Mahal na WESTAF Board of Trustees:

Sa pagtatapos ng Hulyo, dalawang buwan na lang ang natitira sa ating taon ng pananalapi — magsisimula ang FY21 sa Oktubre 1, 2020. Ito ay partikular na abalang oras para sa WESTAF — sa ating mga negosyo sa web, sa pampublikong patakaran at adbokasiya, sa responsibilidad sa lipunan at regranting, sa teknolohiya at inobasyon, sa komunikasyon at marketing at sa pananalapi at administrasyon — kaya sumisid tayo sa:
OCTOBER BOARD MEETING UPDATE (CG, NS)
Salamat sa inyong lahat sa pagkumpleto ng aming maikling survey tungkol sa pulong ng lupon sa Oktubre. Marahil hindi inaasahan, ipinahiwatig ng survey na humigit-kumulang 80% ng mga tagapangasiwa ang mas gugustuhin na hindi maglakbay sa Denver sa Oktubre dahil sa pandemya. Sa mga antas ng kaginhawaan at kaligtasan ng parehong mga trustee at kawani sa isip, nagpasya kaming mag-host ng Oktubre board at executive committee meetings halos, pati na rin ang isang oryentasyon para sa mga bagong trustee. Naghahanap kami ng iba't ibang paraan upang gawin itong dynamic, produktibo at masaya hangga't maaari! Higit pang impormasyon na susundan sa mga darating na linggo.
ANNOUNCEMENT NG POSITION NA BATAY SA DENVER SA BONFILS-STANTON FOUNDATION (CG)
Hiniling ng Aksyon: Hinahanap ng Bonfils-Stanton Foundation ang posisyon ng Manager, Livingston Fellowship Program, Arts & Social Change Grantmaking. Ang matagumpay na kandidato ay magiging isang maalam, maalalahanin, at collaborative na pinuno na may kapasidad na pamahalaan ang mga programang nakatuon sa komunidad at kumplikadong mga multi-taon na proyekto. Ang Foundation ay naghahanap ng isang indibidwal na may pangako sa pagsusulong ng aming trabaho sa pagpapaunlad ng propesyonal na pag-unlad para sa mga senior nonprofit executive, pagsasama-sama ng pangako ng Foundation sa equity, at pagsuporta sa sining at kultura sa Denver. Narito ang buong paglalarawan ng trabaho. Salamat sa pagpapakalat sa iyong mga network at kung sinuman sa tingin mo ay maaaring maging angkop na kandidato.
PAGGANAP MANAGEMENT/DEVELOPMENT SYSTEMS (CG)
Hiniling ng Aksyon: Kamakailan ay lumahok ang leadership team sa isang demo para sa isang web-based na performance management/review/goal setting/feedback tool na tinatawag na Insights. Nakakatulong ang demo, ngunit naging inspirasyon nito ang koponan na tumingin sa ilang iba pang katulad na mga tool para sa mga layunin ng paghahambing. Sa iyong trabaho, ginagamit mo ba ang ganitong uri ng online performance development/management tool? Kung gayon, mayroon ka bang anumang mga rekomendasyon na maaari mong gawin, o may kakilala ka bang maaaring makatulong sa amin sa paghahambing na mamili ng ilang mga tool na makakatulong sa amin na maunawaan kung ano ang nasa labas? Ang anumang feedback na maaaring mayroon ka sa bagay na ito ay magiging sobrang kapaki-pakinabang. Salamat!
JUNE CASH SUMMARY AT JULY PROJECTIONS (CG)
Narito ang pinakabagong mga dokumentong pinansyal para sa WESTAF na ibinahagi at sinuri sa pulong ng Executive Committee ng Hulyo. Ang mga dokumentong ito ay kumpidensyal at para sa panloob na paggamit lamang. Sa kabuuan, ang June Cash Summary Report at ang kasamang Financial Memo ay nagpapakita na ang WESTAF's FY20 financial picture ay malakas dahil sa mga pinababang gastos at bagong pondo mula sa Mellon, ang Paycheck Protection Program at NEA CARES grant. Panghuli, Hulyo End Of Year Projection ay ang pinakamahusay na pagtatantya ng mga tagapamahala ng badyet kung saan tayo mapupunta sa katapusan ng taon.
