Saludos señores fiduciarios:

Nos estamos preparando para las reuniones de los fideicomisarios el próximo miércoles 28 de octubre y el jueves 29 de octubre y estamos ansiosos por verlos allí... ¡en Zoom! Tenemos una agenda repleta y estamos muy emocionados por lo que tenemos reservado. Antes de empezar, Deborah Jordy, directora ejecutiva del SCFD de Denver, quería que los líderes de las artes en Colorado compartieran este artículo de opinión en The Washington Post con sus juntas y redes sobre el papel que podrían desempeñar los conservadores para ayudar a las artes escénicas a sobrevivir a esta pandemia. No es un artículo de opinión perfecto (un poco demasiado centrado en lo urbano/élite costero para todos), pero creo que el ángulo conservador es importante aquí porque representa una especie de nivel básico de razonamiento de por qué el alivio económico para las artes escénicas es tan esencial para la economía creativa.

Ahora, comencemos este número quincenal con algunas noticias realmente importantes en caso de que aún no te hayas enterado...
LA FUNDACIÓN PACKARD DA LA BIENVENIDA A LA PRESIDENTA DE WESTAF TAMARA MOZAHUANI ALVARADO (CG)
Del sitio web de la Fundación Packard: “La Fundación David y Lucile Packard se complace en anunciar que Tamara Mozahuani Alvarado se unirá al Programa de Otorgamiento de Subvenciones Locales como Oficial de Programa el 30 de noviembre. Tamara desempeñará un nuevo papel al frente de las inversiones culturales y cívicas en la cartera de Comunidades Vibrantes que abarca los cinco condados del Área de la Bahía a los que sirve el programa: San Mateo, Santa Clara, Santa Cruz, Monterey y San Benito. La cartera invierte entre 1 y 4 millones de dólares anuales para promover organizaciones creativas, ambientales y cívicas que conectan a las personas con el arte, la naturaleza y sus comunidades, creando un sentido de lugar único para todos. “La experiencia de Tamara como artista, ejecutiva de artes sin fines de lucro, otorgante de subvenciones y defensora de la comunidad la hace ideal para este puesto”, dijo Irene Wong, directora del Programa de Otorgamiento de Subvenciones Locales. “Tamara aporta un compromiso de por vida con las artes, la equidad y la construcción de comunidades”. Bueno, ¡seguro que lo hace, como todos en WESTAF ya saben! ¡Felicitaciones de parte de tu familia WESTAF, Tamara! ¡Esta es una gran y maravillosa noticia!
PANELES DEL FONDO DE RESILIENCIA ARTÍSTICA REGIONAL DE WESTAF Y RECOMENDACIONES DE PREMIOS (DH)
El martes 13 y miércoles 14 de octubre, Madalena y David, con el apoyo de Chrissy como contratista, facilitaron reuniones de panel con los 20 panelistas seleccionados para evaluar las 83 solicitudes recibidas para el Fondo Regional de Resiliencia de las Artes de WESTAF. El Panel A, que revisó 43 solicitudes, y el Panel B, que revisó 40 solicitudes, seleccionaron un total de 26 solicitudes para su discusión durante estas reuniones. También se invitó a los panelistas a expresar sus perspectivas sobre el proceso. Participaron en diálogos sinceros y sofisticados sobre la evolución de la concesión de subvenciones equitativa, prestando especial atención a la lucha contra el sesgo, el desarrollo de la capacidad en las comunidades rurales y la conversión de la concesión de subvenciones en un proceso más accesible para las comunidades subrepresentadas y con pocos recursos. Los panelistas tuvieron hasta el jueves 15 de octubre para ajustar cualquiera de sus puntuaciones en función del contexto de la discusión, y Chrissy tabuló las puntuaciones finales para informar una reunión de selección de premios en la que Madalena y David determinaron las recomendaciones de premios que serían revisadas por Christian y aprobadas por el Comité Ejecutivo de WESTAF. Además de las puntuaciones de los panelistas, el personal consideró la representación geográfica, el presupuesto de la organización, los fondos de reserva o de donación, el tamaño de la población del estado y la diversidad de comunidades y formas de arte subrepresentadas al hacer estas recomendaciones. Se están recomendando treinta y nueve organizaciones en los trece estados de la región WESTAF para la concesión de subvenciones que van desde $30,000 a $74,000. Aproximadamente el 44% de los posibles beneficiarios tienen presupuestos inferiores a $500,000 y aproximadamente un tercio tienen su sede en comunidades rurales o prestan servicios principalmente a ellas. Actualmente estimamos que el 82% de los posibles beneficiarios son beneficiarios por primera vez. Como recordatorio, se recibieron 464 nominaciones en la primera fase del proceso y WESTAF invitó a 85 organizaciones a presentar solicitudes completas. En total, se desembolsarán $1,773,000 a través de este nuevo programa establecido con el apoyo de la Fundación Andrew W. Mellon y en asociación con otras organizaciones artísticas regionales de EE. UU.
