Bonjour à la communauté du personnel et des administrateurs de WESTAF :

Ci-dessous, nous vous présentons de nombreux projets sur lesquels nous nous sommes penchés au cours des deux dernières semaines à WESTAF. Tout d'abord, nous souhaitons « au revoir ! » et « bonne chance ! » à Lani Morris et Tess Emslie. Elles ont si bien représenté WESTAF avec leurs contributions remarquables et nous leur en sommes très reconnaissants ! Nous sommes ravis d'accueillir le nouveau coordinateur exécutif Cameron Green (ELC 2021) au sein de WESTAF. Il commence lundi prochain, mais vous pourrez le rencontrer un peu plus tôt ! Nous avons une semaine chargée à venir, avec notre réunion d'équipe triennale, nos réunions de comité et la réunion du conseil d'administration de printemps. Alors, allons-y, d'accord ?
RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION D'OCTOBRE (CG)
Alors que la réunion du conseil d'administration de mai est déjà là, nous avons également pensé à la réunion du conseil d'administration des 27 et 28 octobre à Denver. Alors que les choses continuent de s'améliorer sur le front de la vaccination et des nouveaux cas, nous avons prévu une réunion du conseil d'administration en personne, mais nous pouvons être prêts à tout. Notre réunion annuelle du conseil d'administration à Denver est également une excellente occasion de réunir les administrateurs et les membres du personnel. À mesure que nous nous en rapprochons, nous verrons à quoi cela ressemble et nous en apprendrons également davantage sur vos préférences. Restez à l'écoute - c'est une histoire en développement.
REVUE DU PANEL WESTAF TOURWEST 2021 (LM)
TourWest accorde des subventions aux organisations artistiques et communautaires de la région WESTAF, composée de 13 États, pour la présentation d'artistes en tournée et d'artistes littéraires. Le vendredi 14 mai, Lani Morris, Anika Kwinana et David Holland ont animé deux panels de trois heures, au cours desquels dix panélistes ont discuté en détail de 29 des 247 candidatures qu'ils ont jugées pour TourWest 2021. Les panélistes examinent et mettent à jour leurs notes après le panel avant un examen du personnel qui aboutira à une série de recommandations adressées au Comité exécutif pour approbation finale. Cette année, pour répondre aux besoins du domaine, WESTAF a proposé une modification spéciale de nos directives pour permettre aux organisations de financer des performances virtuelles et des offres éducatives, de soutenir des programmes de tournée en personne par des artistes de l'État qui résident à plus de 50 miles du lieu de la manifestation, et d'utiliser les dépenses complètes du projet plutôt que les seuls honoraires des artistes dans la détermination du financement. Nous avons également augmenté le budget des récompenses standard de TourWest et prévoyons de financer au moins 90% de tout montant de demande éligible. Les panels ont également eu l'occasion de fournir à WESTAF des commentaires sur les processus de candidature et de panel afin d'éclairer nos efforts continus pour approfondir les pratiques équitables à TourWest et tous nos efforts d'octroi de subventions.
WESTAF ET SOUTH ARTS EXPLORENT UN PARTENARIAT SUR LE PROGRAMME EMERGING LEADERS OF COLOR (AK/DH)
Suite au partenariat très réussi de WESTAF avec South Arts pour lancer leur premier programme Emerging Leaders of Color 2021 en soutien à une cohorte de leaders des arts et de la culture dans cette région, Anika Kwinana et David Holland ont engagé des discussions approfondies avec South Arts pour : 1) établir une deuxième cohorte pour la région début 2022 ; et 2) co-concevoir des sessions supplémentaires qui mettront intentionnellement l'accent sur les réalités régionales dans le travail. Le processus comprendra des évaluations préalables et postérieures, ainsi que d'autres éléments d'évaluation, pour éclairer davantage le développement du modèle national de WESTAF pour le programme Emerging Leaders of Color.