PANANALAPI AT ADMINISTRASYON (AH)
Sina Lauren at Jess ay gumagawa ng ilang mga pagbabago sa proseso bilang tugon sa mga kahilingan ng koponan ng ZAPP upang makatulong na matiyak ang pare-parehong komunikasyon at mga inaasahan. Ang Executive Committee ay nagpulong nitong nakaraang linggo para magtrabaho sa patakaran sa kompensasyon at mga kaugnay na paksa ng HR. Dalawang beses silang magpupulong sa Agosto upang ipagpatuloy ang mga pag-uusap na ito; Susuportahan nina Amy at Becca ang gawaing ito sa pamamagitan ng pananaliksik kung kinakailangan. Ang pangalawang draft ng badyet ng WESTAF ay nakumpleto at susuriin ng pangkat ng pamunuan hanggang sa katapusan ng Hulyo. Ayon sa makasaysayang kasanayan, ang lahat ng mga badyet ng WESTAF ay nasa paraan ng cash accounting. Ang isang badyet sa paraan ng accrual accounting ay binabalangkas din. Ngayon na ang oras para simulan ng finance team ang mga paghahanda para sa audit, kabilang ang mga reconciliation ng mga balance sheet code at paglilinis ng iba't ibang account. Nakipag-ugnayan si Amy sa mga auditor hinggil sa accounting treatment para sa pagbili ng isa sa mga shares ng ZAPP partner. Si Amy ay nagsisimula na ring magtrabaho kasama sina Christina at Christian sa kauna-unahang ZAPP cash flow management plan para sa FY21.
PAG-UPDATE NG STRATEGIC PLAN (NS)
Ang mga cohorts ay naging abala mula noong huling ulat! Narito ang isang mabilis na pag-update sa kung ano ang ginagawa ng bawat isa sa mga cohort. Ipinadala ng Communications cohort ang kanilang recap para sa quarters 2 at 3, na kinabibilangan ng mga panalo, paglutas, at mga hamon na natukoy ng cohort sa nakalipas na dalawang quarter, pati na rin ang gawaing gusto nilang pagtuunan ng pansin sa susunod. Ang cohort ay nasa proseso na ngayon ng pagpaplano ng isang "kick-off" na workshop kasama ang kanilang mga TA. Ang Business cohort ay magsasagawa ng welcome meeting kasama ang kanilang mga TA sa susunod na linggo para ipakilala sila sa team at sa kanilang trabaho. Sa tabi ng SRI team, ang Equity cohort ay nanguna sa isang matagumpay na equity, diversity, at inclusion workshop kasama ang consultant na si Carla Mestas at mga staff. Ang Policy cohort ay nagtatag ng maliliit na grupong nagtatrabaho at ang mga pangkat na iyon ay gumagawa ng mga dokumentong sumasaklaw para sa bawat isa sa mga lugar ng estratehikong plano. Si David Holland ay nakikipagtulungan nang malapit sa koponan sa pakikipag-ugnayan sa mga TA. Ang cohort ay kasalukuyang nasa proseso ng pag-iskedyul ng isang pulong sa kanila. 
OREGON CULTURAL SECTOR, TUMANGGAP NG $50 MILYON SA PONDO NG ESTADO — MAHIGIT $60 MILYON SA STATE RELIEF FUNDS SA WESTAF REGION HANGGANG DATE (DH)
Inaprubahan kamakailan ng Lupon ng Pang-emergency ng Lehislatura ng Oregon ang isang $50 milyong relief package para sa kultura ng Oregon na kinabibilangan ng $25,984,872 sa Business Oregon para sa buong estadong pamamahagi sa mga kultural na organisasyon ng Oregon Cultural Trust. Mahigit sa $14 milyon sa karagdagang paglalaan ang ginawa sa mga partikular na organisasyon ng sining at kultura at halos $10 milyon sa suportang alokasyon sa Independent Venue Coalition para sa 78 independyenteng lugar sa buong estado. Ang pagpopondo ay ginawang magagamit sa pamamagitan ng pederal na Coronavirus Relief Fund upang matugunan ang mapangwasak na epekto ng COVID-19 na krisis sa kalusugan sa komunidad ng sining at kultura ng Oregon. Binabati kita kay Brian Rogers, executive director ng Oregon Arts Commission at sa Oregon Cultural Trust at miyembro ng WAAN, Sue Hildick, executive director ng Cultural Advocacy Coalition, at mga tagapagtaguyod ng sining sa buong estado ng Oregon. Sa kamakailang $9 milyon na paglalaan ng mga pondo sa relief ng estado sa Utah Division of Arts and Museum at ang $2 milyong state relief funds na alokasyon sa Arizona Commission on the Arts, ang kabuuan sa mga pondo ng tulong na itinuro ng estado na direktang sumusuporta sa sining at kultura ay tumaas sa higit $60 milyon sa buong rehiyon.
