Sehr geehrte Treuhänder,
Es ist wieder soweit! Zunächst einmal freue ich mich sehr, die Ankunft von Ryder in der WESTAF-Familie bekannt zu geben! Weitere Einzelheiten finden Sie weiter unten im Abschnitt „Technologie und Innovation“. Und ich bin sicher von einer unglaublichen Reise nach Bhutan zurückgekehrt. Wirklich ein Ort wie kein anderer. Wenn Sie Fotos sehen möchten, lassen Sie es mich wissen! Apropos Fotos: Hier sind einige gute von unserem Oktobertreffen in Denver, darunter das Treuhändertreffen, die Galeriesitzung und unsere Zeit mit dem MAC. 
Hier sind einige Updates der letzten zwei Wochen, die größtenteils vom hervorragenden Leadership Resource Team bereitgestellt wurden (danke an alle). Lassen Sie uns direkt loslegen.

ALLIANZEN, VERTRETUNG UND ÖFFENTLICHE POLITIK
Das Alliances-Team hat das Advocacy Funds-Programm für das GJ20 mit einer Frist im Dezember gestartet. Alliances leitet derzeit das bevorstehende Executive Director Forum in Reno, NV im Januar 2020. Das Alliances-Team arbeitet außerdem an einer Strategie zur Unterstützung der bundesstaatlichen Advocacy-Aktivitäten im Jahr 2020, die den Partnern in den westlichen Bundesstaaten bald bekannt gegeben wird. David Holland, Direktor für öffentliche Ordnung, nahm vom 7. bis 9. November am Arts Summit: Equity in the Arts des Wyoming Arts Council teil, wo er sich mit Mitgliedern der Wyoming Arts Alliance und anderen Kunstführern im ganzen Staat traf.

FINANZEN & VERWALTUNG
Die Finanz- und Verwaltungsabteilung konzentriert sich auf die Vorbereitung der Jahresabschlussprüfung sowie auf größere Änderungen in der Abteilung. Lauren Wilson verwaltet jetzt alle Kundenaktivitäten für ZAPP und CaFE sowie alle Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungen und wird von unserer neuen Teilzeitmitarbeiterin Jessica Martinez unterstützt. Lauren hat den Übergang gut gemeistert, aber es ist ein großes Arbeitspensum, während sie gleichzeitig Jessica einarbeitet. Becca Dominguez hat die gesamte Personalverwaltung von Becky Brown übernommen und konzentriert sich jetzt auf das Erlernen von Betriebsabläufen und Büromanagement von Seyan Lucero und Janae De La Virgen. Amy Hollrah und Becky konzentrieren sich fast ausschließlich auf die Prüfungsvorbereitung: Die Finanzdaten von WESTAF und ZAPP müssen zum Jahresende von der Kassenbuchhaltung in die Periodenabgrenzung umgewandelt werden. Die Prüfer verlangen, dass alle Dokumente bis Mitte November auf ihre Site hochgeladen werden. Sobald der Großteil der Prüfungsarbeit erledigt ist, wird sich das Team auf Verbesserungen und Innovationen für das Geschäftsjahr 20 konzentrieren.

VERANTWORTUNG & INKLUSION
Chrissy Deal und ihr Team (Madalena Salazar und bald auch Lani Morris) bereiten sich auf ein arbeitsreiches Jahresende und den Jahresanfang 2020 vor. Chrissy beendet die Zusammenarbeit von WESTAF mit Zoo, Arts & Parks in Salt Lake County, Utah, und wird den zusammenfassenden Bericht und die Empfehlungen später in diesem Monat mit deren Leitung durchgehen. Sie und Madalena werden den Zuschussantrag für TourWest fertigstellen, um ihn für den Start Mitte Januar 2020 vorzubereiten, und mit Seyan Lucero einen Schulungsplan entwickeln, um Lani auch auf ihre neue Rolle als Zuschusskoordinatorin im Januar vorzubereiten. Schließlich arbeitet Chrissy an einer spannenden Zusammenarbeit mit South Arts, unserer regionalen Kunstorganisation, die mit 9 staatlichen Kunstagenturen zusammenarbeitet, um ein Emerging Leaders of Color-Programm für farbige Kunstverwalter in der Region zu initiieren. Chrissy und die Dozenten des Programms – Salvador Acevedo, Tamara Alvarado und Margie Johnson Reese – möchten gerne Kontakte zu aufstrebenden Führungspersönlichkeiten außerhalb der WESTAF-Region knüpfen und freuen sich darauf, unsere Beziehung zu South Arts bei einem so wichtigen Vorhaben zu stärken.

