Estimada Junta Directiva de WESTAF:
 
¡Han sido unas semanas emocionantes! Hubo mucha actividad, pero aquí se muestran algunos de los puntos destacados:
 
¡Lanzamiento del Plan Estratégico!
El miércoles 29 y jueves 30 de mayo, el equipo de WESTAF lanzó formalmente su Visión a diez años y su Plan estratégico. Esto consistió en una “Feria del Plan Estratégico”, que incluyó capacitación sobre esta Agenda y se centró en las Preguntas frecuentes de la cohorte del Plan Estratégico. Cada cohorte individual se dividió en su grupo por primera vez para autoorganizarse y también para revisar un Documento de alcance preliminar (en este caso, el Documento de alcance de Liderazgo de pensamiento y Alcance/Comunicaciones) y, finalmente, para desarrollar su propio grupo. Sin embargo, el verdadero punto culminante de la sesión de dos días fue el valioso tiempo de entrenamiento y desarrollo grupal y liderazgo que pasó con Val Atkin, quien se sumergió en un trabajo sobre el Eneagrama que fue recibido calurosamente e inmensamente útil, así como en otras discusiones y ejercicios de equipo sobre conceptos como “Responsabilidad 100%”, “El costo del silencio”, “Optimización del equipo” y trabajo “Por encima/por debajo de la línea”. Al finalizar la agenda y este valioso tiempo de trabajo en equipo, celebramos el lanzamiento de este plan decenal con un happy hour en un restaurante local y un divertido momento de inauguración oficial. (Si solo ve un enlace, mire este).
El 30 de mayo de 2019 se lanzó oficialmente el Plan Estratégico de WESTAF (¡guau!). Estaré informando periódicamente sobre nuestro progreso con el Comité Ejecutivo y con todos los fideicomisarios a través de esta actualización quincenal. ¡La próxima actualización importante será de cada cohorte en la reunión de la Junta de Directores de octubre en Denver!
 
Progreso del BAR CAT
El equipo de liderazgo ha compilado descripciones de trabajo actualizadas para sus equipos en el nuevo modelo BAR CAT y trabajará con sus equipos en estos cambios entre ahora y octubre, cuando se implementará la nueva estructura. El liderazgo de WESTAF y los gerentes de proyectos están comenzando el proceso de presupuesto para el año fiscal 2020. El primer borrador preliminar se compilará antes del 21 de junio para que el liderazgo pueda trabajar con sus equipos para realizar los ajustes necesarios para llegar a un borrador para compartir con el tesorero en agosto y el Comité Ejecutivo en septiembre.
 
Principios rectores
Agradecemos a los miembros de la junta directiva de Bozeman en mayo por su inestimable ayuda y comentarios sobre los nuevos Principios rectores de WESTAF. Este fue un ejercicio muy útil y generó muchos aportes valiosos que incorporaremos en la próxima versión de los Principios rectores. Estén atentos. Nuestro plan es trabajar dentro del grupo de Comunicaciones para desarrollar una resolución final que pueda ser adoptada por toda la organización a través de una resolución de la junta en la reunión de la junta directiva de octubre.
 
Progreso de la evaluación del desempeño
Durante la StratPlan Faire, Amy hizo una presentación para todo el equipo sobre el proceso de Gestión del Desempeño de WESTAF en el futuro. Tendremos un presupuesto aproximado para fines de junio y podremos concretar los salarios del personal en ese momento. Por lo tanto, tiene más sentido posponer el proceso de revisión de "transición" hasta agosto, cuando se conozca esa información. El personal planea realizar revisiones de transición a mediados o fines de agosto. Este documento es el mejor esquema de lo que se tratará en estas reuniones (que incluye informarles sobre su nuevo salario, bonificación y discutir cambios en la descripción de su trabajo), hay algunas actualizaciones desde la StratPlan Faire. Se preparará un documento personalizado para firmar durante estas revisiones, donde se describen los conceptos básicos del nuevo proceso de gestión del desempeño junto con la compensación individual y el valor de todos los beneficios como una instantánea anual de la compensación total.
 
