¡Hola fideicomisarios de WESTAF!
Hay tantas cosas sucediendo en WESTAF en este momento, por lo que estoy muy emocionada de verlos a todos en nuestra reunión virtual el próximo jueves 21 de mayo. Muchas gracias por su participación en todo lo relacionado con WESTAF. Nos damos cuenta de lo complejo y desconcertante que se ha vuelto para todos nosotros navegar en este nuevo mundo, por lo que el hecho de que se tomen este tiempo para centrar su atención y experiencia en WESTAF significa mucho y se agradece profundamente. Comencemos:

REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA DE WESTAF ESTE MIÉRCOLES Y JUEVES (CG)
El viernes, el consejo de administración en pleno también recibió una agenda y un paquete para la reunión virtual del consejo de administración del jueves 21 de mayo de 14:00 a 16:30 MDT. Los comités ejecutivo y de desarrollo también recibieron sus agendas y paquetes de la junta para sus reuniones del miércoles 20 de mayo. Estoy bastante seguro de que esta es la primera reunión completa y programada regularmente de los administradores que se ha realizado por videoconferencia. Si no recibió el paquete o si tiene alguna pregunta de último momento sobre la reunión, comuníquese conmigo o con Natalie Scherlong y le proporcionaremos lo que necesite.

PLAN DE REGRESO A LA OFICINA DE WESTAF (CG)
La semana pasada, WESTAF emitió formalmente su plan de regreso a la oficina a todo el equipo de WESTAF. Comenzamos este proceso hace varias semanas con una encuesta de equipo que evaluó el apetito y la voluntad, como grupo e individualmente, en torno a este proceso. Con estos datos, formulamos el plan de regreso a la oficina de WESTAF que presenta cinco fases de 2 semanas. Permaneceremos, avanzaremos o retrocederemos en cada fase, observando la tasa de incidencia acumulada de 2 semanas y la curva epidémica actual actualizada con frecuencia por el Departamento de Salud Pública y Medio Ambiente y el Centro de Operaciones de Emergencia del Estado de Colorado. El enfoque de las fases de dos semanas se basa en los criterios de selección de las pautas de los CDC. En cada marcador de dos semanas, determinaremos si debemos permanecer en nuestra fase actual, avanzar a la siguiente fase o retroceder a una anterior. A partir del lunes 18 de mayo, comenzaremos a monitorear nuestro primer período de dos semanas. Permaneceremos en nuestro estado actual de trabajo desde casa durante ese tiempo. Si los datos indican una mejora alentadora, lanzaremos la Fase 1 el lunes 1 de junio. Si no es así, no lo haremos. Es probable que haya picos en los nuevos casos de coronavirus, como ya hemos visto en otros países, estados y condados, incluido Denver, por lo que quiero enfatizar que no tenemos prisa. Seremos pacientes y deliberaremos en cada fase. No hay prisa. La confianza es muy importante, por lo que depende de cada miembro del personal cuánto se compromete con el plan, si es que lo hace, o si las circunstancias personales incluso le permiten hacerlo, ahora o más tarde. "Entonces, ¿por qué hacerlo todo?" es una pregunta con la que lidiamos. Bueno, necesitamos poder medir, rastrear y registrar nuestro progreso y nuestros reveses. Necesitamos establecer puntos de referencia a lo largo del camino, y necesitamos un marco de lenguaje y entendimiento común en torno a las precauciones de salud y seguridad cuando hablamos de cómo podría ser un regreso a la vida normal en la oficina. Esperar a ver indefinidamente sin ningún plan en marcha también puede ser su propia fuente de ansiedad. También nos animó un breve mensaje en video a todo el personal de la presidenta del consejo de administración, Tamara Alvarado, ¡lo cual fue increíble!

