opera, Creative Time in New York City und das Museum of Contemporary Art (MCA Denver) inne. Sie ist außerdem Mitglied des Planungsausschusses für den 48-Stunden-Gipfel des RedLine Art Center. Zuletzt war Kelly Gastautorin für die in Colorado ansässigen Zeitschriften Boulder und Cherry Creek Lifestyle und berichtete über Kunst und Kultur. Kelly erhielt ihren Bachelor-Abschluss in Kunstgeschichte und multikultureller Führung an der University of Colorado Boulder. Kelly ist eine großartige Ergänzung für das Team und wir freuen uns, sie bei uns zu haben!
 
Vielen Dank für Deine gute Arbeit und Dein Engagement bei WESTAF!
 
Wie immer,
 
Christian