Estimada Junta Directiva de WESTAF:

A medida que julio se acerca a su fin, nos quedarán solo dos meses de nuestro año fiscal: el año fiscal 2021 comienza el 1 de octubre de 2020. Este es un momento particularmente ajetreado para WESTAF: en nuestros negocios web, en políticas públicas y defensa, en responsabilidad social y subvenciones, en tecnología e innovación, en comunicaciones y marketing y en finanzas y administración, así que profundicemos:
ACTUALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE OCTUBRE (CG, NS)
Gracias a todos por completar nuestra breve encuesta sobre la reunión de la junta directiva de octubre. Tal vez no fuera de esperar que la encuesta indicara que alrededor del 80% de los fideicomisarios preferirían no viajar a Denver en octubre debido a la pandemia. Teniendo en cuenta los niveles de comodidad y seguridad tanto de los fideicomisarios como del personal, hemos decidido organizar las reuniones de la junta directiva y del comité ejecutivo de octubre de forma virtual, así como una orientación para los nuevos fideicomisarios. ¡Estamos buscando varias formas de hacer que estas reuniones sean lo más dinámicas, productivas y divertidas posible! En las próximas semanas, brindaremos más información.
ANUNCIO DE PUESTO EN LA FUNDACIÓN BONFILS-STANTON (CG) CON BASE EN DENVER
Acción solicitada: La Fundación Bonfils-Stanton busca el puesto de Gerente del Programa de Becas Livingston, Subvenciones para las Artes y el Cambio Social. El candidato seleccionado será un líder informado, reflexivo y colaborador con la capacidad de gestionar programas centrados en la comunidad y proyectos complejos de varios años. La Fundación está buscando una persona con el compromiso de promover nuestro trabajo fomentando el desarrollo profesional de los ejecutivos sénior de organizaciones sin fines de lucro, integrando el compromiso de la Fundación con la equidad y apoyando las artes y la cultura en Denver. La descripción completa del puesto se encuentra aquí. Gracias por hacer circular el mensaje en sus redes y en cualquier persona que crea que podría ser un candidato adecuado.
SISTEMAS DE GESTIÓN Y DESARROLLO DEL DESEMPEÑO (CG)
Acción solicitada: El equipo de liderazgo participó recientemente en una demostración de una herramienta de gestión/revisión/establecimiento de objetivos/retroalimentación del desempeño basada en la web llamada Insights. La demostración fue útil, pero inspiró al equipo a buscar otras herramientas similares con fines comparativos. En su trabajo, ¿utiliza este tipo de herramienta de desarrollo/gestión del desempeño en línea? Si es así, ¿tiene alguna recomendación que pueda hacer o conoce a alguien que pueda ayudarnos a comparar algunas herramientas que nos ayuden a comprender lo que hay disponible? Cualquier comentario que pueda tener al respecto sería de gran ayuda. ¡Gracias!
RESUMEN DE EFECTIVO DE JUNIO Y PROYECCIONES DE JULIO (CG)
A continuación se presentan los documentos financieros más recientes de WESTAF que se compartieron y revisaron en la reunión del Comité Ejecutivo de julio. Estos documentos son confidenciales y solo para uso interno. En resumen, el Informe de resumen de efectivo de junio y el memorando financiero adjunto muestran que el panorama financiero de WESTAF para el año fiscal 2020 es sólido debido a la reducción de gastos y la nueva financiación de Mellon, el Programa de protección de cheques de pago y las subvenciones NEA CARES. Finalmente, las proyecciones de fin de año de julio son la mejor estimación de los administradores de presupuesto de dónde estaremos al final del año.
FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN (AH)
Lauren y Jess están trabajando en algunos cambios de proceso en respuesta a las solicitudes del equipo de ZAPP para ayudar a garantizar una comunicación y expectativas consistentes. El Comité Ejecutivo se reunió la semana pasada para trabajar en la política de compensación y temas relacionados con RR.HH. Se reunirán dos veces en agosto para continuar estas conversaciones; Amy y Becca apoyarán este trabajo con la investigación según sea necesario. Se completó un segundo borrador del presupuesto de WESTAF y el equipo de liderazgo lo revisará hasta fines de julio. Según la práctica histórica, todos los presupuestos de WESTAF se basan en el método de contabilidad de caja. También se está redactando un presupuesto con el método de contabilidad de acumulación. Ahora es el momento de que el equipo de finanzas comience los preparativos para la auditoría, incluidas las conciliaciones de los códigos del balance y la limpieza de varias cuentas. Amy se ha puesto en contacto con los auditores con respecto al tratamiento contable para la compra de una de las acciones de los socios de ZAPP. Amy también está comenzando a trabajar con Christina y Christian en el primer plan de gestión del flujo de efectivo de ZAPP para el año fiscal 2021.
ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO (NS)
¡Las cohortes han estado ocupadas desde el último informe! Aquí hay una actualización rápida sobre lo que ha estado haciendo cada una de las cohortes. La cohorte de Comunicaciones envió su resumen de los trimestres 2 y 3, que incluye los logros, las soluciones y los desafíos que la cohorte ha identificado durante los últimos dos trimestres, así como el trabajo en el que quieren centrarse a continuación. La cohorte ahora está en el proceso de planificar un taller de "lanzamiento" con sus asistentes técnicos. La cohorte de Negocios llevará a cabo una reunión de bienvenida con sus asistentes técnicos la próxima semana para presentarles al equipo y su trabajo. Junto con el equipo de ISR, la cohorte de Equidad dirigió un exitoso taller de equidad, diversidad e inclusión con la consultora Carla Mestas y el personal. La cohorte de Políticas ha establecido pequeños grupos de trabajo y esos grupos están creando documentos de alcance para cada una de las áreas del plan estratégico. David Holland está trabajando en estrecha colaboración con el equipo para involucrar a los asistentes técnicos. La cohorte está actualmente en el proceso de programar una reunión con ellos. 
EL SECTOR CULTURAL DE OREGON RECIBE $50 MILLONES EN FONDOS ESTATALES — MÁS DE $60 MILLONES EN FONDOS DE AYUDA ESTATAL EN TODA LA REGIÓN WESTAF HASTA LA FECHA (DH)
La Junta de Emergencia de la Legislatura de Oregón aprobó recientemente un paquete de ayuda de $50 millones para la cultura de Oregón que incluye $25,984,872 para Business Oregon para su distribución a nivel estatal a organizaciones culturales por parte del Oregon Cultural Trust. Se hicieron más de $14 millones en asignaciones adicionales a organizaciones artísticas y culturales específicas y casi $10 millones en asignaciones de apoyo a la Independent Venue Coalition para 78 lugares independientes en todo el estado. La financiación se puso a disposición a través del Fondo de Ayuda para el Coronavirus federal para abordar el impacto devastador que la crisis de salud de COVID-19 está teniendo en la comunidad artística y cultural de Oregón. Felicitaciones a Brian Rogers, director ejecutivo de la Oregon Arts Commission y el Oregon Cultural Trust y miembro de WAAN, Sue Hildick, directora ejecutiva de la Cultural Advocacy Coalition, y defensores de las artes en todo el estado de Oregón. Con la reciente asignación de $9 millones de fondos de ayuda estatal a la División de Artes y Museos de Utah y la asignación de $2 millones de fondos de ayuda estatal a la Comisión de Artes de Arizona, el total de fondos de ayuda dirigidos por el estado que apoyan directamente las artes y la cultura ha aumentado a más de $60 millones en toda la región.
WESTAF CONVOCA UNA TELECONUENCIA TRIMESTRAL DE DIRECTORES EJECUTIVOS (DH)
El 23 de julio, WESTAF organizó una teleconferencia trimestral de directores ejecutivos de agencias de arte estatales de toda la región. El grupo compartió desafíos y éxitos y analizó la financiación estatal de ayuda y recuperación para las artes en toda la región, los principales avances en los programas y servicios de las agencias, los principales avances y puntos destacados en el campo, como la reapertura de las instalaciones artísticas y culturales, y los avances en los presupuestos estatales y de las agencias. 
