Bonjour, chers administrateurs de WESTAF :
J'espère sincèrement que vous et vos proches êtes tous en sécurité et en bonne santé. Comme moi, vous avez peut-être un coup de fouet en pensant à la rapidité avec laquelle les priorités ont changé en quelques semaines seulement. J'espère que vous trouvez des moyens de maintenir votre résilience physique, mentale et émotionnelle. Cela peut être particulièrement difficile lorsque la vie consiste à jongler avec les incertitudes et à laisser tomber les choses que l'on ne peut pas contrôler. C'est beaucoup !
Chez WESTAF, notre communauté de travail est passée à Slack : fils de discussion, chaînes thématiques, points quotidiens, appels vidéo, listes de lecture de musique, conseils de collation, recettes et photos d'animaux de compagnie. Tous les membres de l'équipe WESTAF font un excellent travail et, ensemble, nous surmonterons cette épreuve. 
On y va:

RÉPONSE DE WESTAF AU COVID-19 (DH)
WESTAF continue de réviser les pages Web de mise à jour et de ressources COVID-19 sur notre site Web, et une présentation/ressource qui fournit des informations plus approfondies est également révisée chaque semaine et continue d'être partagée avec les organismes de services artistiques et les bailleurs de fonds artistiques de l'Ouest et du pays alors que nous discutons des moyens de fournir un soulagement au domaine. Près de 700 réponses ont été reçues pour l'enquête WESTAF COVID-19 Arts Impact Survey, et ce rapport analyse les résultats initiaux de l'enquête. L'enquête se termine le 1er mai et les résultats complets seront publiés plus tard dans le mois. 

PROCHAINE TÉLÉCONFÉRENCE DU WESTERN ARTS ADVOCACY NETWORK (DH)
La WESTAF réunira la semaine prochaine les dirigeants des organisations de défense des arts de toute la région pour une téléconférence du Western Arts Advocacy Network. La WESTAF envisage depuis un certain temps de réunir les défenseurs des arts de toute la région et espère que la réunion de ce réseau profitera officiellement aux dirigeants des organisations de défense des arts des États qui répondent aux besoins pressants du présent et se tournent vers l'avenir. En plus de prendre la température du climat au sein des États et des initiatives/réponses spéciales des organisations de défense des arts des États, un sujet de discussion sera la lettre que la Coalition pour la défense de la culture a récemment soumise au Congrès et à l'Administration sur le secteur des arts et l'aide COVID-19, qui comprend une série de recommandations sur la manière de modifier les conditions du financement de secours à l'avenir pour rendre l'accès aux ressources plus largement disponible pour le secteur des arts et de la culture à travers le pays.

COLLABORATIONS DE RECHERCHE POTENTIELLES (DH)
David est actuellement en pourparlers préliminaires avec la NASAA, les agences artistiques des États occidentaux et d’autres organismes au sujet d’une éventuelle initiative d’économie créative proposée par Margaret Hunt, directrice exécutive de Colorado Creative Industries. Chrissy et David discutent également d’un partenariat potentiel avec l’Université d’État de Boise concernant un projet de laboratoire de recherche Arts in the West qui explorera l’équité comme l’un de ses thèmes de recherche. 

