Hallo nochmal, WESTAF-Treuhänder:
Die Welt verändert sich für uns alle weiterhin sehr schnell. Ich bin sicher, dass Sie mit allen möglichen COVID-19-Nachrichten aus Ihrem unmittelbaren und erweiterten Umfeld überschwemmt wurden. Wie die ganze Welt hat sich WESTAF auf diese Krise eingestellt. Unser erster Schritt war, die Gesundheit und Sicherheit unseres Teams zu schützen. Wir sind am vergangenen Freitag, dem 13. März, in unsere Heimarbeitsplätze umgezogen. Diesen Freitag, den 20. März, haben wir unsere Homeoffice-Anordnung (WFH) bis zum 30. April verlängert. Das Leadership Resource Team (LRT) wird sich weiterhin jeden Wochentagmorgen per Videokonferenz treffen, um die Situation zu beurteilen. Zweitens haben wir sofort damit begonnen, alle unsere bevorstehenden Versammlungen, Engagements, Zuschüsse und andere Programmarbeiten zu verschieben, abzusagen oder auf Videokonferenzen umzustellen. Auch unsere Technologieunternehmen kommen mit den schweren Störungen zurecht, die wir alle erleben. In dieser nächsten Phase schließen wir uns mit Kunst- und Kulturpartnern im ganzen Land zusammen, um auf eine kriegsähnliche Basis zu wechseln und die Frage zu klären, wie Informationen und Notfallressourcen im gesamten Feld generiert und verteilt werden können. Die Bemühungen von WESTAF in allen diesen Bereichen werden im Folgenden ausführlicher beschrieben. 
Beim Durchsehen verschiedener Einladungen zu Webinaren zum Thema Notfallmaßnahmen und Links zu Ressourcen fiel mir insbesondere dieser Abschnitt aus einem Update der Utah Cultural Community auf: 
„Wir alle sind Zeugen einer Zeit in der Geschichte, von der noch Generationen erzählen werden. Eine solche Zeit erfordert die Kreativität und Widerstandsfähigkeit, die den Künsten und Geisteswissenschaften eigen ist. Niemand wird von den Auswirkungen von COVID-19 verschont bleiben. Obwohl wir erkennen, dass unsere Aufmerksamkeit in erster Linie der lebensrettenden Arbeit gewidmet werden muss, die jetzt stattfindet, müssen wir auch mehr tun, als einfach nur zu leben.“
Diese Zeit verlangt von uns tatsächlich mehr, als einfach nur zu leben. Wir sind ziemlich erschüttert von dem, was gerade passiert, aber wir ziehen auch enorme Kraft aus unseren Mitarbeitern und unseren Gemeinschaften. Eine der größten Stärken von WESTAF ist, wie wir Menschen zusammenbringen, und auch wenn wir im Moment nicht persönlich zusammen sein können, werden wir diese Zeit gemeinsam überstehen. 
Folgendes ist passiert:

