Grüße Treuhänder:

Wir bereiten uns auf die Treuhändersitzungen am kommenden Mittwoch, den 28. Oktober, und Donnerstag, den 29. Oktober, vor und können es kaum erwarten, Sie dort zu sehen … auf Zoom! Wir haben eine vollgepackte Tagesordnung und sind sehr gespannt auf das, was uns erwartet. Bevor wir loslegen, wollte Deborah Jordy, die Geschäftsführerin des SCFD in Denver, dass führende Vertreter der Kunstszene in Colorado diesen Meinungsbeitrag in der Washington Post mit ihren Gremien und Netzwerken teilen, in dem es um die Rolle geht, die Konservative dabei spielen könnten, den darstellenden Künsten zu helfen, diese Pandemie zu überleben. Es ist kein perfekter Meinungsbeitrag – für jeden ein bisschen zu sehr auf die Stadt/Küstenelite ausgerichtet –, aber ich denke, dass der konservative Blickwinkel hier wichtig ist, weil er eine Art grundlegende Argumentationsebene dafür darstellt, warum wirtschaftliche Hilfe für die darstellenden Künste für die Kreativwirtschaft so wichtig ist.

Lassen Sie uns diesen zweiwöchentlichen Newsletter mit einigen wirklich tollen Neuigkeiten beginnen, falls Sie sie noch nicht gehört haben …
DIE PACKARD FOUNDATION BEGRÜSST WESTAF-VORSITZENDE TAMARA MOZAHUANI ALVARADO (CG)
Von der Website der Packard Foundation: „Die David and Lucile Packard Foundation freut sich, bekannt geben zu können, dass Tamara Mozahuani Alvarado am 30. November als Programmverantwortliche in das Local Grantmaking Program eintreten wird. Tamara wird in einer neuen Funktion die Leitung der kulturellen und bürgerschaftlichen Investitionen im Vibrant Communities-Portfolio übernehmen, das sich über die fünf vom Programm betreuten Landkreise der Bay Area erstreckt: San Mateo, Santa Clara, Santa Cruz, Monterey und San Benito. Das Portfolio investiert jährlich $4 Millionen in die Förderung kreativer, ökologischer und bürgerschaftlicher Organisationen, die Menschen mit Kunst, Natur und ihren Gemeinden verbinden und so ein einzigartiges Ortsgefühl für alle schaffen. „Tamaras Erfahrung als Künstlerin, gemeinnützige Kunstmanagerin, Zuschussgeberin und Gemeindevertreterin macht sie ideal für diese Rolle“, sagte Irene Wong, Direktorin des Local Grantmaking Program. „Tamara bringt ein lebenslanges Engagement für Kunst, Gleichberechtigung und den Aufbau von Gemeinden mit.“ Nun, das tut sie auf jeden Fall, wie jeder bei WESTAF bereits weiß! Herzlichen Glückwunsch von Ihrer WESTAF-Familie, Tamara! Das sind großartige und wunderbare Neuigkeiten!
Panels und Preisempfehlungen des Westaf Regional Arts Resilience Fund (DH)
Am Dienstag, den 13. Oktober und Mittwoch, den 14. Oktober, moderierten Madalena und David mit Unterstützung von Chrissy als Auftragnehmerin Panelsitzungen mit den 20 Panelmitgliedern, die ausgewählt wurden, um über die 83 eingegangenen Anträge für den WESTAF Regional Arts Resilience Fund zu entscheiden. Panel A, das 43 Anträge prüfte, und Panel B, das 40 Anträge prüfte, wählten insgesamt 26 Anträge zur Diskussion während dieser Sitzungen aus. Die Panelmitglieder wurden auch eingeladen, ihre Ansichten zum Verfahren zu äußern. Sie führten aufrichtige und anspruchsvolle Dialoge über die Entwicklung einer gerechten Zuschussvergabe und schenkten dabei der Bekämpfung von Voreingenommenheit, der Entwicklung von Kapazitäten in ländlichen Gemeinden und der leichteren Gestaltung der Zuschussvergabe für unterrepräsentierte und unterversorgte Gemeinden besondere Aufmerksamkeit. Die Panelmitglieder hatten bis Donnerstag, den 15. Oktober Zeit, ihre Bewertungen je nach Diskussionskontext anzupassen, und Chrissy stellte die endgültigen Bewertungen tabellarisch zusammen, um sie einer Preisauswahlsitzung zu unterziehen, bei der Madalena und David Preisempfehlungen festlegten, die von Christian geprüft und vom WESTAF-Exekutivkomitee genehmigt werden sollten. Zusätzlich zu den Bewertungen der Panelisten berücksichtigten die Mitarbeiter bei der Abgabe dieser Empfehlungen die geografische Vertretung, das Organisationsbudget, die Betriebsrücklagen oder Stiftungsfonds, die Bevölkerungsgröße des Staates und die Vielfalt unterrepräsentierter Gemeinschaften und Kunstformen. 