Hola de nuevo a la Junta Directiva de WESTAF:
En las últimas semanas se han producido algunos avances importantes en WESTAF, así que gracias por dedicarle a esta publicación quincenal una atención especial. Esta actualización es un poco larga (lo siento), pero hay cosas geniales, ¡te lo prometo!
Los miembros altamente capacitados del equipo WESTAF continúan administrando eficazmente el trabajo de la organización de manera virtual. El Equipo de recursos de liderazgo (LRT) continúa con un registro matutino diario de 30 minutos para compartir lo que está en marcha en cada departamento de WESTAF. Los equipos comerciales y de proyectos individuales se reúnen con frecuencia y de manera virtual, al igual que las personas con reuniones individuales. Herramientas como Slack, Zoom y G Suite continúan sustituyendo los escritorios, las reuniones en persona y las salas de conferencias. Si bien estamos físicamente separados, hemos podido mantener una comunicación cercana y una tendencia impresionante a la acción impulsa incansablemente los proyectos, programas y negocios. A continuación, se actualiza más sobre el estado actual de nuestro programa de trabajo desde casa, así como el primer atisbo de un plan de regreso a la oficina. Aquí vamos:

PLAN DE TRABAJO REMOTO Y REGRESO A LA OFICINA
Es posible que recuerde que nuestra directiva actual de WESTAF sobre trabajo desde casa (WFH, por sus siglas en inglés) duró hasta el jueves 30 de abril. A medida que se acercaba esa fecha, determinamos que la salud y la seguridad del equipo seguirían siendo nuestra prioridad número uno. Una fuente importante de información para nosotros es el estado de Colorado, y el gobernador Polis anunció recientemente el programa Safer-at-Home. Esta fase de nivel 2 tiene como objetivo reabrir gradualmente Colorado después de que se levantara la orden de quedarse en casa de nivel 1 el domingo 26 de abril. En WESTAF, estamos desarrollando nuestro propio plan de regreso a la oficina con estas directivas en mente. Estamos desarrollando este plan con la premisa de que quedarse en casa tanto como sea posible en estos primeros días de Safer-at-Home nos mantiene saludables y también contribuye al bien público en general. También tenemos la suerte de ser una empresa que puede trabajar desde casa de manera relativamente eficiente. Por estos motivos, ampliamos todos los protocolos actuales de WESTAF para trabajar desde casa por dos semanas más, hasta el viernes 17 de mayo. Hemos comenzado a trabajar en un plan de regreso a la oficina y comenzaremos a revisar semanalmente la posibilidad de regresar a nuestro espacio físico de oficina. Lo haremos siguiendo de cerca todos los datos disponibles y solo si indican una disminución prometedora, constante y sostenida de nuevos casos a lo largo del tiempo. Nuestra situación no requiere que seamos pioneros en este esfuerzo ni que los miembros de WESTAF que dudan regresen a nuestro espacio físico de oficina. Nuestra planificación de regreso a la oficina comenzó con dos encuestas detalladas al personal (una para todo el personal y otra para los supervisores) que se realizaron esta semana para desarrollar una idea más clara de nuestro apetito colectivo en torno al regreso a la oficina. Nuestro plan en desarrollo puede incluir la incorporación voluntaria de miembros del equipo, el desarrollo de horarios de oficina en días alternos, el mantenimiento del distanciamiento social y la exigencia de mascarillas, lavado de manos y otras medidas de seguridad en nuestro lugar de trabajo durante un período prolongado.

RESPUESTA DE WESTAF AL COVID-19
WESTAF continúa revisando las páginas web de Actualización y recursos sobre la COVID-19 en nuestro sitio web, y también se está revisando semanalmente una presentación/recurso que brinda información más detallada y se sigue compartiendo con organizaciones de servicios artísticos y financiadores de las artes en el oeste y a nivel nacional mientras analizamos formas de brindar alivio al campo. Se han recibido cientos de respuestas para la Encuesta sobre el impacto de la COVID-19 en las artes de WESTAF, y este informe analiza los resultados iniciales de la encuesta. La encuesta se cerró el 1 de mayo y los resultados completos se publicarán a finales de ese mes.