LA RED DE DEFENSA DE LAS ARTES OCCIDENTALES (WAAN) SE EXPANDE Y ELIGE A SUS COPRESIDENTES (DH)
WAAN eligió a Julie Baker, directora ejecutiva de Californians for the Arts y California Arts Advocates, y a Manny Cawaling, director ejecutivo de Inspire Washington, como copresidentes y trabajarán en estrecha colaboración con WESTAF para formular la dirección futura del grupo en las próximas semanas y meses. El grupo WAAN se ha ampliado para incluir a la Fundación Estatal de Hawái para la Cultura y las Artes, la Alianza Cultural de Nevada y Creative New Mexico. El grupo discutió los programas de ayuda estatal para las artes y la cultura, las sesiones legislativas especiales y próximas y los futuros paquetes de ayuda y recuperación federales durante su llamada del 24 de julio. 
WESTAF TRABAJA PARA FORTALECER LA DEFENSA DE LAS ARTES EN NEVADA (DH)
WESTAF ha participado con el Consejo de las Artes de Nevada y la Alianza Cultural de Nevada en una serie de reuniones para explorar formas de fortalecer la defensa de las artes en el estado. WESTAF está otorgando una modesta subvención para apoyar el desarrollo de capacidades mediante la reorientación de los fondos federales de defensa y ha realizado investigaciones y brindado otros consejos destinados a mejorar la estrategia para la próxima sesión legislativa. 
LA FUNDACIÓN HEWLETT BUSCA ASESORAMIENTO DE WESTAF SOBRE LA DEFENSA DE LAS ARTES (DH)
Aunque el tema de estas conversaciones es confidencial, WESTAF continúa brindando asesoramiento de alto nivel a la Fundación Hewlett sobre asuntos de defensa de las artes en California mientras consideramos una asociación entre las dos organizaciones. David se reunió recientemente con el personal de la Fundación Hewlett por segunda vez. El equipo ejecutivo y la junta directiva de WESTAF se mantienen al tanto de estas conversaciones y novedades. 
WESTAF SIGUE APOYANDO AL CONSEJO DE ARTES DE CALIFORNIA EN LA REVISIÓN DEL PROGRAMA DE SUBVENCIONES (DH)
Recientemente, WESTAF completó una solicitud adicional de asistencia técnica de respuesta rápida para el Consejo de Artes de California relacionada con una revisión de su programa de subvenciones. David investigó los programas de subvenciones de las 13 agencias de artes estatales en el oeste en términos de sus criterios de elegibilidad y requisitos de contrapartida, así como las subvenciones de las agencias de artes estatales por tipo de institución y resumió los detalles clave de la guía federal de contrapartida y la legislación estatal para informar la toma de decisiones del CAC.
LAS NOMINACIONES PARA EL FONDO DE RESILIENCIA ARTÍSTICA REGIONAL DE WESTAF DEBEN ENTREGARSE ANTES DEL 31 DE JULIO DE 2020 (CD)
El Fondo de Resiliencia de las Artes Regionales de WESTAF está diseñado para ayudar a mitigar la amenaza financiera al sector al apoyar a organizaciones artísticas pequeñas y medianas de todas las disciplinas artísticas en áreas rurales y urbanas que son consideradas por sus pares como de impacto estatal, regional o nacional. WESTAF administrará la re-subvención de más de $1.7 millones en el otoño de 2020 a través de aproximadamente 30-40 premios que van desde $30,000 a $75,000, con algunas subvenciones excepcionales de $100,000. Puede encontrar detalles adicionales aquí. Si desea nominar a una organización, hágalo antes del viernes 31 de julio de 2020 a las 5:00 p. m., hora de las Montañas Rocosas.