PROGRAMA DE LÍDERES EMERGENTES DE COLOR DE SOUTH ARTS (DH)
Salvador Acevedo, Margie Johnson Reese, Madalena y David están ultimando la agenda y los materiales para el ELC de South Arts que se llevará a cabo el 3, 4 y 9 de diciembre. South Arts está confirmando actualmente a los participantes. El plan de estudios, rediseñado por Salvador para un formato virtual, contará con provocadores invitados, facilitadores y líderes de talleres, así como contenido y sesiones completamente nuevos, incluidas nuevas sesiones dirigidas por Madalena y David. Margie está produciendo una guía de recursos para los participantes, y el equipo también les enviará paquetes de bienvenida que incluyen suministros para usar en muchos ejercicios creativos y de celebración durante la sesión. El programa ELC de South Arts también recibió esta excelente reseña en el reciente boletín NASAA Notes.
COMUNIDAD DE LAS ISLAS MARIANAS DEL NORTE (CNMI) CARES (DH)
Madalena sigue trabajando con el Consejo de la Commonwealth para las Artes y la Cultura (CCAC) para aumentar la participación de las organizaciones en CNMI CARES, mientras procesa solicitudes de organizaciones artísticas y educativas de manera continua con el apoyo de David. Madalena también está desarrollando un programa de subvenciones para proyectos de artistas bajo el lema de CNMI CARES que se lanzará más adelante en el otoño después de ser aprobado por el CCAC y el Fondo de las Artes.
REUNIÓN DE SAAPAD (DH)
Lani y Madalena se están preparando para la reunión virtual de Desarrollo Profesional de la Agencia Estatal de Artes y los Consorcios de Artes Escénicas (SAAPAD, por sus siglas en inglés) que se llevará a cabo el 29 y 30 de octubre y en la que participará Kaisha Johnson de Women of Color in the Arts (WOCA), una organización de servicio nacional dedicada a crear equidad racial y cultural en el campo de las artes escénicas. Estas reuniones reúnen al personal de la agencia estatal de artes con responsabilidad en las artes escénicas con líderes de los consorcios de artes escénicas de la región.
TRANSICIÓN DEL SRI Y ACTUALIZACIÓN TRIMESTRAL (DH)
El equipo de SRI se reunirá para una “revisión trimestral” (mini-retiro) el lunes 19 de octubre para analizar las prioridades para el resto del primer trimestre y para el segundo trimestre en función del Plan de Transición de SRI y los planes de trabajo individuales. David ha establecido una cadencia regular de reuniones individuales con Madalena y Lani durante el período de transición y comenzó a participar en las reuniones del equipo de SRI hace varias semanas. 
IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE LA SFCA (DH)
Después de haber llevado a cabo 11 horas de sesiones facilitadas con el personal de la Fundación Estatal de Hawái para la Cultura y las Artes (SFCA) durante la semana del 28 de septiembre con Chrissy, David ahora está redactando un informe y otros recursos para el equipo de SFCA basados en su trabajo colectivo para definir aún más las métricas y medidas; reorientar las prioridades departamentales e interinstitucionales debido a la pandemia; y desarrollar un plan de trabajo interorganizacional para el resto del año fiscal 2020 y principios del año fiscal 21. Habiendo comenzado revisando más de 100 posibles indicadores de éxito en diciembre pasado, uno de los objetivos para esta fase es identificar tan solo 5 indicadores para enmarcar el trabajo de la organización en todas las áreas de planificación estratégica. El equipo de SFCA ha sido increíblemente generativo a la hora de definir nuevas direcciones para medir el valor de su trabajo y explorar el potencial de colaboración entre departamentos. SFCA ha elegido continuar con las cohortes que estableció para facilitar este proceso después de que concluya el trabajo de WESTAF para aprovechar este impulso. Se organizarán reuniones de seguimiento con los equipos de SFCA más adelante en el mes para discutir y perfeccionar los hallazgos de WESTAF.