WESTAF, NAGTUMPA NG KWARTERLY EXECUTIVE DIRECTOR TELECONFERENCE (DH)
Nag-host ang WESTAF ng isang quarterly Executive Director Teleconference noong Hulyo 23 kasama ang mga executive director ng state arts agency sa buong rehiyon. Ibinahagi ng grupo ang mga hamon at tagumpay at tinalakay ang astate relief at recovery funding para sa sining sa buong rehiyon, mga pangunahing pag-unlad sa mga programa at serbisyo ng ahensya, mga pangunahing pag-unlad/maliwanag na lugar mula sa larangan tulad ng muling pagbubukas ng mga pasilidad sa sining at kultura, at mga pag-unlad sa estado. at mga badyet ng ahensya. 
WESTERN ARTS ADVOCACY NETWORK (WAAN) NAGPAPALAW AT NAGHILI NG MGA CO-CHAIRS (DH)
Inihalal ni WAAN si Julie Baker, executive director ng Californians for the Arts and California Arts Advocates, at Manny Cawaling, executive director ng Inspire Washington, bilang Co-Chairs at makikipagtulungan sila nang malapit sa WESTAF para bumalangkas sa hinaharap na direksyon ng grupo sa darating na panahon. linggo at buwan. Lumawak ang pangkat ng WAAN upang isama ang Hawai'i State Foundation on Culture and the Arts, Cultural Alliance Nevada, at Creative New Mexico. Tinalakay ng grupo ang mga programa sa tulong ng estado para sa sining at kultura, espesyal at paparating na mga sesyon ng lehislatura, at hinaharap na mga pederal na relief at recovery package sa kanilang pagtawag sa Hulyo 24. 
WESTAF NA NAGTATRABAHO PARA PALAKAS ANG ARTS ADVOCACY SA NEVADA (DH)
Nakipag-ugnayan ang WESTAF sa Nevada Arts Council at Cultural Alliance Nevada sa isang serye ng mga pagpupulong na nagtutuklas ng mga paraan upang palakasin ang adbokasiya ng sining sa estado. Gumagawa ang WESTAF ng katamtamang parangal upang suportahan ang capacity building sa pamamagitan ng pag-redirect ng Federal Advocacy Funds at nagsagawa ng pananaliksik at nagbigay ng iba pang payo na naglalayong pahusayin ang diskarte para sa susunod na sesyon ng lehislatibo. 
ANG HEWLETT FOUNDATION AY NAGHAHANAP NG PAYO MULA SA WESTAF SA ARTS ADVOCACY (DH)
Bagama't kumpidensyal ang paksa ng mga pag-uusap na ito, patuloy na nagbibigay ang WESTAF ng mataas na antas ng payo sa Hewlett Foundation tungkol sa mga usapin sa adbokasiya ng sining sa California habang isinasaalang-alang namin ang pakikipagtulungan sa pagitan ng dalawang organisasyon. Nakipagpulong kamakailan si David sa kawani ng Hewlett Foundation sa pangalawang pagkakataon. Ang pamunuan ng ehekutibo at board ng WESTAF ay pinananatiling abreast sa mga pag-uusap at pag-unlad na ito. 
