Sehr geehrtes WESTAF-Kuratorium,
 
Es waren aufregende Wochen! Viel los, aber hier sind einige der Highlights:
 
Start des strategischen Plans!
Am Mittwoch, den 29.5. und Donnerstag, den 30.5., hat das WESTAF-Team offiziell seine Zehnjahresvision und seinen strategischen Plan vorgestellt! Dieser bestand aus einer „StratPlan Faire“, die Schulungen zu dieser Agenda umfasste und sich auf diese FAQ der Kohorte zum strategischen Plan konzentrierte. Jede einzelne Kohorte teilte sich zum ersten Mal in ihre Gruppe auf, um sich selbst zu organisieren und auch ein vorläufiges Scoping-Dokument (in diesem Fall das Thought Leadership & Reach/Communications Scoping Doc) zu überprüfen und schließlich ihr eigenes zu entwickeln. Der eigentliche Höhepunkt der zweitägigen Sitzung war jedoch die wertvolle Zeit für Coaching, Gruppenentwicklung und Führung mit Val Atkin, die sich in einige herzlich aufgenommene und äußerst hilfreiche Enneagramm-Arbeiten sowie einige andere Diskussionen und Teamübungen zu Konzepten wie „100%-Verantwortung“, „Der Preis der Ruhe“, „Teamoptimierung“ und „Above/Below The Line“-Arbeit vertiefte. Zum Abschluss der Tagesordnung und dieser wertvollen Zeit zur Teambildung feierten wir den Start dieses Zehnjahresplans mit einer Happy Hour in einem lokalen Restaurant und einem „offiziellen“ feierlichen Durchschneiden des Bandes! (Wenn Sie sich nur einen Link ansehen, dann diesen!)
Seit dem 30. Mai 2019 ist der WESTAF-Strategieplan offiziell gestartet (juhu!). Ich werde in diesem zweiwöchentlichen Update regelmäßig mit dem Exekutivkomitee und allen Treuhändern über unsere Fortschritte berichten. Das nächste wichtige Update wird von jeder Kohorte beim BOT-Treffen im Oktober in Denver kommen!
 
BAR CAT Fortschritt
Das Führungsteam hat aktualisierte Stellenbeschreibungen für seine Teams im neuen BAR CAT-Modell zusammengestellt und wird mit seinen Teams von jetzt an bis Oktober, wenn die neue Struktur umgesetzt wird, an diesen Änderungen arbeiten. Die WESTAF-Führung und die Projektmanager beginnen mit dem Budgetierungsprozess für das Geschäftsjahr 2020. Der erste Entwurf wird bis zum 21. Juni zusammengestellt, sodass die Führung dann mit ihren Teams zusammenarbeiten kann, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und einen Entwurf zu erstellen, der im August dem Schatzmeister und im September dem Exekutivausschuss vorgelegt werden kann.
 
Leitprinzipien
Vielen Dank an die Treuhänder beim BOT-Treffen in Bozeman im Mai für ihre unschätzbare Hilfe und ihr Feedback zu den neu entworfenen WESTAF-Leitprinzipien. Dies war eine äußerst hilfreiche Übung und brachte viele wertvolle Anregungen, die wir in die nächste Version der Leitprinzipien einfließen lassen werden. Bitte bleiben Sie dran. Unser Plan ist es, innerhalb der Kommunikationsgruppe zusammenzuarbeiten, um eine endgültige Lösung zu entwickeln, die von der gesamten Organisation durch einen Vorstandsbeschluss beim BOT-Treffen im Oktober angenommen werden kann.
 
Fortschritt der Leistungsbeurteilung
Während der StratPlan Faire hielt Amy eine Präsentation für das gesamte Team über den künftigen Performance-Management-Prozess von WESTAF. Wir werden bis Ende Juni ein grobes Budget haben und zu diesem Zeitpunkt in der Lage sein, die Gehälter der Mitarbeiter festzulegen. Daher ist es sinnvoller, den „Übergangs“-Überprüfungsprozess bis August zu verschieben, wenn diese Informationen bekannt sind. Die Mitarbeiter planen, Übergangsüberprüfungen Mitte bis Ende August durchzuführen. Dieses Dokument bietet die beste Übersicht über die Themen, die in diesen Besprechungen behandelt werden (darunter die Bekanntgabe ihres neuen Gehalts, Bonus und die Besprechung von Änderungen an ihrer Stellenbeschreibung). Seit der StratPlan Faire gibt es einige lila Aktualisierungen. Es wird ein benutzerdefiniertes Dokument erstellt, das während dieser Überprüfungen unterzeichnet werden kann und in dem die Grundlagen des neuen Performance-Management-Prozesses sowie die individuelle Vergütung und der Wert aller Leistungen als jährliche Momentaufnahme der Gesamtvergütung dargelegt werden.
 