FASE DE INVESTIGACIÓN DEL PROYECTO DE ECONOMÍA CREATIVA Y RECUPERACIÓN (DH)
El equipo de CVSuite está llevando a cabo actualmente la fase de investigación del proyecto Creative Economy and Recovery con NASAA y la Universidad de Indiana. Trevor y David han completado el análisis inicial de datos para los 12 estudios de caso centrados en los valores del Índice de Vitalidad Creativa y las tendencias de crecimiento ocupacional y de la industria creativa de 2011 a 2018. Kelly y David están organizando entrevistas con expertos regionales e influyentes, incluidos líderes de agencias de arte estatales, funcionarios electos, curadores y programadores, personal de la oficina de cine estatal, investigadores y otros. Las entrevistas organizadas hasta ahora incluyen a Rachel Chanoff de THE OFFICE performing arts + film, quien es una de las arquitectas principales del programa Artists at Work inspirado en la WPA que se está probando en el oeste de Massachusetts; y la senadora estatal de Nebraska Megan Hunt, quien recientemente presentó una legislación para establecer un programa de Distritos Creativos a nivel estatal. Samantha está revisando la plantilla del estudio de caso, y Samantha y Laurel redactarán los estudios de caso con David.
PLANIFICACIÓN DE CONVENCIONES DEL AÑO FISCAL 21 (DH)
Leah, Samantha, Laurel, Natalie Scherlong y David se reunieron como equipo de convocatorias para analizar los programas basados en eventos planificados para el año fiscal 2021, con un enfoque en un Foro de Directores Ejecutivos virtual programado provisionalmente para mediados de enero de 2020 y un Seminario virtual reinventado sobre liderazgo y defensa de las artes planificado provisionalmente para febrero de 2020. Laurel está desarrollando planes de trabajo iniciales para estos programas y Natalie S. está realizando investigaciones sobre plataformas virtuales. 
PLAN ESTRATÉGICO (NE)
La cohorte de negocios continúa teniendo discusiones sobre posibles mejoras en el flujo de trabajo general, así como planes para una mayor automatización dentro del trabajo del equipo de negocios (canalización de clientes potenciales, ingreso automático de contratos, etc.), que se relaciona con el plan estratégico al ayudar a continuar con la reducción de procesos manuales urgentes. La cohorte espera compilar un informe de recomendaciones para flujos de trabajo mejorados y consistentes en WESTAF. Lani Morris ha creado generosamente esta actualización quincenal en nombre de la cohorte de equidad: La cohorte de equidad acaba de completar una serie de tres talleres internos de equidad en colaboración con el equipo de responsabilidad social e inclusión. Los talleres fueron facilitados por la talentosa fundadora y presidenta de CIRCLE & STAMP, Carla Mestas. A medida que buscamos desarrollar futuras oportunidades de aprendizaje interno, hemos cambiado nuestro enfoque nuevamente a nuestros documentos de alcance. Nuestro equipo quiere seguir priorizando nuestro trabajo interno para centrar nuestros objetivos e iniciativas en la práctica/las personas: quién es WESTAF y cómo hacemos lo que hacemos. ¡Nuestra cohorte se ha dividido en equipos para abordar y pensar en los próximos pasos! Para celebrar los éxitos como cohorte, también debemos felicitar a nuestra patrocinadora de cohorte, Chrissy Deal, por su nueva aventura con Bonfils Stanton. Su liderazgo y su profundo compromiso con este trabajo nos impactarán para siempre. Esperamos continuar por el camino que ella ha trazado y mantener las numerosas relaciones, estrategias y programas duraderos que ha implementado en nuestros continuos esfuerzos por poner en práctica el plan estratégico. Y así continuamos nuestro trabajo, que siempre debe comenzar con un examen profundo y reflexivo de nuestra cultura interna. “Mientras WESTAF busca modelar la excelencia operativa para las agencias y comunidades de arte del sector público, primero debemos definir cómo se ve eso para nuestra propia organización. Establecer un entorno interno que se alinee con los objetivos externos de WESTAF nos permitirá identificar y abordar más fácilmente todos los lados del prisma de la equidad”. – Chrissy Deal
FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN (AH)
La semana que viene, Amy y Becca asistirán a una conferencia virtual de tres días centrada en las prácticas de equidad en el campo de los recursos humanos. Estamos entusiasmados por reunir ideas prácticas sobre cómo seguir evolucionando las políticas y prácticas de WESTAF. Después de la conferencia, Amy y Becca realizarán un retiro de medio día para establecer prioridades y cronogramas para la gestión de RR.HH. y de la oficina para el año fiscal 2021. Lauren está trabajando para actualizar el proceso de identificación de clientes de CaFE dentro del sistema financiero: un proyecto que mejorará drásticamente el aspecto financiero del proceso de CaFE en el futuro. ¡Este es un cambio que hemos estado pensando durante muchos años y estamos muy emocionados de finalmente implementarlo! Hemos confirmado que el trabajo de campo de auditoría se realizará las primeras dos semanas de diciembre y se ejecutará de forma virtual. Ahora que el equipo de liderazgo ha completado en gran medida sus perfiles dentro de la nueva herramienta de comentarios Insights, todo el personal conocerá el sistema en las próximas dos semanas. La situación de efectivo a fin de año parece ser más saludable tanto para WESTAF como para ZAPP de lo que se proyectó originalmente en agosto, lo cual es una noticia maravillosa. Amy y Becky ahora están compilando los estados financieros de efectivo de fin de año que se compartirán antes de la reunión de la junta.