RESPUESTA DE WESTAF AL COVID-19 (DH)
Se recibieron 783 respuestas para la Encuesta sobre el impacto de la COVID-19 en las artes de WESTAF, y este informe preliminar analiza los resultados finales de la encuesta. La encuesta cerró el 1 de mayo y los resultados completos se publicarán a finales de este mes. Los resultados iniciales se han compartido con las agencias de arte estatales y los líderes de defensa de las artes estatales en toda la región, y se utilizaron en la contribución de WESTAF a la presentación colaborativa inicial de RAO a la Fundación Mellon. WESTAF continúa revisando las páginas web de Actualización y Recursos de COVID-19 en nuestro sitio web, y una presentación/informe que brinda información más profunda también se está revisando semanalmente y se continúa compartiendo con organizaciones de servicios de arte y financiadores de arte en el oeste y a nivel nacional mientras discutimos formas de brindar alivio al campo. Tanto la página de Recursos de COVID-19 como la de Actualización de COVID-19 han sido las más visitadas en el sitio web de WESTAF en marzo y abril, y en conjunto, la página de Actualización ha tenido 822 visitas de página y la página de Recursos ha tenido 3.849 visitas de página.

FONDO DE ALIVIO WESTAF CARES PARA ORGANIZACIONES (CD)
El plazo de presentación de solicitudes para el Fondo de ayuda WESTAF CARES para organizaciones se cerró oficialmente el lunes 11 de mayo. Con más de 400 solicitantes de los 13 estados, el equipo determinó que sería beneficioso extender la fecha límite para 3 estados con un número bajo de solicitudes: Alaska, Nevada y Wyoming. La semana del 18 de mayo, Chrissy y Madalena finalizarán las solicitudes y se prepararán para pasar a la siguiente fase del proceso, que implica orientar y convocar a 4 paneles separados de 16 voluntarios de los 13 estados de la región WESTAF durante tres días, del 15 al 17 de junio. Las recomendaciones finales de financiación se harán la última semana de junio y se aprobarán y anunciarán a fines de mes.
APOYO DE WESTAF A LA ACCIÓN ESTATAL O A LOS PRESUPUESTOS DE LAS AGENCIAS ESTATALES DE ARTE (DH)
WESTAF está trabajando con agencias estatales de arte en toda la región que están anticipando y experimentando recortes presupuestarios propuestos. Más recientemente, respondimos a una consulta de Colorado Creative Industries (CCI), que nos invitó a brindar recomendaciones sobre cursos de acción para responder a una recomendación del personal del Comité Presupuestario Conjunto de suspender la transferencia de fondos de juegos de azar a la agencia. Esta acción, sin ninguna otra propuesta de financiación futura, habría llevado a CCI a cesar sus operaciones. Trabajando en estrecha colaboración con la organización de defensa estatal Arts for Colorado y el cabildero apoyado por WESTAF en Colorado, WESTAF envió apelaciones a los legisladores de JBC y a los legisladores del Arts Caucus en el estado pidiéndoles respetuosamente que continúen financiando a CCI por parte del estado. WESTAF también organizó una alerta de defensa para nuestras redes en Colorado para alentarlas a escribir a sus legisladores expresando su apoyo a CCI. (Esta alerta de defensa tuvo una tasa de apertura de 41,8% y una tasa de clics de 19,5%, y MarComms está trabajando en estrecha colaboración con Alianzas, Defensa y Política para utilizar esta campaña de rápida implementación para desarrollar una estrategia para futuras campañas). El lunes 11 de mayo, el director de la Oficina de Planificación y Presupuesto Estatal de Colorado reveló una nueva recomendación alternativa que proporcionaría fondos a CCI (aunque reducidos) de los Fondos Generales que fue motivada por una pregunta del senador de Colorado Zenzinger, quien informó haber recibido una cantidad significativa de cartas de defensores de las artes. WESTAF continúa monitoreando la situación y está preparada para responder con más acciones. WESTAF también está en conversaciones con grupos de defensa de las artes en la región sobre acciones coordinadas en sus estados relacionadas con sesiones legislativas especiales que consideran las finanzas estatales que podrían afectar negativamente los presupuestos de las agencias de artes estatales.
POLÍTICA DE DEFENSA Y COMPROMISO PÚBLICO DE WESTAF (DH)
Sabiendo que WESTAF está aumentando sus actividades de participación pública y defensa de derechos, David ha desarrollado un borrador de una Política de participación pública y defensa de derechos para la aprobación de la junta que aclara, consolida y comunica la posición de WESTAF sobre la realización de declaraciones públicas, la gestión de programas de financiación de defensa de derechos y la participación en la defensa directa.