ARTES EN AMÉRICA – LAS RAO COLABORAN CON EL CENTRO KENNEDY (CD)
En consonancia con la misión y la visión del Kennedy Center, así como con los ideales del presidente John F. Kennedy, el Kennedy Center ha lanzado Arts Across America, una campaña de reconocimiento que enaltece y celebra a las comunidades que están comprometidas con el uso de las artes para promover la conexión, una economía creativa fuerte y una mayor ciudadanía cultural. Arts Across America tiene como objetivo celebrar, conectar y dinamizar las comunidades y, con el tiempo, tejer una historia nacional sobre el poder de las artes en las comunidades de todo nuestro país. WESTAF ha estado trabajando en estrecha colaboración con el equipo del Kennedy Center para identificar artistas y organizaciones artísticas de la región de WESTAF para que aparezcan como intérpretes en la programación gratuita en línea disponible en Facebook Live, Instagram, YouTube y el sitio web del Kennedy Center durante las próximas 20 semanas. Le mantendremos informado sobre el cronograma y esperamos que nos sintonice.
REDISEÑO DEL PROGRAMA LÍDERES DE COLOR (CD)
A principios de esta primavera, el equipo de SRI determinó que renunciaría a las reuniones en persona durante el año fiscal 2020 y el año fiscal 21 debido a la pandemia. Esto evitará que los recursos se destinen a la planificación logística que puede requerir una modificación o cancelación significativa. Además, y quizás más importante, los asistentes no se enfrentarán al dilema de tener que elegir entre una oportunidad de desarrollo profesional y su bienestar personal y el de sus seres queridos que pueden estar en riesgo. Dos programas directamente afectados por este cambio son el programa Emerging Leaders of Color en las regiones WESTAF y South Arts, que se reconfigurarán y se llevarán a cabo de manera virtual. Para abordar la necesidad de rediseñar una participación completamente en línea, el equipo de SRI ha reclutado la experiencia de Salvador Acevedo de Scansion, miembro de la facultad de ELC desde hace mucho tiempo, para liderar este esfuerzo. Durante el verano, Salvador y su equipo: diseñarán una experiencia completa de desarrollo profesional en línea de ELC (capacitación de liderazgo) tanto para WESTAF como para SouthArts; identificarán las experiencias clave que logran los participantes y diseñarán formas de evocarlas en línea; y explorar formas y crear una base a través de la cual WESTAF pueda ampliar estas capacitaciones de liderazgo en el futuro. Desarrollar una dimensión virtual de la experiencia de Líderes de Color ha sido un objetivo a largo plazo para el equipo de SRI. Si bien no esperábamos que la oportunidad de invertir en esto surgiera como resultado de una pandemia mundial, estamos aprovechando el momento y estamos entusiasmados con nuestro paso en esta nueva dirección. 
TECNOLOGÍA (AS)
Progreso tecnológico: esas son dos palabras que resumirían las últimas dos semanas para el equipo de tecnología. El equipo está en proceso de concluir tres proyectos que estaban en la hoja de ruta para este año. Primero, trabajando con UC Berkeley, el equipo actualizó su sistema de informes para el Sistema de Gestión de Cobros para agregar las opciones de filtrado adicionales que se hicieron disponibles en la versión más reciente de este sistema de código abierto. Lo que esto significa es que se ha eliminado una de las barreras para poder comercializar e integrar este sistema a nuevos clientes. Los informes avanzados son una característica valorada por muchos archivistas. Dentro de GO Smart, el equipo está en proceso de probar una mejora que agrega opciones adicionales de entrega de correo al sistema GO Smart. El cambio a una empresa externa para la entrega de correo electrónico desde San Antonio llamada mailgun está en progreso. Al trabajar en la gestión de subvenciones, poder tener soluciones avanzadas de seguimiento de correo electrónico desde GO Smart proporcionará a los administradores de subvenciones la información de seguimiento que necesitan. Comenzando con la implementación inicial, esto permite a GO Smart ser más innovador en el futuro y eventualmente debería aumentar la transparencia de la entrega de correo a los clientes. El equipo también ha completado cambios y mejoras adicionales en otros sistemas de WESTAF. La semana que viene comenzará un proyecto conjunto para renovar y actualizar el portal administrativo de Call for Entry. La primera impresión que tendrá un cliente de Call for Entry serán estas pantallas, y nuestro objetivo es abordar la apariencia del sitio una vez más (lo hicimos por última vez a principios de 2014) y concebir una base tecnológica que pueda respaldar la internacionalización, actualizar las pantallas en relación con posibles problemas de privacidad de datos y analizar en profundidad las funciones críticas del sistema. Este es un proyecto en curso durante los próximos meses y las actualizaciones se seguirán incluyendo en estas publicaciones.
