Hola de nuevo, miembros del consejo directivo de WESTAF:
Al igual que muchos de ustedes en su trabajo diario, estamos enfrentando y evaluando el impacto de la pandemia de COVID-19 en varias partes de la organización WESTAF. Estamos tratando de mantenernos tan flexibles como lo permita la planificación anticipada, aunque ya estamos viendo algunas interrupciones en algunos de nuestros programas, principalmente debido a decisiones y restricciones de viaje. Dicho esto, ¡nos está yendo bien en la oficina de WESTAF (al momento de escribir esto) y estamos haciendo todo lo posible para continuar con nuestro trabajo! Espero que todos estén lo mejor posible dadas las circunstancias. Adelante…

LÍDERES EMERGENTES DE COLOR: LA EDICIÓN DE ARTES DEL SUR YA ESTÁ LANZADA
Ya está abierta la convocatoria de candidatos. ¡Estamos muy emocionados de que este nuevo programa esté disponible en todo el mundo! (Del boletín South Arts): “Se seleccionarán entre 11 y 13 participantes para este programa de asociación entre South Arts y WESTAF. Se trata de un programa piloto en el sur del programa Emerging Leaders of Color (ELC) para trabajadores culturales y administradores de las artes ubicados en siete estados de la región sur. Basándose en el éxito del programa ELC de WESTAF, que ha estado atrayendo, capacitando, creando redes y promoviendo una nueva generación de líderes artísticos diversos desde 2010, el programa South Arts servirá para promover la vitalidad sureña a través de las artes mediante el desarrollo del liderazgo”.

REUNIÓN DEL COMITÉ EJECUTIVO
La semana pasada tuvimos una productiva reunión del Comité Ejecutivo. Junto con un debate sobre las empresas tecnológicas y algunas actualizaciones programáticas, el tesorero Mike Lange y la miembro del personal de WESTAF Amy Hollrah ofrecieron una descripción general detallada del informe de resumen de efectivo hasta el primer tercio del año (33%). Nos encontramos en 37% de meta de ingresos y 32% de gastos, una buena posición para estar en un tercio del camino hacia el final del año fiscal. También presentamos la primera iteración de un documento de proyecciones. Esto inicia un esfuerzo mensual por parte de todos los propietarios de presupuestos para proyectar (y, si es necesario, revisar) las proyecciones de ingresos y gastos hasta el final del año fiscal.

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES RESUMEN DEL PRIMER TRIMESTRE DE LA COHORTE
(Por miembro de la cohorte Kelly Ernst) Al igual que la cohorte de equidad, la cohorte de comunicación todavía se encuentra en una fase de taller/conversación/investigación/comprensión de nuestro trabajo. Nuestra cohorte ha estado procesando el documento de alcance que se le entregó a nuestro equipo al comienzo del año fiscal. Hemos revisado el documento como equipo y estamos en una fase de comprensión del contenido, así como de diseño de estrategias de investigación para comenzar a comprender cómo implementar el contenido del documento. Algunas de nuestras discusiones preliminares han incluido: ¿Cómo se presentan nuestras marcas y activos actuales? ¿Cómo los perciben las diversas partes interesadas? Usar la investigación para comprender el valor actual de su marca y comenzar a desarrollar estrategias para desarrollarlo al conectarse con lo que nuestras partes interesadas y audiencias más valoran. Auditar los materiales y experiencias actuales. ¿Dónde estamos hoy? Los primeros pasos de nuestra investigación incluyeron la realización de un análisis de marca de todos nuestros productos, que terminó siendo increíblemente útil para el equipo. Estamos en medio de la evaluación de nuestros planes de marketing. Descubrimos que nuestra comunicación interna y comprensión de las marcas con las que trabajamos tan de cerca es variada. Abrió mucho espacio para una conversación orgánica sobre las comunicaciones en WESTAF.
El equipo también ha experimentado varios desafíos operativos. El proceso de comprensión e interpretación del documento de alcance y su adaptación ha sido lento, ya que decidimos exactamente cómo proceder con un cronograma y nos aseguramos de que nuestra comprensión se alineará con los objetivos. El proceso fue laborioso debido a desafíos operativos como la incorporación de nuevos miembros, la comunicación clara sobre quién abandona la cohorte y quién se incorpora a ella, el establecimiento de un proceso de liderazgo que se adapte bien al trabajo y los tiempos de reunión interrumpidos (debido principalmente a los días festivos y a los días de nieve).
El futuro es emocionante para la cohorte de comunicación. En el segundo y tercer trimestre, continuaremos abordando y procesando el trabajo para el documento de alcance y continuaremos nuestra fase de investigación de los activos, desafíos y fortalezas de comunicación de WESTAF y sus proyectos. Hemos propuesto participar en un proceso de planificación de OKR similar al de los programas SAAS para comprender mejor nuestros objetivos e iniciativas en torno a esos objetivos. Además, la cohorte de comunicación participará en proyectos que tendrán un efecto más local e inmediato en el estado de las comunicaciones y la cultura de WESTAF. Los proyectos sugeridos se centrarán en evaluar cómo el personal crea comunidad entre sí a través de puntos de contacto como reuniones de pie, intercambios sociales y otras reuniones.

FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
Según la reunión del Comité Ejecutivo de la semana pasada, WESTAF está agregando dos nuevos firmantes a las cuentas bancarias para ayudar al equipo de finanzas con el proceso de verificación urgente tanto para ZAPP como para CaFE. ¡Gracias a David y Chrissy por ayudar cuando pueden! El equipo de F&A ha comenzado la primera ronda de revisiones de desarrollo de desempeño y finalizará el proceso el 16 de marzo. Ha sido un proceso útil mientras el equipo piensa en los objetivos y las mejoras en las que cada miembro quiere centrarse. Los formularios de impuestos 990 y la auditoría del año fiscal 2019, ambos compilados por Plante Moran, todavía se están finalizando ahora y se compartirán con el Comité Ejecutivo y la junta en los próximos meses.

CAFETERÍA
Aunque febrero fue un mes lento para las demostraciones de CaFE, hemos tenido 14 nuevos clientes en la última semana. También vimos a casi 50 nuevos clientes potenciales completar nuestro formulario "Programar una demostración" en febrero, lo que podría ser el resultado de la campaña de Google AdWords que lanzamos este año. Nuestro equipo también está trabajando en unos cinco errores menores que han surgido en las últimas semanas. Nuestra nueva coordinadora de operaciones, Eliza Weatherill, comenzará en WESTAF el 9 de marzo y comenzará una inmersión de una semana en CaFE.

CVSUITE
Tuvimos una reunión exitosa y muy interesante con los estrategas de comunicación de Common Notice y dedicamos tiempo a pensar y a intercambiar ideas de manera creativa sobre el mensaje, la historia y el propósito de la marca de CVSuite. También estamos trabajando arduamente en la campaña Creative Vitality List, cuya fecha límite se acerca a fines de marzo. Enviamos un correo electrónico a los contactos en aquellas ciudades que figuraron en la lista con una solicitud de información para ayudarnos a contar sus historias. También enviamos una campaña por correo electrónico para destacar nuestros Informes de impacto especializados y realizamos un seguimiento de las personas que hicieron clic en el enlace del correo electrónico. Dado que nos hemos topado con algunos obstáculos con la retención de clientes, estamos cambiando el enfoque para concentrarnos en las renovaciones perdidas mediante el seguimiento del cliente, el valor de su contrato y una narrativa sobre por qué decidió no renovar.

VAYA INTELIGENTE
Nuestro cliente, North Dakota Arts Council ($10,900 al año), nos informó que estarían buscando un reemplazo para GO Smart, pero que la búsqueda les resultó abrumadora e infructuosa. Por ello, nos dieron la oportunidad de ayudarlos a hacer que GO Smart funcione con sus otros productos de datos. Trabajaremos en estrecha colaboración con ellos en las próximas semanas y meses para ver cómo podemos satisfacer sus necesidades. El equipo técnico completó el trabajo inicial para un ticket de desarrollo que está reordenando y optimizando las pestañas del panel de administración. Estamos realizando pruebas exhaustivas y de bloqueo y esperamos lanzarlo al sitio en vivo el 12/3/20.

ARCHIVO DE ARTE PÚBLICO
Lori está trabajando con el analista de datos de CVSuite, Trevor, para escribir partes de la limpieza y el formato de los datos con el fin de agilizar los procesos de incorporación de clientes e importación de datos para PAA. PAA espera cerrar la venta de dos funciones más de CMS/Showcase para la ciudad de Sacramento, California, y el condado de Los Álamos, Nuevo México, aunque es poco probable que alguno de los clientes firme en marzo, en función del calendario de las reuniones presupuestarias. Lori ha estado en conversaciones iniciales con la Universidad de Alabama para albergar la colección de murales del estado en el Archivo de Arte Público, además de realizar recorridos destacados de las obras de arte dentro de la colección estatal.

ZAPP
El equipo técnico interno completó una actualización para que ZAPP Onsite, nuestra herramienta de puntuación que se utiliza en ferias y festivales para determinar los ganadores de premios, sea compatible con dispositivos móviles. Nuestro equipo comenzará a realizar pruebas esta semana y se espera que el lanzamiento se realice a principios de abril. Al 29 de febrero, habíamos perdido aproximadamente 1% en el envío de solicitudes en general para el año fiscal 2020 en comparación con el mismo período del año fiscal 19. Es muy probable que esto se deba a la pérdida de un cliente importante que anualmente recogía alrededor de 800 solicitudes (el evento se canceló de manera indefinida) y a una ligera disminución en el envío de solicitudes a ferias estándar (ferias que regularmente recogen más de 500 solicitudes). Vamos a agregar el registro en nuestras páginas de pago y registro este año para que podamos identificar tendencias o bloqueadores que, en última instancia, impidan que las personas creen cuentas ZAPP o envíen solicitudes.
¡Eso es todo por ahora!
¡Gracias por todo su trabajo como fideicomisarios de WESTAF!
Como siempre,
cristiano