Hola Junta Directiva de WESTAF:

El boletín quincenal llegará a ustedes un poco más tarde esta quincena, ya que estoy regresando de un tiempo libre. Es posible que hayan notado que estos boletines quincenales han comenzado a incluir, últimamente, muchas contribuciones valiosas del equipo de recursos de liderazgo de WESTAF (LRT) y este no es la excepción. Cabe destacar algunas actualizaciones excelentes de SRI (Chrissy Deal), Tecnología (Adam Sestokas) y Políticas públicas (David Holland), además de otras actualizaciones excelentes de Seyan Lucero, Christina Villa y nuestros gerentes de producto. Gracias a todos. Comencemos:
ÚLTIMAS NOTICIAS SOBRE TRABAJAR DESDE CASA (CG)
Como recordarán de un informe quincenal anterior, el 6 de julio era nuestra próxima fecha potencial para activar nuestro plan de regreso a la oficina en cinco fases. Según las tendencias nacionales actuales y un aumento reciente en los nuevos casos de coronavirus en Colorado, vamos a volver a trasladar los objetivos hacia el verano y continuar con nuestro entorno de oficina virtual tal como lo hemos estado haciendo desde marzo. Hay demasiada incertidumbre con esta pandemia y eso tiene un impacto negativo en nuestra voluntad de regresar a la oficina. Revisaremos nuestras opciones una vez más alrededor del Día del Trabajo. Estén todos a salvo. Todo el equipo de WESTAF será notificado sobre esta última actualización hoy, 1 de julio.
REUNIÓN DEL COMITÉ EJECUTIVO LA SEMANA PASADA (CG)
El miércoles pasado, 24 de junio, el comité ejecutivo de WESTAF se reunió para su revisión mensual. Actualizamos al comité sobre el informe de resumen de efectivo de mayo y las proyecciones de mayo (más abajo), el borrador de la política de compensación que está actualmente en proceso y el estado de nuestro proceso actual de gestión del desempeño. El comité fue informado sobre el último plan de trabajo desde casa de la organización (arriba). El comité también aprobó los fondos de subvención TourWest y WESTAF CARES para la región (más información sobre esto a continuación). El secretario y el presidente del Comité de Desarrollo también informaron al grupo sobre algunas revisiones del mandato de los fideicomisarios, y el vicepresidente y el presidente del EIC también informaron sobre una reunión con la cohorte de equidad de planificación estratégica para garantizar que ambos grupos estén sincronizados con nuestras prioridades de equidad e inclusión en el futuro. Los últimos 25 minutos de la reunión se reservaron para Christina Villa y un resumen de la Reunión de socios de primavera de ZAPP. Esta presentación completa e informativa cubrió cómo ZAPP en particular se ha visto afectada por COVID desde marzo, y cuáles son nuestras suposiciones con nuestro negocio de mayor generación de ingresos a medida que avanzamos en la planificación del presupuesto para el año fiscal 21.
INFORME RESUMEN DE EFECTIVO DE MAYO Y PROYECCIONES DE JUNIO (CG, AH)
Estos informes financieros se presentaron al Comité Ejecutivo el 24 de junio. Recuerde que estos documentos son confidenciales y no deben compartirse externamente. En primer lugar, las proyecciones de junio. Como recordará, estas son las mejores estimaciones de cada gerente de presupuesto sobre dónde terminaremos al final del año fiscal 2020, 30 de septiembre en comparación con los objetivos de ingresos y gastos que establecimos al comienzo del año fiscal 2020. Vale la pena señalar aquí que nuestros gerentes comerciales de SaaS han agregado un neto de $55.5K a sus proyecciones de entrada en comparación con el mes anterior, debido a un ligero repunte en la actividad comercial, particularmente en el negocio CaFE. A continuación, el resumen de efectivo de mayo. Esta es una instantánea de nuestra posición de efectivo al final del 31 de mayo. El memorando financiero de mayo acompaña al resumen de efectivo para proporcionar notas aclaratorias. Las finanzas son un poco más complejas debido a la afluencia de efectivo para el programa de subvenciones Mellon y el Programa de protección de cheques de pago (PPP), ambos de los cuales recibimos en mayo. Aplicaremos los fondos del PPP a nuestra nómina y alquiler en mayo, junio y julio, y Chrissy y su equipo están desarrollando un plan para otorgar los fondos Mellon el próximo año fiscal y quizás en parte este año fiscal. En general, la posición financiera de WESTAF es sólida, con relativamente pocos gastos nuevos. Desde el inicio de la pandemia, hemos experimentado una reducción significativa en los gastos generales gracias a la supervisión y planificación astutas de nuestros gerentes de presupuesto. Estamos en medio de la elaboración del presupuesto para el año fiscal 2021 (que comienza el 1 de octubre) y esperamos tener un presupuesto ajustado el próximo año, por lo que tener un superávit de efectivo este año ayudará en esta planificación.
