Kumusta muli Mga Katiwala ng WESTAF:
Tulad ng marami sa inyo sa inyong pang-araw-araw na trabaho, kinakaharap at sinusuri namin ang epekto ng pandemya ng COVID-19 sa iba't ibang bahagi ng organisasyon ng WESTAF. Sinusubukan naming manatiling flexible gaya ng pinapayagan ng maagang pagpaplano, bagama't nakakakita na kami ng ilang pagkagambala sa ilan sa aming mga programa, karamihan ay mula sa mga desisyon sa paglalakbay at paghihigpit. Iyon ay sinabi, ginagawa namin ang A-OK sa opisina ng WESTAF (sa pagsulat na ito!), at ginagawa ang aming makakaya upang magpatuloy sa aming trabaho! Sana lahat ay gumagawa ng maayos hangga't maaari dahil sa mga pangyayari. Pasulong…

UMUUSONG NA MGA PINUNO NG KULAY: SOUTH ARTS EDITION AY INILUNSAD NA
Ang isang bukas na panawagan para sa mga kandidato ay isinasagawa na ngayon. Kami ay nasasabik na magkaroon ng bagong programang ito sa mundo! (Mula sa South Arts Newsletter): “Sa pagitan ng 11 at 13 kalahok ay pipiliin para sa partnership program na ito sa pagitan ng South Arts at WESTAF. Ito ay isang Southern pilot ng Emerging Leaders of Color (ELC) na programa para sa mga manggagawang pangkultura at mga tagapangasiwa ng sining na matatagpuan sa pitong estado sa katimugang rehiyon. Sa pagbuo sa tagumpay ng programang ELC ng WESTAF na umaakit, nagsasanay, nakikipag-networking at nagtataguyod ng bagong henerasyon ng magkakaibang mga pinuno ng sining mula noong 2010, ang programa ng South Arts ay magsisilbing isulong ang Southern vitality sa pamamagitan ng sining sa pamamagitan ng pag-unlad ng pamumuno.

PAGPUPULONG NG KOMITE NG EKSECUTIVE
Noong nakaraang linggo nagkaroon kami ng productive Executive Committee meeting. Kasama ng ilang talakayan tungkol sa mga negosyong teknolohiya at ilang programmatic na update, nag-alok si Treasurer Mike Lange at WESTAF staffer na si Amy Hollrah ng masusing pangkalahatang-ideya ng ulat ng cash summary hanggang sa unang ikatlong bahagi ng taon (33%). Natagpuan namin ang aming sarili sa 37% ng layunin ng kita at 32% ng mga gastusin — isang magandang lugar upang maging sa ikatlong bahagi ng taon ng pananalapi. Inihayag din namin ang unang pag-ulit ng isang projection na dokumento. Nagsisimula ito ng buwanang pagsisikap ng lahat ng may-ari ng badyet na i-proyekto (at, kung kinakailangan, baguhin) ang mga projection ng kita at gastos hanggang sa katapusan ng taon ng pananalapi.

