Hallo WESTAF-Kuratorium!
Bei WESTAF ist gerade so viel los, daher freue ich mich riesig, Sie alle bei unserem virtuellen Meeting am kommenden Donnerstag, den 21. Mai, zu sehen. Vielen Dank für Ihr Engagement bei allen WESTAF-Angelegenheiten. Wir wissen, wie komplex und verwirrend die Navigation in dieser neuen Welt für uns alle geworden ist. Daher bedeutet es uns sehr viel und wir wissen es sehr zu schätzen, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Fachwissen auf WESTAF zu konzentrieren. Lassen Sie uns direkt loslegen:

WESTAF-VORSTANDSSITZUNGEN DIESEN MITTWOCH UND DONNERSTAG (CG)
Am Freitag erhielt der gesamte Stiftungsrat außerdem eine Tagesordnung und ein Paket für die virtuelle Sitzung des Stiftungsrats am Donnerstag, den 21. Mai von 14:00 bis 16:30 Uhr MDT. Auch die Exekutiv- und Entwicklungsausschüsse erhielten ihre Tagesordnungen und Vorstandspakete für ihre Sitzungen am Mittwoch, den 20. Mai. Ich bin ziemlich sicher, dass dies die erste vollständige und regulär angesetzte Sitzung des Stiftungsrats ist, die jemals per Videokonferenz abgehalten wurde. Wenn Sie das Paket nicht erhalten haben oder in letzter Minute noch Fragen zur Sitzung haben, wenden Sie sich bitte an mich oder Natalie Scherlong, und wir besorgen Ihnen alles, was Sie brauchen.

WESTAF-RÜCKKEHR-INS-BÜRO-PLAN (CG)
Letzte Woche hat WESTAF seinen Plan zur Rückkehr ins Büro offiziell an das gesamte WESTAF-Team herausgegeben. Wir haben diesen Prozess vor einigen Wochen mit einer Teamumfrage eingeleitet, um die Bereitschaft und das Interesse – als Gruppe und individuell – an diesem Prozess zu ermitteln. Mit diesen Daten haben wir den WESTAF-Plan zur Rückkehr ins Büro mit fünf zweiwöchigen Phasen formuliert. Wir werden in jeder Phase verbleiben, voranschreiten oder uns zurückziehen, wobei wir uns die zweiwöchige kumulative Inzidenzrate und die aktuelle Epidemiekurve ansehen, die regelmäßig vom Department of Public Health & Environment und dem State Emergency Operations Center für Colorado aktualisiert werden. Der Ansatz der zweiwöchigen Phasen orientiert sich an den Gating-Kriterien der CDC-Richtlinien. An jeder zweiwöchigen Markierung werden wir bestimmen, ob wir in unserer aktuellen Phase verbleiben, in die nächste Phase übergehen oder in eine vorherige zurückgehen müssen. Ab Montag, dem 18. Mai, werden wir mit der Überwachung unserer ersten zweiwöchigen Phase beginnen. Während dieser Zeit werden wir in unserem aktuellen WFH-Status verbleiben. Wenn die Daten eine ermutigende Verbesserung anzeigen, werden wir Phase 1 am Montag, dem 1. Juni, starten. Wenn nicht, werden wir es nicht tun. Wie wir bereits in anderen Ländern, Staaten und Bezirken, einschließlich Denver, gesehen haben, sind Spitzen bei den neuen Coronavirus-Fällen wahrscheinlich, daher möchte ich betonen, dass wir es nicht eilig haben. Wir werden in jeder Phase geduldig und besonnen vorgehen. Es gibt keine Eile. Vertrauen ist sehr wichtig, daher bleibt es jedem Mitarbeiter überlassen, wie sehr er sich an dem Plan beteiligt, wenn überhaupt, oder ob die persönlichen Umstände dies überhaupt zulassen, jetzt oder später. „Warum also das alles tun?“ ist eine Frage, mit der wir uns auseinandergesetzt haben. Nun, wir müssen in der Lage sein, unsere Fortschritte und Rückschläge zu messen, zu verfolgen und aufzuzeichnen. Wir müssen auf dem Weg dorthin Benchmarks festlegen, und wir brauchen einen Rahmen für eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis in Bezug auf Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen, wenn wir darüber sprechen, wie eine Rückkehr zum normalen Büroleben aussehen könnte. Auf unbestimmte Zeit abzuwarten, ohne überhaupt einen Plan zu haben, kann auch eine eigene Quelle der Angst sein. Wir wurden auch durch eine kurze Videobotschaft an alle Mitarbeiter von der Treuhändervorsitzenden Tamara Alvarado aufgemuntert, die großartig war!

