Bonjour, chers administrateurs de WESTAF :
C'est un plaisir de recevoir autant de messages attentionnés de votre part depuis notre rencontre à Reno la semaine dernière ! Notre temps passé lors de la réunion ainsi qu'au dîner a donné lieu à des conversations de suivi très utiles sur plusieurs sujets tels que l'équité, le plaidoyer et l'économie créative, alors merci pour cela ! Alors que nous reprenons la vie de bureau, voici quelques mises à jour opérationnelles de l'équipe de ressources en leadership (LRC) ainsi que certains de mes commentaires et observations :

ADMINISTRATION
Janvier est un mois chargé pour le département des finances et de l'administration avec le dépôt des documents fiscaux 990, la préparation des formulaires 1099 pour les fournisseurs, les dépôts de prestations de santé et un nombre important de changements et de mises à jour des ressources humaines. De plus, janvier est le premier mois où nous demandons à tous les gestionnaires de budget de fournir des projections pour le reste de l'année : il y a eu beaucoup de formation et de coordination pour compiler ces chiffres pour la première fois.

TECHNOLOGIE — CHANGEMENTS DANS LE PERSONNEL
Deux changements de personnel indépendants ont récemment eu lieu au sein de l'équipe technologique. Ellis Garaudy, que beaucoup d'entre vous ont rencontré lors de la rencontre, a brusquement décidé de poursuivre son travail avec une start-up d'Aspen travaillant sur une application pour les vétérans. Les derniers mois ont été difficiles pour l'équipe technique et Adam Sestokas, et les prochains mois de transition continueront d'être difficiles. Simultanément, l'équipe a embauché un nouvel ingénieur logiciel à distance nommé Jon Cantwell. Jon a près d'une décennie d'expérience en codage et a déjà eu une relation de travail fructueuse avec Adam. Il s'agit d'une embauche passionnante. Bien qu'une équipe technologique de 4 personnes soit plus adaptée au volume de travail du département (et c'est ce qui était prévu pour l'exercice 2020), nous allons évaluer l'impact d'une embauche supplémentaire.

TECHNOLOGIE — AUTRES QUESTIONS
Le département continue de veiller à ce que les services technologiques restent disponibles, fiables et sécurisés : 28 machines dans les bureaux ont été achetées il y a 7 ans et ont commencé à tomber en panne. Elles sont donc désormais retirées et remplacées. Le nouvel équipement a été configuré avec le logiciel et déployé auprès du personnel à l'aide de la technologie de gestion des appareils mobiles, qui est actuellement testée pour son efficacité à mieux répondre aux besoins du personnel. Le logiciel du serveur financier date de 2013 et, en raison de la nouvelle licence de Microsoft, sera mis à jour. Amazon Web Services continue d'innover et de modifier ses services et ses normes et, à mesure qu'ils le font, l'équipe s'efforce de maintenir notre infrastructure à jour avec ces normes bien établies. Nos applications de logiciel en tant que service continuent d'être maintenues en mettant l'accent sur l'évolutivité, la rapidité, l'accessibilité et la délivrabilité des services à leurs artistes, administrateurs artistiques et administrateurs de subventions. C'est là que l'expertise de Jon sera la plus utile. Les lois sur la confidentialité des données sont entrées en vigueur dans au moins 10 États et davantage d'États proposent des changements chaque mois. Nous travaillons toujours pour garantir que nous préservons la confidentialité de chaque élément de données, conformément à la loi et/ou aux besoins de nos clients et utilisateurs.

CAFÉ
Nous avons effectué une analyse des données issues de l'enquête CaFE 2019 auprès des artistes, à laquelle ont répondu 2 300 personnes. Voici ce qu'il a découvert :

La note moyenne pour la facilité de réponse à un appel était de 3,98/5.
La note moyenne du service client était de 3,79.
74% de la clientèle du CaFE est âgée de 45 ans ou plus, les 65 ans et plus étant la tranche d'âge la plus importante avec 39,2%.
La plupart des clients utilisent CaFE, 34.6% étant des utilisateurs depuis 4 à 7 ans. 6% utilisent l'outil depuis plus de 10 ans.
Probabilité moyenne de recommander à un ami : 78,5%.
La probabilité que CaFE soit recommandé est fortement corrélée aux commentaires positifs sur les « opportunités pour les clients » et la « facilité d’utilisation ».
Les mauvaises critiques sont fortement corrélées avec des délais rapides et l'impossibilité de filtrer et de naviguer de manière personnalisée.
Amélioration la plus demandée : améliorer la fonctionnalité de recherche (probablement similaire aux plaintes ci-dessus) et pouvoir filtrer pendant les recherches.