COHORT Q1 RECAP NG MGA KOMUNIKASYON ESTRATEHIKONG PLANO
(Bawat miyembro ng cohort na si Kelly Ernst) Katulad ng Equity Cohort, ang Comm Cohort ay nasa yugto pa rin ng workshop/pag-uusap/pananaliksik/pag-unawa ng ating trabaho. Ang aming cohort ay pinoproseso sa pamamagitan ng scoping na dokumento na ibinigay sa aming koponan sa simula ng taon ng pananalapi. Napagdaanan namin ang dokumento bilang isang koponan at nasa yugto ng pag-unawa sa nilalaman pati na rin ang pagdidisenyo ng mga diskarte sa pananaliksik upang simulan upang maunawaan kung paano ipatupad ang mga nilalaman ng dokumento. Kasama sa ilan sa aming mga paunang talakayan ang: Paano ipinakita ang aming mga kasalukuyang brand at asset? Paano sila napapansin ng iba't ibang stakeholder? Paggamit ng pananaliksik upang maunawaan ang kasalukuyang equity sa iyong brand at magsimulang bumuo ng mga diskarte upang mabuo ito sa pamamagitan ng pagkonekta sa kung ano ang pinaka pinahahalagahan ng aming mga stakeholder at audience. Pag-audit ng mga kasalukuyang materyales at karanasan. Nasaan tayo ngayon? Kasama sa mga unang hakbang ng aming pananaliksik ang pagsasagawa ng pagsusuri sa tatak ng lahat ng aming produkto, na naging lubhang kapaki-pakinabang para sa koponan. Nasa kalagitnaan kami ng pagsusuri sa aming mga plano sa marketing. Natuklasan namin na ang aming panloob na komunikasyon at pag-unawa sa mga tatak na pinagtatrabahuhan namin ay iba-iba. Nagbukas ito ng maraming espasyo para sa organikong pag-uusap tungkol sa mga komunikasyon sa WESTAF.
Ang koponan ay nakaranas din ng ilang mga hamon sa pagpapatakbo. Naging mabagal ang proseso ng pag-unawa at pagbibigay-kahulugan sa scoping doc at paggawa nito sa amin habang nagpapasya kami sa eksaktong paraan kung paano magpapatuloy sa isang timeline, pati na rin ang pagtiyak na ang aming pag-unawa ay naaayon sa mga layunin. Ang proseso ay pinaghirapan dahil sa mga hamon sa pagpapatakbo tulad ng pag-onboard ng mga bagong miyembro, malinaw na komunikasyon kung sino ang aalis sa cohort at pagsali sa cohort, pagtatatag ng proseso ng pamumuno na akma sa trabaho, at pagkaantala ng mga oras ng pagpupulong (dahil sa mga holiday at snow days. higit sa lahat.)
Ang hinaharap ay kapana-panabik para sa Comm Cohort. Sa Q2 at Q3, patuloy naming tutugunan at ipoproseso ang gawain para sa scoping doc at ipagpapatuloy ang aming yugto ng pananaliksik sa mga asset ng komunikasyon, hamon, at lakas ng WESTAF at mga proyekto nito. Iminungkahi naming makisali sa isang proseso ng pagpaplano ng OKR na katulad ng sa mga programa ng SAAS upang mas maunawaan ang aming mga layunin at inisyatiba sa mga layuning iyon. Bilang karagdagan, ang Comm Cohort ay magsasagawa ng mga proyekto na magkakaroon ng mas lokal at agarang epekto sa katayuan ng mga komunikasyon at kultura ng WESTAF. Ang mga iminungkahing proyekto ay tututuon at susuriin kung paano bumuo ng komunidad ang mga kawani sa isa't isa sa pamamagitan ng mga contact point tulad ng mga standup, social share, at iba pang pagtitipon.

PANANALAPI AT ADMINISTRASYON
Alinsunod sa pulong ng Executive Committee noong nakaraang linggo, ang WESTAF ay nagdaragdag ng dalawang bagong pumirma sa mga bank account upang tulungan ang team ng pananalapi sa proseso ng pagsusuri na sensitibo sa oras para sa parehong ZAPP at CaFE. Salamat kina David at Chrissy sa pagtulong kung kaya nila! Sinimulan na ng F&A team ang unang round ng performance development review at tatapusin ang proseso sa ika-16 ng Marso. Naging kapaki-pakinabang na proseso ito habang iniisip ng team ang tungkol sa mga layunin at pagpapahusay na gustong pagtuunan ng pansin ng bawat miyembro. Ang 990 tax forms at FY19 audit, na parehong pinagsama-sama ni Plante Moran, ay tinatapos pa ngayon at ibabahagi sa Executive Committee at board sa mga darating na buwan.

CAFE
Bagama't ang Pebrero ay isang mabagal na buwan para sa mga demo ng CaFE, mayroon kaming 14 na bagong kliyente sa nakaraang linggo. Nakita rin namin ang halos 50 bagong prospect na kumumpleto sa aming form na "mag-iskedyul ng demo" noong Pebrero, na maaaring resulta ng kampanya ng Google AdWords na inilunsad namin ngayong taon. Nagsusumikap din ang aming team sa mga limang maliliit na bug na lumitaw sa nakalipas na ilang linggo. Ang aming bagong Operations Coordinator, si Eliza Weatherill, ay magsisimula sa WESTAF sa Marso 9, at magsisimula ng isang linggong paglulubog sa CaFE.