Haushaltsfortschritt für das GJ20
Das WESTAF-Team ist jetzt mit dem Budgetierungsprozess für das GJ20 beschäftigt. Sobald wir die erste Runde aller Abteilungszahlen haben, wird das Dokument als Version 1 eingefroren. Dann geht es weiter mit der nächsten Version, und jeder Budget-Stakeholder des Teams wird alle Änderungen, die er gegenüber der vorherigen Version vorgenommen hat, sorgfältig in seiner eigenen Budgetdokumentation nachverfolgen und dann die Änderungen als Version 2 speichern usw. Wenn die Einnahmen- oder Ausgabenzahlen drastisch von den Prognosen oder dem Budget für das GJ19 abweichen, gibt es im Budgetplanungsdokument einen Abschnitt, in dem die Gründe dafür erläutert werden. Dies sind die Punkte, zu denen die Führung sofort weitere Informationen haben möchte. Wir streben ein Budget der Version 1 bis zum 21. Juni an. Danach wird das Führungsteam mit einzelnen Projektmanagern an weiteren Versionen und Anpassungen arbeiten.
 
Personalwechsel
Habe gerade erfahren, dass Matt Virlee, Technology Solutions Manager, seinen Rücktritt eingereicht hat. Matt war Mitglied unseres kleinen (dreiköpfigen) Technologieteams und wir werden ihn vermissen. Sein letzter Arbeitstag ist der 16. Juni.
 
Gipfeltreffen der ländlichen Generation
Chrissy Deal und ich waren vom 22. bis 24. Mai in Mississippi zusammen mit Hunter Old Elk (Cody, WY und ELC17) und Tey Marianna Nunn (ehemaliger Treuhänder und aktuelles MAC-Mitglied) beim Rural Generation Summit. Die Versammlung brachte Kultur- und Gemeindeführer aus dem ganzen Land zusammen, um die verschiedenen Identitäten, Möglichkeiten und Realitäten des ländlichen Amerikas zu erkunden. Die WESTAF-Delegation hatte die Gelegenheit, mit Leuten aus verschiedenen Organisationen und Gemeinden aus dem ganzen Land in Kontakt zu treten, darunter NASAA, mehrere unserer RAO-Kollegen, andere staatliche Kunstagenturen und nationale Organisationen. Das Format der „wandernden Plenarsitzungen“ bedeutete, dass die Teilnehmer die Möglichkeit hatten, ländliche Orte zu sehen und direkt zu erleben, darunter Sipp Culture und Hinds Community College Utica Campus, ein Historically Black College and University (HBCU) in Utica, MS. Wir hörten zu, wir teilten, wir spürten die Feuchtigkeit, wir Aß! Eine der Überlegungen, die die Konferenz für die WESTAF-Delegation in den Mittelpunkt rückte, waren die vielfältigen Dimensionen des ländlichen Westens. Chrissy freut sich darauf, neue Kontakte zu knüpfen und mit Tey und Hunter in Kontakt zu treten, um das Engagement von WESTAF in ländlichen Gemeinden in der Zukunft voranzutreiben.
 
SAAPAD ist im Gange.
Heute (3. Juni) und morgen (4. Juni) trifft sich SAAPAD (unsere jährliche Fortbildungssitzung der State Arts Agency und Performing Arts Consortia) hier in Denver. Hier ist die vollständige Tagesordnung für die Versammlung. Ich werde zu den Sitzungen am 4. Juni gehen, um die Teilnehmer zu treffen, zu Mittag zu essen und ihnen für ihr Engagement zu danken.
 
Bevorstehender SAA ED-Briefing-Anruf
Der nächste SAA ED-Briefing-Anruf ist für nächsten Montag, den 10. Juni, geplant. Das Briefing soll die Geschäftsführer der staatlichen Kunstagenturen der WESTAF-Region über Angelegenheiten im Zusammenhang mit WESTAF informieren, ein Update zum letzten WESTAF-BOT-Treffen und zu Maßnahmen des jüngsten WESTAF-Vorstands geben, die sich auf ihre Arbeit auswirken könnten. Zu den Themen gehört auch die Konsensbildung bezüglich des Wann/Wo/Warum des nächsten SAA ED-Forums.
 