EL COMITÉ EJECUTIVO APRUEBA UN TOTAL COMBINADO DE $1.33M EN FONDOS DE SUBVENCIÓN TOURWEST Y WESTAF CARES PARA LA REGIÓN (CD)
Ahora, al entrar en su tercera década, las recomendaciones de subvenciones de TourWest fueron aprobadas por el Comité Ejecutivo de WESTAF en su reunión del 24 de junio. En el transcurso de un mes, el panel de TourWest, que estaba compuesto por 7 profesionales de las artes escénicas con experiencia en la región de 13 estados, juzgó 251 solicitudes calificadas y recomendó 236 para financiación por un total de $504,330. Como recordará, nuestro equipo de TourWest ha estado en transición con Chrissy Deal y Lani Morris a cargo después de más de una década de liderazgo por parte de Seyan Lucero. Lani navegó con destreza los muchos giros y vueltas en el proceso de este año (debido al COVID-19) y continúa aprendiendo y liderando junto con Seyan mientras transmite su conocimiento de este programa crítico de WESTAF. El anuncio oficial se realizará a principios de julio. Chrissy o Lani agradecen cualquier pregunta que pueda tener. Además de las subvenciones de TourWest, el Comité Ejecutivo aprobó la financiación del Fondo de Ayuda CARES de WESTAF, el programa de subvenciones competitivas que proporciona apoyo operativo general a las organizaciones artísticas y culturales del oeste afectadas por la pandemia de COVID-19. Con la ayuda de 14 líderes de las artes y la cultura de la región de 13 estados que actuaron como panelistas de subvenciones, WESTAF adjudicó las 441 solicitudes recibidas entre el 6 y el 11 de mayo de 2020. Los panelistas se reunieron entre el 15 y el 17 de junio en cuatro paneles separados para discutir las solicitudes y ofrecer orientación al personal de WESTAF para determinar las recomendaciones de financiación. Chrissy Deal, David Holland y la consultora de subvenciones CARES Madalena Salazar, después de cinco horas de discusión y deliberación, identificaron 45 organizaciones que se recomendarían para recibir financiación por un total de $829,500. Los factores considerados por el personal, más allá de la evaluación de los panelistas y las puntuaciones basadas en criterios establecidos, que informaron aún más las recomendaciones incluyen la representación geográfica, el presupuesto organizacional, el tamaño de la población del estado y la diversidad de comunidades y formas de arte subrepresentadas. Este fue un esfuerzo de equipo monumental con el apoyo de varios departamentos y divisiones a lo largo de más de 2 meses, un hecho por el que Chrissy y su equipo están muy agradecidos. Busque la notificación oficial de los premiados antes del feriado del 4 de julio. Los premios se entregarán dentro de los 30 días posteriores a la recepción de un acuerdo firmado y estados financieros adicionales. No dude en comunicarse con Chrissy o Madalena si tiene alguna pregunta. 