MARKETING & KOMMUNIKATION
Das MarComm-Team (mit so vielen tollen Bildern von der Vorstandssitzung!) hat eine Online-Fotogalerie sowie eine Facebook-Seite erstellt, um der Website und den sozialen Medien etwas Persönlichkeit zu verleihen. Sie haben auch die Novemberausgabe der Update Notes von WESTAF entworfen und verschickt und mit der Planung für die gemeinsame Sitzung des ED Forum und des Board of Trustees begonnen, die diesen Januar in Reno stattfinden soll. Außerdem laufen die Planungen für eine E-Mail-Marketingkampagne für CaFE und eine Inhaltsstrategie für den Blog, außerdem wird ein Marketingplan für die Emsi-Berichtsangebote von CVSuite erstellt. Das Team erstellt außerdem ein System zur Verfolgung von Marketingmetriken für alle technischen Projekte, um die Kampagnenleistung für Initiativen zu messen, deren Einführung im zweiten Quartal geplant ist. 

TECHNOLOGIE & INNOVATION
Diese Woche war die erste Woche, in der Adam Sestokas aus dem Vaterschaftsurlaub zurück ist. Ryder wurde mit 21,5 Zoll und 8 Pfund 9 Unzen geboren. Er ist derzeit 23 Zoll groß und erreicht den zweistelligen Bereich. Bild unten! Das Technologieteam hat in der vergangenen Woche seine Arbeit intensiviert und sich wieder auf das konzentriert, was fertiggestellt werden muss und was für das erste Quartal Priorität hat. Die Funktionsplanung für CaFE und ZAPP wurde fortgesetzt, wobei in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Teams Wireframes erstellt wurden, darunter eine neue Administratoroberfläche für CaFE und Frühbucher-/Spätgebühren-Modelle für ZAPP. Das Team hat einige Teile dieser Spezifikationen implementiert, um ihre technische Praktikabilität sicherzustellen. Am Mittwoch kam es zu einem Site-Ausfall bei CVSuite, der bis 17 Uhr desselben Tages behoben wurde. CVSuite wird demnächst von einer College-Klasse verwendet, daher wird an der Infrastruktur gearbeitet, um die zu erwartende zusätzliche Nutzung zu ermöglichen. Ein Fehler im Zusammenhang mit statistischen Metropolregionen wurde aufgespürt. Das Public Art Archive hat zwei neue Kunden mit bedeutenden Sammlungen, einer davon mit über 5.000 Werken. Das Technikteam überprüft die Ressourcenbeschränkungen für den Importvorgang und verifiziert, wie wenig manuelle Importarbeit erforderlich ist. Das Team arbeitet daran, die Version 5.2 von Collection Management mit all seinen Onboarding-Tools zu testen. GOSmart hat Probleme mit seinem Paneling-Prozess gelöst. Das Team arbeitet mit Brownrice zusammen, um sicherzustellen, dass alle Qualitätsprobleme behoben werden, und überprüft, auf welchen Geräten und Geräteversionen Benutzer Paneling durchführen, die keine Desktop-Computer sind. Die interne Entwicklung und das Wissen über die GO Smart-Anwendung nehmen mit jeder Woche zu, aber es ist ein System, an dem viele Jahre lang gearbeitet wurde. Kleinere Tickets werden vom internen Team fertiggestellt und die Codebasis wird vom internen Team dokumentiert. 