CAFETERÍA (CV, RV)
En julio, CaFE lanzará mejoras muy esperadas en el sistema de puntuación. El equipo actualizó el estilo y organizó los elementos existentes para facilitar la navegación y los flujos de trabajo al usuario. También revisaremos la política de reembolso de la tarifa de inscripción, que pasará de exigir a la organización que procese el reembolso a que CaFE procese el reembolso para la organización cuando se lo solicite. Esta oferta de servicio revisada se coordinará con una función de transacción de reembolso en CaFE (se espera que se lance en agosto). Se espera que la Galería Nacional de Retratos del Instituto Smithsoniano se registre nuevamente este año para emitir su Concurso de Retratos Outwin Boochever. Este concurso nacional trienal recibe entre 2400 y 3000 presentaciones de artistas.
CVSUITE (SL, KE)
CVSuite recibió pagos del condado de Mclean y de Wyoming Arts Alliance por sus renovaciones. David programó una sesión de capacitación sobre datos con la clienta Susan Duplessis de la Comisión de Artes de Carolina del Sur para ayudarlos a comprender cómo pueden usar mejor los datos para impulsar su proyecto de arte rural. Con la próxima capacitación en mente, así como una segunda el viernes, Trevor y Kelly crearon un nuevo cuestionario para los usuarios (nuevos y aquellos que necesitan una actualización) para personalizar mejor nuestras sesiones de capacitación sobre datos y recopilar datos adicionales sobre nuestros usuarios. CVS se encuentra en la etapa final de edición de un informe automatizado sobre COVID-19 dirigido a directores ejecutivos de organizaciones de desarrollo económico. La campaña se enviará la próxima semana.
VUELVE INTELIGENTE (SL, JG)
El Centro Cultural Chapman en Spartanburg, Carolina del Sur, declaró anteriormente que no podrían renovar por falta de fondos. Su administrador nos envió un correo electrónico justo antes de la fecha límite para decirnos que habían conseguido el dinero y que renovarían GO Smart al precio completo. Las iniciativas de marketing para el cuarto trimestre se han consolidado e incluyen un ambicioso calendario de blogs, la creación de una nueva lista de correo a partir de varios recursos y la experimentación continua con AdWords. 
ARCHIVO DE ARTE PÚBLICO (SL, LG)
PAA ha comenzado a trabajar en un nuevo proyecto de exhibición de arte público virtual de justicia restaurativa para Santa Monica Cultural Affairs. Este proyecto es el tercero de una serie piloto de experiencias virtuales altamente personalizadas que PAA ofrece actualmente a los clientes de CMS y Showcase. PAA sigue avanzando lentamente con tres clientes potenciales que el equipo espera convertir para fines del cuarto trimestre. Gracias al arduo trabajo de Adam, PAA está muy cerca de implementar mejoras significativas en los informes de CMS que permitirán a los usuarios ejecutar exportaciones de datos en una variedad de parámetros. 
ZAPP (CV)
Cerramos un contrato con el Museo Heard para la Feria y Mercado Indígena de 2021. El cliente recibe regularmente alrededor de 900 solicitudes, todas las cuales deben ser miembros de una tribu indígena reconocida a nivel federal o estatal. Esta venta nos coloca 300% por encima de nuestra meta presupuestaria para nuevos contratos estándar (aquellos que reciben más de 500 solicitudes). Como parte de una iniciativa de nuestros OKR, casi hemos completado una versión completamente renovada de nuestro centro de ayuda para administradores. El objetivo es hacer que la información sea accesible, buscable y resumida en un formato mucho más digerible. Las cancelaciones y los aplazamientos continúan ocurriendo, y el 62% de todos los espectáculos ahora se ven afectados por un aplazamiento o cancelación. 

Atentamente,

cristiano