WESTAF COVID-19-ANTWORT (DH)
Für die WESTAF COVID-19 Arts Impact Survey gingen 783 Antworten ein, und dieser Berichtsentwurf analysiert die endgültigen Umfrageergebnisse. Die Umfrage endete am 1. Mai, und die vollständigen Ergebnisse werden später in diesem Monat veröffentlicht. Die ersten Ergebnisse wurden mit staatlichen Kunstagenturen und staatlichen Kunstinteressenvertretern in der gesamten Region geteilt und in WESTAFs Beitrag zur ersten gemeinsamen RAO-Einreichung an die Mellon Foundation verwendet. WESTAF überarbeitet weiterhin die COVID-19-Update- und Ressourcen-Webseiten auf unserer Website, und eine Präsentation/ein Briefing, das tiefere Einblicke bietet, wird ebenfalls wöchentlich überarbeitet und weiterhin mit Kunstdienstleistungsorganisationen und Kunstförderern im Westen und auf nationaler Ebene geteilt, während wir Möglichkeiten diskutieren, dem Bereich Hilfe zu leisten. Sowohl die COVID-19-Ressourcen- als auch die COVID-19-Update-Seite waren im März und April die Top-Hits auf der WESTAF-Website, und kumulativ hatte die Update-Seite 822 Seitenaufrufe und die Ressourcen-Seite 3.849 Seitenaufrufe.

WESTAF CARES HILFSFONDS FÜR ORGANISATIONEN (CD)
Die Bewerbungsfrist für den WESTAF CARES Relief Fund for Organizations endete offiziell am Montag, den 11. Mai. Angesichts von über 400 Bewerbern aus allen 13 Bundesstaaten entschied das Team, dass es sinnvoll wäre, die Frist für drei Bundesstaaten mit einer geringen Anzahl an Bewerbungen – Alaska, Nevada und Wyoming – zu verlängern. In der Woche vom 18. Mai werden Chrissy und Madalena die Bewerbungen abschließen und sich auf die nächste Phase des Prozesses vorbereiten, in deren Verlauf an drei Tagen – vom 15. bis 17. Juni – vier separate Gremien mit jeweils 16 Freiwilligen aus den 13 Bundesstaaten der WESTAF-Region einberufen und einberufen werden. Die endgültigen Finanzierungsempfehlungen werden in der letzten Juniwoche abgegeben, die Genehmigung und Bekanntgabe erfolgt bis Ende des Monats.