DANDO LA BIENVENIDA A UNA ROSTRO CONOCIDO EN MATERIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL E INCLUSIÓN: MADALENA SALAZAR (CD)
Chrissy está encantada de compartir la noticia de que Madalena Salazar se unirá a WESTAF una vez más como empleada de tiempo completo a partir del 1 de julio. Desde que se mudó a Albuquerque, NM en enero de 2019, Madalena ha mantenido una presencia importante dentro del equipo de SRI como consultora en TourWest, nuestro programa de Líderes de Color y nuestros esfuerzos de concesión de subvenciones en expansión, entre otros proyectos de larga data. Como gerente de programa con sede en Albuquerque, continuará impulsando y expandiendo nuestro trabajo con la red de Líderes de Color y, de manera más inmediata, coordinará esfuerzos para el programa del Fondo Regional de Resiliencia de las Artes Mellon/WESTAF y la asignación de fondos de la Ley CARES a las Islas Marianas del Norte. El equipo de SRI está ansioso por aprovechar su experiencia en equidad e inclusión como miembro del personal a medida que nos embarcamos en nuestro trabajo de equidad de manera más intencional con todo el personal en los próximos meses.
FONDO DE RESILIENCIA ARTÍSTICA REGIONAL DE WESTAF (PROGRAMA DE RECONOCIMIENTO DE SUBVENCIONES DE LA FUNDACIÓN MELLON) (CD)
Ahora que TourWest y CARES pasan a la siguiente fase, el equipo de SRI tomará un respiro rápido y hará un giro para centrarse en el desarrollo del Fondo Regional de Resiliencia de las Artes de WESTAF. El fondo es otra oportunidad, al igual que lo fue WESTAF CARES, para vivir sus valores y dirigir recursos a comunidades históricamente subrepresentadas de una manera que resulte en un cambio cuantificable y sistémico. El Fondo Regional de Resiliencia de las Artes de WESTAF buscará apoyar a las organizaciones dirigidas por y/o que atienden predominantemente a personas de comunidades históricamente marginadas y con pocos recursos que se identifican como: negras, indígenas, personas de color (BIPOC); personas de bajos ingresos, personas con discapacidades, LGBTQIA+; y/o áreas rurales y remotas. En julio estarán disponibles pautas adicionales, que incluirán un proceso de nominación por pares o por cuenta propia y recomendaciones de asesores regionales de toda la región occidental. Los asesores serán líderes artísticos con un profundo conocimiento sobre el campo, incluida la mejor manera de representar y apoyar a las comunidades mencionadas anteriormente. Se invitará a algunas organizaciones a presentar su solicitud. Puede esperar escuchar más sobre esta oportunidad en las próximas semanas. 
LA DIVISIÓN DE ARTES Y MUSEOS DE UTAH RECIBE 1,400,000 MILLONES DE DÓLARES EN FONDOS DE AYUDA ESTATAL PARA LAS ARTES Y LA CULTURA (DH)
La División de Artes y Museos de Utah recibió recientemente $9M en fondos de la Ley CARES estatal, parte de un paquete más amplio de apoyo para la comunidad artística y cultural delineado en HB5010, que recientemente fue aprobado por la Legislatura de Utah y fue firmado como ley por el Gobernador Gary Herbert. Felicitaciones a la fiduciaria de WESTAF Vicki Bourns, miembro de WAAN y directora ejecutiva de la Alianza Cultural de Utah Crystal Young-Otterstrom, y a los defensores de todo el estado de Utah por este logro significativo en estos tiempos difíciles. Este es el primer ejemplo de este tipo del que tenemos conocimiento en la región de fondos de ayuda estatales que se destinan a apoyar programas artísticos y culturales. 
ACTUALIZACIONES SOBRE LA DEFENSA DE LAS ARTES ESTATALES (DH)
En los últimos meses, WESTAF ha estado en conversaciones continuas con agencias estatales de arte y organizaciones de defensa de las artes en cuatro estados de la región de WESTAF (Arizona, Colorado, Nevada y Wyoming) sobre sesiones legislativas especiales y presión a la baja sobre los presupuestos estatales que podrían afectar gravemente los presupuestos de las agencias estatales de arte en estos estados. WESTAF ha estado apoyando a estos estados en el desarrollo de estrategias de defensa y ha destinado fondos adicionales a algunos de nuestros socios estatales de defensa de las artes (Arts for Colorado, Arizona Citizens for the Arts y Wyoming Arts Alliance hasta el momento) para apoyar una mayor participación con los grupos de presión y otras tácticas y estrategias destinadas a abordar estos desafíos (mediante la redirección de fondos dentro del presupuesto de la Alianza). Es probable que estos esfuerzos se expandan a otros estados en los próximos meses. WESTAF también está asesorando a algunos estados sobre la transición a nuevas relaciones con los grupos de presión mientras planifican la próxima sesión legislativa. Junto con la creación de WAAN, estos esfuerzos son parte de nuestro compromiso de responder a las necesidades de nuestros electores en toda la región. 