Allez-y intelligemment
GO Smart est en phase de contrat avec un nouveau client potentiel, le World Heritage Office de San Antonio. Son équipe a assisté à une démonstration réussie avec d'autres chefs de service du bureau qui pourraient utiliser le système pour des subventions supplémentaires. Nous concentrons nos efforts marketing sur une campagne Personas qui combinera la connaissance de nos meilleurs et plus désirables utilisateurs avec des messages marketing ciblés et des méthodes de diffusion. Nous avons également créé une présence sur LinkedIn avec l'intention d'utiliser cet espace pour le partage de contenu et l'attention du marché. 

ARCHIVES D'ART PUBLIC
L'équipe des Archives d'art public (PAA) a presque terminé la migration des données d'art public de la ville de Santa Monica vers un nouveau système de gestion de collection PAA. Une fois le processus terminé, PAA déploiera le système dans la ville de Santa Monica pour gérer sa collection et transmettre les données directement aux Archives d'art public pour publication sur le Web. Les efforts de marketing se poursuivent dans le cadre de la campagne Cartes spécifiques aux collections et les communications seront dirigées vers les organisations qui ont actuellement au moins un échantillon de leurs collections d'art public sur notre site. De cette façon, l'équipe PAA peut créer un exemple de carte avec les données existantes du client potentiel s'il le souhaite.

ZAPP
Brandon Jay, notre coordinateur de l'expérience client à temps partiel, a rejoint l'équipe ZAPP à temps plein pour remplacer Justina Braziulyte, qui a quitté WESTAF pour rentrer chez elle à Chicago. Brandon gérera les tâches de Justina et fournira également un soutien commercial à Julia Alvarez, car il a de l'expérience en vente et en démarchage téléphonique. Dans le cadre d'un bilan décennal pour notre newsletter trimestrielle, nous avons déterminé que ZAPP avait 6 771 dates limites de candidature, traité 1 403 307 candidatures d'artistes et constaté une augmentation de 55% des candidatures d'artistes de 2010 à 2019. 

STRATÉGIE D'ÉCONOMIE CRÉATIVE
Vous avez tous eu droit à une présentation de notre stratégie d'économie créative par Kelly Ernst, chef de projet chez CVSuite. Pour nous aider à visualiser un plan de communication autour du projet CV List et d'autres initiatives de vente et de marketing, nous allons inviter Common Notice à nous aider. Principes de l'entreprise Amelea Gritter et Todd Herring sont d'anciens collègues d'ArtPrize et sont très doués pour communiquer une histoire et élaborer une stratégie. J'ai confiance en leur travail, en particulier dans le domaine de la direction créative. Il s'agit d'un projet pilote préliminaire à faible risque et à faible coût ($2K) pour rencontrer l'équipe et discuter de ce que nous essayons de faire et de la direction que nous essayons d'atteindre. Ensuite, une fois qu'ils seront au courant - et seulement s'ils ont obtenu le consensus enthousiaste de l'équipe WESTAF qui travaille sur ce projet - nous les inviterons à soumettre un périmètre pour les futurs travaux de mise en œuvre. Merci en particulier à la fiduciaire Ann Hudner pour avoir concentré nos réflexions sur la direction, en particulier en ce qui concerne la communauté du design.

SUIVI DU FORUM ED
Il convient de mentionner que nous continuons à recevoir de très bons retours de la part des directeurs exécutifs de nos agences artistiques nationales. Dans les semaines à venir, nous rédigerons un bref rapport sur le forum, qui comprendra des éléments de suivi pertinents ainsi que des liens vers les différentes présentations, notamment l'atelier fascinant de Richard Evans sur le changement adaptatif. En attendant, j'ai inclus ci-dessous une note très réfléchie d'Anthony Manfredi, directeur exécutif du Nevada Arts Council et notre hôte pour la semaine. Je voulais la partager avec vous parce que je voulais que vous ayez une idée de l'impact que le Forum a eu sur nos directeurs exécutifs. Je voulais remercier en particulier David Holland et notre présidente Tamara Alvarado, dont la présence au forum (non seulement de superbes commentaires de bienvenue, mais une implication tout au long du forum) a été vraiment ressentie et appréciée !

