13 juin 2022

Salutations chers collègues de WESTAF :

Un numéro bimensuel légèrement plus abrégé cette fois-ci, mais toujours plein de bonnes nouvelles de tous les coins de l'organisation WESTAF - merci à tous ceux qui ont soumis une mise à jour cette quinzaine ! Allons-y directement :

AFFAIRES GÉNÉRALES (CV)

L'équipe commerciale a commencé à travailler sur la budgétisation et les OKR pour le prochain exercice financier. Dans le cadre de ce processus, nous mettrons à jour notre flux de travail afin que l'entreprise crée des objectifs à l'échelle du département. Les produits SaaS créeront ensuite 2 à 3 résultats clés par objectif. Cela nous aidera à mieux nous aligner sur les initiatives globales de WESTAF et à créer une approche plus ciblée et plus gérable. Natalie a été seule avec Blair en vacances et a été occupée à travailler avec les différentes équipes pour faire avancer le travail technique. 

CAFÉ (RV)

CaFÉ a travaillé avec l'équipe MarComm sur une mini-promotion ciblant les clients inactifs. Le 7 juin, une liste de 100 anciens clients a reçu une invitation à revenir à CaFÉ. En guise d'incitation, nous renonçons aux frais d'installation $175 jusqu'à la fin du mois de juillet. Pour le mois de juin, nous diffusons une bannière publicitaire sur le site Web d'Eugene Scene. À l'avenir, CaFÉ offrira la possibilité aux artistes de soumettre des échantillons de travail audio et vidéo liés. Jusqu'à présent, les artistes devaient télécharger des fichiers multimédias de taille limitée dans leurs portfolios. Ils peuvent désormais créer des liens vers leurs vidéos en version complète sur Vimeo ou YouTube. 

CVSUITE (KE)

CVSuite travaille sur la prochaine mise à jour des données, 2022.1. Nous continuons à lutter contre les délais et les communications peu fiables de notre développeur, Zing, suite à leurs récentes transitions de personnel. Il est probable que la mise à jour des données prévue pour le 16 juin devra désormais être reportée à la fin du mois, car nous devons également tenir compte des calendriers de sortie des autres plateformes SaaS. Par ailleurs, CVSuite a annoncé que Kelly commencera à quitter son rôle de chef de produit pour devenir consultante en économie créative, continuant à soutenir les principaux projets CVSuite en cours et à soutenir les opérations CVS tout en contribuant au processus de planification stratégique de l'avenir de CVSuite. Le 1er juillet marque la transition officielle de Kelly vers un poste de consultante. 

GO SMART (JG)

GO Smart a publié un correctif pour corriger un bug qui empêchait l'envoi par courrier électronique des livres de panneaux générés à l'administrateur de subvention approprié. Sam a rédigé trois messages pour nos publics partenaires WESTAF et les courriers électroniques seront envoyés respectivement le 15 juin. GO Smart et CVSuite ont pu conclure un contrat de renouvellement d'une ampleur spectaculaire avec le Kentucky Arts Council. Nous avons offert une remise importante sur CVSuite et une remise plus faible pour le regroupement et la signature d'un contrat de deux ans, mais ils sont les premiers à signer selon notre nouvelle tarification et ont choisi d'opter pour notre forfait illimité pour $14 500 par an après la remise. San Antonio continue d'être en retard avec ses paiements pour le service d'octobre 2021 à mars 2022 et un renouvellement annuel complet d'avril 2022 à mars 2023, mais les paiements sont désormais attendus d'ici la fin juin. 

ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)

L'équipe de PAA est ravie de lancer le développement avec la société technologique Bilberrry après avoir terminé leurs audits techniques et de conception pour l'infrastructure actuelle et l'interface utilisateur/UX de PAA. Christina et Paul présenteront les wireframes/workflows initiaux lors de la prochaine réunion du conseil d'administration à la fin du mois - et nous avons hâte d'entendre les commentaires du conseil d'administration sur ces développements passionnants qui rendront l'expérience PAA unique en son genre. L'équipe de PAA est prête à présenter des services aux dirigeants de la Metropolitan Nashville Airport Authority, un nouveau prospect qui signera probablement en juillet. Lori assistera à une réunion consultative sur les arts du comté de Bernalillo, au Nouveau-Mexique, en septembre avec l'ancienne membre de WESTAF, Madalena Salazar, pour présenter les meilleures pratiques dans le domaine de l'art public. Les détails de cet événement seront bientôt disponibles.