COLABORACIÓN DE WESTAF CON LA ASAMBLEA NACIONAL DE AGENCIAS ESTATALES DE ARTE (DH)
WESTAF continúa las conversaciones con NASAA sobre una posible colaboración de investigación, y David fue invitado recientemente por NASAA a unirse a un grupo asesor que revisará nuevas estrategias de mensajes de apoyo dirigidas a los responsables de las políticas de todo el espectro político. Este trabajo delicado es particularmente importante en un año de elecciones presidenciales y es vital para las agencias estatales de arte en nuestra región y a nivel nacional, donde hay realidades políticas muy diferentes.
RAOs EN DISCUSIÓN CON EL CENTRO KENNEDY SOBRE LA COLABORACIÓN “ARTES EN AMÉRICA” (DH)
Christian y David, junto con otros representantes de la RAO, han estado en conversaciones con el Centro Kennedy sobre una propuesta de colaboración con las RAO en un programa de “Arts Across America” que involucraría a artistas y profesionales culturales de todo el país en 20 semanas de programación virtual presentada en las redes sociales que involucraría a todos los estados y jurisdicciones de EE. UU. A medida que se definan más los planes, este trabajo será dirigido por el equipo de Responsabilidad Social e Inclusión e involucrará la participación de las redes de artes escénicas de WESTAF a través de TourWest y SAAPAD. El Centro Kennedy será el comisario y administrador del proyecto utilizando las recomendaciones recibidas de las RAO y sus redes.
DIFUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA SOBRE EL IMPACTO DE LA COVID-19 EN LAS ARTES (DH)
Los análisis estatales de los resultados de la Encuesta sobre el Impacto de las Artes de COVID-19 de WESTAF se han compartido con Arizona Citizens for the Arts, Nevada Arts Council, Idaho Commission on the Arts, Wyoming Arts Council y Wyoming Arts Alliance, y con un grupo de trabajo del gobernador que está examinando las artes en recuperación en Montana. Los análisis de los datos a nivel estatal continúan con énfasis en aquellos estados en los que no se han realizado encuestas importantes a nivel estatal. En la publicación del blog de CVSuite de este mes, Samantha Ortega establece la conexión entre la Encuesta sobre el Impacto de las Artes de COVID-19 de WESTAF y los Informes sobre el Impacto de COVID-19 de CVSuite al analizar el impacto de COVID-19 en la economía creativa de la región. 
FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN (AH)
Becca ha lanzado un nuevo sistema de seguimiento del tiempo que está conectado a nuestra nómina en línea. En lugar de usar Google Docs para realizar un seguimiento de los programas en los que el personal ha dedicado su tiempo y realizar un seguimiento de las horas de trabajo del personal no exento, este sistema se automatizará y tendrá un flujo de trabajo de aprobaciones. Este sistema aumentará la eficiencia del equipo de F&A y el resto del personal. Amy y Becky han asistido al seminario web de revisión contable anual presentado por nuestra firma de auditoría para garantizar que WESTAF se mantenga actualizado sobre las cambiantes reglas contables y hay bastantes actualizaciones que se aplican a las operaciones de WESTAF. Amy ha estado trabajando con Christian y Becca en la redacción de una Política de compensación, que fue revisada recientemente por el Consejo de empleadores y luego se compartirá con el Equipo de liderazgo, la cohorte de equidad y el Comité ejecutivo y luego se someterá a una revisión legal final por parte del Consejo de empleadores. No hay muchas plantillas a las que se pueda hacer referencia: este es un proceso nuevo para todos los involucrados, pero es un proyecto emocionante para garantizar una mayor transparencia con respecto a la compensación del personal. En relación con este trabajo, se está reconsiderando el proceso de desarrollo del desempeño en WESTAF para que también pueda respaldar de manera más completa la nueva Política de Compensación. Los gerentes de proyectos deben presentar pronto el primer borrador del presupuesto de WESTAF. Luego, el Equipo de Liderazgo lo revisará y ajustará a principios de julio para crear un segundo borrador.
TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN (AS, CG)
En la hoja de ruta tecnológica estaba previsto añadir recursos adicionales al equipo y empezar a aprovechar todo el potencial de crecimiento técnico de WESTAF. Ese era el plan en enero y luego en junio. Sin embargo, dadas las incertidumbres imperantes, no vamos a comprometernos con personal asalariado adicional para respaldar las prioridades tecnológicas en este momento. En cambio, el equipo de tecnología seguirá dependiendo de los proveedores actuales, al tiempo que aumentará su enfoque y limitará los gastos a un nivel que proporcione algún valor de reemplazo a WESTAF. Si mantenemos a nuestros proveedores centrados, productivos y orientados al cliente y al valor, seguirán respaldando a WESTAF. El equipo interno trabajará para dominar y hacer crecer nuestros productos GO Smart y Public Art Archive con una asistencia externa muy limitada, ayudando con grandes creaciones de productos en ZAPP y CaFE mientras mantiene un profundo conocimiento de nuestra infraestructura y bases de código. Como siempre, Adam proporciona orientación técnica y gobernanza de toda nuestra infraestructura en la nube, bases de código, red y hardware. Para un personal de tres, sigue siendo una gran tarea trabajar dentro de nuestras capacidades actuales, incluso cuando el equipo de tecnología ha estado haciendo grandes avances y un progreso constante. Los mayores desafíos del mes pasado han estado relacionados con ciertas relaciones con proveedores, la falta de documentación y la realización de múltiples tareas a la vez. Necesitamos aceptar cuál puede ser nuestro nuevo ritmo y compromisos, mantenernos dentro de los objetivos de trabajo sostenibles y aprovechar un enfoque orientado al equipo. Estos últimos dos meses incluyeron más programación entre pares que en los últimos cinco meses juntos. Muchas manos hacen el trabajo más liviano, y también muchas mentes. Nuestro trabajo principal ha estado relacionado con: dominar los informes de valor agregado y la automatización para el Archivo de Arte Público; rediseñar y planificar la renovación del Portal Administrativo de CaFE; trabajar con BRI para automatizar nuestro proceso de implementación; procesar, investigar y remediar los problemas de seguridad de nuestras aplicaciones; actualizar nuestro sistema financiero de un ecosistema de 2009 a 2019, y mejoras en ZAPP y GO Smart. El siguiente paso es actualizar nuestro sistema telefónico (10 años); nuestra infraestructura de red (4-5 años); actualizaciones relacionadas con la seguridad; problemas de deuda técnica que darían como resultado la obsolescencia de la tecnología; actualizar el marco de CVSuite (5 años); y las características principales de GO Smart (excluidos los paneles). Otras acciones reactivas y de resolución de problemas cotidianos ocupan aproximadamente el 35% del tiempo del equipo.   
EMPRESA GENERAL (SL, CV)
Los equipos de productos SaaS han completado sus OKR (objetivos y resultados clave) para el año fiscal 2021. Estos OKR describieron los impactos en los presupuestos de tecnología, marketing y operaciones comerciales para cada producto. El presupuesto del año fiscal 2021 se establecerá teniendo en cuenta los OKR, además de mantener las operaciones actuales de las empresas. Los equipos comerciales están finalizando la primera versión de los presupuestos SaaS del año fiscal 2021 y finalizando el quemado de mitad de año para el gasto del año fiscal 2020. 