INITIATIVE GÉNÉRATRICE DE LAND ART (LAGI)
Lors de la présentation de Megan Miller à Burning Man lors de la réunion du BOT, elle a mentionné Fly Ranch et en particulier quelque chose appelé la Land Art Generator Initiative (LAGI) Fly Ranch. Une chose que je n'ai pas eu l'occasion de mentionner pendant la présentation est que (toux toux) votre serviteur a été honoré d'être invité à faire partie du jury du concours (toux toux).

DÉVELOPPEMENT DU CONSEIL
Nous avons été très occupés sur le front du développement des nouveaux membres du conseil d'administration depuis la réunion du conseil d'administration la semaine dernière. Nous avons contacté deux nouveaux candidats potentiels (représentant Burning Man et Meow Wolf) pour évaluer leur intérêt à siéger en tant qu'administrateurs de WESTAF. Rien de confirmé pour l'instant, mais la communication est encourageante jusqu'à présent. Si nous devions donner suite à leur candidature, nous recevrions une lettre d'intérêt et une présentation de leur part à partager avec tous les administrateurs, puis nous voterions pour eux lors de la réunion de mai à Boise, et leur première réunion aurait lieu à Denver en octobre. Nous vous tiendrons au courant !

CONGRÈS DU FONDS DE DOTATION ARTISTIQUE
Il convient de mentionner que des représentants de WESTAF assisteront à deux réunions organisées par le National Endowment for the Arts (Arts Endowment). Robert Martinez, ancien élève de l'ELC du Wyoming, fait partie de la tribu des Arapahos du Nord et représentera WESTAF à une réunion sur les arts et la culture autochtones le 14 février, aux côtés d'autres représentants de notre région occidentale. Pour s'assurer que WESTAF sera aussi préparée que possible en cas d'audit fédéral du Bureau de l'inspecteur général, Amy Hollrah et la coordinatrice des subventions Lani Morris assisteront à une réunion d'audit fédéral d'une journée à Washington, DC pour les agences artistiques des États et les organisations artistiques régionales. La réunion est organisée par le National Endowment for the Arts en coordination avec l'Assemblée nationale des agences artistiques des États et aura lieu le 18 mars. Cette réunion comprend un temps en face à face avec le bureau de l'inspecteur général de l'Arts Endowment pour discuter du plan d'audit annuel et répondre aux questions d'audit, des questions-réponses avec le bureau de gestion des subventions de l'Arts Endowment, des conseils et des orientations, y compris les leçons apprises des agences artistiques d'État et des organisations artistiques régionales récemment auditées, une conversation avec le personnel du partenariat de l'Arts Endowment, ainsi que des mises à jour du programme et des initiatives de l'Arts Endowment 2020.

RAO se réunit à Fort Collins, Colorado
Du 24 au 26 mai, la présidente Tamara Alvarado et moi-même participerons à la retraite annuelle de l’organisation artistique régionale (RAO) à Fort Collins, dans le Colorado. La région WESTAF accueillera la réunion (nous avons aidé à la logistique de l’hôtel, merci, Leah Horn). Tamara et moi-même siégeons également au comité qui élabore l’ordre du jour de cette réunion, mais un résultat important souhaité par toutes les RAO est une collaboration accrue et continue.

VOYAGE À VENIR
Pas grand chose pour moi dans un avenir proche ! Hourra ! J'aime découvrir notre magnifique région de l'Ouest, mais j'aime aussi découvrir la ville incroyable où je vis ! Cela dit, je prendrai deux jours de congé le 30 janvier et le 31 janvier, je me rendrai à Taos et à Santa Fe pour un week-end d'anniversaire relaxant. Pour information supplémentaire, je pars au Japon pour un voyage de deux semaines du 5 au 18 avril. Je visiterai la célèbre île artistique de Naoshima, puis je ferai une visite à pied.
Comme toujours, n'hésitez pas à me contacter ou à contacter n'importe quel membre de l'équipe WESTAF si vous avez des réflexions, des questions ou des idées. Merci d'avoir lu jusqu'ici ! 
Comme toujours,
chrétien