ZAPP (Mo)

L'équipe ZAPP a officiellement un effectif complet ! Avec la formation de Lia (notre nouveau membre de l'équipe d'expérience client), Sara a commencé à travailler à temps plein dans son rôle de communication et de support. Elle s'est concentrée sur l'apprentissage de la modification des webinaires, la rédaction d'un dossier d'informations commerciales et l'amélioration de ses connaissances du processus de sécurisation des courriers électroniques. Le jeudi 16 juin, elle dirigera son premier webinaire d'administrateur.

WESTAF ET CALIFORNIANS FOR THE ARTS S'ASSOCIENT AU BUREAU DE LA DÉLÉGUÉE BARBARA LEE POUR UN WEBINAIRE ET UNE STRATÉGIE DE PLAIDOYER POUR LA LOI SUR LA PROMOTION DE L'ÉQUITÉ PAR LE BIAIS DES ARTS ET DES HUMANITÉS (DH)

WESTAF et CFTA s'associeront pour un webinaire afin de présenter la loi sur l'avancement de l'équité par les arts et les sciences humaines aux électeurs des États de l'Ouest et sont en discussion sur l'élaboration d'une stratégie de plaidoyer pour le projet de loi en collaboration avec le bureau de la députée Lee.

WESTAF ET LA FONDATION THOMA RENCONTRENT LES DIRIGEANTS DU MINISTÈRE DE L'AGRICULTURE DES ÉTATS-UNIS AU SUJET D'UNE COLLABORATION EN MATIÈRE DE CONVOCATION RURALE (DH)

WESTAF et la Fondation Thoma ont prévu une réunion avec Farah Ahmad, chef de cabinet et Justin Maxson, sous-secrétaire adjoint de l'USDA en juillet pour discuter de leurs priorités en matière de politique rurale et d'un éventuel partenariat sur une réunion rurale en 2023.

LE SÉMINAIRE SUR LA POLITIQUE ET LE LEADERSHIP DES ARTS DE LA RÉGION DE LA BAIE DE BAIE SE POURSUIT EN JUIN ET LES DATES RESTANTES DU SÉMINAIRE SONT ANNONCÉES (CC/DH/MPH)

WESTAF poursuit son engagement auprès de la cohorte Bay Area Arts Policy and Leadership en juin avec une réunion virtuelle qui aura lieu le 14 juin. Cette session sera centrée sur la discussion sur le « pouvoir et la politique ». L'accent sera mis spécifiquement sur deux domaines d'intérêt identifiés lors de la première réunion par les membres de la cohorte : le financement durable et équitable et la sécurité du logement. Les dates restantes du séminaire seront le 19 juillet (virtuel), le 23 août (en personne) et le 18 octobre (en personne).

WESTAF ET WAAN SOUMETTENT UN TÉMOIGNAGE EXTÉRIEUR AU SOUS-COMITÉ DES CRÉDITS DU SÉNAT AMÉRICAIN SUR L'INTÉRIEUR, L'ENVIRONNEMENT ET LES AGENCES CONNEXES EN SOUTIEN AU NATIONAL ENDOWMENT FOR THE ARTS (CC)

La WESTAF et la WAAN ont soumis un témoignage conjoint au sous-comité sénatorial des crédits pour soutenir la proposition budgétaire de 1 TP4T203,55 millions pour la NEA. (Pour référence, le budget de la NEA pour l'exercice 22 était de 1 TP4T180 millions.) Le témoignage exhorte le Congrès à soutenir la demande de budget présentée par l'administration Biden et la parité de financement entre la NEA et la NEH. Il exhorte également le Congrès à élaborer une voie spécifique pour indexer le financement du National Endowment for the Arts et du National Endowment for the Humanities (NEH) à 1 TP4T1 par habitant ainsi qu'à continuer de soutenir le financement de la reprise post-COVID.

SRI RENCONTRE LE COMITÉ AD HOC DE WESTAF POUR L'OCTROI DE SUBVENTIONS ÉQUITABLES (AK/AM/JEC)

Anika, Jade Elyssa et Ashanti ont rencontré le Comité ad hoc de WESTAF pour l'octroi de subventions équitables afin de présenter les résultats de l'évaluation de TourWest. Les informations présentées au comité ont permis de mieux comprendre les bénéficiaires de subventions de l'enquête TourWest qui ont répondu à une enquête récente demandant des commentaires sur les données démographiques des organisations, notamment leur situation géographique, les populations desservies et la perspective de l'impact global de la subvention TourWest. Le comité a également reçu un rapport des groupes de discussion de TourWest organisés ce printemps, au cours desquels l'équipe SRI a posé une série de questions concernant l'impact de la subvention TourWest et la manière dont WESTAF peut continuer à mieux servir les organisations artistiques occidentales grâce au financement.  