WESTAF PATULOY NA SUMUSUPORTA SA CALIFORNIA ARTS COUNCIL SA GRANT PROGRAM REVIEW (DH)
Kamakailan ay nakumpleto ng WESTAF ang isang karagdagang mabilis na tugon na kahilingan sa teknikal na tulong para sa Konseho ng Sining ng California na may kaugnayan sa isang pagrepaso sa programa ng pagbibigay nito. Sinaliksik ni David ang mga programang gawad ng 13 ahensya ng sining ng estado sa Kanluran sa mga tuntunin ng kanilang pamantayan sa pagiging karapat-dapat at pagtutugma ng mga kinakailangan pati na rin ang mga parangal ng ahensya ng estado sa sining ayon sa uri ng institusyon at nagbuod ng mga pangunahing detalye ng pederal na patnubay sa pagtutugma at batas ng estado upang ipaalam ang paggawa ng desisyon ng CAC.
WESTAF REGIONAL ARTS RESILIENCE FUND NOMINATIONS DUE JULY 31, 2020 (CD)
Ang WESTAF Regional Arts Resilience Fund ay idinisenyo upang makatulong na mapagaan ang banta sa pananalapi sa sektor sa pamamagitan ng pagsuporta sa maliliit at katamtamang laki ng mga organisasyon ng sining ng lahat ng mga artistikong disiplina sa kanayunan at urban na mga lugar na itinuturing ng kanilang mga kapantay bilang may buong estado, rehiyon, o pambansa. epekto. Pangangasiwaan ng WESTAF ang muling pagbibigay ng higit sa $1.7 milyon sa taglagas ng 2020 sa pamamagitan ng humigit-kumulang 30-40 mga parangal mula $30,000 hanggang $75,000, na may ilang natatanging $100,000 na gawad. Ang mga karagdagang detalye ay matatagpuan dito. Kung gusto mong magnomina ng isang organisasyon, mangyaring gawin ito bago ang Biyernes, Hulyo 31, 2020 sa 5:00 pm Mountain time.
ARTS ACROSS AMERICA – RAOs COLLABORATE WITH THE KENNEDY CENTER (CD)
Alinsunod sa misyon at bisyon ng Kennedy Center, gayundin sa mga mithiin ni Pangulong John F. Kennedy, inilunsad ng Kennedy Center ang Arts Across America, isang kampanya sa pagkilala na nagpapasigla at nagdiriwang sa mga komunidad na nakatuon sa paggamit ng sining upang isulong ang koneksyon, isang malakas na malikhaing ekonomiya, at tumaas na kultural na pagkamamamayan. Nilalayon ng Arts Across America na ipagdiwang, kumonekta, at pasiglahin ang mga komunidad at, sa paglipas ng panahon, maghabi ng pambansang kuwento tungkol sa kapangyarihan ng sining sa mga komunidad sa ating bansa. Mahigpit na nakikipagtulungan ang WESTAF sa koponan ng Kennedy Center upang matukoy ang mga artist at mga organisasyon ng sining mula sa rehiyon ng WESTAF upang itampok bilang mga performer sa libre, online na programming na makukuha sa Facebook Live, Instagram, YouTube, at sa website ng Kennedy Center sa susunod na 20 linggo. Pananatilihin ka naming naka-post sa iskedyul at umaasa kang makikinig.
MGA LIDER NG COLOR PROGRAM REDESIGN (CD)
Noong unang bahagi ng tagsibol, natukoy ng SRI team na tatalikuran nila ang mga personal na pagpupulong hanggang FY20 at hanggang FY21 dahil sa pandemya. Pipigilan nito ang mga mapagkukunan na maidirekta sa logistical planning na maaaring mangailangan ng makabuluhang pagbabago o pagkansela. Bukod pa rito, at marahil ang mas mahalaga, ang mga dadalo ay hindi mahaharap sa problema ng pagkakaroon ng pagpili sa pagitan ng isang pagkakataon sa pag-unlad ng propesyon at kanilang personal na kapakanan at ng mga mahal sa buhay na maaaring nasa panganib. Dalawang programang direktang naapektuhan ng pagbabagong ito ay ang Emerging Leaders of Color program sa parehong rehiyon ng WESTAF at South Arts, na parehong isasaayos at halos magaganap. Upang matugunan ang pangangailangan na muling idisenyo ang isang ganap na online na pakikipag-ugnayan, hiniling ng pangkat ng SRI ang kadalubhasaan ng matagal nang miyembro ng faculty ng ELC, si Salvador Acevedo ng Scansion, upang pamunuan ang pagsisikap na ito. Sa tag-araw, si Salvador at ang kanyang koponan ay: magdidisenyo ng isang buong ELC online na propesyonal na karanasan sa pagpapaunlad (pagsasanay sa pamumuno) para sa parehong WESTAF at SouthArts; tukuyin ang mga pangunahing karanasan na nakakamit ng mga kalahok at magdisenyo ng mga paraan upang pukawin ang mga online; at tuklasin ang mga paraan at lumikha ng isang pundasyon kung saan maaaring palakihin ng WESTAF ang mga pagsasanay na ito sa pamumuno sa hinaharap. Ang pagbuo ng isang virtual na dimensyon ng karanasan sa Leaders of Color ay isang pangmatagalang layunin para sa SRI team. Bagama't hindi namin inaasahan ang pagkakataong mamuhunan dito bilang resulta ng isang pandaigdigang pandemya, sinasamantala namin ang sandali at nasasabik kami sa aming paglipat sa bagong direksyon na ito. 