Allianzen, Lobbyarbeit und politische Entwicklungen (DH)
Das Team für Allianzen, Interessenvertretung und Politik musste seine Aktivitäten angesichts der Coronavirus-Pandemie erheblich umorganisieren. Pläne zur Teilnahme am Baylor Global Forum on the Creative Economy und am Americans for the Arts Arts Action Summit und Arts Advocacy Day wurden abgesagt, nachdem diese Veranstaltungen von den Organisatoren abgesagt worden waren. Aufgrund der sich ausbreitenden neuartigen Coronavirus-Pandemie hat WESTAF auch die Anforderungen für das Pilotprogramm der Federal Advocacy Funds geändert, um den Empfängern mehr Flexibilität zu bieten, und diese Änderungen unserem Netzwerk mitgeteilt. Chrissy und David haben außerdem das Arts + the Rural West Seminar in einen dreistündigen virtuellen Workshop am 3. April umorganisiert und planen, je nach aktuellen Ereignissen im Herbst ein persönliches Treffen abzuhalten. Das Engagement und die Unterstützung für die Fortsetzung dieser Arbeit sind bei den regionalen und nationalen Organisationen, die zur Teilnahme eingeladen wurden, nach wie vor hoch, und ein für die Versammlung vorbereitetes Provokationspapier von WESTAF wurde gut aufgenommen. 
Der Fokus des Teams für Allianzen, Interessenvertretung und Politik hat sich nun auf die Verfolgung von Interessenvertretungs- und Politikentwicklungen (einschließlich Hilfspaketen) im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie und ihren Auswirkungen auf den Kunst- und Kulturbereich im Westen und auf nationaler Ebene verlagert. David arbeitet mit Teams in der gesamten Organisation (insbesondere Kommunikation und CVSuite) zusammen, um WESTAFs Botschaften zu den frühen und potenziellen Auswirkungen der Pandemie zu entwickeln. Dieses WESTAF-COVID-19-Update-Briefing fasst wichtige frühe Beobachtungen zusammen und bietet Ressourcen. Das Briefing wird in eine Webseite umgewandelt und zusammen mit einer WESTAF-Auswirkungsumfrage im Laufe dieser Woche in einer gezielten Kampagne an WESTAF-Netzwerke weitergegeben. Die Erkenntnisse werden im Laufe dieser Woche auch einem COVID-Reaktionskomitee für Kunst und Kultur in Colorado präsentiert.
Kunstaktivisten im ganzen Land unterstützen derzeit einen Vorschlag für ein Hilfspaket für die Künste in Höhe von 14 Billionen TP2, das vom National Endowment for the Arts verwaltet werden soll, und WESTAF ruft seine Netzwerke dazu auf, diese Kampagne zu unterstützen. Sollten sich diese Bemühungen als erfolgreich erweisen, sind staatliche Kunstagenturen und regionale Kunstorganisationen wahrscheinlich Kandidaten für die Auszahlung von Hilfsgeldern im ganzen Land – ein Thema, das bei einer bevorstehenden virtuellen Klausurtagung der Geschäftsführer und Vorsitzenden regionaler Kunstorganisationen erörtert wird. In einem größeren Kontext beraten das Weiße Haus und der Kongress über die Einzelheiten eines Bundeshilfspakets, das sowohl auf wichtige betroffene Branchen als auch auf private Steuerzahler abzielt und nach einigen Schätzungen etwa 14 Billionen TP2 kosten wird. Insbesondere in den am stärksten betroffenen Bundesstaaten der Region (gemessen an der Zahl der bestätigten Fälle), Washington, Kalifornien und Colorado, werden ebenfalls umfassende staatliche Hilfspakete erwogen und verabschiedet. Lokale Regierungen und private Wohltätigkeitsorganisationen stellen im Westen und auf nationaler Ebene ebenfalls kunstspezifische Hilfsgelder zur Verfügung. Christian und David werden nächste Woche die Geschäftsführer staatlicher Kunstagenturen per Telefonkonferenz zusammenrufen, um die Entwicklungen in der Region und auf nationaler Ebene sowie Vorgehensweisen für WESTAF zu besprechen.

FINANZEN UND VERWALTUNG (AH)
Das F&A-Team passt sich an die Arbeit von zu Hause aus an und unterstützt das ZAPP-Team bei der Bewältigung einer Welle von Kunstmesseabsagen. Die Teammitglieder helfen auf verschiedene Weise und legen längerfristige Projekte auf Eis, um bei der Priorisierung der Rückerstattungen und Absagen zu helfen. Darüber hinaus erstellt das Team einen Zeitplan, der festlegt, wann Finanzmitarbeiter im Büro sein müssen, um Schecks auszustellen, Einzahlungen vorzunehmen und Post abzuholen. Das Ziel wird sein, sicherzustellen, dass immer nur wenige Mitarbeiter im Büro sind, aber die Vorgänge, die eine Anwesenheit der Mitarbeiter erfordern, durchgängig stattfinden. In Bezug auf die Personalabteilung werden die Vorgesetzten über Änderungen der Personalgesetze und die großzügige Haltung von WESTAF hinsichtlich der Unterbringung von Mitarbeitern aufgrund von Kinderbetreuung oder gesundheitlichen Bedürfnissen informiert.

ALLGEMEINE GESCHÄFTSFÜHRUNG (SL, CV)
Die Geschäftsteams sind während des COVID-19-Ausbruchs auf Fernarbeit umgestiegen. Wir hatten das Glück, eine Arbeitsbelastung zu haben, die sich sehr leicht auf ein virtuelles Klima übertragen lässt. Die Hauptauswirkungen, mit denen wir zu kämpfen haben, sind auf die COVID-19-Beschränkungen zurückzuführen, die Kunden betreffen, die Festivals und Veranstaltungen organisieren. Viele dieser Veranstaltungen werden verschoben und abgesagt. Unsere Kunden erwarten von uns eine zuverlässige, vertrauenswürdige Ressource, die ihnen hilft, diese Zeiten zu meistern. Wir sind den internen Mitarbeitern, insbesondere den Teams von ZAPP und CaFÉ, sehr dankbar, die wirklich alles getan haben, um diese schwierigen Zeiten zu mildern. Wir arbeiten eng mit dem Marketing- und Kommunikationsteam zusammen, um unseren Kunden unsere Unterstützung effektiv zu vermitteln und die Tatsache hervorzuheben, dass WESTAF eine Dienstleistungsorganisation ist und unser Ziel darin besteht, alle Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen. 