WESTAF SOUTIENT LE BÉNÉFICIAIRE EN PARTICIPANT AU 18E FESTIVAL INTERNATIONAL DU FILM ANNUEL DE QWOCMAP (JEC)

Du 10 au 12 juin, le Queer Women of Color Media Arts Project, bénéficiaire des subventions du WESTAF Regional Arts Resilience Fund et du WESTAF American Rescue Plan, a organisé son 18e Festival international du film annuel qui combine le cinéma, l'art, l'activisme et le développement communautaire pour inciter les communautés à réfléchir de manière critique à leur relation avec nos mouvements pour la justice sociale. Le thème du festival 2022, « Love, Embodied », transmet des réseaux d'intimité libératrice et de soins collectifs qui traversent le temps et l'espace. Jade Elyssa a représenté WESTAF tout au long du festival ainsi qu'à une réception des bailleurs de fonds aux côtés des fondations Zellerbach, Hewlett et San Francisco, du Walter & Elise Haas Fund, du Center for Cultural Innovation et d'autres partenaires communautaires. Le bénéficiaire a exprimé sa gratitude pour les fonds qui ont soutenu la résilience et la longévité de l'organisation pendant la pandémie de COVID-19. 

WESTAF COLLABORE AVEC SOUTH ARTS SUR L'ENGAGEMENT STRATÉGIQUE DES ANCIENS ÉLÈVES (JEC) 

Avec la transition d'Ethan Messere, qui gérait auparavant les relations avec le réseau ELC de South Arts, Jade Elyssa Cariaga de WESTAF et Jessyca Holland de South Art ont travaillé en étroite collaboration pour imaginer un engagement stratégique avec les anciens élèves de l'ELC de South Art au cours de l'exercice 23. Les plans provisoires comprennent la participation à la prochaine réunion du conseil d'administration de South Arts et l'intégration dans les opportunités à South Arts ainsi que l'exécution du reste des sessions de développement professionnel prévues. Jessyca a fait beaucoup de développement de terrain et de plaidoyer pour les arts à Atlanta et sera un partenaire solide dans le prochain chapitre du programme ELC. 

VISITES DU MONTANA ARTS COUNCIL ET DU MONTANA TOURWEST/ELC (CG)

Christian a passé la semaine dernière dans le Montana et c'était génial ! En plus de rencontrer et de faire une présentation WESTAF aux membres du conseil du Montana Arts Council, Christian a rendu visite à Brooke Swaney, membre de l'ELC 2012, et a visité la communauté rurale d'Eureka, MT avec le MAC ED et la fiduciaire de WESTAF Tatiana Gant, passant du temps avec des représentants de l'association artistique à but non lucratif Sunburst Arts and Education, une petite mais dynamique organisation, et bénéficiaire régulière du financement de TourWest pour sa série de musique populaire. Un merci spécial à Tatiana - c'était un super voyage et nous avons hâte de retourner bientôt dans le Montana !

ACTUALISATION DU FINANCEMENT DE LA FONDATION (CG)

Anika, David et Christian ont eu une rencontre préliminaire avec Margaret Cargill Philanthropies. Cette conversation de lancement a été fructueuse, nous avons pu fournir un aperçu complet de la WESTAF et en apprendre davantage sur le programme artistique et culturel de Cargill, en particulier sur l'importance qu'elle accorde aux arts populaires, traditionnels et autochtones. Cargill s'intéresse particulièrement à la planification et à la mise en œuvre du financement, et la WESTAF est encore en phase d'apprentissage et de découverte quant à la direction à prendre pour son programme d'arts populaires. Cette conversation nous a donc donné matière à réflexion. Nous avons également été invités par la Fondation Ford à soumettre une lettre d'intention pour notre programme d'équité culturelle et de résilience dans l'Ouest rural, ce qui est très enthousiasmant. Le collectif RAO a soumis une demande de coopération à la NEA pour l'initiative pilote d'équité, et South Arts servira de coopération principale.