WESTAF CARES — FONDO DE AYUDA PARA ORGANIZACIONES
Como se compartió anteriormente, WESTAF ha estado trabajando en estrecha colaboración con el Arts Endowment, así como con nuestras RAO hermanas, en el desarrollo e implementación de un programa de ayuda COVID-19 para organizaciones de arte en los estados del oeste. Liderado por Chrissy Deal y David Holland, y con el aporte de las partes interesadas clave, incluido el Comité Ejecutivo de WESTAF, así como nuestras agencias de arte de los estados del oeste, nos complace decir que el programa comenzará a aceptar solicitudes este miércoles 6 de mayo. No es que sea una competencia (no lo es, por supuesto), pero vale la pena mencionar que seremos la primera RAO en lanzar nuestro programa de ayuda CARES, gracias a los esfuerzos dedicados y motivados de nuestro equipo para poner en marcha este programa. El proceso de solicitud, revisión de los panelistas, notificación a los beneficiarios, ejecución del acuerdo y desembolso de fondos se llevará a cabo entre ahora y mediados de julio. Aquí hay un borrador del comunicado de prensa programado para salir esta semana, para obtener más información.
WESTAF CARES — COMUNIDAD DE LAS ISLAS MARIANAS DEL NORTE
El Arts Endowment le ha pedido a WESTAF (¡y hemos aceptado!) que también administre los fondos de la Ley CARES para organizaciones artísticas sin fines de lucro en las Islas Marianas del Norte porque su agencia de artes, el Consejo de Artes y Cultura de la Commonwealth (CCAC), no puede cumplir adecuadamente con este propósito debido a las dificultades precipitadas por COVID-19. Nos comunicamos por teléfono con Parker Yobei, director ejecutivo del CCAC, la semana pasada y esbozamos un proceso de solicitud que se ajustará lo más posible a nuestro programa principal WESTAF CARES, aunque el tiempo y el proceso de panelistas pueden diferir. Esperamos que alrededor de ocho organizaciones elegibles en las Islas Marianas del Norte presenten su solicitud.
FONDO DE RESILIENCIA ARTÍSTICA REGIONAL DE MELLON (*CONFIDENCIAL*)
Durante el último mes, los directores ejecutivos de las seis Organizaciones Regionales de las Artes (RAO, por sus siglas en inglés) han estado en contacto con la Fundación Mellon, que ha estado interesada en desarrollar un fondo de ayuda y recuperación para las organizaciones nacionales de las artes, utilizando las RAO como una red nacional para este proceso. Como ya sabrán, Mellon ya ha comprometido fondos importantes para un fondo de ayuda para artistas con sede en Nueva York y otro nacional. El viernes pasado, tuvimos una reunión final sobre esta posibilidad, y estoy muy emocionado de informar que el Fondo Regional de Resiliencia de las Artes de Mellon será un fondo de $10MM, repartido entre las seis RAO con un método similar al de la financiación del Fondo de Dotación para las Artes, por lo que es probable que WESTAF reciba alrededor de $2MM para su redistribución entre las organizaciones de las artes en los estados del oeste. En lugar de una convocatoria abierta de financiación como WESTAF CARES, el consenso entre Mellon y las RAO parece ser trabajar con las SAA individuales en cada estado para presentar recomendaciones basadas en criterios de elegibilidad que incluirían un equilibrio entre organizaciones urbanas y rurales, equidad y un enfoque en las comunidades marginadas, la capacidad de supervivencia de las organizaciones, etc. Son conscientes de que cada RAO tendrá un proceso administrativo independiente basado en la capacidad, el momento del desembolso de CARES y algunos otros factores, pero que estamos juntos en unidad filosófica y alineación conceptual. Mellon había expresado originalmente su interés en una contrapartida regional 25%, pero tras conversaciones posteriores, su interés es más bien proporcionar a las RAO un incentivo para ayudar a recaudar más dólares a nivel regional utilizando el sello de Mellon, en lugar de como un requisito u obligación estricto. Durante la próxima semana, las RAO trabajarán juntas para elaborar un documento conceptual para presentar a Mellon, que lo presentará para su aprobación final en una reunión de la junta directiva de la Fundación Mellon el 3 de junio, y los fondos se desembolsarán a las RAO poco después. Esta será la primera vez que WESTAF trabaje con la Fundación Mellon. Los fondos proporcionarán más ayuda y asistencia para la recuperación a las organizaciones artísticas de los estados del oeste y también abrirán la posibilidad de recaudar fondos adicionales para los fondos de recuperación regionales en curso. Debido a que todavía estamos desarrollando este programa, le pido que mantenga la noticia de este nuevo programa en forma especialmente confidencial hasta que reciba una notificación de que es público. ¡Gracias!