WESTAF UNTERSTÜTZUNG STAATLICHER MASSNAHMEN ODER STAATLICHER KUNSTAGENTUR-BUDGETS (DH)
WESTAF arbeitet mit staatlichen Kunstagenturen in der gesamten Region zusammen, die mit geplanten Budgetkürzungen rechnen oder bereits konfrontiert sind. Vor Kurzem haben wir auf eine Anfrage von Colorado Creative Industries (CCI) reagiert, in der wir aufgefordert wurden, Handlungsempfehlungen für die Empfehlung des Joint Budget Committee vorzulegen, die Überweisung von Glücksspielgeldern an die Agentur einzustellen. Diese Maßnahme hätte ohne einen anderen Vorschlag für eine Weiterfinanzierung zur Einstellung des Betriebs von CCI geführt. In enger Zusammenarbeit mit der staatlichen Interessenvertretung Arts for Colorado und dem von WESTAF unterstützten Lobbyisten in Colorado hat WESTAF Appelle an die JBC- und Arts Caucus-Abgeordneten des Staates geschickt und sie respektvoll gebeten, die staatliche Finanzierung von CCI fortzusetzen. WESTAF hat auch eine Interessenvertretungswarnung an unsere Netzwerke in Colorado organisiert, um sie zu ermutigen, ihren Abgeordneten zu schreiben und ihre Unterstützung für CCI zum Ausdruck zu bringen. (Dieser Advocacy-Alarm hatte eine Öffnungsrate von 41,81 TP3T und eine Klickrate von 19,51 TP3T, und MarComms arbeitet eng mit Alliances, Advocacy und Policy zusammen, um diese schnell gestartete Kampagne zur Entwicklung einer Strategie für zukünftige Kampagnen zu nutzen.) Am Montag, dem 11. Mai, enthüllte der Direktor des Office of State Planning and Budgeting von Colorado eine neue, alternative Empfehlung, die eine (wenn auch reduzierte) CCI-Finanzierung aus den allgemeinen Mitteln vorsieht. Anlass war eine Frage des Senators von Colorado, Zenzinger, der berichtete, eine beträchtliche Anzahl von Briefen von Kunstaktivisten erhalten zu haben. WESTAF beobachtet die Situation weiterhin und ist bereit, mit weiteren Maßnahmen zu reagieren. WESTAF befindet sich auch in Gesprächen mit Kunstaktivistengruppen in der Region über koordinierte Maßnahmen in ihren Staaten im Zusammenhang mit Sondersitzungen der Legislative, bei denen die Staatsfinanzen geprüft werden, die sich nachteilig auf die Budgets der staatlichen Kunstagenturen auswirken könnten.
WESTAF-POLITIK FÜR ÖFFENTLICHES ENGAGEMENT UND ADVOCACY (DH)
Da David weiß, dass WESTAF sein öffentliches Engagement und seine Advocacy-Aktivitäten verstärkt, hat er einen Entwurf für eine Richtlinie zum öffentlichen Engagement und zur Advocacy-Arbeit zur Genehmigung durch den Vorstand entwickelt. Darin wird die Position von WESTAF hinsichtlich der Abgabe öffentlicher Stellungnahmen, der Verwaltung von Advocacy-Finanzierungsprogrammen und der direkten Advocacy-Arbeit klargestellt, konsolidiert und kommuniziert.
REGIONAL ARTS RESILIENCY FUND (CG) DER VEREINIGTEN STAATEN
Wie bereits berichtet, gründen die US RAOs einen Resilienzfonds, der mit einem Zuschuss von $10MM der Andrew W. Mellon Foundation ausgestattet ist und nicht-additionale Zuschüsse an Kunst- und Kulturorganisationen in den gesamten USA vergibt, die aufgrund der COVID-19-Pandemie mit wirtschaftlichen Schwierigkeiten konfrontiert sind. Der Fonds richtet sich an ländliche und städtische Organisationen mit landesweiter, regionaler oder nationaler Wirkung. Die Zuschüsse liegen zwischen $30 und 75K und unterstützen kleine und mittelgroße Kunstorganisationen aller künstlerischen Disziplinen, insbesondere solche, die historisch unterfinanziert sind, und solche, die unterfinanzierte Bevölkerungsgruppen, Gemeinschaften und Kunstformen vertreten. Der Fonds kann Ausgaben im Zusammenhang mit dem allgemeinen Betrieb, Sofortmaßnahmen, der Planung zukünftiger Szenarien, der Unterstützung des Bedarfs an neuen Medien, Hilfe bei den Kosten für Kooperationen und Kosten im Zusammenhang mit der Unterstützung von Organisationen bei der Neugestaltung ihrer Arbeit und der Steigerung ihrer Widerstandsfähigkeit finanzieren. Er wird sich auf vertrauensbasierte Philanthropie stützen und Organisationen und ihren Führungskräften Flexibilität bieten, damit sie die Mittel auf ihre dringendsten Bedürfnisse und Möglichkeiten richten können. Und es wird die laufenden Bemühungen unseres Fachgebiets vorantreiben, neue, gerechte Finanzierungssysteme zu schaffen und zu unterstützen. Die RAOs planen, weiterhin Spenden für den Fonds zu sammeln, mit dem Ziel, in den nächsten 1–2 Jahren mindestens $2,5–$5MM an zusätzlichen Mitteln zu sammeln.