Bevorstehende SAA-Reisen
Wie bereits berichtet, werde ich in den kommenden Monaten Anne Bown-Crawford, ED des California Arts Council, beim Creative Placemaking Pacific Summit in Los Angeles treffen und dann in der darauffolgenden Woche, am 25. Juni, bei der Kommissionssitzung des California Arts Council in der Nähe von Sacramento einen Vortrag halten. Im Juli werde ich nach Honolulu reisen, um Zeit mit dem Treuhänder Jonathan Johnson zu verbringen, dem Vorstand des SFCA von Hawaii einen Vortrag zu halten und an weiteren Sitzungen teilzunehmen, darunter auch der FESTPAC-Leitung. Im August werde ich Treuhänderin Karen Hanan in Yakima und Tieton, WA, treffen, um bei einer Kommissionssitzung des ArtsWA einen Vortrag zu halten. Darüber hinaus ist für August ein Besuch in Anchorage geplant, der mit dem Besuch von Mary Anne Carter von der Stiftung zusammenfällt.
 
Arizona-Update
Letzte Woche wurde ein Haushalt in Höhe von 11,8 Milliarden TP4T für das Haushaltsjahr 2020 von der gesetzgebenden Körperschaft des Staates Arizona verabschiedet und von Gouverneur Doug Ducey unterzeichnet. Darin sind 12,2 Millionen TP4T für die Künste in Arizona vorgesehen. Die Zuweisung umfasst eine einmalige Zuweisung von 14,2 Millionen TP4T aus dem allgemeinen Haushaltsplan zur Unterstützung der landesweiten Förderaktivitäten der Arizona Commission on the Arts. Diese Zuweisung wiederholt eine ähnliche einmalige Investition aus dem Vorjahr und stellt eine gleichbleibende Finanzierung für das Haushaltsjahr 2020 der Arts Commission sicher. Darüber hinaus sieht der neu verabschiedete Staatshaushalt eine Zuweisung von 14,2 Millionen TP4T aus dem allgemeinen Haushaltsplan für ein gemeinnütziges professionelles Theater in Maricopa County vor. Dies ist zwar eine gute Nachricht, aber es ist für die Arts Commission auch fast unmöglich, mehr als ein Jahr im Voraus zu planen, solange die Kunstförderung zu Beginn jeder Legislaturperiode auf null gesetzt wird. Dies beeinträchtigt die Qualität ihrer ansonsten hervorragenden landesweiten Programme.
 
ZAPP
ZAPP ist weiterhin erfolgreich und das Geschäftsvolumen bleibt hoch. In diesem Geschäftsjahr haben wir bisher 34 neue Kunden gewonnen, mehr als 300 Vertragsverlängerungen abgewickelt und mehr als 75 E-Blasts gesichert. Fast $21 Millionen sind durch die ZAPP-Kasse geflossen (Pass-Through-Verkäufe) und mehr als $125.000 Anträge wurden eingereicht. Seit Beginn des Geschäftsjahres 2019 haben wir auch einen Anstieg der Anzahl aktiver Künstlerprofile um 10% verzeichnet. Wir bieten einer ausgewählten Gruppe von Kunden weiterhin EFT-Zahlungen an; diese Zahlungen beliefen sich in diesem Geschäftsjahr auf fast $1,5 Millionen. Wenn Sie noch nicht für den Erhalt von EFT-Zahlungen angemeldet sind und dies gerne tun würden, lassen Sie es mich bitte wissen und ich werde dies für Sie arrangieren. Schließlich prüft das Team die Durchführbarkeit einer Integration mit Jaspersoft, einer Berichts- und Analyseplattform. Mit dieser Software können wir mit den Daten in ZAPP problemlos Berichte erstellen, abrufen und präsentieren – Berichte und Business Intelligence-Tools, die intern und extern für unsere Kunden verwendet werden können. Eine Integration mit einer solchen Plattform ist aufgrund der Knappheit an Entwicklerressourcen und des Zeitrahmens, der für die Fertigstellung eines solchen Projekts erforderlich sein kann, wünschenswerter als die Erstellung eigener Berichte von Grund auf. Wir wägen jedoch noch die Vorteile und Kosten dieser Integration ab.
 
Christian OOTO
Abschließend möchte ich sagen, dass ich von Donnerstag, 13. Juni, bis Mittwoch, 19. Juni, im Urlaub bin, dann vom 20. bis 23. Juni am CPL Summit in Los Angeles teilnehme, dann in der darauffolgenden Woche nach Sacramento fahre und am darauffolgenden Wochenende für eine Hochzeit nach San Francisco zurückkehre. Diese Mischung aus Urlaub und Arbeitszeit bedeutet, dass ich vom 13. Juni bis 1. Juli nicht im Büro bin, aber immer noch in engem Kontakt mit dem Büro und meinen Kollegen stehe.
 
Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen oder Kommentare zu diesen Artikeln oder zu anderen Themen haben. Vielen Dank für Ihre Betreuung und Unterstützung als WESTAF-Treuhänder!
 
Wie immer,
 
Christian