Hola miembros del consejo directivo de WESTAF:
Realmente espero que todos estén sanos y salvos y aguantando. Aquí en WESTAF, estamos bien, adaptándonos cada vez más al mundo virtual en el que todos vivimos ahora. Comencemos:

COVID-19 — RESPUESTA DE WESTAF (DH)
Durante las últimas dos semanas, el equipo de Alianzas, Defensa y Políticas ha estado involucrado en el desarrollo de la respuesta de WESTAF al COVID-19 mientras gestionaba nuestros programas y servicios existentes. Trabajamos con el equipo de Marketing y Comunicaciones para lanzar una encuesta a grupos específicos de contactos de WESTAF por correo electrónico y en las redes sociales de WESTAF. Hasta ahora, se han recibido más de 560 respuestas a la encuesta, y David está finalizando un informe que analiza los resultados iniciales de la encuesta. La página web de Actualización de COVID-19 en el sitio web de WESTAF se revisa cada semana a medida que se publican nuevos desarrollos y datos. También se revisa semanalmente una presentación/recurso que brinda información más detallada y se comparte con organizaciones de servicios de arte y financiadores de arte en el oeste y a nivel nacional. Con base en una revisión de materiales del programa de financiación de estímulo de la Ley de Recuperación y Reinversión Estadounidense de 2009 (ARRA) de WESTAF de 2009, también se desarrolló un marco para desarrollar un programa de financiación de estímulo CARES y se compartió con miembros del Equipo de Recursos de Liderazgo y nuestras RAO hermanas. 

COVID-19 — FONDOS PARA LAS ARTES Y ESTÍMULO CARES (DH)
El jueves 26 de marzo, Christian y David participaron en una llamada con los principales líderes del National Endowment for the Arts y organizaciones nacionales de servicios para las artes (como League of American Orchestras, Creative Capital, Sundance Institute) y el martes 31 de marzo participaron en una videoconferencia con los líderes del Arts Endowment y otras organizaciones regionales de arte para comenzar a discutir el despliegue del estímulo CARES por parte del Endowment. El cuarenta por ciento de los $75 millones en estímulo que el Arts Endowment recibirá en los próximos meses a través de la Ley CARES se distribuirá a agencias de arte estatales y organizaciones de arte regionales. 

COVID-19 — AGENCIAS ESTATALES DE ARTE (DH)
El miércoles 1 de abril, Christian y David convocaron a los directores ejecutivos de las agencias de arte estatales a una teleconferencia en la que compartieron actualizaciones sobre las respuestas de sus agencias a la pandemia de COVID-19 y su impacto en el sector de las artes y la cultura. En esta llamada se compartieron fondos de ayuda y fondos de ayuda propuestos en Arizona, Colorado y Oregón, así como propuestas para acceder a fondos de ayuda a nivel estatal en otros estados y planes para reestructurar los programas de subvenciones existentes y lanzar nuevos para apoyar el campo. 

TALLER VIRTUAL ARTES + EL OESTE RURAL (DH)
El viernes 3 de abril, Chrissy, Christian y David dirigieron el taller virtual Arts + the Rural West durante tres horas con 25 participantes en representación de la Alliance for California Traditional Arts; California Arts Council; Idaho Commission on the Arts; Epicenter; Mountain Time Arts; First Nations Development Institute; Plains Indian Museum of the Buffalo Bill Center for the West; LACMA; National Endowment for the Arts; Housing Assistance Council/Citizens' Institute on Rural Design; Rural LISC; Wichita Falls Alliances for Arts and Culture; Center for Education, Business, and the Arts; Advocates for California for Indigeonous Language Survival; Western Folklife Center; Artes Americas; y la ciudad de Eagle, Colorado. En ocho sesiones virtuales, los participantes discutieron el impacto de COVID-19; las artes rurales como una estrategia de desarrollo rural; cómo las comunidades rurales dan forma a su vida artística y cultural; la dotación de recursos para las artes y la cultura en las áreas rurales; y las oportunidades, necesidades y desafíos para las artes en el oeste rural. Nikiko Masumoto, miembro de la junta directiva de WESTAF, ha sido una colaboradora fundamental en el desarrollo de esta iniciativa junto con Amy Kitchener y Jen Joy Jameson de la Alianza para las Artes Tradicionales de California. En las próximas semanas se compartirá un informe de la sesión de videoconferencia de Zoom y otros recursos. 