CAFÉ (Wohnmobil, Wohnmobil)
Das CaFÉ-Team ist aktiv und engagiert für Kunden, die vom COVID-19-Ausbruch betroffen sind. Bis zum 17. März 2020 haben von den 225 offenen Anrufen nur 9 Kunden das Team über die Absage, Verschiebung oder Terminänderung ihrer Veranstaltung informiert. Es kommen auch weiterhin Anfragen zur Vereinbarung neuer Anrufe herein. Der erste Teil einer zweiteiligen E-Mail-Kampagne mit CaFÉ und Public Art Archive wurde am 13. März gestartet. Die Kampagne zielte auf öffentliche Kunstprogramme ab, um Leads für dieses Segment des Feldes zu generieren.

CVSUITE (SL, Lebenslauf)
CVSuite arbeitet mit dem Rural Arts Project der Wyoming Arts Alliance (WyAA) zusammen, einem Pilotprojekt, das die berufliche Entwicklung und Führung in den Künsten in ländlichen Gemeinden des Staates unterstützt. Die Gespräche mit WyAA umfassten Möglichkeiten, das CVSuite-Datentool, Snapshot-Berichte und Datentraining für das Projekt zu nutzen. WyAA kam zu dem Schluss, dass das Projekt am besten durch die Verwendung der Snapshot-Berichte unterstützt werden würde, die in der CVSuite-Lizenz für jede Gemeinde enthalten sind. Die Gemeinden werden die Berichte verwenden, um eine Basismetrik zur Bewertung ihrer wirtschaftlichen Stärken, Vermögenswerte und Lücken zu erstellen. Im weiteren Verlauf des Projekts wird das CVSuite-Team die beste zukünftige Ausrichtung der Partnerschaft bestimmen, z. B. die Bereitstellung spezialisierter Wirkungsberichte oder einer CVSuite-Lizenz, abhängig von den Ergebnissen des Pilotprojekts. Zwei E-Mails wurden an eine Liste der CVSuite-Benutzer gesendet, um die Veröffentlichung unserer neuen spezialisierten Wirkungsberichte anzukündigen. Aus dieser E-Mail-Kampagne haben wir vier Leads generiert. Das CVSuite-Team bespricht eine mögliche Partnerschaft mit Emsi hinsichtlich Beratungsmöglichkeiten. Das Team ist begeistert von dieser Entwicklung in der Zusammenarbeit zwischen CVSuite und Emsi. Wir hoffen, dass es im Kunstbereich mehr Möglichkeiten für datengesteuerte politische Entscheidungen geben wird.

GO SMART (JG)
GO Smart hat einen Vertrag mit einem neuen Kunden abgeschlossen, dem World Heritage Office von San Antonio. Das Büro wurde von einem unserer größten Kunden, dem Department of Arts & Culture der Stadt San Antonio, an GO Smart verwiesen. Das GO Smart-Team hat letzte Woche einige Entwicklungen veröffentlicht, die die Registerkarten und Unterregisterkarten des Verwaltungsportals der Site optimiert haben. Durch die Neuanordnung der Registerkarten und Unterregisterkarten wurden die Funktionen und Tools unter Überschriften zusammengefasst, die ihre Funktionalität klarer kennzeichnen und den Benutzern ein intuitiveres Erlebnis bieten. Eine Marketingkampagne, die diese Woche starten sollte, wird überarbeitet, um Ressourcen zur Unterstützung von Förderorganisationen während der COVID-19-Isolationsphase aufzunehmen. Die Kampagne könnte auf Anfang nächster Woche verschoben werden. 

ÖFFENTLICHES KUNSTARCHIV (LG)
PAA wird wahrscheinlich eine RFP für Los Alamos County, New Mexico, abschließen, um das Abonnement der Organisation für das PAA CMS zu sichern (nach Genehmigung des Public Art Board zur Ausstellung einer RFP). Aufgrund der COVID-19-Beschränkungen wurden jedoch mehrere Budgetsitzungen verschoben, was sich auf den Zeitpunkt der erwarteten Einnahmen für PAA-Verkäufe auswirken wird. PAA schließt die letzten Schritte zum Importieren und Veröffentlichen der Percent for Art Collection des Staates Oregon ab, die einen Stapel von über 2.000 Kunstwerken und 3.000 Bildern aus dem gesamten Staat darstellt. Diesem Import folgt die öffentliche Kunstsammlung der Stadt Coeur D'Alene, die fast 200 Kunstwerke umfasst, die mit von Trevor entwickelten Skripten für den Import vorbereitet wurden.