CAFETERÍA (RV, CV)
CaFE cerrará junio con nueve nuevos clientes (¡hay tres más en camino!), igualando o superando las nuevas inscripciones del pasado mes de junio. Las presentaciones de solicitantes han bajado 17% este año y la configuración de nuevas convocatorias ha bajado 49% para mayo-junio en comparación con el mismo período del año fiscal 19. Queremos destacar a dos de nuestros nuevos clientes recientes, African American Visual Artists Guild (AAVAG) y Leroy Allen Fine Art. AAVAG es una organización 501(c)(3) con sede en Ohio que busca arte de artistas de ascendencia africana, y Leroy Allen es una firma de consultoría de arte de propiedad negra con sede en Kansas que busca arte para un desarrollo de viviendas urbanas locales. CaFE también tiene dos videos destacados en la página de la convención virtual de AFTA WESTAF.
CVSUITE (KE, SL)
Tanto CVSuite como Public Art Archive fueron los productos tecnológicos destacados en la convención virtual de AFTA en junio. El material complementario que se presentará en la conferencia virtual de AFTA combinó los gráficos de PAA y CVS. También establecimos una página de ventas de WESTAF para estos dos productos que se pueden distribuir a través de la publicidad de AFTA. Tanto Lori como Kelly asistieron a la conferencia virtual y se hicieron cargo del chat del stand virtual. La campaña COVID-19 Impact Reports ha enviado una respuesta de seguimiento a los clientes potenciales, con una tasa de apertura de 70% y una tasa de clics de 30%. Las renovaciones de cuentas y las ventas siguen siendo constantes. Tenemos varias cuentas que han finalizado el proceso de venta y están esperando el pago con comunicaciones de seguimiento planificadas para la próxima semana. La semana pasada, Trevor terminó de desarrollar varias opciones diferentes para la Creative Vitality List, que nuestro equipo discutirá a fines de mes. 
Vuélvete inteligente (JG)
GO Smart tiene tres clientes importantes programados para renovar el 1 de julio que solicitaron tiempo adicional para reagruparse después de COVID. De los tres, Santa Fe Arts & Culture ha renovado por un año más, pero necesita reducir su programación. El Consejo de Artes de Dakota del Norte optó por no renovar su contrato 2020-2021, pero pagará dos meses adicionales de servicio mientras recopila sus datos y termina los informes finales. Jessica hablará con el director ejecutivo del Consejo de Artes del Condado de Anne Arundel a principios de la próxima semana. La Fundación Pendleton solicitó una demostración en video para compartir con su junta, una buena señal de que se está considerando de manera más realista. Ben está creando un mapa del sitio completo para todos los portales de GO Smart que servirán a los desarrolladores existentes y nuevos. 
ARCHIVO DE ARTE PÚBLICO (LG)
PAA, junto con CVSuite, fue un producto tecnológico destacado en la convención virtual de la AFTA en junio. El equipo de marketing estableció objetivos de participación digital para generar tráfico a la página de productos y servicios de PAA en el sitio web de PAA. El material complementario se alojó dentro del stand de exhibición virtual y se distribuyó a los asistentes registrados. También establecimos una página de ventas de WESTAF tanto para PAA como para CVS que se puede distribuir a través de la publicidad de la AFTA. Como se señaló anteriormente, Lori y Kelly asistieron a la conferencia virtual y se hicieron cargo del chat del stand virtual. PAA está completando el proceso de contratación con su cliente más nuevo, la Oficina de Artes y Cultura de la Ciudad de Sacramento; la entidad se suscribirá a los productos CMS y Showcase. Si bien las ventas y las renovaciones son constantes, hay una demora en el dinero recibido de los clientes del tercer trimestre que se reflejará en los ingresos del cuarto trimestre.
ZAPP (CV)
Firmamos un contrato con un nuevo cliente, Handmade Arcade, lo que hizo que un pequeño competidor, Artcall.org, se uniera a ZAPP. También lanzamos dos nuevas funciones para los artistas: una vista condensada de su página My ZAPPlications y una nueva línea de tiempo de fechas importantes en las páginas de información de eventos. Nuestro proyecto de renovación de nuestros centros de ayuda está progresando bien, con una finalización estimada de 70% para el lado del administrador. Esperamos tener los centros de ayuda de WordPress completamente renovados implementados para fines del año fiscal, que incluirán la capacidad para que los usuarios busquen temas de ayuda y califiquen la calidad de los artículos de ayuda. 

Respetuosamente,

cristiano