PREMIER RAPPORT ANNUEL À MACKENZIE SCOTT ET DAN JEWETT (CG)

Christian a rédigé le premier rapport annuel à l’intention de MacKenzie Scott et Dan Jewett, en se basant sur cette instruction très simple : « Nous demandons un rapport simple et bref chaque année à compter de la date de votre lettre d’attribution pour les trois prochaines années, afin que nous puissions comprendre comment vous vous en sortez et comment les fonds de subvention sont utilisés. Le rapport doit être un récit de trois pages maximum et présenter les progrès réalisés sur les principales initiatives, y compris les leçons apprises et le chemin critique pour l’année suivante. En plus du rapport annuel, veuillez envoyer vos états financiers vérifiés, le cas échéant, et un budget organisationnel mis à jour pour l’année suivante. Veuillez noter que les trois années de rapport ne créent aucune attente quant au moment où vous dépensez les fonds – c’est entièrement à vous de décider. »

MARKETING (LH)

Alors que le trimestre touche bientôt à sa fin, l'équipe MarComm s'emploiera à rassembler des indicateurs pour nos activités et initiatives marketing du troisième trimestre, notamment des indicateurs de médias sociaux pour le séminaire sur le leadership et la défense des arts de 2022. L'équipe a récemment terminé la dernière série de révisions du site Web provisoire de WESTAF et est ravie de partager le nouveau site avec le personnel dans un aperçu spécial. L'équipe travaille également sur deux campagnes de marketing par e-mail pour CaFÉ et GO Smart et développe une stratégie de médias sociaux pour une annonce autour de notre partenariat avec les juridictions du Pacifique. Nous sommes également ravis de vous annoncer que nous avons publié notre troisième vidéo CVSuite DataEd : Méthodes d'évaluation de l'économie créative ! Si vous ou quelqu'un que vous connaissez souhaitez en savoir plus sur la façon d'analyser et d'interpréter les données de l'économie créative, veuillez partager cette ressource avec eux ! 

COMMUNICATIONS (LH)

En plus de recueillir des données sur les médias sociaux pour le séminaire sur le leadership et la défense des arts (ALAS) de 2022, l'enquête post-événement est désormais officiellement terminée et nous sommes impatients de voir les réponses que nous avons reçues et de créer un rapport contenant certains des faits saillants des données de cette année. L'équipe a également été occupée à réviser un blog vedette pour CaFÉ et à collaborer avec Cameron pour concevoir et envoyer une invitation à un dîner de remerciements pour Anne Bown-Crawford. 

PERSPECTIVES DU SECTEUR À BUT NON LUCRATIF EN 2022 (AH)

Nous avons examiné les perspectives du secteur des organismes à but non lucratif pour 2022, compilées par Plante Moran, notre cabinet d'audit. Les points saillants comprennent certains défis attendus, notamment la rétention du personnel qualifié étant #1 dans le rapport. C'est la première fois que cela constitue la priorité absolue dans l'histoire de cette enquête. Les années précédentes, le financement était cité comme le principal défi. Voir les « 10 moyens infaillibles pour attirer, retenir et motiver les talents » à la page 3. Nous voyons également une fenêtre sur l'adoption par le secteur des lieux de travail à distance : 76% se trouvent dans un environnement hybride et 11% sont entièrement à distance. Dans l'ensemble, les organismes à but non lucratif s'attendent à avoir un résultat net positif au cours de cet exercice financier. Cela est probablement dû en partie aux importants crédits d'impôt que nous attendons tous de voir traités et payés par l'IRS (WESTAF attend plus de $400 000).

FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)

Notre système financier s'est « bloqué » en plein milieu du traitement de nos énormes séries de chèques clients. Cela a créé des problèmes avec certains chèques et versements. Lauren travaille avec notre consultant chez Knaster Technology pour essayer de comprendre ce qui se passe et comment y remédier. Il semble qu'il s'agisse d'un effet secondaire inattendu de l'installation du nouvel outil de comptabilité de caisse. Nous remercions les équipes CaFE et ZAPP d'avoir géré l'augmentation des questions des clients pendant que nous résolvons ce problème. La saison budgétaire de l'exercice 2023 a commencé ! Amy travaille avec l'équipe de direction pour renforcer la transparence de la structure budgétaire de cette année. L'objectif est d'avoir une première ébauche solide d'ici le 22 juillet. Avec l'aide de Sharon, nous continuons à apprendre le statut de certaines des anciennes subventions NEA que nous espérons clôturer bientôt pour alléger la charge de travail de l'équipe des subventions. Amy a reconstruit le calendrier des revenus différés pour tenir compte des changements requis par l'outil de comptabilité de caisse. Il s'agit de la première clôture mensuelle avec le nouveau processus de gestion de trésorerie : les gestionnaires de budget recevront les détails de leurs revenus et dépenses dans un format différent des mois précédents et Becky et Amy seront prêtes à répondre à leurs questions. Maintenant qu'il y a moins de travail manuel requis lors de la clôture mensuelle, le système de reporting peut être pleinement utilisé : cela offre beaucoup plus d'options aux gestionnaires de budget. Amy s'efforcera d'identifier des rapports plus efficaces pour les gestionnaires de budget.

Respectueusement soumis,

chrétien