ZAPP (Lebenslauf)
Aufgrund der zunehmenden Besorgnis über das Coronavirus (COVID-19) und des kürzlich ausgerufenen Ausnahmezustands in den Vereinigten Staaten mussten viele unserer Kunden Veranstaltungen absagen, die für März bis Ende Mai geplant waren. Dies wirkt sich auf viele Geschäftsabläufe bei WESTAF aus, da wir mit den Shows daran arbeiten, ihre Künstler zu benachrichtigen und bei Bedarf Rückerstattungen zu verwalten. Stand 17. März 2020 hat ZAPP 32 Festivals abgesagt und 22 verschoben. Wir verfolgen diese Absagen oder Verschiebungen HIER. Der Zustand der ZAPP-Festivals wird in den kommenden Monaten Auswirkungen dieser Absagen haben, da viele Festivals und Künstler nicht in der Lage sind, Einnahmen zu erzielen, auf die sie stark angewiesen sind. Dies kann sich auch auf die Verlängerung zukünftiger Veranstaltungen auswirken, wenn Shows nach diesem unvorhergesehenen Großereignis nicht stattfinden können. Das ZAPP-Team überwacht diese Auswirkungen täglich. Die Auswirkungen dieses Verlusts werden für die Künstler, die ihren Lebensunterhalt durch den Festivalzirkus verdienen, größer sein. Wenn Sie Künstler in dieser Zeit unterstützen möchten, sehen Sie sich bitte das CERF+ Artist Safety Net an.

NATALIE SCHERLONG ÜBERNIMMT NEUE KOORDINATIONSVERANTWORTLICHKEITEN FÜR DIE STRATEGISCHE PLANUNG (CG)
Wir freuen uns, mitteilen zu können, dass die Vorstands- und Geschäftsführungskoordinatorin Natalie Scherlong einige zusätzliche Aufgaben und eine damit verbundene Rollenänderung zur Koordinatorin für strategische Planung, Vorstand und Geschäftsführung übernommen hat. Zu diesen neuen Aufgaben gehören die Beratung und Unterstützung bei der Identifizierung von Lücken in Abläufen und Verfahren im Zusammenhang mit dem strategischen Plan, die Unterstützung des gesamten Teams bei der Problemlösung und Entwicklung, um das Erreichen strategischer Ziele zu fördern, die Vertiefung des authentischen und nützlichen Engagements von Treuhändern und Mitarbeitern durch den strategischen Planungsprozess und die Zusammenarbeit mit der Marketing- und Kommunikationsabteilung, um die Markenbekanntheit durch Storytelling und überzeugende Inhalte zu steigern. Wir freuen uns sehr, dass diese voneinander abhängigen Aufgaben in Natalies Zuständigkeitsbereich fallen!

STATUS DER FÜR MAI GEPLANTEN VORSTANDSSITZUNG IN BOISE (CG)
Einige von Ihnen haben sich nach dem Status der für den 21. Mai in Boise, Idaho, geplanten Sitzung des WESTAF-Kuratoriums erkundigt. WESTAF hat sich hauptsächlich auf die Sitzungen im März und April konzentriert, und wir werden in den nächsten ein bis zwei Wochen prüfen, wie wir mit dieser Sitzung weitermachen. Wenn wir uns entscheiden, auf ein komprimierteres Videokonferenzformat umzusteigen, möchten wir Sie so bald wie möglich informieren. Ehrlich gesagt sieht es ziemlich wahrscheinlich aus, aber wir werden es so bald wie möglich offiziell nennen und Ihnen auf jeden Fall die Einzelheiten mitteilen.

EXEKUTIVES KOMITEE (CG)
Wir legen die Termine für die monatlichen Sitzungen des Exekutivausschusses bis Ende 2020 fest. Für März werden wir dem Exekutivausschuss diese Woche einen Kassenbestandsbericht, Notizen zum Kassenbestand sowie überarbeitete Prognosen vorlegen. Wir werden außerdem auf der Vollversammlung des Treuhänders im Mai viele weitere Neuigkeiten hierzu bekannt geben. 

Finanzielle Gesundheit (CG)
Es ist wichtig für Sie zu wissen, dass WESTAF bis Ende Februar (42% des gesamten Geschäftsjahres 2020) finanziell gesund war – über den Umsatzzielen und hinter den budgetierten Ausgaben. Dann geriet die ganze Welt ins Wanken. Wir werden das Exekutivkomitee weiterhin über unsere genaue Finanzlage auf dem Laufenden halten, während wir uns mit dem Trauma des Coronavirus für die Einnahmequellen der Organisation befassen und es bewältigen. Kurz- bis mittelfristig verfügen wir jedoch weiterhin über eine relativ sichere Liquiditätslage.
Haltet alle durch.
Mit Dankbarkeit und Optimismus,
Christian