LISTA DE VITALIDAD CREATIVA
Esta semana, CVSuite publicó su primera Lista de Vitalidad Creativa: Las 30 Pequeñas Ciudades Más Creativas de Estados Unidos. Trabajamos con los especialistas en marketing de destinos en cada ciudad de la lista y les proporcionamos kits de redes sociales para darle algo de impulso a la lista. Estuvimos muy contentos con este lanzamiento. Puede leer el comunicado de prensa completo aquí. Estoy particularmente entusiasmado con este proyecto porque nos acerca un paso importante a un objetivo estratégico de WESTAF: contar historias sobre los proyectos, las personas y los lugares que se manifiestan todos los días a través de nuestro trabajo de datos, políticas, tecnología y promoción. El proyecto de la Lista de Vitalidad Creativa también se ve muy bien: buena información, buen diseño, imágenes interesantes y un final llamativo en miniatura para redes sociales que establece el estándar alto para futuros esfuerzos de comunicación similares a este. En un próximo número quincenal, le brindaremos algunos datos concretos sobre el rendimiento de esta campaña en las redes sociales, pero inmediatamente vimos algunas excelentes participaciones de Boulder, Missoula, Santa Fe, Iowa City y otras ciudades de la lista, así como tasas de apertura súper fuertes en la campaña de correo electrónico. Esperamos publicar de 3 a 4 listas nuevas como esta por año, cada una de las cuales dará voz a los lugares que representan nuestros datos de CVSuite y nos llevará a ellos. Leah Horn, Kelly Ernst, Ben Casalino y Sam Ortega, entre otros, hicieron un gran trabajo aquí, ¡y estamos entusiasmados con el futuro de este programa!
Tour Oeste
Con la llegada de la COVID-19, Chrissy Deal, Lani Morris y Madalena Salazar han trabajado diligentemente para revisar y perfeccionar nuestro programa TourWest existente, extendiendo tanto la fecha límite de solicitud hasta el 1 de mayo como el período de ejecución de la subvención hasta el 31 de diciembre de 2020. Seyan Lucero, quien fue dueña de este proyecto en años anteriores, también ha prestado su valioso asesoramiento y experiencia para asegurarse de que esto se desarrolle de la mejor manera posible. El viernes pasado, 1 de mayo, fue la fecha límite para las solicitudes de TourWest y el número total de solicitudes al programa ha sido similar al de años anteriores. ¡Felicitaciones a este equipo por modificar este programa a la luz de la COVID-19 y por mantenerlo en marcha, incluso mientras preparaban el programa WESTAF CARES simultáneamente!