Tour Oeste (CD)
Lani, Chrissy y Madalena han trabajado arduamente para dar cabida a los beneficiarios de TourWest que se han visto afectados por la pandemia de COVID-19. Con ese fin, WESTAF ha ajustado nuestras fechas límite para dar cabida mejor a nuestra comunidad de presentadores y artistas en este momento de crisis. La fecha límite de solicitud de TourWest 2020 se ha ampliado hasta el 1 de mayo de 2020 (anteriormente, el 1 de abril). También hemos ampliado el período de presentación de los proyectos de TourWest 2019 hasta el 31 de diciembre de 2020 (anteriormente, el 31 de agosto de 2020). A principios de esta semana, nos comunicamos de forma proactiva con las organizaciones que presentan y de las que no hemos tenido noticias a través de una encuesta rápida para anticipar mejor sus necesidades a corto y largo plazo. El equipo está considerando actualmente una serie de opciones para apoyar a las organizaciones que se han visto obligadas a cancelar una presentación financiada, teniendo en cuenta las pautas del programa de giras regionales establecidas por el National Endowment for the Arts. Sin duda, mantendremos informada a la junta a medida que se desarrollen estas nuevas estrategias. Mientras tanto, si recibe noticias de beneficiarios o solicitantes de TourWest en sus comunidades, no dude en conectarlos con Chrissy o Lani para que puedan estar seguras de responder sus preguntas y asegurarles que estamos con ellos durante este momento de gran necesidad. 

FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN (AH)
El equipo de F&A continúa trabajando en estrecha colaboración con el equipo de ZAPP para procesar los reembolsos de la gran cantidad de ferias de arte canceladas en el sistema ZAPP. Tanto Lauren como Jessica están viendo un aumento de 300% en la carga de trabajo en los depósitos diarios y el trabajo de reembolso. El resto del equipo ha intervenido para apoyar el trabajo de Lauren y Jessica para garantizar que todo el departamento continúe funcionando sin problemas. Las ejecuciones de verificación de ZAPP y CaFE se están llevando a cabo de acuerdo con el cronograma esperado. Becca y Amy están asistiendo a varios seminarios web de RR.HH. sobre las nuevas leyes FFRCA y CARES, ambas promulgadas a fines de marzo. Además, Amy está trabajando con Christian y su equipo para solicitar el Plan de protección de cheques de pago, que es un programa de préstamos de nómina a través de bancos locales y parte de la Ley CARES. El préstamo proporcionaría dos meses de nómina y beneficios y se condonaría por completo si WESTAF continúa según lo planeado y no recorta el personal ni los salarios del personal entre ahora y el 30 de junio. WESTAF está "en línea" para este préstamo, sin nada confirmado aún al 6 de abril.

TECNOLOGÍA (AS)
El equipo de tecnología se ha adaptado a trabajar desde casa, pero no se trata solo de trabajar desde casa, sino de trabajar desde casa mientras hay una crisis. Los impactos de este mes son duraderos y están reconfigurando las perspectivas de nuestro equipo día a día, semana y mes a mes. El equipo ha completado con éxito un sprint de un mes de duración trabajando en toda la organización donde codificó una gran mejora de ZAPP para los clientes, codificó ajustes de GO Smart que abordaron problemas internos y de los clientes con GO Smart, un total de 17 solicitudes independientes para abril. El equipo de tecnología sigue dando soporte a los servidores de WESTAF para Public Art Archive y sus clientes, trabajando para estandarizar, estabilizar y eliminar cambios y procesos puntuales. Ben sigue proporcionando soporte de diseño en todos los proyectos de tecnología de WESTAF, pero también para las necesidades de marketing cuando se le solicita. En general, este fue el mes más productivo del equipo desde junio de 2019, y busca seguir generando este tipo de impulso a medida que WESTAF se acerca a mayo. El equipo siempre está disponible para dar soporte y resolver problemas tecnológicos en la organización de nuestros servidores web, y también dentro de la infraestructura de red de nuestra oficina. Tuvimos algunos problemas en abril y estamos en proceso de implementar un plan de mitigación para limitar actos aleatorios en el futuro. Por favor, todos cuídense, tanto en persona como en línea. Estén atentos y tengan cuidado con lo que hacen clic, incluso si está relacionado con el COVID-19.

CAFETERÍA (CV)
El negocio de CaFE ha sido sorprendentemente resistente a la luz de todo lo que está sucediendo en la comunidad artística y más allá. En marzo, tuvimos 15 nuevos clientes, lo que representa una disminución de solo 16% en comparación con marzo del año fiscal 2019. Hasta la fecha, hemos tenido 17 cancelaciones de eventos artísticos a través de CaFE y 5 aplazamientos. Seguimos haciendo un seguimiento de los contactos de nuestra campaña de arte público; sin embargo, la coordinadora de ventas de CaFE y ZAPP, Julia Álvarez, renunció a su puesto a partir del 3 de abril, por lo que el equipo se hará cargo del trabajo de ventas hasta que contratemos a alguien para ocupar ese puesto. 