3e ENGAGEMENT EN LIGNE DU RÉSEAU DES LEADERS DE COULEUR (AK)
Le jeudi 29 avril, WESTAF a organisé son troisième Skillshare Leaders of Color. Ces sessions de 90 minutes offrent un environnement d'apprentissage entre pairs sur des sujets pratiques essentiels au développement professionnel continu et au bien-être du réseau. Nathalie Sanchez (ELC18/CA) a partagé ses approches innovantes pour créer et exécuter un programme de stage virtuel. Tara Gumapac (ELC18/HI) a partagé ses approches créatives avec des élèves du primaire pour intégrer la fabrication d'argile et l'engagement avec la terre tout en enseignant dans l'espace virtuel. Les participants de Leaders of Color comprenaient des membres de notre cohorte WESTAF 2021 la plus récente et de la cohorte South Arts. Notre prochain partage de compétences se concentrera sur le mouvement et la santé mentale.
WESTAF PARTICIPE AU PANEL CALIFORNIANS FOR THE ARTS « DIRE LA VÉRITÉ AU POUVOIR : SE PENCHER VERS LA JUSTICE DANS LES INDUSTRIES CRÉATIVES » (AK)
Le mardi 27 avril, Anika Kwinana a participé à une table ronde dans le cadre de la réunion virtuelle de Californians for the Arts. Anika a partagé la table ronde avec Quanice Floyd du Arts Administrators of Color Network et Ted Russell de la Kenneth Rainin Foundation. La conversation a porté sur l'impact potentiel du leadership et du financement des Noirs, des Autochtones et des personnes de couleur (BIPOC) et de la lutte contre le racisme dans le secteur ; les moyens de soutenir la gouvernance coopérative ; et le changement des systèmes et les déséquilibres de pouvoir existants. Les panélistes ont également souligné l'importance des ancêtres et du bien-être dans leur travail. Plus d'informations sont disponibles ici.
LES PLANS INITIAUX DES PROGRAMMES DE SUBVENTION DU PLAN DE SAUVETAGE AMÉRICAIN DE LA WESTAF SONT SOUMIS À LA DOTATION ARTISTIQUE ET SONT EN COURS DE DISCUSSION AVEC LES AGENCES ARTISTIQUES DE L'ÉTAT (AK/DH)
WESTAF a soumis un budget de projet et une description de programme d'une page au National Endowment for the Arts, décrivant nos plans initiaux pour l'administration des fonds du Plan de sauvetage américain dans nos 13 régions et dans les îles Mariannes du Nord. Ces plans, sous la direction d'Anika, renforcent notre engagement en faveur de l'équité et de la justice sociale et des pratiques d'octroi de subventions équitables et libératrices. David discute actuellement du document d'une page et des plans de WESTAF de manière plus générale avec les directeurs exécutifs des agences artistiques des États et discute avec chaque État de leurs plans émergents pour l'administration du financement de l'ARP dans leurs États.
DÉCOUVERTE DES ARTS DU SPECTACLE 2.0 EN COURS (DH)
Tim Wilson de la Western Arts Alliance (WAA), Joy Young de South Arts, et Anika Kwinana et David Holland de WESTAF rejoindront le groupe de travail du programme de tournées régionales de la RAO le lundi 17 mai pour discuter des plans provisoires du PAD, rechercher des commentaires sur quelques éléments de conception du programme et adresser une invitation à siéger au comité directeur du projet. Les dirigeants de la RAO étudient actuellement des propositions visant à contribuer au partage des coûts du projet et à structurer les frais administratifs de manière à maximiser les investissements dans le programme lui-même et donc dans les artistes. Pour récapituler, l'Arts Endowment a accordé $200 000 à la WESTAF pour gérer une nouvelle orientation du programme de découverte des arts de la scène cette année. Nous travaillerons avec la WAA, qui sera le partenaire de mise en œuvre, et en collaboration avec nos RAO sœurs, pour mettre en œuvre le programme. La WESTAF travaille avec l'équipe des partenariats du National Endowment for the Arts pour approcher des fondations privées afin de rechercher un co-investissement dans cette initiative, notamment la Fondation Andrew W. Mellon et la Fondation caritative Doris Duke. En plus de nommer des personnes pour un jury/panel national, de communiquer l'opportunité à nos réseaux, de recommander des artistes et d'engager nos réseaux internationaux, WESTAF produira les rapports intermédiaires et finaux de l'Arts Endowment, dirigera la liaison continue avec l'Endowment et d'autres régions, participera à des réunions avec d'autres bailleurs de fonds potentiels et s'engagera directement avec WAA dans la planification et la gestion du programme tout au long du programme. 