FONDO REGIONAL DE RESILIENCIA DE LAS ARTES DE LOS ESTADOS UNIDOS (CG)
Como se informó anteriormente, con una subvención de $10MM de la Fundación Andrew W. Mellon, las RAO de EE. UU. están lanzando un Fondo de Resiliencia que proporcionará subvenciones sin contrapartida a organizaciones artísticas y culturales en todo EE. UU. que enfrentan dificultades económicas causadas por la pandemia de COVID-19. El fondo se destinará a organizaciones rurales y urbanas que tengan un impacto a nivel estatal, regional o nacional. Las subvenciones oscilarán entre $30 y 75K y apoyarán a organizaciones artísticas pequeñas y medianas de todas las disciplinas artísticas, especialmente aquellas que históricamente han tenido pocos recursos y aquellas que representan poblaciones, comunidades y formas de arte con pocos recursos. El fondo puede apoyar los gastos asociados con las operaciones generales, las actividades de respuesta inmediata, la planificación de escenarios futuros, el apoyo a las necesidades de nuevos medios, la ayuda con los costos de las colaboraciones y los costos asociados con ayudar a las organizaciones a reimaginar su trabajo y aumentar su resiliencia. Se apoyará en la filantropía basada en la confianza, brindando flexibilidad a las organizaciones y sus líderes para que puedan dirigir la financiación a sus necesidades y oportunidades más urgentes. Además, contribuirá a los esfuerzos que se están realizando en nuestro campo para crear y apoyar nuevos sistemas de financiación equitativos. Las RAO tienen previsto seguir recaudando fondos en torno al fondo con el objetivo de conseguir al menos entre 1 y 2,5 millones de dólares y 1 y 5 millones de dólares en financiación adicional durante los próximos 1 o 2 años.
WESTAF PARTICIPÓ EN DISCUSIONES SOBRE PROGRAMAS ESTILO WPA A NIVEL REGIONAL Y NACIONAL (DH)
A raíz de las conversaciones de RAO con Michael Orlove, director de asociaciones estatales, regionales y locales, y de actividades internacionales en el Arts Endowment, Christian y David se reunieron con Rachel Chanoff, directora de The Office Performing Arts + Film, una empresa de comisariado y producción independiente con sede en Nueva York y Londres, que ha desarrollado un concepto para un programa Artists at Work (AAW) que apoyará a artistas individuales que trabajan en centros culturales, primero a través de un piloto en el oeste de Massachusetts. David ha puesto en contacto a The Office con aquellos de la red WESTAF que trabajan en iniciativas similares en estados de la región, y está hablando con Randy Engstrom, director de la Oficina de Artes y Cultura de la ciudad de Seattle, que ha propuesto un programa al estilo de Works Progress Administration (WPA) que abarque el aprendizaje de las artes, las artes y la salud mental, y el arte público. Christian y Torrie Allen, directora ejecutiva de Arts Midwest, han sido invitados a unirse a un grupo de trabajo nacional que explorará el potencial para desarrollar uno o más programas de este tipo a nivel nacional. WESTAF ha proporcionado algunas recomendaciones e información a las redes involucradas en este trabajo, y explorará esta posible nueva dirección en la política cultural que se basa en antecedentes como el Proyecto Federal Uno de la WPA y los programas de artes comunitarias del Acuerdo Económico y Comercial Integral, los cuales utilizaron programas de empleos y obras públicas para emplear artistas y apoyar las artes comunitarias, el arte público y la práctica social. 
RED DE DEFENSA DE LAS ARTES OCCIDENTALES — WAAN (DH)
Se están programando llamadas mensuales de WAAN hasta junio, y se han compartido con la red las notas de la discusión de la primera reunión. La primera reunión del 24 de abril incluyó a los líderes de Alaska Arts & Culture Foundation, Alaska State Council on the Arts, Arizona Citizens for the Arts, Arts for Colorado, Californians for the Arts, Idaho Commission on the Arts, Inspire Washington, Nevada Arts Council, Utah Cultural Alliance y Wyoming Arts Alliance. Los líderes de Montana Cultural Advocacy, Cultural Alliance Nevada, Creative New Mexico y Cultural Advocacy Coalition (Oregon), que también son miembros de la red pero no pudieron asistir a la primera llamada, han sido contactados por teléfono y correo electrónico. 