NEGOCIOS GENERALES (CV)
Estamos trabajando para hacer la transición de nuestro anticuado sistema telefónico a una solución basada en la nube que pueda satisfacer las necesidades de soporte al cliente en un entorno remoto. Creamos una prueba de concepto con Zoom Phone y el 15 de octubre iniciamos una prueba gratuita de tres semanas con Janae y miembros de los equipos de CaFE, ZAPP y experiencia del cliente. También estamos en conversaciones con al menos otro proveedor para crear una segunda prueba de concepto para comparar los dos sistemas. 
CAFETERÍA (RV)
El 13 de octubre, Justine envió nuestra encuesta integral anual a todos los usuarios. Las respuestas están en camino y esperamos tener un análisis completo para fines del primer trimestre. En octubre, el equipo también comenzará con nuestros objetivos OKR para el año fiscal 2021, con el foco puesto en examinar nuestra base de clientes y nuestra filosofía de servicio, refinar nuestra estrategia de ventas digitales y perfeccionar nuestra eficiencia operativa, especialmente mediante la identificación de las necesidades de automatización.
CVSUITE (KE)
CVSuite se ha centrado en las conversaciones sobre nuevos clientes, renovaciones de clientes y asociaciones con clientes. Estamos trabajando para renovar el acceso a CVSuite para el Consejo de Artes del Área de Asheville, así como un nuevo acceso para las Agencias de Artes Occidentales de Carolina del Norte (WAANC). Nuestro contacto allí encontró una asociación en Dogwood Health Trust que está interesada en realizar una auditoría de equidad de la economía creativa para las regiones de WAANC, lo que daría como resultado que enviáramos los Informes Instantáneos anuales de CVSuite y los nuevos DataCharts a estas agencias. Además, tuvimos conversaciones con el Consejo de Artes del Estado de Alaska, así como con TDC Inc. sobre cómo promover su asociación con CVSuite e integrar una estrategia de datos en sus organizaciones más allá de la herramienta de datos. El equipo recuperó ambos contratos, que se consideraban en riesgo. 
Vuélvete inteligente (JG)
La semana pasada, GO Smart publicó un ticket que agregó ventanas emergentes a varias secciones de los portales de administración y solicitantes. Las ventanas emergentes ayudan a dar forma a las expectativas en torno a las vistas previas en HTML/PDF y ofrecen un enlace a una explicación más detallada para cada tipo de usuario. El equipo técnico continúa trabajando en actualizaciones de UX/UI. El equipo de marketing, junto con Jessica, comenzará a investigar y crear una nueva lista específica de clientes potenciales utilizando la lista de Grant Station con la esperanza de llegar a 500 administradores de subvenciones. 
ARCHIVO DE ARTE PÚBLICO (LG)
Actualmente, la PAA está en conversaciones con Santa Monica Cultural Affairs (SMCA) para desarrollar una página de inicio de la Lista de artistas públicos para mostrar información y portafolios de artistas seleccionados. La PAA establecerá un flujo de trabajo del Programa de Lista de artistas en el CMS de SMCA y ayudará con la migración de los datos recopilados a través de una convocatoria a artistas alojada en CaFE. El equipo de tecnología ha completado cuatro de las actualizaciones de la versión del cliente del CMS de la PAA y continuará con este trabajo durante octubre y noviembre.
ZAPP (CV)
¡Octubre es un mes muy ajetreado! Comenzamos el año fiscal con una reunión de OKR para recapitular nuestro progreso del año fiscal 2020 y planificar el año fiscal 2021. También estamos ultimando los detalles para la reunión del Comité de Supervisión de ZAPP, que se llevará a cabo el 21 de octubre, durante la cual el grupo aprobará el presupuesto de ZAPP para el año fiscal 2021. Julia está trabajando en los preparativos para nuestra próxima sesión de ZAPP Connections, donde presentaremos una discusión con los administradores de eventos que han organizado eventos que cumplen con las normas de COVID-19 en los últimos meses. Por último, ZAPP también lanzó nuestra encuesta anual de usuarios y este año esperamos aumentar la participación al combinar la encuesta con la oportunidad de ganar una de las 10 tarjetas de regalo Visa.  

Atentamente,

cristiano