Estimados fideicomisarios:
¡Ha llegado ese momento otra vez! En primer lugar, ¡me complace anunciar la llegada de Ryder a la familia WESTAF! Más detalles a continuación en la sección Tecnología e innovación. Y regresé sano y salvo de un viaje increíble a Bután. Realmente un lugar como ningún otro. ¡Si quieres ver algunas fotos, házmelo saber! Hablando de fotos, aquí hay algunas buenas de nuestra reunión de octubre en Denver, incluida la reunión de los fideicomisarios, la sesión de la galería y nuestro tiempo con el MAC. 
A continuación, se incluyen algunas actualizaciones de las últimas dos semanas, proporcionadas en gran parte por el excelente Equipo de recursos de liderazgo (gracias a todos). Comencemos.

ALIANZAS, DEFENSA Y POLÍTICAS PÚBLICAS
El equipo de Alliances ha lanzado el programa de Fondos de Defensa del Año Fiscal 2020 con fecha límite en diciembre. Actualmente, Alliances está gestionando el próximo Foro de Directores Ejecutivos en Reno, Nevada, en enero de 2020. El equipo de Alliances también está finalizando una estrategia para apoyar las actividades de defensa federales en 2020, que pronto se anunciará a los socios en los estados occidentales. El Director de Políticas Públicas, David Holland, asistió a la Cumbre de las Artes del Consejo de las Artes de Wyoming: Equidad en las Artes del 7 al 9 de noviembre, donde se reunió con miembros de la Alianza de las Artes de Wyoming y otros líderes artísticos de todo el estado.

FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
El departamento de finanzas y administración está enfocado en la preparación para la auditoría de fin de año, así como en los cambios importantes en el departamento. Lauren Wilson ahora está administrando toda la actividad de los clientes para ZAPP y CaFE, así como todas las cuentas por pagar y por cobrar, y cuenta con el apoyo de nuestra nueva empleada a tiempo parcial, Jessica Martínez. Lauren ha manejado bien la transición, pero es un gran volumen de trabajo mientras también está capacitando a Jessica. Becca Domínguez ha asumido toda la administración de RR.HH. de Becky Brown y ahora está enfocada en aprender operaciones y administración de la oficina de Seyan Lucero y Janae De La Virgen. Amy Hollrah y Becky están enfocadas casi por completo en la preparación de la auditoría: las finanzas de WESTAF y ZAPP deben traducirse de contabilidad de caja a contabilidad de acumulación para fin de año. Los auditores requieren que todos los documentos se carguen en su sitio a mediados de noviembre. Una vez que se haya manejado la mayor parte del trabajo de auditoría, el equipo se concentrará en mejoras e innovación para el año fiscal 20.

RESPONSABILIDAD E INCLUSIÓN
Chrissy Deal y su equipo (Madalena Salazar y, pronto, Lani Morris) se están preparando para un fin de año y principios de 2020 muy ajetreados. Chrissy está finalizando la colaboración de WESTAF con Zoo, Arts & Parks en el condado de Salt Lake, Utah, y revisará el informe resumido y las recomendaciones con su liderazgo a finales de este mes. Ella y Madalena finalizarán la solicitud de subvención de TourWest en preparación para un lanzamiento a mediados de enero de 2020 y trabajarán con Seyan Lucero para desarrollar un programa de capacitación para preparar a Lani para su nuevo rol como coordinadora de subvenciones en enero también. Finalmente, Chrissy está trabajando en una colaboración emocionante con South Arts, nuestra organización de artes regional que se asocia con 9 agencias de artes estatales, para iniciar un programa de Líderes Emergentes de Color para administradores de artes de color que trabajan en la región. Chrissy y el personal docente del programa (Salvador Acevedo, Tamara Alvarado y Margie Johnson Reese) están ansiosos por conectarse con líderes emergentes más allá de la región WESTAF y esperan fortalecer nuestra relación con South Arts en un esfuerzo tan importante.

MARKETING Y COMUNICACIONES
El equipo de MarComm (¡que tiene tantas fotos geniales de la reunión de la junta!) creó una galería de fotos en línea, así como la página de Facebook para darle personalidad al sitio web y a las redes sociales. También redactaron y enviaron la edición de noviembre de las Notas de actualización de WESTAF y comenzaron a planificar la reunión conjunta del Foro de directores ejecutivos y la Junta de Síndicos que se llevará a cabo en enero en Reno. También se está planificando una campaña de marketing por correo electrónico para CaFE y una estrategia de contenido para el blog, así como la creación de un plan de marketing para las ofertas de informes Emsi de CVSuite. El equipo también está creando un sistema para realizar un seguimiento de las métricas de marketing para todos los proyectos tecnológicos a fin de medir el rendimiento de las campañas para las iniciativas planificadas para su lanzamiento en el segundo trimestre. 

TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
Esta semana fue la primera semana en la que Adam Sestokas regresó de su licencia por paternidad. Ryder nació con 21,5 pulgadas y 8 libras y 9 onzas. Actualmente mide 23 pulgadas y está llegando a los dos dígitos. ¡La imagen de abajo! El equipo de tecnología se puso en marcha la semana pasada y se centró nuevamente en lo que se debe terminar y lo que es una prioridad para el primer trimestre. La planificación de funciones para CaFE y ZAPP continuó con la creación de wireframes en conjunto con sus respectivos equipos, incluida una nueva interfaz de administración para CaFE y maquetas de tarifas anticipadas/tarifas tardías para ZAPP. El equipo implementó algunas partes de estas especificaciones para garantizar su viabilidad técnica. El miércoles, hubo una interrupción del sitio que experimentó CVSuite y se resolvió a las 5 p. m. de ese día. CVSuite está a punto de hacer que una clase universitaria use la herramienta, por lo que se está trabajando en su infraestructura para acomodar la cantidad de uso adicional que se puede esperar. Se rastreó un error que involucraba áreas estadísticas metropolitanas. Public Art Archive tiene dos nuevos clientes con colecciones importantes, uno con más de 5000 obras. El equipo técnico está revisando las limitaciones de recursos para el proceso de importación y verificando el trabajo mínimo de importación manual que será necesario realizar. El equipo está trabajando para probar la versión 5.2 de Collection Management con todas sus herramientas de incorporación. GOSmart ha estado trabajando en los problemas con su proceso de panelización. El equipo está haciendo un seguimiento con Brownrice para asegurarse de que se aborden los problemas de calidad y revisando qué dispositivos y versiones de dispositivos están utilizando los usuarios para panelizar que no sean computadoras de escritorio. El desarrollo interno y el conocimiento de la aplicación GO Smart aumentan cada semana, pero es un sistema en el que se ha trabajado durante muchos años. El equipo interno está terminando los tickets más pequeños y el equipo interno está documentando la base de código. 

TECNOLOGÍA DE OFICINA
Dentro de la oficina, el trabajo continúa y las salas de conferencias se están reevaluando para determinar su utilidad para las demostraciones de ventas, y trabajaremos en ubicaciones que se adapten a las necesidades de nuestro personal. El equipo de Operaciones ha comenzado a planificar la sustitución de las computadoras que han sido de gran utilidad para el personal durante los últimos 7 años. El sistema telefónico actual presenta algunos desafíos para las operaciones del siglo XXI y el equipo está trabajando para reemplazar y reparar el equipo telefónico más antiguo hasta que podamos cambiar también los sistemas telefónicos.
NEGOCIOS GENERALES
Después de una fabulosa reunión con el Consejo de Administración en octubre, el equipo comercial y los gerentes de productos están entusiasmados por avanzar con sus objetivos y resultados clave, que se rastrearán en Asana, un sistema de gestión de tareas que utilizamos en WESTAF. Asana ha sido útil con la colaboración entre departamentos y la asignación de recursos. Todo el departamento comercial se centrará en la planificación y la recopilación de métricas en el primer trimestre.  

CAFETERÍA
El equipo de CaFE está revisando el proceso de cumplimiento de los envíos electrónicos masivos y los precios para satisfacer mejor las necesidades de los presupuestos de los clientes y los recursos de personal. CaFE generó 100.000 millones de dólares en ventas de envíos electrónicos masivos en el año fiscal 2019, pero no sin una gran cantidad de tiempo dedicado del personal. Creemos que podemos perfeccionar y relanzar el servicio aún mejor y aumentar los ingresos en al menos 300.000 millones de dólares. 

CVSUITE
El equipo de CVSuite se reunirá con Emsi el 4 de diciembre en Denver para recibir capacitación sobre datos y presentarse con su nuevo director de asociaciones estratégicas. David Holland también sigue representando a CVSuite a través de su participación en las conversaciones de mesa redonda celebradas por el nuevo grupo asesor de economía creativa de Americans for the Art. El equipo tuvo una reunión oficial de transferencia para poner en práctica la ejecución del lanzamiento del plan de estudios. Se ha establecido una fecha límite tentativa para el lanzamiento en las aulas en agosto de 2020, con hitos de comunicación en enero de 2020 para la distribución y las pruebas beta. 

VAYA INTELIGENTE
GO Smart está en camino de cumplir con los objetivos de ingresos del primer trimestre. Seguimos con las conversaciones y demostraciones con Black Belt Community Foundation, aunque ya no tenemos contacto con esa organización. Estamos esperando una respuesta de Andrea Noble-Pelant en Alaska después de enviar su documentación de renovación.
ARCHIVO DE ARTE PÚBLICO
El equipo de PAA está incorporando dos nuevos clientes al Sistema de Gestión de Colecciones, por un total combinado de $6,000 en nuevos ingresos. Los clientes son Mural Arts Philadelphia y la Oficina de Asuntos Culturales de Santa Mónica. Ambos clientes también se suscribirán a la función de Exhibición de Colecciones. 

ZAPP
ZAPP registró un aumento de 10% en la presentación de solicitudes durante el mes de octubre, una señal positiva para comenzar el nuevo año fiscal. También programamos una reunión con el American Craft Council, un antiguo cliente que se fue a trabajar para un competidor, para analizar las actualizaciones de ZAPP y la posibilidad de traer sus exposiciones de renombre nacional de nuevo a ZAPP.