Bonjour à nouveau, chers administrateurs de WESTAF :
Comme beaucoup d'entre vous dans votre travail quotidien, nous sommes confrontés à l'impact de la pandémie de COVID-19 sur différentes parties de l'organisation WESTAF et nous l'évaluons. Nous essayons de rester aussi flexibles que le permet la planification préalable, même si nous constatons déjà certaines perturbations sur certains de nos programmes, principalement en raison de décisions et de restrictions de voyage. Cela étant dit, nous nous en sortons très bien au bureau de WESTAF (au moment où j'écris ces lignes !) et faisons de notre mieux pour continuer notre travail ! J'espère que tout le monde se porte aussi bien que possible compte tenu des circonstances. En avant...

LEADERS ÉMERGENTS DE COULEUR : L'ÉDITION SOUTH ARTS EST MAINTENANT LANCÉE
Un appel à candidatures est désormais en cours. Nous sommes ravis de lancer ce nouveau programme dans le monde ! (Extrait de la newsletter South Arts) : « Entre 11 et 13 participants seront sélectionnés pour ce programme de partenariat entre South Arts et WESTAF. Il s'agit d'un projet pilote du programme Emerging Leaders of Color (ELC) pour les travailleurs culturels et les administrateurs artistiques situés dans sept États de la région sud. S'appuyant sur le succès du programme ELC de WESTAF, qui attire, forme, met en réseau et promeut une nouvelle génération de leaders artistiques diversifiés depuis 2010, le programme South Arts servira à faire progresser la vitalité du Sud à travers les arts grâce au développement du leadership. »

RÉUNION DU COMITÉ EXÉCUTIF
La semaine dernière, nous avons eu une réunion productive du comité exécutif. En plus de quelques discussions sur les activités technologiques et de quelques mises à jour programmatiques, le trésorier Mike Lange et Amy Hollrah, membre du personnel de WESTAF, ont présenté un aperçu complet du rapport récapitulatif de trésorerie jusqu'au premier tiers de l'année (33%). Nous nous trouvons à 37% d'objectif de revenus et à 32% de dépenses, ce qui est une bonne position à un tiers de l'exercice. Nous avons également dévoilé la première itération d'un document de projections. Cela marque le début d'un effort mensuel de tous les responsables de budget pour projeter (et, si nécessaire, réviser) les projections de revenus et de dépenses jusqu'à la fin de l'exercice.

PLAN STRATÉGIQUE DE COMMUNICATION RÉCAPITULATIF DU T1 DE LA COHORTE
(Par Kelly Ernst, membre de la cohorte) Comme pour la cohorte Equity, la cohorte Comm est toujours dans une phase d'atelier/conversation/recherche/compréhension de notre travail. Notre cohorte a traité le document de cadrage qui a été remis à notre équipe au début de l'exercice financier. Nous avons parcouru le document en équipe et sommes dans une phase de compréhension du contenu ainsi que de conception de stratégies de recherche pour commencer à comprendre comment mettre en œuvre le contenu du document. Certaines de nos discussions préliminaires ont porté sur : Comment nos marques et nos actifs actuels sont-ils présentés ? Comment sont-ils perçus par les différentes parties prenantes ? Utiliser la recherche pour comprendre la valeur actuelle de votre marque et commencer à développer des stratégies pour la développer en se connectant à ce que nos parties prenantes et nos publics apprécient le plus. Auditer les matériaux et les expériences actuels. Où en sommes-nous aujourd'hui ? Les premières étapes de notre recherche comprenaient la réalisation d'une analyse de marque de tous nos produits, ce qui s'est avéré incroyablement utile pour l'équipe. Nous sommes en train d'évaluer nos plans marketing. Nous avons découvert que notre communication interne et notre compréhension des marques avec lesquelles nous travaillons en si étroite collaboration sont variées. Cela a ouvert beaucoup d’espace pour une conversation organique concernant les communications au sein de WESTAF.
L’équipe a également connu plusieurs défis opérationnels. Le processus de compréhension et d’interprétation du document de cadrage et de sa prise en main a été lent, car nous avons dû décider exactement comment procéder avec un calendrier, ainsi que nous assurer que notre compréhension correspondra aux objectifs. Le processus a été laborieux en raison de défis opérationnels tels que l’intégration de nouveaux membres, une communication claire sur qui quitte la cohorte et qui la rejoint, l’établissement d’un processus de leadership qui s’adaptera bien au travail et des heures de réunion interrompues (en raison des vacances et des journées de neige principalement).
L’avenir s’annonce passionnant pour la cohorte Comm. Au cours des deuxième et troisième trimestres, nous continuerons à aborder et à traiter le travail pour le document de cadrage et à poursuivre notre phase de recherche sur les atouts, les défis et les points forts de la communication de WESTAF et de ses projets. Nous avons proposé de nous engager dans un processus de planification OKR similaire à celui des programmes SAAS afin de mieux comprendre nos objectifs et nos initiatives autour de ces objectifs. En outre, la cohorte Comm s’engagera dans des projets qui auront un effet plus local et immédiat sur l’état des communications et de la culture de WESTAF. Les projets suggérés se concentreront sur la manière dont le personnel construit une communauté entre eux par le biais de points de contact tels que les standups, les partages sociaux et d’autres rassemblements.