COLLABORATION AVEC RAOS EN COURS SUR LE DOCUMENT CONCEPTUEL RARF V 2.0 (CG)
Nous avons travaillé avec nos organisations sœurs RAO pour élaborer le concept, le budget et les critères d'un deuxième fonds régional de résilience artistique qui bénéficierait d'un financement de la Fondation Mellon. Ce nouveau programme se concentrerait sur les organisations axées sur les BIPOC qui ont été financées lors du premier tour, avec un financement sans restriction associé à une consultation sur le renforcement des capacités. Ce document conceptuel devrait être soumis à Mellon dans la semaine à venir.
FERMETURE DU FONDS DE SECOURS CNMI CARES POUR LES ARTISTES ET LES ORGANISATIONS (DH)
Avec la date limite du 30 avril, WESTAF a clôturé le Fonds de secours CNMI CARES pour les artistes et les organisations. Nous débourserons tous les fonds restants avec ce cycle de subventions, et toutes les récompenses finales accordées sont destinées aux artistes des îles Mariannes du Nord. Moana Palelei HoChing, Anika Kwinana et David Holland examineront les 26 candidatures reçues au cours de ce cycle et proposeront des recommandations de financement à la direction du CNMI Arts Council. Le National Endowment for the Arts a de nouveau demandé à WESTAF d'administrer les fonds de secours au nom de CNMI et nous élaborons actuellement nos plans pour ce nouveau programme. Après avoir fait connaître ces possibilités de financement de secours tout au long de la vie du programme CNMI CARES en collaboration avec le CNMI Arts Council, nous sommes impatients de servir davantage d'artistes, de porteurs de culture et d'organisations artistiques et culturelles des îles Mariannes du Nord grâce au nouveau programme ARP tout en approfondissant notre engagement en faveur de la décolonisation.
WESTAF INVITÉ À PARTICIPER AUX PROCHAINES CONFÉRENCES D'ÉTAT, NATIONALES ET INTERNATIONALES (DH)
David a été invité à participer à la session de la conférence annuelle du Conseil international de développement économique sur le thème « Économie créative : développement économique pour un avenir durable » en octobre, qu’il organise avec Susan Soroko d’Arlington Economic Development. Margaret Hunt, directrice de Colorado Creative Industries et ancienne membre de l’IEDC, fera également partie du panel. David a également été invité à élaborer une session sur le soutien aux industries créatives dans les communautés rurales et à modérer un panel intitulé « Chamber Champions : Best Practices for SmART Partnerships » pour le Colorado Creative Industries Summit 2021 en septembre. Il a également été invité à participer à une session sur le thème « Making the Case for Support in 2021 » par la League of American Orchestras pour sa 76e conférence annuelle « Embracing a Changed World » en juin. 
UN EFFORT DE PLAIDOYER INTERSECTORIEL COORDONNÉ PROGRESSE EN FAVEUR D'UNE LÉGISLATION QUI CRÉERAIT UN PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT IMMOBILIER CRÉATIF DE 144 650 000 000 DE DOLLARS AU COLORADO (DH)
BBMK Public Affairs, Colorado Business Committee for the Arts et WESTAF ont collaboré au développement des phases initiales d'une campagne à l'échelle de l'État en faveur du projet de loi SB21-252 qui créerait le Community Revitalization Grant Program, un nouveau programme de développement immobilier créatif de 14,65 millions de dollars dans le Colorado. Une lettre de soutien à l'initiative soumise aux membres de l'Assemblée générale du Colorado avant une audience du Comité sénatorial local du gouvernement du Colorado a recueilli 93 signataires dans tout l'État, dont cinq sociétés de développement immobilier, deux chambres de commerce et des sociétés de technologie, d'assurance, d'architecture et de soins de santé, des segments clés défendus par WESTAF (dans le cadre de nos efforts pour élargir l'engagement de la communauté des affaires et d'autres groupes d'intérêt dans la défense des arts). History Colorado, la Chambre de commerce du Colorado et d'autres organisations ont également soumis leurs propres lettres et envoyé des alertes d'action à leurs électeurs pour soutenir cette législation. 