WESTAF SE PREOCUPA POR LAS ISLAS MARIANAS DEL NORTE (DH)
Como se informó anteriormente, el Arts Endowment ha pedido a WESTAF que administre los fondos de ayuda CARES para las Islas Marianas del Norte. La planificación del programa WESTAF CARES para las Islas Marianas del Norte ha comenzado y Chrissy, Madalena y David tienen una llamada de seguimiento con Parker Yobei, director ejecutivo del Consejo de Artes y Cultura de la Commonwealth, después de la cual se ultimarán los detalles sobre los criterios de elegibilidad y revisión, las pautas y el cronograma del programa.
Tour Oeste (CD)
El equipo de TourWest (Lani Morris, Chrissy Deal, Madalena Salazar) tuvo una exitosa sesión de orientación con los siete panelistas que revisarán más de 250 solicitudes de TourWest este mes antes de la reunión del panel del 18 de junio. Este pequeño “tiempo de inactividad” permitirá al equipo centrar parte de su atención en los beneficiarios de 2019 que se están recuperando de los efectos de la COVID-19 en los espacios de artes escénicas y los presentadores.
PLAN ESTRATÉGICO (NE)
La semana pasada, Natalie Scherlong tuvo reuniones productivas con Leah y David. Desde entonces, ha estado realizando su propia investigación estratégica, así como procesando los recursos que le compartieron para identificar los próximos pasos para hacer avanzar el trabajo de las cohortes. Mientras tanto, Natalie ha estado incorporando a nuevos miembros del personal a tiempo completo a las cohortes que más se alinean con sus áreas de interés. Con la reunión de la junta directiva acercándose rápidamente, gran parte de su atención se ha centrado en esos preparativos, y Natalie está emocionada de compartir su primera actualización de planificación estratégica con la junta el próximo jueves. 
FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN (AH)
WESTAF ha recibido un préstamo del Programa de Protección de Nómina por un total de $377,000. El equipo trabajará para garantizar que se envíen los registros adecuados para la condonación según lo exigen la Administración de Pequeñas Empresas y USBank. Se proyecta que WESTAF utilizará aproximadamente $346,000 de este préstamo en gastos permitidos y devolverá el resto a menos que haya una flexibilización de los términos del préstamo. El equipo se está preparando para una actualización del servidor financiero y de Great Plains, nuestro software de contabilidad. La actualización se llevará a cabo este lunes y martes, cuando ambos sistemas estarán inactivos. Becca continúa trabajando con Christian en el plan de regreso a la oficina y la logística correspondiente. Amy está elaborando los documentos presupuestarios del año fiscal 2021 que el personal utilizará para elaborar sus presupuestos a fines de junio. El cronograma presupuestario se revisará en la reunión de la junta de mayo. 
EMPRESA GENERAL (SL, CV)
Los equipos comerciales han comenzado la planificación inicial para el presupuesto del año fiscal 2021. Con base en el plan estratégico de WESTAF, los equipos comerciales implementaron los objetivos y resultados clave (OKR) como una herramienta para establecer metas para maximizar la alineación y la transparencia al perseguir objetivos ambiciosos en el año fiscal 2020. Para la planificación del presupuesto en el año fiscal 2021, los equipos comerciales revisarán los OKR del año fiscal 2020 para evaluar los éxitos y desafíos para informar los planes para el próximo año. Después de emplear el proceso OKR para alinear las iniciativas de productos SaaS individuales con el plan estratégico, los equipos comerciales revisarán los OKR del año fiscal 2021 para determinar los impactos financieros y los considerarán al desarrollar su presupuesto para el año fiscal 2021. 