Progreso en la elaboración del presupuesto para el año fiscal 2020
El equipo de WESTAF ya está trabajando en el proceso de elaboración del presupuesto para el año fiscal 2020. Una vez que tengamos la primera ronda de todos los números de los departamentos, el documento se congelará como Versión 1. Luego, pasaremos a la siguiente versión y cada parte interesada en el presupuesto del equipo hará un seguimiento cuidadoso de los cambios que haya realizado con respecto a la versión anterior en su propia documentación presupuestaria, luego guardará los cambios como Versión 2, etc. Si los números de ingresos o gastos son drásticamente diferentes a las proyecciones o al presupuesto del año fiscal 2019, hay una sección en el documento de planificación presupuestaria para explicar por qué. Estos son los elementos sobre los que el equipo de liderazgo querrá obtener más información de inmediato. Nuestro objetivo es tener un presupuesto de la Versión 1 para el 21 de junio. Después de eso, el equipo de liderazgo trabajará en otras versiones y ajustes con los gerentes de proyecto individuales.
 
Transición del personal
Acabo de recibir la noticia de que Matt Virlee, gerente de soluciones tecnológicas, presentó su renuncia. Matt formaba parte de nuestro pequeño equipo de tecnología (tres personas) y lo extrañaremos. Su último día es el 16 de junio.
 
Cumbre de la Generación Rural
Chrissy Deal y yo nos reunimos con Hunter Old Elk (Cody, WY y ELC17) y Tey Marianna Nunn (ex fiduciaria y actual miembro de MAC) en Mississippi del 22 al 24 de mayo para la Cumbre de la Generación Rural. La reunión reunió a líderes culturales y comunitarios de todo el país para explorar las diversas identidades, oportunidades y realidades de la América rural. La delegación de WESTAF tuvo la oportunidad de conectarse con personas de varias organizaciones y comunidades de todo el país, incluida NASAA, varios de nuestros compañeros RAO, otras agencias estatales de arte y organizaciones nacionales. El formato de "plenarias itinerantes" significó que los asistentes tuvieron la oportunidad de ver y experimentar directamente lugares rurales, incluidos Sipp Culture y Hinds Community College Utica Campus, una universidad y colegio históricamente negro (HBCU) en Utica, MS. Escuchamos, compartimos, sentimos la humedad, ¡COMIMOS! Una de las consideraciones que la conferencia puso de relieve para el contingente de WESTAF fueron las variadas dimensiones del oeste rural. Chrissy espera seguir estableciendo nuevos contactos y conectarse con Tey y Hunter para ayudar a informar el compromiso de WESTAF con las comunidades rurales en el futuro.
 
SAAPAD está en marcha.
Hoy (3 de junio) y mañana (4 de junio), SAAPAD (nuestra sesión anual de desarrollo profesional de la Agencia Estatal de las Artes y los Consorcios de las Artes Escénicas) se reunirá aquí en Denver. Aquí está la agenda completa de la reunión. Estaré presente en las sesiones del 4 de junio para reunirme con los participantes, almorzar y agradecerles su participación.
 
Próxima llamada informativa del director ejecutivo de SAA
La próxima llamada informativa del ED de la SAA está programada para el próximo lunes 10 de junio. La reunión informativa está diseñada para actualizar a los directores ejecutivos de las agencias de arte estatales de la región WESTAF sobre asuntos relacionados con WESTAF, como una actualización sobre la reunión más reciente de la Junta Directiva de WESTAF y sobre las acciones de la reciente junta directiva de WESTAF que pueden afectar su trabajo. Los temas también incluirán la creación de consenso sobre cuándo, dónde y por qué se realizará el próximo Foro ED de la SAA.
 