CVSUITE
Nagkaroon kami ng matagumpay at nakakaengganyo na pagpupulong sa mga strategist ng komunikasyon, Karaniwang Paunawa, at gumugol kami ng oras sa pag-brainstorming at pag-iisip nang malikhain sa pagmemensahe ng CVSuite, kwento ng tatak at layunin. Masipag din kaming nagtatrabaho sa Creative Vitality List campaign, na may nalalapit na deadline sa katapusan ng Marso. Nag-email kami sa mga contact sa mga lungsod na iyon na gumawa ng listahan nang may kahilingan para sa impormasyon upang matulungan kaming sabihin ang kanilang mga kuwento. Nagpadala rin kami ng email campaign para i-highlight ang aming Specialized Impact Reports at nag-follow up sa mga taong nag-click sa link sa email. Dahil naabutan namin ang ilang mga hadlang sa pagpapanatili ng kliyente, inililipat namin ang pagtuon upang tumutok sa mga nawawalang pag-renew sa pamamagitan ng pagsubaybay sa kliyente, halaga ng kanilang kontrata, at isang salaysay tungkol sa kung bakit pinili nilang hindi mag-renew.

GO SMART
Ang aming kliyente, ang North Dakota Arts Council ($10,900 taun-taon), ay ipaalam sa amin na maghahanap sila ng kapalit sa GO Smart ngunit nalaman nilang nakakatakot at walang bunga ang paghahanap na iyon. Dahil dito, binigyan nila kami ng pagkakataong tumulong sa paggawa ng GO Smart sa kanilang iba pang mga produkto ng data. Makikipagtulungan kami sa kanila sa mga darating na linggo at buwan para makita kung paano namin matutugunan ang kanilang mga pangangailangan. Nakumpleto na ng tech team ang paunang gawain para sa isang development ticket na muling nag-aayos at nag-streamline ng mga tab ng admin dashboard. Gumagawa kami ng blocker at malalim na pagsubok at umaasa kaming mailabas ito sa live na site bago ang 3/12/20.

ARCHIVE NG PUBLIC ART
Nakikipagtulungan si Lori kasama ang CVSuite data analyst, si Trevor, upang i-script ang mga bahagi ng paglilinis at pag-format ng data upang i-streamline ang onboarding ng kliyente at mga proseso ng pag-import ng data para sa PAA. Inaasahan ng PAA na isara ang pagbebenta ng dalawa pang feature ng CMS/Showcase para sa Lungsod ng Sacramento, CA at Los Alamos County, NM, bagama't malabong pipirma ang alinmang kliyente sa Marso, batay sa timing ng mga pulong sa badyet. Si Lori ay nasa mga paunang talakayan sa Unibersidad ng Alabama upang i-host ang koleksyon ng mural ng Estado sa Public Art Archive bilang karagdagan sa mga tampok na paglilibot para sa mga likhang sining sa loob ng koleksyon ng estado.

ZAPP
Nakumpleto ng internal tech team ang isang update para gawing ZAPP Onsite, ang aming tool sa pagmamarka na ginagamit sa mga fair at festival para matukoy ang mga nanalo ng award, na tumutugon sa mobile. Magsisimula ang aming koponan sa pagsubok ngayong linggo na may inaasahang paglulunsad sa unang bahagi ng Abril. Noong Peb. 29, bumaba kami ng humigit-kumulang 1% sa kabuuang pagsusumite ng aplikasyon para sa FY20 kumpara sa parehong yugto ng panahon noong FY19. Ito ay malamang na resulta ng pagkawala ng isang pangunahing kliyente na taun-taon ay nangolekta ng humigit-kumulang 800 mga aplikasyon (ang kaganapan ay nakansela nang walang katiyakan) at isang bahagyang pagbaba sa mga pagsusumite sa mga karaniwang palabas (mga palabas na regular na nangongolekta ng 500+ na mga aplikasyon). Magdaragdag kami ng pag-log sa aming mga pahina ng pag-checkout at pagpaparehistro sa taong ito upang matukoy namin ang anumang mga trend o blocker na sa huli ay pumipigil sa mga tao sa paglikha ng mga ZAPP account at/o pagsusumite ng mga aplikasyon.
Yun lang muna!
Salamat sa lahat ng iyong ginagawa bilang mga katiwala ng WESTAF!
Gaya ng dati,
Kristiyano