REUNIÓN DE LA RED DE DEFENSA DE LAS ARTES OCCIDENTALES
WESTAF ha invertido durante algún tiempo en iniciativas de defensa de las artes a nivel estatal y federal y, el 24 de abril, convocó a líderes de organizaciones de defensa de las artes de toda la región para una reunión de la Red de Defensa de las Artes del Oeste a través de Zoom. WESTAF ha estado considerando reunir a defensores de las artes de toda la región durante algún tiempo, ya que esta red beneficia formalmente a los líderes de defensa de las artes estatales en su respuesta a las necesidades apremiantes del presente y la mirada hacia el futuro. En las próximas semanas se publicará un informe más completo, pero David Holland hizo un gran trabajo convocando y moderando a un grupo que representa a casi todos nuestros estados del oeste, y hubo buenos comentarios, compañerismo y entusiasmo generalizado por seguir convocando a este grupo para centrarse en cuestiones de defensa específicas de los estados del oeste.
HORA FELIZ DEL ENTRENADOR/EQUIPO
Ya he mencionado a Val Atkin de Well Street Consulting en publicaciones quincenales anteriores, y ella fue fundamental para ayudarnos a lanzar nuestro proceso de planificación estratégica en mayo de 2019. Val pudo participar durante una hora feliz de Zoom de WESTAF el viernes pasado, 24 de abril, y brindar un buen entrenamiento y consejos sobre resiliencia física, emocional y mental durante la época del coronavirus. El LRT también pasará más tiempo con Val entre mayo y septiembre en cinco sesiones de 90 minutos que considerarán temas como conciencia, confianza, liderazgo y conflicto productivo. Es importante continuar con nuestros esfuerzos de desarrollo profesional, tal vez más importante que nunca, durante este momento desafiante. Gracias también a Tamara por unirse a nosotros en la llamada: ¡fue realmente genial para todo el equipo tener a la presidenta de WESTAF como parte de esta hora feliz catártica!
PLANIFICACIÓN DE LA REUNIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE MAYO
La planificación continúa en la agenda de nuestra reunión de la junta directiva por Zoom de 2,5 horas, programada para el jueves 21 de mayo de 14:00 a 16:30 horas, hora de verano de las Montañas Rocosas. Nuestro plan es avanzar con la agenda de la manera más eficiente posible, dejando al mismo tiempo suficiente tiempo para debatir sobre algunos temas clave. Por ejemplo, mayo es tradicionalmente el momento en WESTAF para la primera narrativa del presupuesto organizacional, que ayudará a informar la construcción de un presupuesto para el año fiscal 2021 que luego se adopta formalmente en nuestra reunión de octubre. ¿Hay algo que crea que debemos discutir o algo específico que le gustaría agregar a la agenda? Si bien el presidente tiene la autoridad final, los fideicomisarios siempre pueden solicitar que se incluyan temas en la agenda.
PLANIFICACIÓN DE LA REUNIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE OCTUBRE
Actualmente, nos estamos moviendo con cautela y optimismo cauteloso en la planificación de la reunión de otoño de la junta directiva en Denver, programada para el 28 y 29 de octubre de 2020. Estamos trabajando una vez más con Brown Palace para proporcionar alojamiento para los administradores, así como una sala de reuniones para nuestros comités, incluida la reunión inaugural del nuevo Comité de Equidad e Inclusión (EIC), originalmente programada para mayo, ahora pospuesta hasta octubre. Estamos haciendo todo lo posible para planificar con la posibilidad de pasar a una reunión virtual si la confianza para viajar no se ha desarrollado lo suficiente para entonces. No se preocupe, ¡nunca le obligaremos a hacer algo con lo que no se sienta cómodo!
ARTÍCULO DE OPINIÓN DE LA SÍNDICA VICKI BOURN EN EL SALT LAKE TRIBUNE
La miembro del consejo de administración de WESTAF, Victoria Panella Bourns, ofreció un emotivo artículo de opinión en la edición del 23 de abril de The Salt Lake Tribune sobre la resiliencia y la importancia de las artes durante estos tiempos sin precedentes. ¡Gracias, Vicki!