39 Organisationen in allen dreizehn Staaten der WESTAF-Region werden für Zuschüsse in Höhe von $30.000 bis $74.000 empfohlen. Etwa 44% der potenziellen Zuschussempfänger haben Budgets unter $500.000 und etwa ein Drittel ist in ländlichen Gemeinden ansässig und/oder dient hauptsächlich diesen. Wir schätzen derzeit, dass 82% der potenziellen Zuschussempfänger zum ersten Mal Zuschüsse erhalten. Zur Erinnerung: In der ersten Phase des Prozesses gingen 464 Nominierungen ein und WESTAF lud 85 Organisationen ein, vollständige Bewerbungen einzureichen. Insgesamt werden $1.773.000 durch dieses neue Programm ausgezahlt, das mit Unterstützung der Andrew W. Mellon Foundation und in Partnerschaft mit anderen regionalen Kunstorganisationen der USA eingerichtet wurde.
SOUTH ARTS EMERGING LEADERS OF COLOR-PROGRAMM (DH)
Salvador Acevedo, Margie Johnson Reese, Madalena und David stellen die Tagesordnung und Materialien für das South Arts ELC fertig, das am 3., 4. und 9. Dezember stattfinden soll. Die Teilnehmer werden derzeit von South Arts bestätigt. Der Lehrplan, der von Salvador für ein virtuelles Format neu gestaltet wurde, wird Gastprovokateure, Moderatoren und Workshopleiter sowie völlig neue Inhalte und Sitzungen umfassen, darunter neue Sitzungen, die von Madalena und David geleitet werden. Margie erstellt einen Ressourcenleitfaden für die Teilnehmer, und das Team wird ihnen auch Willkommenspakete zusenden, die Materialien enthalten, die während der Sitzung für viele kreative und feierliche Übungen verwendet werden können. Das South Arts ELC-Programm erhielt auch diesen großartigen Artikel im jüngsten NASAA Notes-Newsletter.
COMMONWEALTH DER NÖRDLICHEN MARIANEN (CNMI) CARES (DH)
Madalena arbeitet weiterhin mit dem Commonwealth Council for Arts and Culture (CCAC) zusammen, um die organisatorische Beteiligung an CNMI CARES zu erhöhen, während sie mit Unterstützung von David fortlaufend Anträge von Kunst- und Bildungsorganisationen bearbeitet. Madalena entwickelt außerdem ein Förderprogramm für Künstlerprojekte unter dem Banner von CNMI CARES, das nach Genehmigung durch CCAC und Arts Endowment später im Herbst eingeführt wird.
SAAPAD-TREFFEN (DH)
Lani und Madalena bereiten sich auf das virtuelle Treffen der State Arts Agency und Performing Arts Consortia Professional Development (SAAPAD) vor, das am 29. und 30. Oktober stattfinden wird und an dem Kaisha Johnson von Women of Color in the Arts (WOCA) teilnimmt, einer nationalen Serviceorganisation, die sich der Schaffung von ethnischer und kultureller Gleichberechtigung im Bereich der darstellenden Künste verschrieben hat. Bei diesen Treffen kommen Mitarbeiter der staatlichen Kunstagenturen, die für darstellende Künste zuständig sind, mit Leitern der Konsortien für darstellende Künste der Region zusammen.
SRI-ÜBERGANG UND VIERTELJÄHRLICHE AKTUALISIERUNG (DH)
Das SRI-Team trifft sich am Montag, den 19. Oktober, zu einer „vierteljährlichen Auffrischung“ (Mini-Retreat), um die Prioritäten für den Rest des ersten Quartals und für das zweite Quartal auf der Grundlage des SRI-Übergangsplans und der individuellen Arbeitspläne zu besprechen. David hat während der Übergangsphase einen regelmäßigen Rhythmus von Einzelgesprächen mit Madalena und Lani etabliert und begann vor einigen Wochen, an SRI-Teamtreffen teilzunehmen. 