TEKNOLOHIYA (AS)
Teknolohikal na pag-unlad: iyon ay dalawang salita na magbubuod sa nakaraang dalawang linggo para sa koponan ng teknolohiya. Ang koponan ay nasa proseso ng pagtatapos ng tatlong proyekto na nasa roadmap para sa taong ito. Una, sa pakikipagtulungan sa UC Berkeley, in-update ng team ang sistema ng pag-uulat nito para sa Collection Management System upang magdagdag ng karagdagang mga opsyon sa pag-filter na naging available sa pinakabagong bersyon ng open source system na ito. Ang ibig sabihin nito ay naalis na ang isa sa mga hadlang upang mai-market at i-onboard ang system na ito sa mga bagong kliyente. Ang advanced na pag-uulat ay isang tampok na pinahahalagahan ng maraming archivists. Sa loob ng GO Smart, ang team ay nasa proseso ng pagsubok ng isang pagpapahusay na nagdaragdag ng mga karagdagang opsyon sa paghahatid ng mail sa GO Smart system. Ang paglipat sa isang third party na kumpanya para sa paghahatid ng email sa labas ng San Antonio na pinangalanang mailgun, ay isinasagawa. Kapag nagtatrabaho sa pamamahala ng mga gawad, ang pagkakaroon ng mga advanced na solusyon sa pagsubaybay ng email mula sa loob ng GO Smart ay magbibigay sa mga tagapangasiwa ng grant ng impormasyon sa pagsubaybay na kailangan nila. Simula sa paunang pagpapatupad, binibigyang-daan nito ang GO Smart na maging mas makabago sa pasulong at sa kalaunan ay dapat pataasin ang transparency ng paghahatid ng mail sa mga kliyente. Nakumpleto rin ng koponan ang mga karagdagang pagbabago at pagpapahusay sa iba pang mga sistema ng WESTAF. Paparating sa susunod na linggo, magsisimula ang magkasanib na proyekto para baguhin at i-update ang Call for Entry Administrative Portal. Ang unang impresyon ng isang kliyente sa Call for Entry ay ang mga screen na ito, at ang aming layunin ay muling tugunan ang hitsura at pakiramdam ng site (huling ginawa noong unang bahagi ng 2014) at mag-isip ng pundasyon ng teknolohiya na makakasuporta sa internasyonalisasyon, mag-update ng mga screen patungkol sa mga potensyal na alalahanin sa privacy ng data, at tingnang mabuti ang mga kritikal na function ng system. Ito ay isang patuloy na proyekto para sa mga susunod na buwan at ang mga update ay patuloy na isasama sa mga publikasyong ito.
CAFE (CV, RV)
Ang CaFE ay maglalabas ng pinakahihintay na mga pagpapabuti sa scorecard sa Hulyo. In-update ng team ang pag-istilo at inayos ang mga kasalukuyang elemento upang gawing mas madali ang nabigasyon at mga workflow para sa user. Babaguhin din namin ang patakaran sa refund ng entry fee mula sa pag-aatas sa organisasyon na magproseso ng refund sa CaFE na nagpoproseso ng refund para sa organisasyon kapag hiniling. Ang binagong alok ng serbisyong ito ay iuugnay sa feature ng transaksyon sa refund sa CaFE (inaasahang sa paglabas ng Agosto). Ang Smithsonian's National Portrait Gallery ay inaasahang mag-sign up muli sa taong ito upang mailabas ang kanilang Outwin Boochever Portrait Competition. Ang tatlong taon na pambansang kumpetisyon ay tumatanggap sa pagitan ng 2,400 at 3,000 na pagsusumite ng artist.