REMANITION TERMINÉE DE LA BOÎTE À OUTILS DE PLAIDOYER FÉDÉRALE BASÉE SUR LE WEB (MH/DH)
Moana a terminé de reformuler la boîte à outils de plaidoyer fédéral WESTAF en un iSite à l'usage du réseau WAAN et éventuellement de ses circonscriptions. Cette ressource plus dynamique viendra s'ajouter au document PDF standard en tant qu'ensemble d'informations complet mais orienté vers l'action pour soutenir le plaidoyer fédéral en faveur des arts dans notre région.
EXPLORATION DE LA COLLABORATION ENTRE SMU DATA ARTS ET CVSUITE (CG)
Christina, David, Kelly, David et Christian ont rencontré à deux reprises leurs homologues de SMU DataArts pour explorer la possibilité d’une collaboration sur un projet d’économie créative qui pourrait bénéficier à notre domaine. Nous avons discuté d’une série d’idées, mais les détails en sont encore à leurs débuts. En principe, nous sommes ouverts à la possibilité d’une collaboration, qui pourrait créer de la valeur. Plus d’informations à venir sur ce sujet.
MISE À JOUR DE LA COLLECTE DE FONDS (CG)
Nous devrions savoir la semaine prochaine si la proposition que nous avons soumise au MJ Murdock Charitable Trust a été financée. Nous sommes impliqués dans trois demandes adressées à la Fondation Mellon, dont une de notre part pour le PAA via le projet Monument de Mellon. Nous avons reçu un message « en cours d’examen » le 6 mai, ce qui est mieux que « adopté ». Nous avons un document conceptuel de réattribution RARF v. 2.0 à Mellon en cours d’élaboration avec les RAO, et une demande préliminaire par/de la part du fonds de dotation pour les arts pour compléter le programme de découverte des arts du spectacle (plus d’informations à ce sujet dans le rapport PAD de David ci-dessus). Tous les RAO ont été contactés et interrogés par le groupe Bridgespan au nom d’un donateur anonyme intéressé par une réattribution équitable. Tamara, Teniqua, Christian et David ont une réunion à venir avec la Fondation Satterberg. Des lettres d’intention sont en attente avec les fondations Sloan et American Express. 
FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
La structure de codage financier de WESTAF a été mise à jour pour inclure le prix du partenariat NEA de l'exercice 22 ainsi que le plan de sauvetage américain (ARP), les arts populaires et l'accessibilité. Amy a compilé le nouveau budget du partenariat NEA à compter de l'exercice 22 ainsi que le budget du projet ARP et l'a transmis à l'équipe des subventions pour soumission au NEA. Lauren et Becca poursuivent le processus d'embauche d'un coordinateur financier à temps plein et commenceront les entretiens la semaine prochaine. Jess couvre actuellement le travail financier le plus urgent et apprend également son nouveau rôle en remplaçant Janae - merci à elle pour sa flexibilité ! Les chefs de département réfléchissent à la manière de gérer les dossiers papier avec notre déménagement imminent du bureau à l'automne. Nous utiliserons une entreprise de numérisation et de déchiquetage pour nous assurer que les dossiers sont correctement sauvegardés et éliminés. Amy travaille avec Anika pour s'assurer que le système financier actuel peut fournir à l'équipe SRI les rapports dont elle a besoin pour gérer pleinement ses subventions et ses projets. Avec les multiples récompenses fédérales simultanées, le département SRI a la structure de codage la plus complexe. Si la structure actuelle ne fonctionne pas, des modules supplémentaires seront envisagés. Amy envisage de mettre à niveau notre système Asana, le logiciel de gestion de projets et de tâches utilisé par le personnel. Ses nouvelles fonctionnalités peuvent aider à gérer la charge de travail, les flux de travail et les processus d'approbation demandés par de nombreux employés.
PLANIFICATION STRATÉGIQUE (NS)
La cohorte commerciale a fait une petite pause, car la nouvelle année apporte toujours un peu plus de travail pour le personnel. Fin avril, nous nous sommes réunis et avons discuté un peu plus de la direction que nous devons prendre. Nous avons décidé de concentrer nos efforts sur l’apprentissage des OKR et de trouver un moyen de mettre en œuvre pleinement un processus standardisé dans tous les départements de WESTAF afin que nos objectifs soient alignés sur le plan stratégique. Nous avons un délai serré pour consolider le processus afin de nous assurer que nous pouvons commencer à travailler sur les OKR pour l’exercice 22. La cohorte politique se réunira le 18 mai pour planifier les phases de création d’un manuel des partenaires régionaux pour les agences artistiques nationales et d’autres groupes de défense de la région. La cohorte prévoit également de discuter de la répartition des responsabilités pour ce projet et d’autres projets à venir.