WESTAF BETEILIGTE SICH AN DISKUSSIONEN ÜBER PROGRAMME IM WPA-STIL AUF REGIONALER UND NATIONALER EBENE (DH)
Angeregt durch Gespräche des RAO mit Michael Orlove, Direktor für staatliche, regionale und lokale Partnerschaften und internationale Aktivitäten beim Arts Endowment, trafen sich Christian und David mit Rachel Chanoff, Direktorin von The Office Performing Arts + Film, einer unabhängigen Kurator- und Produktionsfirma mit Sitz in New York und London, die ein Konzept für ein Artists at Work (AAW)-Programm entwickelt hat, das einzelne Künstler unterstützt, die in Kulturzentren arbeiten, zunächst durch ein Pilotprojekt in West-Massachusetts. David hat diejenigen im WESTAF-Netzwerk, die an ähnlichen Initiativen in Staaten der Region arbeiten, mit The Office in Verbindung gebracht und spricht mit Randy Engstrom, Direktor des Office of Arts and Culture der Stadt Seattle, der dort ein Programm im Stil der Works Progress Administration (WPA) vorgeschlagen hat, das Kunstunterricht, Kunst und psychische Gesundheit sowie öffentliche Kunst umfasst. Christian und Torrie Allen, Geschäftsführerin von Arts Midwest, wurden eingeladen, einer nationalen Arbeitsgruppe beizutreten, die das Potenzial für die Entwicklung eines solchen Programms auf nationaler Ebene ausloten wird. WESTAF hat den an dieser Arbeit beteiligten Netzwerken einige Empfehlungen und Informationen bereitgestellt und wird diese mögliche neue Richtung in der Kulturpolitik erkunden, die auf Vorgängern wie dem Federal Project One des WPA und den Community-Arts-Programmen des Comprehensive Economic and Trade Agreement aufbaut, die beide Arbeitsplätze und öffentliche Bauprogramme nutzten, um Künstler zu beschäftigen und Community-Arts, öffentliche Kunst und soziales Engagement zu unterstützen. 
WESTERN ARTS ADVOCACY NETWORK – WAAN (DH)
Monatliche WAAN-Telefonate sind bis Juni geplant und Notizen der Diskussion des ersten Treffens wurden mit dem Netzwerk geteilt. Am ersten Treffen am 24. April nahmen Leiter der Alaska Arts & Culture Foundation, des Alaska State Council on the Arts, von Arizona Citizens for the Arts, Arts for Colorado, Californians for the Arts, der Idaho Commission on the Arts, von Inspire Washington, des Nevada Arts Council, der Utah Cultural Alliance und der Wyoming Arts Alliance teil. Leiter von Montana Cultural Advocacy, Cultural Alliance Nevada, Creative New Mexico und Cultural Advocacy Coalition (Oregon), die ebenfalls Mitglieder des Netzwerks sind, aber am ersten Telefonat nicht teilnehmen konnten, wurden per Telefon und E-Mail kontaktiert. 
WESTAF CARES NÖRDLICHE MARIANENINSELN (DH)
Wie bereits berichtet, hat das Arts Endowment WESTAF gebeten, die CARES-Hilfsmittel für die Nördlichen Marianen zu verwalten. Die Planung für das WESTAF CARES-Programm für die Nördlichen Marianen hat begonnen, und Chrissy, Madalena und David führen ein Folgegespräch mit Parker Yobei, dem Geschäftsführer des Commonwealth Council for Arts and Culture. Anschließend werden Einzelheiten zu den Förder- und Überprüfungskriterien, Richtlinien und dem Zeitplan des Programms festgelegt.
TOURWEST (CD)
Das TourWest-Team (Lani Morris, Chrissy Deal, Madalena Salazar) hatte eine erfolgreiche Orientierung mit den sieben Panelisten, die diesen Monat im Vorfeld der Panelsitzung am 18. Juni über 250 TourWest-Bewerbungen prüfen werden. Diese kurze „Auszeit“ wird es dem Team ermöglichen, einen Teil seines Fokus auf die Stipendiaten aus dem Jahr 2019 zu richten, die unter den Auswirkungen von COVID-19 auf Veranstaltungsorte und Veranstalter der darstellenden Künste leiden.