REUNIÓN INFORMATIVA CON LA SECRETARIA DEL CONSEJO DIRECTIVO, KARMEN ROSSI
El presidente de WESTAF, Alvarado, el secretario Rossi y yo tuvimos una reunión muy productiva sobre las funciones y responsabilidades del secretario de la junta directiva de WESTAF. ¡Gracias, Karmen, por asumir estas responsabilidades y hacer que los procesos de nuestra junta directiva sean aún más organizados y eficientes!
ENTORNO LEGISLATIVO ESTATAL EN TIEMPOS DE COVID-19
Si bien los directores ejecutivos de las agencias de arte estatales que integran la junta reciben los boletines de la NASAA y también están inmersos en estos asuntos, quería asegurarme de compartir esta actualización reciente de Kelly Barsdate de la NASAA con las agencias de arte estatales del país sobre las tendencias de COVID-19 que enfrenta la comunidad artística, así como algunos consejos sobre cómo preparar una respuesta convincente a las consecuencias económicas. En particular, se está agudizando esta importante idea de las artes como "un activo de recuperación". Las artes serán fundamentales para la recuperación de COVID-19. En nuestra reunión de Zoom del 24 de abril de los defensores de las artes estatales de nuestra región convocada por David Holland (mencionado anteriormente), Julie Baker de California se refirió a los artistas y las organizaciones artísticas como "Segundo Respondedor", que es un término que me resonó. Este es un gran recordatorio de que, para seguir siendo eficaz, la defensa siempre debe adaptarse a un entorno cambiante, y puede estar enfrentando su mayor desafío hasta ahora.
FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
La solicitud de WESTAF para la segunda ronda de financiación para el Programa de Protección de Nómina se presentó a la SBA a principios de la semana pasada. Este sábado, recibimos una notificación de nuestro banco de que nuestro préstamo se había presentado y había sido aprobado por la SBA y había recibido un número de préstamo que garantiza la financiación, supeditado a un cierre exitoso, por lo que mantenemos los dedos cruzados. El equipo de finanzas está centrado en los procesos de fin de mes que comenzaron el viernes pasado, incluidas las verificaciones de ZAPP y CaFE y las conciliaciones bancarias. Los reembolsos por cancelaciones de ZAPP siguen llegando y el equipo está ayudando a Jessica a procesar los reembolsos cuando es necesario. Amy está trabajando con Christian en el cronograma del presupuesto del año fiscal 2021 y Becca está encuestando al personal para tener una idea de su comodidad trabajando desde casa y su entusiasmo por volver a la oficina. WESTAF hará la transición de Google Docs al portal en línea Paychex como nuestra herramienta de planilla de horas. Este es el mismo proveedor que administra nuestra nómina, por lo que será una extensión útil de sus servicios a bajo costo.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Natalie se ha puesto en contacto con David Holland para obtener información y otros posibles recursos de planificación estratégica. Se reunirán la semana que viene para analizar las mejores formas de avanzar hacia los objetivos estratégicos. Natalie se ha ofrecido a trabajar con el equipo de Marketing y Comunicaciones en los próximos proyectos y se reunirá con Leah para identificar y organizar los próximos pasos. Junto con Jessica Gronich, Natalie también estará disponible la semana que viene para ayudar al equipo del Tour West a procesar las solicitudes y otras tareas previas al panel.
CAFETERÍA
Junto con ZAPP, el equipo de CaFE comenzó a utilizar PandaDoc, una solución digital para enviar y firmar contratos anuales a los clientes. Además, Raquel ha estado trabajando en un proceso para automatizar los recordatorios de renovación en nuestra plataforma CRM, Zoho, para nuestros clientes que estamos en proceso de transición a contratos anuales. Justine ha iniciado una campaña #artoftheday en el Instagram de CaFE, utilizando obras de arte enviadas por artistas del oeste como parte de la convocatoria Way out West.