AFFAIRES GÉNÉRALES (CV)
Adam et l'équipe commerciale ont commencé à organiser des réunions mensuelles pour déterminer les priorités technologiques de tous les produits SaaS, avec un récapitulatif mensuel pour tous les responsables de programme afin d'accroître la transparence et la communication. Christina commence à formuler un plan pour créer le budget de l'exercice 22 du département commercial, dans le but de simplifier le modèle de budget et de faciliter le processus de projection mensuelle pour les responsables de programme. 
CAFÉ (CV)
L'équipe CaFE a été très occupée ces deux dernières semaines à organiser de nouveaux appels, à intégrer de nouveaux clients, à former les nouveaux coordinateurs de l'expérience client (pour le support aux artistes) et à aider Ken à prendre de petites vacances. Justine continue de travailler sur un plan de communication pour la sortie de la nouvelle interface d'administration, qui a été retardée jusqu'à fin juillet en raison de contraintes de développement et de tests internes et externes. Nous avons terminé les entretiens pour le coordinateur des opérations et espérons embaucher dans les prochains jours. 
CVSUITE (KE)
CVS a publié la dernière CVList le vendredi 7 mai. Nous avons également mis à jour le site de vente CVSuite pour aider à rationaliser nos conversations de vente et mettre en valeur nos offres clés. La semaine dernière, CVS a finalisé la vente de deux nouveaux rapports Covid-19 et a accueilli le retour d'un ancien client, United Partnership of Raleigh and Wake County. Notre client, Cultural Planning Group, nous a contactés pour demander une conversation sur le développement de l'économie créative, la gentrification et l'équité, et l'équipe discutera d'une réponse et des prochaines étapes lors de notre prochaine réunion hebdomadaire. Zing travaille sur un ticket pour introduire la fonctionnalité de réinitialisation du mot de passe, et Blair a rédigé les tickets de mise à jour des données 2021.1 et l'énoncé des travaux pour le mois prochain. 
GO SMART (JG)
GO Smart a signé un nouveau client cette semaine, la Fondation Ruth et Harold Chenven à New York. Il s'agit d'une petite fondation familiale qui octroie des financements de projets à environ six artistes individuels parmi plus de 300 candidats chaque année. Le travail opérationnel se poursuit sur le backlog de développement technologique alors que Jessica convertit de nombreuses listes dans le modèle simplifié unique créé par Natalie V.. La formation se poursuit avec Anika et nous avons entamé des discussions sur la construction et la logistique des nouveaux fonds du Plan de sauvetage américain, la demande discrétionnaire mise à jour de TourWest et les fonds CNMI supplémentaires. 
ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
PAA a fourni une deuxième démonstration à Valley Metro pour démontrer l'utilisation du CMS de PAA pour gérer la collection d'art de l'agence de transport. PAA continue d'essayer de convertir quatre clients, dont Valley Metro, Culver City, Los Alamos County, NM et Alameda County Arts Commission en ventes CMS. Le comité de la fresque murale pour le droit de vote des femmes de WESTAF a tenu sa deuxième réunion et a restreint les candidatures aux artistes présélectionnés. Le comité organisera des entretiens pour chaque finaliste et sélectionnera le lauréat à la fin du mois. 
ZAPP (Mo)
ZAPP a récemment franchi une étape importante dans l’objectif de faire passer tous nos clients aux virements électroniques pour recevoir leurs revenus mensuels. Nous avons officiellement commencé à envoyer plus de paiements par virement électronique que de chèques. Pour notre cycle de « chèques » de revenus d’avril, 64% de paiements ont été envoyés par voie électronique. Ce changement est important alors que nous passons au travail entièrement à distance et que nous continuons d’essayer de réduire le temps nécessaire pour effectuer des tâches chronophages. Par ailleurs, Tess Emslie, notre nouveau membre de l’équipe (elle était auparavant coordinatrice de l’expérience client à temps partiel) a présenté sa démission, et son dernier jour est le 26 mai. Nous allons ouvrir le poste et rechercher son remplaçant dans un jour ou deux. 

Respectueusement soumis,

chrétien