CVSUITE (SL, KE)
Nakatanggap ang CVSuite ng mga bayad mula sa Mclean County at Wyoming Arts Alliance para sa kanilang mga pag-renew. Nag-iskedyul si David ng data training session kasama ang kliyenteng si Susan Duplessis ng South Carolina Arts Commission para tulungan silang maunawaan kung paano nila pinakamahusay na magagamit ang data para isulong ang kanilang proyekto sa rural arts. Habang nasa isip ang paparating na pagsasanay pati na rin ang isang segundo sa Biyernes, gumawa sina Trevor at Kelly ng bagong questionnaire para sa mga user (bago at sa mga nangangailangan ng pag-refresh) para mas mahusay na i-customize ang aming mga session ng pagsasanay sa data at mangolekta ng karagdagang data sa aming mga user. Ang CVS ay nasa huling yugto ng pag-edit ng isang automated na ulat sa COVID-19 na nagta-target sa mga executive director ng mga organisasyon sa pagpapaunlad ng ekonomiya. Nakatakdang ipadala ang kampanya sa susunod na linggo.
GO SMART (SL, JG)
Nauna nang sinabi ng Chapman Cultural Center sa Spartanburg, South Carolina na hindi sila makakapag-renew dahil sa kakulangan ng pondo. Nag-email sa amin ang kanilang admin bago ang kanilang deadline para sabihin na naka-secure na sila ng pera at magre-renew sila ng GO Smart sa buong presyo. Ang mga inisyatiba sa marketing para sa Q4 ay pinatibay at kasama ang isang mapaghangad na kalendaryo ng blog, ang paglikha ng isang bagong mailing list mula sa ilang mga mapagkukunan, at patuloy na pag-eeksperimento sa AdWords. 
ARCHIVE NG PUBLIC ART (SL, LG)
Sinimulan ng PAA ang paggawa sa isang bagong proyekto ng eksibisyon ng virtual na pampublikong sining ng restorative justice para sa Santa Monica Cultural Affairs. Ang proyektong ito ay ang pangatlo sa isang pilot series ng lubos na na-customize na mga virtual na karanasan na kasalukuyang inaalok ng PAA sa mga kliyente ng CMS at Showcase. Ang PAA ay patuloy na sumusulong nang dahan-dahan kasama ang tatlong potensyal na kliyente na inaasahan ng koponan na ma-convert sa pagtatapos ng Q4. Salamat sa pagsusumikap ni Adam, napakalapit ng PAA sa pag-deploy ng mga makabuluhang pagpapahusay sa mga ulat ng CMS na magbibigay-daan sa mga user na magpatakbo ng mga pag-export ng data sa iba't ibang mga parameter. 
ZAPP (CV)
Nagsara kami sa isang kontrata sa Heard Museum para sa 2021 Indian Fair and Market. Regular na nangongolekta ang kliyente ng humigit-kumulang 900 mga aplikasyon, na lahat ay dapat na miyembro ng isang pederal o opisyal na estado na kinikilalang Indian Tribe. Ang benta na ito ay naglalagay sa amin ng 300% kaysa sa aming layunin sa badyet para sa mga bagong karaniwang kontrata (mga nangongolekta ng 500+ na aplikasyon). Bilang bahagi ng isang inisyatiba ng aming mga OKR, halos nakumpleto na namin ang isang ganap na binagong bersyon ng aming help center para sa mga administrator. Ang layunin ay gawing naa-access, nahahanap, at nakabalangkas ang impormasyon sa isang mas madaling natutunaw na format. Ang mga pagkansela at pagpapaliban ay patuloy na nagaganap, kung saan 62% ng lahat ng palabas ay apektado na ngayon ng isang pagpapaliban o pagkansela. 

Magalang na isinumite,

Kristiyano