STRATEGISCHER PLAN (NS)
Letzte Woche hatte Natalie Scherlong produktive Treffen mit Leah und David. Seitdem führt sie ihre eigene strategische Forschung durch und verarbeitet die ihr zur Verfügung gestellten Ressourcen, um die nächsten Schritte zu identifizieren, mit denen die Arbeit der Kohorten vorangebracht werden kann. In der Zwischenzeit hat Natalie neue Vollzeitmitarbeiter in die Kohorten aufgenommen, die ihren Interessengebieten am ehesten entsprechen. Da die Vorstandssitzung schnell näher rückt, hat sie sich stark auf diese Vorbereitungen konzentriert, und Natalie freut sich darauf, dem Vorstand nächsten Donnerstag ihr erstes Update zur strategischen Planung vorzulegen. 
FINANZEN UND VERWALTUNG (AH)
WESTAF hat ein Paycheck Protection Program-Darlehen in Höhe von insgesamt $377.000 erhalten. Das Team wird sich dafür einsetzen, dass die von der Small Business Administration und der USBank geforderten Unterlagen zur Schuldenerlassung eingereicht werden. Es wird erwartet, dass WESTAF ungefähr $346.000 dieses Darlehens für zulässige Ausgaben verwenden und den Rest zurückzahlen wird, sofern die Darlehensbedingungen nicht gelockert werden. Das Team bereitet ein Upgrade des Finanzservers und von Great Plains, unserer Buchhaltungssoftware, vor. Das Upgrade wird diesen Montag und Dienstag stattfinden, wenn beide Systeme ausgefallen sind. Becca arbeitet weiterhin mit Christian am Plan für die Rückkehr ins Büro und der entsprechenden Logistik. Amy erstellt die Haushaltsdokumente für das GJ21, die von den Mitarbeitern verwendet werden, um bis Ende Juni ihre Budgets zu erstellen. Der Zeitplan für das Budget wird bei der Vorstandssitzung im Mai überprüft. 
ALLGEMEINE GESCHÄFTSFÜHRUNG (SL, CV)
Die Geschäftsteams haben mit der ersten Planung für das Budget für das GJ21 begonnen. Basierend auf dem strategischen Plan von WESTAF haben die Geschäftsteams OKRs (Objectives and Key Results) als Tool zur Festlegung von Zielen implementiert, um die Ausrichtung und Transparenz bei der Verfolgung ehrgeiziger Ziele im GJ20 zu maximieren. Für die Budgetplanung im GJ21 werden die Geschäftsteams die OKRs aus dem GJ20 überprüfen, um Erfolge und Herausforderungen zu bewerten und so die Pläne für das nächste Jahr zu erstellen. Nachdem sie den OKR-Prozess eingesetzt haben, um einzelne SaaS-Produktinitiativen mit dem strategischen Plan in Einklang zu bringen, werden die Geschäftsteams die OKRs für das GJ21 auf finanzielle Auswirkungen überprüfen und diese Auswirkungen bei der Entwicklung ihres Budgets für das GJ21 berücksichtigen. 
CAFE (Lebenslauf)
CaFE veranstaltet ein kostenloses, monatliches Administrator-Webinar darüber, wie Administratoren eine bessere Anwendung erstellen können. Diese Webinare sind Teil unserer laufenden Bemühungen zur Kundenbindung. Im April verzeichneten wir nur geringe Verkäufe, da wir nur einen neuen Kunden gewinnen konnten. Wir hoffen, mit einer kürzlich gestarteten Marketingkampagne, die sich an ehemalige CaFE-Kunden richtet, wieder auf die Beine zu kommen. Die Kampagne, die Direktwerbung an eine Zielgruppe und Videowerbung umfasst, konzentriert sich stark darauf, warum die Entscheidung für CaFE auch bedeutet, die Künste zu unterstützen. Wir haben Kenneth Cho als unseren neuen Vertriebskoordinator für CaFE und ZAPP eingestellt. Cho ist vor kurzem aus der Gegend um Washington nach Denver gezogen und verfügt über langjährige Erfahrung im Inbound- und Outbound-Vertrieb in der Lebensmittel- und Reisebranche. 