Próximos viajes de SAA
Como ya se ha informado, en los próximos meses me reuniré con Anne Bown-Crawford, directora ejecutiva del California Arts Council, en la Creative Placemaking Pacific Summit en Los Ángeles, y luego haré una presentación la semana siguiente, el 25 de junio, en la reunión de la comisión del California Arts Council cerca de Sacramento. En julio, me dirigiré a Honolulu para pasar tiempo con el administrador Jonathan Johnson y hacer una presentación ante la junta directiva de SFCA de Hawái y asistir a otras reuniones, incluida la de liderazgo de FESTPAC. En agosto, me reuniré con la administradora Karen Hanan en Yakima y Tieton, Washington, para ofrecer una presentación en una reunión de comisionados de ArtsWA. Además, se está preparando una visita a Anchorage para agosto, que coincidirá con la visita de Mary Anne Carter, de la Fundación.
 
Actualización de Arizona
La semana pasada, la Legislatura del Estado de Arizona aprobó un presupuesto de 11.800 millones de dólares para el año fiscal 2020, que el gobernador Doug Ducey convirtió en ley. En él, se destinaron 2,2 millones de dólares a las artes en Arizona. La asignación incluye una asignación única de 2 millones de dólares del Fondo General para apoyar las actividades de concesión de subvenciones a nivel estatal de la Comisión de las Artes de Arizona. Esta asignación repite una inversión única similar realizada el año anterior, lo que garantiza una financiación nivelada para el año fiscal 2020 de la Comisión de las Artes. Además, el presupuesto estatal recientemente adoptado prevé una asignación de 200.000 dólares del Fondo General para un teatro profesional sin fines de lucro en el condado de Maricopa. Si bien se trata de una buena noticia, también es casi imposible que la Comisión de las Artes planifique con más de un año de antelación, siempre que la financiación de las artes se reduzca a cero al comienzo de cada sesión legislativa. Esto compromete la calidad de sus excelentes programas estatales.
 
ZAPP
ZAPP sigue funcionando con éxito y el volumen de transacciones comerciales sigue siendo alto. En lo que va del año fiscal, hemos adquirido 34 nuevos clientes, hemos procesado más de 300 renovaciones de contratos y hemos conseguido más de 75 envíos masivos de correos electrónicos. Casi 1.000.000 de TP4T han pasado por el proceso de pago de ZAPP (ventas directas) y se han presentado más de 125.000 solicitudes. También hemos visto un aumento de 101.000 de TP4T desde el inicio del año fiscal 2019 en la cantidad de perfiles de artistas activos. Seguimos ofreciendo pagos EFT a un grupo selecto de clientes; estos pagos han totalizado casi 1.000.000 de TP4T este año fiscal. Si aún no se ha registrado para recibir pagos EFT y le gustaría hacerlo, infórmeme y lo organizaré por usted. Por último, el equipo está evaluando la viabilidad de una integración con Jaspersoft, una plataforma de informes y análisis. Este software nos permite crear, recuperar y presentar fácilmente informes con los datos de ZAPP: informes y herramientas de inteligencia empresarial que pueden utilizarse interna y externamente para nuestros clientes. Una integración con una plataforma como esta es más conveniente que crear nuestros propios informes desde cero debido a la escasez de recursos de desarrollo y el tiempo que puede llevar completar un proyecto de este tipo; sin embargo, todavía estamos sopesando los beneficios y el costo de esta integración.
 
Cristiano OOTO
Como nota final, estaré de vacaciones desde el jueves 13 de junio hasta el miércoles 19 de junio, luego asistiré a la Cumbre de CPL en Los Ángeles del 20 al 23 de junio, luego me dirigiré a Sacramento la semana siguiente, antes de regresar a San Francisco el fin de semana siguiente para una boda. Esta combinación de vacaciones y tiempo de trabajo significa que estaré fuera de horario desde el 13 de junio hasta el 1 de julio, aunque siempre en estrecho contacto con la oficina y mis colegas.
 
No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta o comentario sobre estos artículos o cualquier otro tema. ¡Gracias por su gestión y apoyo como fideicomisarios de WESTAF!
 
Como siempre,
 
cristiano