UMSETZUNG DES SFCA-STRATEGIEPLANS (DH)
Nachdem er in der Woche vom 28. September mit Chrissy 11 Stunden moderierte Sitzungen mit Mitarbeitern der Hawai'i State Foundation on Culture and the Arts (SFCA) durchgeführt hat, erstellt David nun einen Bericht und andere Ressourcen für das SFCA-Team auf der Grundlage ihrer gemeinsamen Arbeit, in der sie Kennzahlen und Maßnahmen weiter definieren, die Prioritäten der Abteilungen und behördenübergreifend aufgrund der Pandemie neu ausrichten und einen organisationsübergreifenden Arbeitsplan für den Rest des Geschäftsjahres 2020 und den Beginn des Geschäftsjahres 21 entwickeln. Nachdem im vergangenen Dezember mit der Überprüfung von über 100 möglichen Erfolgsindikatoren begonnen wurde, besteht eines der Ziele dieser Phase darin, nur 5 Indikatoren zu identifizieren, um die Arbeit der Organisation in allen strategischen Planungsbereichen zu strukturieren. Das SFCA-Team war unglaublich produktiv bei der Definition neuer Richtungen zur Messung des Werts seiner Arbeit und bei der Erkundung des Potenzials für eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. SFCA hat beschlossen, die von ihnen eingerichteten Kohorten zur Erleichterung dieses Prozesses auch nach Abschluss der WESTAF-Arbeit fortzusetzen, um auf dieser Dynamik aufzubauen. Später im Monat werden Folgetreffen mit SFCA-Teams organisiert, um die WESTAF-Ergebnisse zu besprechen und zu verfeinern.
Forschungsphase des Kreativwirtschafts- und Wiederaufbauprojekts (DH)
Das CVSuite-Team führt derzeit die Forschungsphase des Creative Economy and Recovery-Projekts mit NASAA und der Indiana University durch. Trevor und David haben die erste Datenanalyse für die 12 Fallstudien abgeschlossen, die sich auf Creative Vitality Index-Werte und Trends im kreativen Branchen- und Berufswachstum von 2011 bis 2018 konzentrierten. Kelly und David arrangieren derzeit Interviews mit regionalen Experten und Influencern, darunter Leiter staatlicher Kunstagenturen, gewählte Amtsträger, Kuratoren und Programmierer, Mitarbeiter des staatlichen Filmbüros, Forscher und andere. Zu den bisher organisierten Interviews gehören Rachel Chanoff von THE OFFICE performing arts + film, die eine der Hauptarchitektinnen des von der WPA inspirierten Artists at Work-Programms ist, das in West-Massachusetts erprobt wird, und die Senatorin des Staates Nebraska, Megan Hunt, die kürzlich einen Gesetzentwurf zur Einrichtung eines landesweiten Creative Districts-Programms eingebracht hat. Samantha überprüft die Fallstudienvorlage und Samantha und Laurel werden mit David Fallstudien entwerfen.
PLANUNG DER TAGUNGEN FÜR DAS FY21 (DH)
Leah, Samantha, Laurel, Natalie Scherlong und David trafen sich als Convenings-Team, um die für das Geschäftsjahr 2021 geplanten veranstaltungsbasierten Programme zu besprechen. Der Schwerpunkt lag dabei auf einem virtuellen Executive Director Forum, das vorläufig für Mitte Januar 2020 angesetzt ist, und einem neu konzipierten virtuellen Arts Leadership and Advocacy Seminar, das vorläufig für Februar 2020 geplant ist. Laurel entwickelt erste Arbeitspläne für diese Programme und Natalie S. führt Forschungen zu virtuellen Plattformen durch. 