BÜROTECHNIK
Die Arbeit im Büro geht weiter und die Konferenzräume werden auf ihre praktische Eignung für Verkaufsdemos überprüft. Wir werden an Standorten arbeiten, die den Bedürfnissen unserer Mitarbeiter entsprechen. Das Betriebsteam hat mit der Planung begonnen, die Computer auszumustern, die den Mitarbeitern in den letzten 7 Jahren gute Dienste geleistet haben. Das aktuelle Telefonsystem stellt einige Herausforderungen für den Betrieb im 21. Jahrhundert dar. Das Team arbeitet daran, die ältere Telefonausrüstung zu ersetzen und zusammenzuflicken, bis wir auch die Telefonsysteme wechseln können.
ALLGEMEINE GESCHÄFTE
Nach einem großartigen Treffen mit dem Kuratorium im Oktober sind das Geschäftsteam und die Produktmanager voller Tatendrang, ihre Ziele und Schlüsselergebnisse voranzutreiben, die in Asana, einem Aufgabenverwaltungssystem, das wir bei WESTAF verwenden, verfolgt werden. Asana hat sich bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und Ressourcenzuweisung als hilfreich erwiesen. Die gesamte Geschäftsabteilung wird sich im ersten Quartal auf die Planung und das Erfassen von Kennzahlen konzentrieren.  

CAFE
Das CaFE-Team überarbeitet den E-Blast-Erfüllungsprozess und die Preisgestaltung, um den Anforderungen der Kundenbudgets und Personalressourcen besser gerecht zu werden. CaFE erzielte im Geschäftsjahr 2019 einen E-Blast-Umsatz von $19k – allerdings nicht ohne den Einsatz einer Menge engagierter Mitarbeiter. Wir glauben, dass wir den Service noch weiter verfeinern und neu starten und den Umsatz um mindestens 30% steigern können. 

CVSUITE
Das CVSuite-Team wird sich am 4. Dezember in Denver mit Emsi treffen, um an einem Datentraining teilzunehmen und sich dem neuen Direktor für strategische Partnerschaften vorzustellen. David Holland vertritt CVSuite auch weiterhin durch seine Teilnahme an Rundtischgesprächen der neuen Creative Economy Advisory Group von Americans for the Art. Das Team hatte ein offizielles Übergabetreffen, um die Umsetzung der Lehrplaneinführung zu operationalisieren. Für die Einführung in den Klassenzimmern wurde ein vorläufiger Termin im August 2020 festgelegt, mit Kommunikationsmeilensteinen im Januar 2020 für die Verteilung und Betatests. 

WERDEN SIE SMART
GO Smart ist auf Kurs, die Umsatzziele für das erste Quartal zu erreichen. Wir führen weiterhin Gespräche und Demos mit der Black Belt Community Foundation, obwohl wir mit dieser Organisation keinen Kontakt mehr haben. Wir warten auf eine Antwort von Andrea Noble-Pelant aus Alaska, nachdem sie ihre Verlängerungsunterlagen geschickt hat.
ÖFFENTLICHES KUNSTARCHIV
Das PAA-Team gewinnt zwei neue Kunden für das Collection Management System, was zusammen einen neuen Umsatz von $6.000 ergibt. Die Kunden sind Mural Arts Philadelphia und das Santa Monica Office of Cultural Affairs. Beide Kunden werden auch die Funktion Collection Showcase abonnieren. 

ZAPP
ZAPP verzeichnete im Oktober einen Anstieg der Bewerbungseinreichungen um 101 TP3T, ein positives Zeichen für den Beginn des neuen Geschäftsjahres. Wir haben auch ein Treffen mit dem American Craft Council anberaumt, einem ehemaligen Kunden, der zu einem Konkurrenten gewechselt ist, um über Neuigkeiten bei ZAPP und die Möglichkeit zu sprechen, ihre landesweit bekannten Shows wieder zu ZAPP zu bringen.