CVSUITE
Como se informó anteriormente, CVSuite lanzó la lista de las 30 ciudades pequeñas más creativas de WESTAF, la primera de una serie de listas que desarrollará el equipo de CVSuite. Nuestro objetivo era destacar el trabajo que se puede hacer con CVSuite, así como brindar un enfoque positivo sobre las artes durante estos tiempos estresantes. Nos sentimos alentados por los comentarios que hemos recibido hasta ahora. Se lanzó una campaña de marketing para alinearse con la lista de las 30 mejores, que proporciona kits de prensa para que estas increíbles ciudades compartan las buenas noticias.
VAYA INTELIGENTE
Siguen abriéndose y administrando nuevos programas de ayuda por la COVID-19 nuevos clientes. WESTAF está utilizando GO Smart para administrar el programa anual TourWest y WESTAF Cares, un nuevo programa de ayuda por la COVID-19. La fecha límite para TourWest es el 1 de mayo de 2020, y el equipo de GO Smart estará disponible durante la próxima semana para ayudar con las preguntas de los solicitantes y las tareas administrativas generales previas al panel. El fondo CARES se inaugura el 6 de mayo de 2020, y Jessica está trabajando en estrecha colaboración con el equipo de Responsabilidad Social e Inclusión para completar la creación.
ARCHIVO DE ARTE PÚBLICO
PAA se complace en informar que, a pesar de las demoras causadas por el COVID-19, el equipo completó el proceso de facturación y contratación para el condado de Bartholomew, Indiana, el nuevo cliente de CMS de PAA. Además, tanto Broward County Public Art & Design como Texas Tech University renovarán sus suscripciones a PAA CMS, lo que llevará a PAA hacia una tasa de renovación de 100%. PAA trabajará con el equipo de marketing en el tercer trimestre para producir una campaña de Google Ad Words con el fin de brindar más visibilidad al sitio mientras continúa trabajando para aumentar la participación en las redes sociales.
ZAPP
Como se mencionó anteriormente, ZAPP también ha realizado la transición a PandaDoc para enviar contratos nuevos y de renovación de clientes, una tarea programada para el año fiscal 2020, pero que se adelantó en prioridad debido al trabajo remoto del personal y los clientes. Todavía estamos trabajando en las cancelaciones y aplazamientos de los eventos de 2020, y esperamos que nuestro equipo se concentre en eso de manera significativa durante el tercer trimestre. Dedicamos nuestro seminario web mensual para administradores a analizar cómo ZAPP puede ayudar a los eventos que se cancelan o posponen y que tuvieron al menos 70 asistentes, nuestra audiencia más grande hasta la fecha. También iniciamos una campaña de correo electrónico 50% para ayudar a los eventos a reducir los costos de publicidad en vista de la COVID-19.
IMTOUR
En WESTAF, nuestros programas y plataformas están siempre bajo evaluación. Desde 2012, IMTour ha evolucionado de un programa piloto de giras a una plataforma web de WESTAF que apoya a músicos independientes ofreciendo subvenciones a presentadores sin fines de lucro. Dadas las prioridades y capacidades de la organización WESTAF y la importante inversión necesaria para hacer de IMTour un jugador en un panorama competitivo, como se informó anteriormente, IMTour dejará de funcionar en breve. A partir del 1 de abril de 2020, todos los fondos de la subvención se han distribuido y el programa de subvenciones ha cerrado. El sitio web IMTour.org ya no acepta nuevas inscripciones y el 15 de mayo el sitio cerrará por completo. Como saben, esta es la segunda plataforma comercial (junto con YouJudgeIt) que WESTAF ha cerrado en el último año para enfocar, agilizar y proporcionar recursos a sus negocios de plataforma web más viables y alineados con la misión.

Eso es todo por ahora. Como siempre, gracias por preocuparse por el trabajo de WESTAF y por representar a nuestras redes regionales y nacionales de agencias, alianzas y clientes del oeste. ¡Lo apreciamos!

Como siempre,

cristiano