STRATEGISCHER PLAN (NS)
Die Business Cohort diskutiert weiterhin über mögliche Verbesserungen des gesamten Arbeitsablaufs sowie über Pläne für eine stärkere Automatisierung der Arbeit des Business-Teams (Lead-Funneling, automatische Vertragseingabe usw.), was sich auf den strategischen Plan bezieht, indem es dazu beiträgt, zeitkritische, manuelle Prozesse weiter zu reduzieren. Die Cohort hofft, einen Bericht mit Empfehlungen für verbesserte und konsistente Arbeitsabläufe in ganz WESTAF zusammenzustellen. Lani Morris hat dieses zweiwöchentliche Update im Namen der Equity Cohort großzügig erstellt: Die Equity Cohort hat gerade eine Reihe von drei internen Equity-Workshops in Zusammenarbeit mit dem Team für soziale Verantwortung und Inklusion abgeschlossen. Die Workshops wurden von der talentierten Gründerin und Präsidentin von CIRCLE & STAMP, Carla Mestas, geleitet. Da wir zukünftige interne Lernmöglichkeiten entwickeln möchten, haben wir unseren Fokus wieder auf unsere Scoping-Dokumente verlagert. Unser Team möchte unsere interne Arbeit weiterhin priorisieren, um unsere Ziele und Initiativen auf Praxis/Menschen auszurichten – wer WESTAF ist und wie wir tun, was wir tun. Unsere Cohort hat sich in Teams aufgeteilt, um die nächsten Schritte in Angriff zu nehmen und zu brainstormen! Um die Erfolge als Kohorte zu feiern, müssen wir auch unserer Kohortensponsorin Chrissy Deal zu ihrem neuen Abenteuer mit Bonfils Stanton gratulieren. Ihre Führung und ihr tiefes Engagement für diese Arbeit werden uns alle für immer prägen. Wir hoffen, den von ihr geebneten Weg fortzusetzen und die vielen dauerhaften Beziehungen, Strategien und Programme, die sie in unseren fortwährenden Bemühungen zur Umsetzung des strategischen Plans umgesetzt hat, aufrechtzuerhalten. Und so setzen wir unsere Arbeit fort, die immer mit einer gründlichen und sorgfältigen Prüfung unserer internen Kultur beginnen muss. „Da WESTAF versucht, operative Exzellenz für Kunstagenturen und -gemeinschaften im öffentlichen Sektor vorzuleben, müssen wir zunächst definieren, wie das für unsere eigene Organisation aussieht. Die Schaffung einer internen Umgebung, die mit den externen Zielen von WESTAF übereinstimmt, wird es uns ermöglichen, alle Seiten des Gerechtigkeitsprismas leichter zu identifizieren und anzugehen.“ – Chrissy Deal
FINANZEN UND VERWALTUNG (AH)
In der kommenden Woche werden Amy und Becca an einer dreitägigen virtuellen Konferenz teilnehmen, die sich auf Gleichstellungspraktiken im Personalbereich konzentriert. Wir freuen uns darauf, praktische Ideen zur Weiterentwicklung der Richtlinien und Praktiken von WESTAF zu sammeln. Im Anschluss an die Konferenz werden Amy und Becca eine halbtägige Klausur abhalten, um Prioritäten und Zeitpläne für die Personalabteilung und das Büromanagement für das Geschäftsjahr 2021 festzulegen. Lauren arbeitet daran, den CaFE-Kundenidentifizierungsprozess innerhalb des Finanzsystems zu aktualisieren: ein Projekt, das die finanzielle Seite des CaFE-Prozesses in Zukunft dramatisch verbessern wird. Dies ist eine Änderung, die uns seit vielen Jahren im Kopf herumschwirrt, und wir freuen uns so sehr, sie endlich umzusetzen! Wir haben bestätigt, dass die Prüfungsarbeit vor Ort in den ersten beiden Dezemberwochen stattfinden und virtuell durchgeführt werden wird. Nachdem das Führungsteam seine Profile im neuen Feedback-Tool Insights weitgehend ausgefüllt hat, wird das gesamte Personal in den nächsten zwei Wochen in das System eingeführt. Die Cash-Situation zum Jahresende scheint sowohl für WESTAF als auch für ZAPP gesünder zu sein als ursprünglich im August prognostiziert, was eine wunderbare Nachricht ist. Amy und Becky stellen derzeit die Finanzzahlen zum Jahresende zusammen, die vor der Vorstandssitzung bekannt gegeben werden.
ALLGEMEINE GESCHÄFTE (CV)
Wir arbeiten daran, unser veraltetes Telefonsystem auf eine Cloud-basierte Lösung umzustellen, die den Kundensupportanforderungen in einer Remote-Umgebung gerecht wird. Wir haben einen Proof of Concept mit Zoom Phone eingerichtet und am 15. Oktober mit Janae und Mitgliedern der CaFE-, ZAPP- und Customer Experience-Teams eine dreiwöchige kostenlose Testversion gestartet. Wir sind außerdem mit mindestens einem anderen Anbieter im Gespräch, um einen zweiten Proof of Concept einzurichten und die beiden Systeme zu vergleichen. 