FINANCES ET ADMINISTRATION
Suite à la réunion du comité exécutif de la semaine dernière, WESTAF ajoute deux nouveaux signataires aux comptes bancaires pour aider l'équipe financière dans le processus de vérification urgent pour ZAPP et CaFE. Merci à David et Chrissy de leur aide quand ils le peuvent ! L'équipe F&A a commencé la première série d'évaluations de développement des performances et terminera le processus d'ici le 16 mars. Ce processus a été utile car l'équipe réfléchit aux objectifs et aux améliorations sur lesquels chaque membre souhaite se concentrer. Les formulaires fiscaux 990 et l'audit de l'exercice 2019, tous deux compilés par Plante Moran, sont toujours en cours de finalisation et seront partagés avec le comité exécutif et le conseil d'administration dans les mois à venir.

CAFÉ
Même si février a été un mois calme pour les démonstrations CaFE, nous avons eu 14 nouveaux clients la semaine dernière. Nous avons également vu près de 50 nouveaux prospects remplir notre formulaire « planifier une démonstration » en février, ce qui pourrait être le résultat de la campagne Google AdWords que nous avons lancée cette année. Notre équipe travaille également sur environ cinq bugs mineurs qui sont apparus au cours des deux dernières semaines. Notre nouvelle coordinatrice des opérations, Eliza Weatherill, commencera à WESTAF le 9 mars et commencera une semaine d'immersion dans CaFE.

CVSUITE
Nous avons eu une réunion fructueuse et intéressante avec les stratèges en communication de Common Notice, et avons passé du temps à réfléchir de manière créative au message, à l'histoire de la marque et à l'objectif de CVSuite. Nous travaillons également d'arrache-pied sur la campagne Creative Vitality List, dont la date limite approche à la fin du mois de mars. Nous avons envoyé un e-mail aux contacts des villes figurant sur la liste pour leur demander des informations afin de nous aider à raconter leur histoire. Nous avons également lancé une campagne par e-mail pour mettre en avant nos rapports d'impact spécialisés et avons assuré le suivi des personnes qui ont cliqué sur le lien contenu dans l'e-mail. Comme nous avons rencontré des obstacles en matière de fidélisation des clients, nous nous concentrons désormais sur les renouvellements perdus en suivant le client, la valeur de son contrat et un récit expliquant pourquoi il a choisi de ne pas renouveler.

Allez-y intelligemment
Notre client, le North Dakota Arts Council ($10 900 par an), nous a fait savoir qu'il cherchait un remplaçant à GO Smart, mais qu'il trouvait cette recherche intimidante et infructueuse. C'est pourquoi il nous a donné l'opportunité de l'aider à faire fonctionner GO Smart avec ses autres produits de données. Nous travaillerons en étroite collaboration avec lui dans les semaines et les mois à venir pour voir comment nous pouvons répondre à ses besoins. L'équipe technique a terminé le travail initial pour un ticket de développement qui consiste à réorganiser et à rationaliser les onglets du tableau de bord d'administration. Nous effectuons des tests de blocage et des tests approfondis et espérons le publier sur le site en direct d'ici le 12/03/20.

ARCHIVES D'ART PUBLIC
Lori travaille avec Trevor, analyste de données de CVSuite, pour scénariser des parties de nettoyage et de formatage des données afin de rationaliser les processus d'intégration des clients et d'importation de données pour PAA. PAA espère conclure la vente de deux autres fonctionnalités CMS/Showcase pour la ville de Sacramento, en Californie, et le comté de Los Alamos, au Nouveau-Mexique, bien qu'il soit peu probable que l'un ou l'autre client signe en mars, compte tenu du calendrier des réunions budgétaires. Lori a entamé des discussions initiales avec l'Université de l'Alabama pour héberger la collection de peintures murales de l'État dans les archives d'art public en plus des visites guidées des œuvres d'art de la collection de l'État.

ZAPP
L'équipe technique interne a terminé une mise à jour pour rendre ZAPP Onsite, notre outil de notation utilisé dans les foires et les festivals pour déterminer les lauréats, réactif aux mobiles. Notre équipe commencera les tests cette semaine avec un lancement prévu début avril. Au 29 février, nous avions enregistré une baisse d'environ 1% dans le nombre total de candidatures soumises pour l'exercice 2020 par rapport à la même période de l'exercice 19. Cela est probablement dû à la perte d'un client important qui recueillait chaque année environ 800 candidatures (l'événement a été annulé indéfiniment) et à une légère diminution des candidatures aux salons standard (salons qui recueillent régulièrement plus de 500 candidatures). Nous allons ajouter la connexion sur nos pages de paiement et d'inscription cette année afin de pouvoir identifier les tendances ou les bloqueurs qui empêchent finalement les gens de créer des comptes ZAPP et/ou de soumettre des candidatures.
C'est tout pour l'instant !
Merci pour tout ce que vous faites en tant qu'administrateurs de WESTAF !
Comme toujours,
chrétien