CVSUITE (KE)
Das CVSuite-Team startet eine neue Initiative für COVID-19-Auswirkungsberichte und entwickelt Strategien, wie diese Initiative als Service von CVSuite integriert werden könnte. Wir haben Berichte für Colorado, Kalifornien und Washington erstellt. Die Berichte werden zunächst über unsere Richtliniennetzwerke verbreitet. Das Team hat sich entschieden, diese Initiative umzusetzen, bevor es mit unseren geplanten Marketingprojekten fortfährt, um besser auf COVID-19 reagieren zu können. Letzte Woche haben wir einen Fehler bei den Specialized Impact Reports entdeckt, der auf eine unangekündigte Änderung der County-Code-Kennungen des CVSuite-Datenanbieters Emsi zurückzuführen war. Aufgrund der langsamen Reaktion von Emsi verzögerte sich die Lösung um einige Tage, das Problem ist jedoch jetzt behoben. 
GO SMART (JG)
GO Smart hatte zwei vielversprechende Demos mit dem Matanuska-Susitna Borough in Alaska, einem potenziellen Kunden, der einen Jahresumsatz von bis zu $5.250 erzielen könnte. Der Borough erhielt unsere Marketingkampagne mit einem Rabatt auf COVID oder neue Programme und Jessica folgte weiterhin mit Angeboten, bis der Borough sich meldete. TourWest wurde am 1.5.20 erfolgreich ohne technische Probleme abgeschlossen und die Orientierung der Diskussionsteilnehmer verlief gut. Das WESTAF CARES-Stipendium begann am 6. Mai und endete am 11. Mai um 17:00 Uhr aufgrund der überwältigenden Resonanz. Für das Stipendium gingen 415 Bewerbungen ein. Jessica arbeitete eng mit dem Team für soziale Verantwortung und Inklusion zusammen, als es den Prozess anpasste, um die Anzahl der Bewerbungen von berechtigten Organisationen aus den Staaten zu erhöhen, die nur wenige Bewerber im Pool hatten.  
ÖFFENTLICHES KUNSTARCHIV (LG)
PAA hat als Reaktion auf COVID-19 große Anstrengungen unternommen, um öffentliche Kunstprojekte und die Auseinandersetzung mit bestehenden öffentlichen Kunstsammlungen zu dokumentieren. Diese Sammlungen werden auf der Website des Public Art Archive verfügbar sein und auf einer spezifischen, wachsenden Ressourcenseite für das Fachgebiet und verwandte Fachgebiete zusammengefasst. Wir haben bisher eine großartige Resonanz aus dem Fachgebiet erhalten und planen, die Arbeit von Mural Arts Philadelphia, Carson City, Lancaster, PA, Forecast Public Art und Muros aus Chicago deutlich hervorzuheben. PAA ist dabei, einen neuen Kunden, Lancaster Public Art, zu gewinnen, der das CMS und die Collection Showcase-Funktionen abonnieren wird.
ZAPP (Lebenslauf)
Während wir uns weiterhin mit Absagen befassen, skizzieren wir auch die Arbeit, die für das Geschäftsjahr 21 getan werden muss, um die Bedürfnisse der abgesagten Shows von 2020 zu erfüllen. Dazu gehören betriebliche Änderungen bei Verträgen und Zahlungsoptionen sowie Änderungen der Systemfunktionalität, die für mehr Transparenz hinsichtlich der tatsächlichen Verfügbarkeit von Standflächen bei Veranstaltungen sorgen. Wir arbeiten auch an Spezifikationen für eine Künstlergalerie pro Show, die als visuelle Darstellung aller für eine Veranstaltung ausgewählten Künstler dienen soll. Obwohl dies auf Show-Websites üblich ist, hat dies aufgrund der Notwendigkeit, persönliche Veranstaltungen in virtuelle Veranstaltungen umzuwandeln, eine höhere Priorität erhalten. Wie oben erwähnt, haben wir Kenneth Cho eingestellt, um unsere Vertriebsbemühungen für ZAPP und CaFE zu leiten. Er beginnt am 1. Juni bei WESTAF.

Wir sehen uns am Donnerstag!

Mit Dankbarkeit,

Christian