CAFETERÍA (CV)
CaFE organizará un seminario web mensual gratuito para administradores sobre cómo pueden crear una mejor aplicación. Estos seminarios web forman parte de los esfuerzos continuos de retención de clientes. Tuvimos un mes de abril lento en cuanto a nuevas ventas, con solo un nuevo cliente incorporado. Esperamos recuperarnos con una campaña de marketing lanzada recientemente que estará dirigida a antiguos clientes de CaFE. La campaña, que incorporará correo directo a una audiencia específica y anuncios en video, se centra en gran medida en por qué elegir CaFE también significa elegir apoyar las artes. Contratamos a Kenneth Cho como nuestro nuevo coordinador de ventas para CaFE y ZAPP. Cho se mudó recientemente a Denver desde el área de DC y tiene muchos años de experiencia en ventas entrantes y salientes en las industrias de alimentos y viajes. 
CVSUITE (KE)
El equipo de CVSuite está lanzando una nueva iniciativa de informe de impacto de COVID-19 y está diseñando estrategias para integrar esta iniciativa como un servicio de CVSuite. Hemos elaborado informes para Colorado, California y Washington. Inicialmente, los informes se compartirán a través de nuestras redes de políticas. El equipo decidió implementar esta iniciativa antes de avanzar con nuestros proyectos de marketing planificados en un esfuerzo por responder mejor al COVID-19. La semana pasada, descubrimos un error con los Informes de impacto especializados debido a un cambio no anunciado en los identificadores de código de condado del proveedor de datos de CVSuite, Emsi. La respuesta lenta por parte de Emsi provocó que la resolución se demorara unos días; sin embargo, el problema ya está solucionado. 
Vuélvete inteligente (JG)
GO Smart tuvo dos demostraciones prometedoras con el distrito de Matanuska-Susitna en Alaska, un cliente potencial que podría generar hasta $5,250 en ingresos anuales. El distrito recibió nuestra campaña de marketing que ofrecía un descuento en COVID o nuevos programas y Jessica continuó haciendo un seguimiento con ofertas hasta que el distrito se comunicó con nosotros. TourWest cerró con éxito el 1 de mayo de 2020 sin ningún problema técnico, y la orientación de los panelistas fue bien. La subvención WESTAF CARES se abrió el 6 de mayo y cerró a las 5:00 p. m. del 11 de mayo debido a la abrumadora respuesta. La subvención recibió 415 solicitudes. Jessica trabajó en estrecha colaboración con el equipo de Responsabilidad social e inclusión mientras ajustaba el proceso para aumentar la cantidad de solicitudes de organizaciones elegibles de los estados que tenían pocos solicitantes en el grupo.  
ARCHIVO DE ARTE PÚBLICO (LG)
PAA ha hecho un esfuerzo concertado para documentar proyectos de arte público y compromisos con colecciones de arte público existentes en respuesta al COVID-19. Estas colecciones estarán disponibles en el sitio web de Public Art Archive y se agregarán en una página de recursos específica y en crecimiento para el campo y los campos afines. Hemos visto una gran respuesta del campo hasta ahora y planeamos destacar significativamente el trabajo de Mural Arts Philadelphia; Carson City; Lancaster, PA; Forecast Public Art; y Muros con sede en Chicago. PAA está en proceso de firmar un nuevo cliente, Lancaster Public Art, que se suscribirá al CMS y a las funciones de Collection Showcase.
ZAPP (CV)
Mientras seguimos lidiando con las cancelaciones, también estamos describiendo el trabajo que se debe realizar para el año fiscal 2021 para abordar las necesidades de los espectáculos cancelados en 2020. Esto incluye cambios operativos para contratos y opciones de pago y cambios en la funcionalidad del sistema que ayudarán a mejorar la transparencia con respecto a la disponibilidad real de espacio de stand en los eventos. También estamos trabajando en las especificaciones para una galería de artistas, por espectáculo, que actuaría como una exhibición visual de todos los artistas seleccionados para un evento. Si bien es común en los sitios web de espectáculos, esto se ha convertido en una mayor prioridad debido a la necesidad de transformar los eventos presenciales en virtuales. Como se mencionó anteriormente, contratamos a Kenneth Cho para liderar nuestros esfuerzos de ventas para ZAPP y CaFE. Comienza en WESTAF el 1 de junio.

¡Nos vemos el jueves!

Con gratitud,

cristiano