CVSUITE (KE)
CVSuite sigue en contacto con los clientes afectados por el COVID-19. A los clientes con contratos que vencen el 1 de abril se les ha concedido una prórroga. Arts Cleveland ha confirmado su renovación, mientras que el condado de McLean está buscando formas adicionales de financiar la herramienta. La Arts Partnership of Greater Spartanburg nos ha notificado que, debido al COVID-19, no renovará cuando su contrato venza en julio. El equipo de CVSuite lanzará la lista de las 30 ciudades pequeñas más creativas en las próximas semanas. Recibimos contribuciones escritas de tres ciudades que aparecen en la lista y el proyecto se encuentra en las etapas finales de edición de texto. También estamos trabajando para lanzar una nueva mejora de la interfaz de usuario de la herramienta de datos la próxima semana. La configuración de los datos, el año de los datos y la ubicación ahora estarán centralizados y accesibles en cada página. Esto permite al usuario comparar mejor las regiones, los años y la configuración del código.

Vuélvete inteligente (JG)
GO Smart ofrece un descuento 50% en los programas de ayuda por COVID y cuatro clientes nos han avisado que están administrando programas de financiación especiales. Creamos un correo electrónico de campaña con recursos de COVID para las artes e información sobre el descuento por alojar programas de ayuda por COVID en el sistema. El correo electrónico se envió a 660 administradores de subvenciones para las artes, de los cuales 132 destinatarios abrieron la campaña y 27 destinatarios la abrieron más de una vez o hicieron clic en enlaces. Se envió un correo electrónico de seguimiento a 105 de los que abrieron el correo electrónico y 49 destinatarios abrieron el seguimiento. Jessica envió un correo electrónico personalmente a los 27 destinatarios que abrieron el correo electrónico más de una vez, y 16 destinatarios abrieron esa respuesta. Lanzamos una actualización técnica que hace que la versión de mayor resolución de una imagen sea más accesible para todos los públicos. También lanzamos dos pequeñas mejoras que limpian la experiencia de los solicitantes al cargar sus medios y una corrección a un error que ocurrió al clonar una página de selección de muestra de trabajo. 

ARCHIVO DE ARTE PÚBLICO (LG)
PAA ha estado trabajando con el equipo de tecnología para resolver algunos desafíos técnicos actuales en la importación de grandes conjuntos de datos. La primera prueba de formato y limpieza de datos, con el apoyo de Trevor, demostró una mejora en el estado de los datos antes de la importación, y el equipo seguirá trabajando en conjunto para mejorar el proceso. Durante la semana pasada, el equipo ha importado más de 2200 registros que representan el porcentaje de la colección de arte del estado de Oregón, además de la colección de la ciudad de Coeur D'Alene. Si bien los nuevos clientes han sufrido demoras en sus procesos de presupuesto para completar las suscripciones a PAA, aún confiamos en que esos contratos se concretarán. Además, es probable que PAA proporcione herramientas de participación en la colección a la Universidad de Alabama para promover la colección de murales del estado.

ZAPP (CV)
Seguimos centrados principalmente en las cancelaciones y aplazamientos de festivales. A fecha de 2 de abril de 2020, hemos registrado 121 cancelaciones y 72 aplazamientos de espectáculos programados entre marzo y septiembre. Estas cancelaciones y aplazamientos han afectado a 39.343 solicitudes de artistas para espectáculos, lo que representa 371.000 TPM del número total de solicitudes enviadas a través de ZAPP en el año fiscal 2020. También hemos trabajado con el equipo de finanzas para procesar 3.093 reembolsos (en su mayoría honorarios de stand adeudados a los artistas) para 29 espectáculos, por un total de 1.000 TPM. Estos reembolsos son por el dinero transferido que ZAPP recauda y distribuye a los espectáculos. Como era de esperar, las nuevas ventas disminuyeron durante el mes de marzo en comparación con marzo del año fiscal 2019, aunque firmamos dos nuevos clientes. También seguimos trabajando en mejoras técnicas de ZAPP, al tiempo que consideramos qué mejoras es poco probable que tengamos los recursos para completar y cuáles pueden haber disminuido en prioridad a la luz del COVID-19. 
Atentamente,
cristiano