DÉVELOPPEMENT DU PROGRAMME DE SUBVENTIONS WESTAF CARES ACT (CD/DH)
Chrissy et David élaborent rapidement un plan pour la distribution de notre allocation de $829,200 de fonds CARES du Arts Endowment dans la région, qui sera géré par notre équipe de responsabilité sociale et d'inclusion. À l'heure actuelle, nous pensons offrir environ 40 subventions de secours d'un montant maximal de $20,000 à des organisations artistiques à but non lucratif de la région occidentale avec des budgets compris entre $50,000 et $2 millions. Ces subventions financeraient la plupart des types de soutien opérationnel général urgent. Le financement ne sera mis à la disposition que des États de l'Ouest et les organisations éligibles doivent être : a) une organisation à but non lucratif exonérée d'impôt 501(c)(3) ; b) une unité de gouvernement d'État ou local ; c) un établissement d'enseignement supérieur à but non lucratif ; ou d) un gouvernement tribal indien reconnu par le gouvernement fédéral. Les candidats doivent également avoir trois ans d'expérience en programmation artistique avant la date limite de candidature.
Les critères d'évaluation porteront sur les besoins démontrés et le mérite artistique, et le programme se concentrera particulièrement sur le soutien aux organisations dirigées par et servant principalement des personnes issues de communautés historiquement marginalisées, ainsi que sur l'intérêt public et communautaire du candidat. Après examen par les principales parties prenantes (SAA occidentales, RAO sœurs et comité exécutif de WESTAF) en avril, les lignes directrices et le portail de candidature seront ouverts pendant deux semaines à partir de début mai ; les examens des membres du jury et la notification des bénéficiaires auront lieu en juin ; et les accords seront exécutés et les fonds déboursés d'ici la mi-juillet. Nous consultons actuellement les dirigeants des agences artistiques des États et travaillerons avec les agences artistiques des États pour communiquer l'opportunité à leurs réseaux et pour formuler des recommandations sur les membres potentiels du jury d'examen régional. Un plan pour une allocation distincte pour verser le financement CARES aux îles Mariannes du Nord est également en cours d'élaboration ; l'Arts Endowment a approché WESTAF pour être un partenaire dans cet effort. 

MARKETING ET COMMUNICATION (LH)
L'équipe MarComm a travaillé à l'ajustement des campagnes marketing et à la réorientation des messages à la lumière de la COVID-19. La campagne d'art public CaFE a été lancée et notre campagne payante sur les réseaux sociaux a enregistré une augmentation de 183% du trafic vers la page de destination de la campagne. Nous avons également ajusté et lancé une campagne d'e-mails GO Smart ciblée et nous nous sommes concentrés fortement sur le projet de listes CVSuite. L'équipe termine la recherche de mots clés pour les campagnes Google Adwords pour CVSuite et PAA et suit de nouvelles ressources pour la page Ressources et informations COVID-19 que nous avons créée en mars, avec des processus en place pour collecter de nouvelles informations à publier ainsi que pour suivre et rendre compte des mesures de la page. Nous élaborons également un plan pour le site Web Leaders of Color, dont le lancement est prévu en septembre. Leah a également mis la touche finale à un récapitulatif et à un rapport d'avancement MarComm du deuxième trimestre et a également créé un plan de communication pour le nouveau programme de subventions WESTAF CARES.

FINANCES ET ADMINISTRATION (AH)
Malgré deux semaines et d'importantes difficultés techniques sur le site Web de l'USBank, WESTAF a officiellement déposé une demande pour le Paycheck Protection Program (PPP) lundi matin. Nous attendons les mises à jour de l'USBank sur les prochaines étapes : il n'est pas encore clair si nous recevrons ce prêt pardonnable, bien que nous soyons désormais en ligne. Les fonds du PPP ont déjà été alloués et nous devons maintenant attendre que le Congrès adopte une 4e phase d'aide COVID, ce qui semble imminent. Un nouveau codage a été établi pour tenir compte des diverses subventions restreintes fournies par le financement CARES du National Endowment for the Arts. Becky et les gestionnaires de budget sont occupés à compiler la première série de projections de fin d'année post-COVID, qui seront présentées au comité exécutif mercredi. Becca continue de coordonner les déplacements du personnel au bureau pour récupérer le courrier et gérer les fonctions financières essentielles, et Lauren et Jess continuent de soutenir le travail accru dans ZAPP en raison des annulations de spectacles. 

PLANIFICATION STRATÉGIQUE (NS)
Natalie Scherlong rapporte que ses premières semaines en tant que coordonnatrice de la planification stratégique se sont déroulées rapidement, car elle s'est installée dans ce nouveau rôle. En consultation avec Christian, un plan de travail a été créé pour clarifier les objectifs stratégiques au cours des prochains mois. Natalie collaborera avec les cohortes pour définir leurs initiatives et leurs priorités, ainsi que pour élaborer d'autres cadres visant à approfondir les relations entre les cohortes et leurs conseillers fiduciaires. Nous travaillons également sur la logistique de la réunion virtuelle du conseil d'administration de mai. La planification de la réunion d'octobre a également commencé sérieusement.