CAFÉ (Wohnmobil)
Am 13. Oktober hat Justine unsere jährliche umfassende Umfrage an alle Benutzer verschickt. Die Antworten sind in vollem Gange und wir hoffen, bis zum Ende des ersten Quartals eine vollständige Analyse zu haben. Im Oktober beginnt das Team auch mit unseren OKR-Zielen für das Geschäftsjahr 2021. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Untersuchung unseres Kundenstamms und unserer Servicephilosophie, der Verfeinerung unserer digitalen Vertriebsstrategie und der Verbesserung unserer Betriebseffizienz, insbesondere durch die Ermittlung des Automatisierungsbedarfs.
CVSUITE (KE)
CVSuite hat sich auf Gespräche über neue Kunden, Kundenerneuerungen und Kundenpartnerschaften konzentriert. Wir arbeiten daran, den CVSuite-Zugang für den Asheville Area Arts Council zu erneuern, sowie einen neuen Zugang für die Western Arts Agencies of North Carolina (WAANC). Unser Kontakt dort hat eine Partnerschaft im Dogwood Health Trust gefunden, die daran interessiert ist, ein Equity Audit der Kreativwirtschaft für die WAANC-Regionen durchzuführen, was dazu führen würde, dass wir die jährlichen Snapshot Reports und neuen DataCharts von CVSuite an diese Agenturen herausgeben. Darüber hinaus haben wir mit dem Alaska State Council on the Arts sowie TDC Inc. darüber gesprochen, wie wir ihre Partnerschaft mit CVSuite ausbauen und eine Datenstrategie in ihre Organisationen einbetten können, die über das bloße Datentool hinausgeht. Das Team konnte beide Verträge zurückgewinnen, die als gefährdet galten. 
GO SMART (JG)
GO Smart hat letzte Woche ein Ticket veröffentlicht, das Popup-Modalfenster zu mehreren Abschnitten der Administrator- und Bewerberportale hinzugefügt hat. Die Modalfenster helfen dabei, Erwartungen in Bezug auf die HTML-/PDF-Vorschauen zu formen und bieten einen Link zu einer detaillierteren Erklärung für jeden Benutzertyp. Das Technikteam arbeitet weiterhin an UX-/UI-Updates. Das Marketingteam wird zusammen mit Jessica mit der Recherche beginnen und eine neue, zielgerichtete Liste von Leads erstellen, indem es die Grant Station-Liste verwendet, in der Hoffnung, 500 Zuschussverwalter zu erreichen. 
ÖFFENTLICHES KUNSTARCHIV (LG)
PAA befindet sich derzeit in Gesprächen mit Santa Monica Cultural Affairs (SMCA), um eine Public Art Roster-Landingpage zu entwickeln, auf der ausgewählte Künstlerportfolios und -informationen angezeigt werden. PAA wird einen Workflow für das Artist Roster-Programm im CMS von SMCA einrichten und bei der Migration von Daten helfen, die über einen auf CaFE gehosteten Call to Artists gesammelt wurden. Das Technologieteam hat vier Client-Versions-Upgrades für das PAA CMS abgeschlossen und wird diese Arbeit im Oktober und November fortsetzen.
ZAPP (Lebenslauf)
Der Oktober ist ein arbeitsreicher Monat! Wir haben das Geschäftsjahr mit einem OKR-Meeting begonnen, um unsere Fortschritte im Geschäftsjahr 2020 zusammenzufassen und das Geschäftsjahr 21 zu planen. Außerdem arbeiten wir an den letzten Details für die Sitzung unseres ZAPP-Aufsichtsausschusses am 21. Oktober, bei der die Gruppe das Budget von ZAPP für das Geschäftsjahr 21 genehmigen wird. Julia arbeitet an den Vorbereitungen für unsere nächste ZAPP Connections-Sitzung, bei der wir eine Diskussion mit Veranstaltungsadministratoren führen werden, die in den letzten Monaten COVID-19-konforme Veranstaltungen durchgeführt haben. Schließlich hat ZAPP auch unsere jährliche Benutzerumfrage gestartet, und dieses Jahr hoffen wir, das Engagement zu erhöhen, indem wir die Umfrage mit der Möglichkeit verbinden, eine von 10 Visa-Geschenkkarten zu gewinnen.  

Hochachtungsvoll,

Christian