CAFÉ (CV)
L'équipe de CaFE a ajusté les plans techniques pour le reste de l'année afin de prioriser les améliorations en fonction des besoins actuels et de repousser les souhaits à l'année prochaine. En raison de la pandémie de COVID-19, CaFE a constaté une diminution de 21% des soumissions d'artistes en mars par rapport à la même période l'année dernière, et jusqu'à présent en avril, une diminution de 44% des soumissions d'artistes par rapport à la même période l'année dernière. D'autre part, entre le 1er mars et le 14 avril, l'équipe a mis en place 115 nouvelles listes d'appels pour les clients fidèles. La prochaine campagne marketing de CaFE, dont le lancement est prévu en mai, se concentrera sur la sensibilisation des anciens clients.

CVSUITE (KE)
Nous avons publié une amélioration pour CVSuite afin que les paramètres de données, l'année des données et l'emplacement soient centralisés. Désormais, les utilisateurs peuvent modifier l'année des données et les paramètres sur chaque page pour comparer facilement les années et les ensembles de données. Il n'y avait qu'un seul problème avec les nouvelles connexions d'utilisateurs, qui a été résolu. L'équipe continue d'élaborer des stratégies de solutions sous forme de rapports et de méthodes de communication pour aider nos clients touchés par la COVID-19. Kelly a communiqué individuellement avec les clients et nous annoncerons leur disponibilité dans notre newsletter trimestrielle ce mois-ci. Nous avons signé un nouveau client, Civic Arts, un planificateur culturel qui travaille avec des clients à Garland, au Texas et à Denver, au Colorado. 

GO SMART (JG)
Plusieurs clients ont lancé des programmes spéciaux de financement d'aide COVID dans GO Smart. South Arts, un client et partenaire, a ouvert son fonds le lundi 13 avril et a reçu plus de 500 demandes dans les six premières heures et plus de 1 800 demandes dans les 36 heures. Ce trafic important a temporairement fermé le site à deux reprises ce jour-là. Adam a pu travailler avec nos développeurs externes pour remettre le site en ligne en quelques minutes et pour diriger immédiatement des ressources supplémentaires vers GO Smart afin de garantir qu'il continue de fonctionner correctement. Jessica travaille en étroite collaboration avec l'équipe de South Arts pour atténuer l'anxiété depuis lundi. Les autres clients proposant des programmes d'aide COVID sont le Center for Cultural Innovation (au nom du San Francisco Arts Council) ; la ville de Gilbert, en Arizona ; LexArts ; Mass Cultural Council ; Hawaii State Foundation on Culture and the Arts ; South Dakota Arts Council ; et Vermont Arts Council. Le Howard County Arts Council et la ville d'Atlanta ouvrent tous deux leurs saisons de subventions régulières cette semaine. 

ARCHIVES D'ART PUBLIC (LG)
Public Art Archive va commencer à travailler avec Laura Holzman (Herron School of Art and Design | IU School of Liberal Arts) et Emily Cooper Moore (Mural Arts Philadelphia) pour développer une plateforme pédagogique et d'engagement ciblée pour un projet de fresque murale à l'échelle de la ville de Philadelphie. La date de lancement actuelle de ce projet est prévue pour juin 2020. Bien que PAA continue de susciter l'intérêt pour le système de gestion des collections, les réunions de communication et de budgétisation pour les clients potentiels sont extrêmement lentes et ne progresseront probablement pas tant que les administrations municipales ne seront pas entièrement rouvertes.

ZAPP (CV)
L'équipe ZAPP continue de travailler sur les annulations et les reports de festivals. Au 16 avril, nous avons enregistré 170 annulations de spectacles et 82 reports, ce qui représente 28% de tous les spectacles sur ZAPP. Nous continuons de traiter les remboursements pour les annulations de spectacles, tout en constatant une baisse générale de l'activité commerciale - des soumissions d'artistes aux événements non annulés en passant par les demandes de diffusion électronique et les inscriptions de nouveaux clients. Tout en gérant les effets de la COVID-19, nous travaillons également sur des améliorations dont la sortie est prévue ce mois-ci. L'une des améliorations ajoutera la possibilité pour les artistes de modifier leurs types de paiement enregistrés et l'autre permettra aux administrateurs de créer des tarifs d'application à plusieurs niveaux pour les remises pour les inscriptions anticipées ou les frais de retard.
Respectueusement vôtre,
chrétien